建立更健康的會議文化

7 種更智慧進行虛擬團隊合作的策略

沒有人認為整天開會是個好主意，但是自從疫情時期的遠端工作開始，很多人就開始這樣子做。一個塞滿了視訊會議的日曆感覺像是在牢獄邊緣 —— 喋喋不休地談論需要做什麼但還沒有完成…因為你忙著開會。

Microsoft 透過研究、調查和分析客戶如何使用其工具，來研究人們如何工作和協作。研究顯示：即使見面頻率降低，仍有方法讓每個人都能夠進入工作狀態並感到投入。我們可以從 2020 年  「會議超負荷的一年 」學習，並在 2021 年變得更加明智：讓我們讓這一年充滿更多更有意義且更計畫周密的會議。這裡有七種策略可以讓你達成。

策略一：一定要透過開會才能完成此項工作嗎？

你感受到參加的會議比以往超出許多嗎？是的 ! Microsoft Teams 的匿名研究活動顯示，在2020 年 2 月至 8 月間，因為 COVID-19期間加速遠距工作趨勢，每周的會議和通話數量增加了 55%。為了使每個人保持聯繫，這是一個可以理解的情況，但這是不能長久的。

新的工作共識產生：會議結束並不代表工作完成。協作以及整體工作進度，是同步的也是非同步同時併行的。通常，當人們透過進行文件共同編輯或 Teams 頻道協作，團隊可以更快、更方便地完成相同的工作。

Intentional Meetings: A Checklist

有意義的會議：清單

領導者在 Microsoft 365 中查看了這些數據，並反對將會議作為協作的預設模式。Microsoft 365全球副總裁Jared Spataro說 「我們肯定會問，你真的必須召開這個會議嗎？」， 還有沒有其他方法可以推動這個專案嗎？且我們對此持強硬態度。

當你確實需要見面時，不要忘記分配會議角色，領導者、主持人、記事員，並在邀請函中傳達會議的目標或目的。（如果很難闡明目標，也許你應該重新考慮是否需要開一個會議。 ）

策略二：當心「百萬美元會議」

您的組織是否常反覆召開規模非常大的會議？公司應該注意這種組合：它的成本很高。

M365 現代化工作環境轉型的Modern Workplace Intelligence 經理 Kamal Janardhan 說：「我們經常向顧客展示的一件事，尤其是對C-suite非常強而有力的—就是他們的『百萬美元會議』。」她更說：「我們發現，在他們的組織裡，會議的出席者最多者，參與的資深高階人員也最多。但值得思考的是，這次會議是否最佳利用他們技能、專業知識和經驗的方式，更不用說他們寶貴的時間了。」Janardhan說，這些公司需要問自己的問題是：「你確定這次會議值一百萬美元嗎？」

兩種可能的解決方案：也許會議需要大規模，但發生頻率可以降低——或者會議經常發生，但規模可能已縮小。

策略三：讓時間變得有意義

今天是丟垃圾的日子嗎？我餵貓了嗎？午餐要吃什麼？你不是在想像事情：只是在冗長的遠程會議中很難保持專注。如果你經常安排超過半小時的線上會議，你絕對是在測試你同事的專注度。微軟人為因素實驗室的研究表明，在大約30到40分鐘的集中注意力之後，倦怠感會開始起作用。

有些對話確實需要一個小時。但是，如果可能將會議限制在25分鐘或50分鐘，人們有時間在下次會議之前伸展身體，四處走動放鬆。（在 Outlook 中，您可以設置預設值來做到這一點。）如果會議必須延長，5分鐘的休息時間後再回到會議。讓你的大腦有時間充電 — 是的，今天是垃圾日。

策略四：讓你的團隊保持活力（並玩得開心）

公司烘焙活動，一年一度的退修會，節日聚會…..你去年在現實生活中可能沒有慶祝其中任何一個節日。然而，在這個前所未有的時期，有一些方法可以保有傳統，甚至創造新的傳統。

我們從世界領先的體育和現場娛樂公司之一AEG那裡獲得啟發。AEG 的 IT 員工會在Microsoft Teams 上舉辦每周兩次主題很有趣的線上聚會。AEG首席資訊長Bill Martin表示：「我們從『戴最滑稽的帽子』開始」，然後我們也在開會時每個人都戴著最喜歡的音樂會T恤。「只是一件有趣的事情，就可以連接我們每個人。」

策略五：瞭解FOMO的心理學 – 並抵抗它

夥伴們！你很可能要參加很多會議，你可以不用擔心錯過一兩個。這些是會議，不是演唱會。

不過，Microsoft 365 全球副總裁 Spataro 說：「我們發現，害怕錯過會議是真實會發生的事情。允許自己（和其他人）跳過不必要的會議，並請會議出席者中某人記下清楚簡潔的筆記，讓其餘團隊閱讀。如此一來，當人們知道他們能很快趕上進度時，他們就不會那麼擔心錯過什麼了。

其他選項：人們可以透過團隊頻道的聊天來關注會議，收聽會議錄影回放，或在他們方便的時候閱讀文字記錄。

Spataro 說 : 「在跳過幾次會議後，如果你開始看到筆記中的東西，會讓你想在那裡參加會議，那麼，太好了 ! 你應該參與。但除此之外，什麼是最好的會議? 是你不必參加的會議。」

策略六：以大型的、周期性的會議換取有意義的一對一會議

「你趕上昨晚的比賽了嗎？」「你去過那個新的餃子店嗎？」當然，這似乎是膚淺的，但在遠端和混合工作型態的世界中，那些短暫的辦公室聊天時刻是極其容易被錯過的。在微軟 Harris 對 6 個國家的員工進行的一項調查中，近 60% 的被調查者認為，因為在家工作的時間更多，他們與同事的聯繫更少了。考量到超負荷的會議，這似乎是一個悖論，但小組會議並不能完全取代現實生活中同事之間的交流。

社交互動創造信任和善意：人們透過這些交流互動建立社會資本。微軟資深研究經濟學家 Sonia Jaffe 認為，這種社會資本和聯繫與從工作滿意度到更好的健康等各種好處有關。在遠端工作情況下，人們必須更加努力地進行日常（但必要的）對話。Jaffe 建議在團隊中設置小組午餐或「社交頻道」，以及一對一聊天或線上咖啡會議。

試試這個規則：你拒絕每三次左右的非必要小組會議，安排一次與直屬上司、團隊夥伴、其他人或是團隊的一對一的進度會議。還有一件事：不要忘記聯繫那些線上報到上班及錯過冷笑話的同事。

策略七：設定界限，堅持強制結束

所有美好的事物都必須結束…現在！

當你唯一的 「通勤」 是在家庭辦公室和廚房之間時， 答應晚一點的會議是非常誘人的。但是在這個會議和聊天超過負荷的時代，尊重一些界限是至關重要的。不要忘了設置必須停止的點-不僅在會議長度，在工作日、工作時間還有工作本身都是。

若欲瞭解原文，請至微軟官方部落格參考。