【AI 時代的企業營運新思維】專訪台灣微軟首席營運長陳慧蓉：當員工被賦能更可帶動企業營運

2023 年注定是一個 AI 主導的超高速數位轉型之年，隨著個人、企業積極探索生成式 AI 如何改造工作，人類勢必要更習慣與軟體、數據之間的協作，以及思考使用這些工具啟發創新。如何增加人與機器之間的協作智慧，結合兩者的集體力量推動高效率又創新的問題解決方法、生成商業洞察，已經成為企業領袖需要思考的新戰略。

對於企業高層管理者而言，這不僅是管理系統的革新，同時也是工作思維、工具、應用的全面升級。其中，最重要的關鍵就是先找到一個好用的系統與流程，讓團隊可以很輕易的透過此系統推動新點子。根據微軟調查發現，64% 員工認為缺乏整合性的組織生產力工具與流程，會讓他們覺得團隊協作很吃力，四處分散的資訊與數據、不一致的工具權限設定等等受限情況，都被認為是造成員工工作困難的肇因之一。

員工是組織中最關鍵但也是充滿複雜與多元性的一部分，如何讓技術不凌駕人之上，而是讓人可以藉由技術與工具發揮更有效的協作與最大效力，其實就是最關鍵的管理問題。台灣微軟首席營運長陳慧蓉在接受專訪時分享，Microsoft 365 平台就是秉持著這樣的「協作心態」來強化企業整體的智慧協作（Collaborative Intelligence），希望協助企業打通員工工作的任督二脈，以簡馭繁推動高效未來。

AI 時代下，企業必備營運新思維？專訪台灣微軟首席營運長陳慧蓉

Teams 不只是通訊軟體，而是啟發協作的關鍵工具

陳慧蓉表示，他自己每天處理大量的營運管理工作時，固定使用 Outlook 、Teams 與 One Drive 儲存雲端空間功能，可以讓他專注在工作與創意裡面。例如運用升級版的 Teams Premium ，在進行遠端線上國際會議時，AI 可以不受口音與語言限制做到完整的即時翻譯與會議紀錄，強化溝通成效。AI 甚至可以依照會議中討論做出的決定，產出不一樣的追蹤執行事項給不同員工。陳慧蓉表示，「如此一來開會完一定有結論，結論一定有行動，行動一定會有負責人、時程計畫，一定有人確實執行。」透過精準的會議結論讓每個與會人員都能凝聚共識。

針對多個專案，也可使用 Teams 頻道功能，做到針對專案的即時溝通、在團隊儲存空間  SharePoint 上檔案共享與協作，並且保護專案資料安全。陳慧蓉也分享他與下屬會用Teams 私人頻道做一對一工作溝通，例如與秘書的頻道就可拿來管理客戶名片，隨時隨地都可獲取資料。

企業中各式工作資料或是文檔，除了可在 Microsoft 365 整合式平台上集中管理外，統一平臺的優勢也展現於降低資安管理的複雜性與流程。資安人員不必同時在多個資安工具上疲於奔命，而犧牲安全防護品質。微軟平台所提供的零信任架構也可確保企業內每一個存取者身份、權限，透過多因素驗證機制控管潛在的資安破口；同時針對潛在威脅的偵測也是自動化全年無休，確保企業資產安全。

協助強化員工體驗的 Viva，從賦能、學習到互動功能都有

另外一個陳慧蓉推薦強化組織協作的好工具，就是員工體驗平台 Viva。企業過往經營著重於消費者與客戶，但組織的重要組成來自員工，而員工的工作體驗好壞與否對於企業的營運與生產力至關重要。陳慧蓉認為當員工被賦能，擁有更好的工作體驗，可帶動企業的獲利表現。

Viva 可以透過數據觀察出員工的時間利用，並且協助優化工作時間安排，例如設定「專注時間」，在這段時間可以確保工作不被其他人打擾。管理者可以更輕鬆地讓讓團隊免於做不必要的事情、開不必要的會議。或是，可以透過觀察其他國家績效好的業務如何分配時間，作為領導者帶團隊的參考標準值，協助本地團隊強化業績達標率。

針對高階管理者所重視的目標管理，Viva 還能結合 OKR 管理系統 (Objectives and Key Results) ，將各項重要指標與任務進度追蹤結合 Teams 提供主管詳細的數據洞察，幫助主管更具體的協助個別同事成長。同時，Viva 也能把各種員工必修教育訓練與推薦的課程推播給員工，讓員工可以自行安排充實進修時間。組織互動討論也能集結在 Viva 平台上，例如當團隊成員在輕鬆的狀態下彼此分享生活動態，就有可能提升員工的凝聚力。

善用AI ，是未來生產力關鍵課題

陳慧蓉使用這些數位工具作為輔助團隊的重要利器，他觀察到工作的本質因為數位轉型與 AI 革命正在逐漸演化，「員工想專注於真正重要的 20% 工作，但 80% 的時間都花在重複性流程上。」有了 AI 的協助，更能讓員工擴大發揮潛力。

微軟新推出的 Microsoft 365 Copilot 將新一代 AI 強大功能、豐富商務數據導入生產力工具，使用 Office 都有一個 AI 人工智慧助手「Copilot」，幫助用戶透過對話的方式更有效率完成工作與釋放創造力。微軟認為接下來人與電腦的互動，都將透過 Copilot與 Prompt提示詞完成，也就是只要把需求跟 Copilot 講即可，通過自然語言使技術更容易為人所用，這將從根本上改變企業工作方式，並開啟新一波生產力成長。

例如有了 Copilot 的協助， Excel 可以協助用戶分析過去三年某產品營運模式，以及針對未來趨勢作出分析，而不需要自行寫複雜公式；簡報製作也只需提供文字檔，讓 AI 自動生成圖表與簡報；甚至是針對不同的聽眾撰寫演講稿、針對 Email 直接生成重點與工作事項。 AI 工作的日常將會無限的提升工作者的效率與創新能力，讓人與 AI 的協作達到新高度。

微軟整合型平台強化企業生產力，協助組織專注業務與創新

企業生產力與成本的管理向來是重要的經理人課題，陳慧蓉觀察分析，全世界五百大企業平均使用多達數十種的不同數位與資安工具，每一項都會有被低估的隱性維護與人力成本。根據微軟與 Forrester 聯合調查發現，這些不同的工具所需的分散管理支援，會為企業帶來 20% 的額外風險安全威脅，也會帶來 18% 的額外 IT 支援需求。

有鑑於此，陳慧蓉鼓勵企業需要思考如何以事半功倍的方式強化管理，善用可以容納所有員工、整合零散工具、所有流程進入統一的平台，才有機會發揮高效生產力，並且達成控制成本與增加協作綜效。陳慧蓉分享實際統計數據，企業透過 Microsoft 365 平台可降低平均 40% 的 IT 管理時間成本，也可減少 24 ％ 管理跨設備的時間。

陳慧蓉強調，在繁複的工作中，透過簡單易用且利於協作的工具，不僅能讓員工效率提升，提供學習的機會與管道更能替員工自我增值，讓他們更有彈性可以在專業領域上發揮，落實自我實現。還有一大重點是，所有的個人數據、檔案與團隊機敏資料都被微軟資安工具高度保護，不需擔心資訊外洩的風險。

要打破員工彼此間的資料與訊息孤島，微軟 Microsoft 365 雲端解決方案可協助組織集中資源讓員工一致性的使用同樣平台，並且大幅簡化 IT 管理還可全面確保資訊安全合規，將會是一個組織必要的關鍵投資。企業管理者應該即刻對組織當前的協作工具進行重新檢視評估，才能盤點出年度重要的員工協作與生產力提升計畫。

本文轉載自 科技報橘