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Together Mode 共聚模式-讓團隊不見面也能在一起

Microsoft Research 科學家 Jaron Lanier 開發出「共聚模式」,協助使用者促進彼此之間的連結。插圖作者 Selman Hosgör

Microsoft 如何打造出全新的線上開會方式,並在過程中改變職場。


最棒的構想有時會在深夜突然冒出。

全世界在去年三月初進入隔離封鎖狀態之際,Microsoft Research 科學家 Jaron Lanier 發現自己陷入困境,而幾天內全球就面臨同樣的困境:他無法與合作愉快的對象面對面交流。

身兼多種樂器作曲家和傑出演奏者的 Lanier 必須取消在 Stephen Colbert 深夜脫口秀的演出,因為他偶爾會參加 Jon Batiste 帶領的 Stay Human 室內樂團演奏。過去普羅大眾視為理所當然的面對面緊密互動會有 COVID-19 感染風險。就在此時,「虛擬實境」一詞的創造者及該領域的先驅之一 Lanier 有個大膽的全新概念。

Lanier 說:「身為諧星的 Stephen 在沒有觀眾的日子很難熬,我心想,『如果我們可以製作出虛擬觀眾,讓他能夠看到觀眾的即時反應,該有多好?』」。接著他求助於由研究員、行為心理學家和程式設計師組成的 Microsoft 智囊團,不久「共聚模式」就誕生了。

設計靈感來自對認知、社群意識和團體溝通的最新科學理解,以及如同藏族曼荼羅和布偶般的多元化影響,Microsoft Teams 的「共聚模式」針對第一代真正全數位化的工作者,從視訊會議框架中釋放了線上群組會議。「共聚模式」運用 AI 技術,在禮堂般的背景中為每位出席者指定一個虛擬座位,從擊掌到眼神交流,模擬人類共享實體空間時的互動方式。集結後的群組會出現在類似大型虛擬鏡的畫面上,團隊齊聚一堂輕鬆互動,而不會有與世界斷了聯繫的感覺。

Lanier 表示:「即使是最初幾次的『共聚模式』測試,我們注意到的第一件事都是大家使用時感到十分簡便」。「有人微笑,有人大笑,也有人會開點小玩笑,而這都是這個世界真實面貌下的正常狀態。很多人告訴我們,他們可以暢所欲言而且是在共享的空間中共享體驗,而非仔細監視畫面上的其他人有無威脅或合作可能性。我以前在使用者如此眾多的電信系統中,從未看過這種團隊凝聚力」。

解讀氛圍

人類並不適合整天在螢幕上相互對視。去年,當工作現場從實體工作場所轉變成虛擬平台後,Microsoft 人因工程研究室的研究員便執行了多項實驗,結果證明大多數人都已經有以下感受:使用者發現遠端共同作業比現場會議更加耗費心力。

尤其,透過螢幕而非現場實際進行共同作業時,因壓力和過度操勞所觸發的腦波活動會更高。有時還會衍伸出一些問題。開始遠端工作的測試對象回報指出,比起在實體空間中遇到的同事,與虛擬同事建立社交連結更為困難。這就表示,後疫情生活重啟時,遠端工作和教育可能會讓大眾更難回到正軌。

共聚模式包含多種「場景」:適用於不同氣氛和場合的不同背景。

共聚模式
上圖:露天劇場
共聚模式
共聚模式場景:佳節雪景
共聚模式
共聚模式場景:水底世界
共聚模式
共聚模式場景:金色禮堂

另一項研究的結論指出,視訊會議通常會比其他通訊方式 (例如電子郵件) 容易讓人感到焦慮。不論是持續專注的疲勞、欠缺非語言線索、「解讀氛圍」的挑戰,還是對輪到誰說話感到困惑,全都會大腦造成負擔。再加上 2020 年以來的其他生活壓力,維護健康,兼顧育兒重任到確保畫面上的背景完美呈現,我們看到的都是職場緊張與壓力。

Microsoft 365 和 Teams 工程主管及 SharePoint 和 OneDrive 幕後組長 Jeff Teper 說:「這些共同作業工具不只是交換對話的工具而已」。「透過視訊、音訊和聊天室,就能產生參與感、連結和歸屬感,而對我們來說,這些心理需求是我們在一年前無法預測的重要層面」。

開發出「共聚模式」後,Teper 和 Lanier 意識到共同作業軟體必須與使用者產生連結,才能協助他們完成工作。Teams 使用量在 2020 年成長五倍,而且去年會議分鐘數總計擴增 20 倍。為了解決影響遠端通訊的心理因素,「共聚模式」團隊轉向史丹佛大學教授暨虛擬人際互動實驗室創設主任 Jeremy Bailenson 詢求協助,Jeremy Bailenson 回顧了數十年有關螢幕和攝影機如何欺騙和挑逗感官的研究。

舉例來說,在視訊通話中,眼神交流通常無法掌握實際發生的狀況;某人可信度或注意力的非語言資料可能會在視線游移或飄到一旁時中斷。未在視訊聊天中完整記錄的頭部傾斜、姿勢和其他微手勢也是如此。即使是某人畫面上的頭部大小,也可能讓人做出錯誤判斷。如果某人的臉孔在您現實生活中的視覺領域顯得很大,這通常就是反擊、逃跑或友好的信號。當我們面前出現多張臉孔 (假設是在桌面上的全員會議) 時,可能會讓身體的神經系統難以承受。

Jared Spataro 說:

「創意需要共享的工作空間,需要心智的空間,需要空間來配置你正在思索的事物」

發揮創意如果全球沒有在 COVID-19 疫情開始蔓延時轉變成透過螢幕開會,可能不會有人注意到這些生理反應。Microsoft 365 企業副總裁暨 Teams 負責人 Jared Spataro 表示:「大家一定都會覺得,目前的視訊會議是針對視訊會議可有可無的環境最佳化」。在 3 月份,Microsoft 提醒員工辦公室工作將改成遠端工作,而到了 4 月份,Microsoft 內部研究顯示,使用者開始在 Teams 中使用視訊的頻率是疫情前的兩倍。「所有人都虛擬化並開始普及之後,大家就會有最先進的技術其實無法協助我們產生凝聚在一起的感受」。

發揮創意

除了遠距工作的認知和行為副作用需要立竿見影的解決方案,還有一些組織問題。

Spataro 說:「創意需要共享的工作空間、心智的空間,需要空間來擺放您正在思索的事物」。「直到最近,以上這些幾乎全在實體層面進行」。

您可能會認為總是獨立作業的人員 (例如忙碌的工程師和程式設計師) 樂見面對面會議因遠端工作而暫停。事實並非如此。Microsoft 資深設計研究員和認知科學家 Abigail Sellen 發現,在缺乏她所謂「互惠關係」的情況下,工作將舉步維艱。

她說:「我們對開發人員的刻板印象都是在電腦前彎著腰獨自工作,其實他們也想念共同作業、白板會議、確認證據和其他發揮作用的因素等等」。將近 60% 的 Microsoft 受訪對象覺得自從遠端工作的頻率增加以後,與同事之間的聯繫就減少了。「當我們都在同一間辦公室裡,就會產生互惠關係。如果我可以看到你,你也能看到我。如果我可以聽到你說話,你也能聽到我說話,我們就知道彼此的想法。一旦我們之間透過科技做為傳導媒介,就會產生不確定性。我們會喪失相對於彼此的執行能力,無法互相交流。在目前所處的情況下,團隊大局思維變得很困難」。

考量到以上所有層面後,Teams 團隊的目標是要複製實際聚會的體驗,但又不會讓使用者覺得壓力沉重。經過 3 月初的一個週末之後,Microsoft 工程師 David Zhao、Henrik Turbell 和 Walid Boumerdassi 大量藉助兩年前為 Microsoft Hackathon 專案所完成的編碼,再結合電腦科學家 Kori Inkpen 和 John Tang 的工作成果,共同打造出「共聚模式」的原型。

一開始還在為 Colbert 觀眾問題尋找解決方案的 Lanier 說:「那時候,他們想出一種不使用方格呈現與會者進行視訊會議的方式,但找不到適合的應用程式」。Colbert 永遠不會使用此解決方案,但是 Microsoft 欣然接受。「當我們測試並調整『共聚模式』後,我們發現驚人的改進效果,而且大多是使用者的身心健康方面。

「共聚模式」不是《脫線家族》(Brady Bunch) 影集的那種氛圍,比較像是《六人行》(Friends) 影集裡的咖啡館。

這次的突破來自於一種錯覺,因而消除了視訊會議的其中一項經典障礙:大家無法進行眼神交流。這項「左右反轉」修正最多可讓 49 位「共聚模式」的使用者呈現出透過大型虛擬鏡觀看的畫面。使用者立即開始調整自己的位置以進行互動,而非聚焦在研究員所謂的「視線錯位」上。而且,「共聚模式」將所有人一起散開擺放在類似舞台的場景上,減輕一般視訊通話中巨大臉孔凝視您所引起的反擊或逃跑 (fight-or-flight) 反應。使用者在會議中更專注、展現出更寬容及相互理解的態度、降低一整天的壓力,並且減輕視訊疲勞。它就是有這種魔力吧」。

Teper 表示:「Jaron 和我在最初的舞台上進行一對一會議時,他說:『我們側身轉一下,就好像在實際房間裡看著對方一樣』」。「接著說:『看看我們的眼睛、語言和身體有何變化』,當下我回:『這樣行得通哦!這樣行得通!』」

設計方面的線索來自四面八方的各種靈感。Lanier 說:「這感覺很有趣,但在宗教圖像學裡,東正教和藏族傳統都有聖人在共享空間內排列在一起的影像,這就是『共聚模式』」。

1980 年代的次文化喜劇影集 《神秘科學戲院 3000》(Mystery Science Theater 3000) 及其電影評論者的剪影則是另一個影響。還有著名的 《大青蛙劇場》(Muppet Show) 牆面,不過是為了避免其設計。Teper 表示:「雖然我們很喜愛這些布偶,不過角色牆提醒了我們,如果一直使勁地看著對方,脖子會很酸。沒有人想要在坐在會議裡這樣做」。

幾天之內,有效的原型出現了,將使用者從讓大多數視訊聊天體驗變得如此累人的塊狀方格中解放出來。「共聚模式」與會者發現他們自己身處於重疊空間中,而且使用者甚至可以和周圍的與會者「接觸」及「擊拳或擊掌」。「共聚模式」不是影集《脫線家族》(Brady Bunch) 的那種氛圍 (角色從分開的矩形裡眼神空洞地凝視對方),感覺比較像是影集《六人行》(Friends) 裡的咖啡館。

齊聚一堂

Lanier 想要強調的是,在完美的世界裡,我們不需要「共聚模式」,因為所有人都能共處一室。他說:「沒辦法假裝疫情不嚴重」。但即使在部分工作者開始返回辦公室之後,包含遠端工作的混合式工作型態可能會持續進行 (接受 Microsoft 訪問的員工和經理中,71% 的受訪者表示,等到疫情過後,他們希望至少部分時間能繼續在家工作)。「共聚模式」選項最適合需要這些工具以實現這種混合式未來的數百萬使用者。

Microsoft 去年 6 月使用生理訊號監測 (EEG) 技術所進行的研究比較了 Teams 使用者在傳統方格檢視與「共聚模式」之間切換時呈現的大腦活動。生物標記顯示,參與使用「共聚模式」的會議時,大腦所耗費的心力較少,表示這可能有助於緩解許多遠端工作者所感受的會議疲勞感。

齊聚一堂效果更好

大腦活動顯示,Microsoft Teams 的「共聚模式」可降低會議疲勞感

共聚模式
根據 Microsoft 在 2020 年 6 月所進行的研究:在 Microsoft Teams 的兩種會議檢視之間有系統地切換時,比較人員的大腦活動。

Teper 說:「疫情讓我們深刻體認到的其中一點在於,這些工具並不是為了將工作成果最佳化,而犧牲我們的身心健康和士氣」。「公司要讓每個員工工作更加充實且有效率,而不是精疲力盡。我們將運用所學來加強指導並打造更優質的產品,而這些產品會持續不斷更新」。

其中一項就是發明與時俱進的工具。正如 Jared Spataro 所說:「我學到最重要的一件事就是不要用新的媒介來複製舊的概念。而是要找出靈感,然後看看自己能否將這個神奇效果融入新的環境中。『共聚模式』就是如此產生」。

Lanier 認為「共聚模式」的影響範圍將擴及辦公室、學校和體壇。「不論是集結了不同國家/地區人員的戲劇作品,還是科學家、藝術家或業餘愛好者的慶祝活動或會議,即使差旅和現場出席恢復往常,我們仍將看到遠端參加活動的利基。我們無法預測未來,但是我們知道未來肯定令人嚮往」。

確實,雖然目前為止「共聚模式」的開發焦點一直是工作場所,不過 Microsoft 最近發佈了一些訴諸於其他社交形式的「共聚模式」新場景,包括:咖啡廳、酒吧、巴黎街道,甚至是水底世界等虛擬背景。

Teper 說:「這項功能不侷限於工作或透過 PowerPoint 簡報設定議程,虛擬聚會、午休和其他需要交流的休閒場合都可以使用。不建議使用者在進行嚴肅的每月業務檢討會議時使用太空船場景」。

Lanier 補充,他們要設法讓「共聚模式」能夠在我們恢復現場和遠端工作的混合式工作型態後持續發揮作用。如果生活回到正常狀態,有些人使用會議室而其他人在家工作時,「共聚模式」該如何運作?此外,還有派對、慶祝活動、家庭團聚等個人應用方式。事實上,不論是婚禮和孩童足球練習,還是聚會和瑜珈課程,疫情已經讓使用者幾乎都透過 Teams 進行所有活動的聯繫。許多大學甚至考慮使用此平台進行新生訓練,也就是以建立快速社群連結為核心的學生體驗。

Teper 表示:「這不只是線上會議而已」。「這項共同作業軟體的某個層面會在我們進行線上體驗時,對使用者的自我感受和我們的共同目標產生非常深入的心理和社群影響」。

Teper 指出,「共聚模式」所引起的使用者迴響已超出工程產品的標準結果清單,特別是在疫情期間眾所矚目理想的產品。Teper 說:「讓『共聚模式』之類的功能有實用性是一回事」。「能夠處理為大眾帶來歡樂時刻的專案讓人感到無比滿足」。

若欲了解原文,請參考微軟官方部落格