Microsoft Power Platform 助力 Coca-Cola United 自動化 5 萬筆 SAP 發票訂單流程，加速業務擴張
全球經濟動盪下，如何化簡馭繁、降低非必要開銷成企業生存關鍵。
本次客戶案例介紹可口可樂 (Coca-Cola United) 如何運用 Power Platform 自動化流程提供全年無休的運輸服務、將半天工時縮為數秒、將 SAP 系統中 5 萬多張發票及訂單處理的繁瑣步驟簡化。
Coca-Cola Bottling Company United（Coca-Cola United）成立於 1902 年，總部位於阿拉巴馬州伯明罕，是美國最大的私人可口可樂裝瓶商之一。為滿足約 2 萬名顧客需求，公司需要強大的基礎建設：600 多項產品線需根據超商、餐廳、中盤商等不同客戶的需求，安排 5,000 輛卡車物流運輸。
2014 年，可口可樂公司瓶裝業務因地區授權調整， Coca-Cola United 業務大幅擴張，產品銷量、客戶及員工人數、公司收入均增長了三倍以上。
在這之後，可口可樂公司推出了具有顛覆性意義的新產品—— Freestyle 自助飲料機。飲料機提供從瓶裝水到雪碧的 100 多種產品選擇，深受消費者歡迎，速食連鎖店、大型商場也隨處可見飲料機的身影。這為 Coca-Cola United 等裝瓶商帶來了前所未有的發展機遇。
但伴隨機遇而來的，還有挑戰。飲料機提供給消費者更多選擇，但也衝擊了 Coca-Cola United 現有的供應鏈，自助飲料機內的料盒隨時需要補充，要求營運部門能夠快速處理料盒的訂單並快速部署，這給後台營運造成了極大的衝擊。雖然公司選擇由外包生產補充料盒來緩解生產壓力，但這卻造成了後台流程的噩夢。
為應對導入外部供應商導致的後台流程變化，公司增派了專員執行包括接單、上傳系統、掃描發票、轉發財務部門付款在內的 11 步繁瑣流程，其中一些步驟還需要透過 Excel 表格交叉引用客戶和物料編號。專員必須保證供應商、客戶和物料編號與公司的 ERP 系統中的內部編號對應，然後在供應商的系統中手工創建訂單，料盒的採購訂單（PO）和發票還需要透過電子郵件發送出去。然而一個專員最多處理 50 個 Freestyle 訂單，同時 5 萬筆需求及新訂單還在源源不絕地湧入，後台流程的回應速度無法滿足公司業務的快速擴張，導致 Freestyle 業務幾度停擺。
Coca-Cola United 苦於尋找更簡單、更高效的解決方案，來支撐 Freestyle 業務擴展，Bob Means 和他的團隊接過了這項艱巨任務。
起初團隊考慮對公司現有老舊系統進行改造，以達到流程自動化，但很快他們發現改造系統需要面臨兩個挑戰，其一是需要負擔為公司的 ERP 等舊有系統創建 API 的高成本，其二是如何實現與合作廠商網站的資訊即時互通。
在一籌莫展之際，Bob Means 和他的團隊接觸了微軟 Power Platform。他們驚喜地發現這款低程式碼工具中的 Power Automate 具備 Desktop Flow (RPA) 功能，可以模擬員工在桌面和網頁應用上進行的滑鼠操作，無需創建 API 即可實現原有系統的無侵入式自動化。Power Platform 還包含智慧資料分析工具 Power BI 、使用低程式碼快速開發應用的 Power Apps ，以及可以打造聊天機器人的 Power Virtual Agents，可以幫助企業快速敏捷的開發，加速實現數位化轉型。
Bob Means 坦言：「這種後台流程的噩夢不僅代價高昂，而且還拖緩了當地的 Freestyle 業務進一步擴張。好在我們透過導入 Power Automate 中的 Desktop Flow（RPA）克服了挑戰。」
為增長消除障礙
Bob Means的團隊與微軟合作夥伴協作，透過混合開發 (Fusion Development) 基於 Microsoft Power Platform 和 Microsoft Azure，創建了一個稱為 「Asa」 的自動化機器人，以同步公司 SAP CRM 系統及 Azure SQL 間的數據。透過 Desktop Flow (RPA) 自動執行 Windows 和 Web 應用程式中的重複步驟，以處理大批量枯燥的工作流程。使用 Azure Key Vault 保護密碼和其他敏感性資料。
借助 Azure DevOps 進行持續整合和連續部署（CI / CD），讓團隊能高效迭代新進展，並促成混合團隊發展，也就是讓公民開發者、專業開發者及技術夥伴能共同協作推出 Asa 解方以加速內部創新流程。
Asa 部署在 Azure 雲端，可以在無人模式下能實現流程全面的自動化。微軟 Desktop Flow (RPA) 分為半自動與 (無人) 全自動模式, 半自動的流程需由手動觸發動作, 可以即時錄製和重播桌面或網頁中的滑鼠操作。而無人模式則可以實現繁瑣流程的全自動化，從而簡化工作流程，提升工作效率。
流程可以與任何應用程式交互操作，還可以利用 Power Platform 和 Azure 提供的豐富的監控和警示功能對 Asa 進行監控和調整。
現在，當訂單輸入 CRM 系統時，Asa 會從系統中自動接收訂單並登錄到公司的 ERP 系統，無需人工干預。Asa 在 Microsoft Azure SQL 資料庫中對訂單進行追蹤，以替代 Excel 表格。在讀取資料庫資訊後，Asa 會在公司的 ERP 系統中創建採購訂單，然後將訂單提交到供應商的 Web 系統，驗證輸入是否成功，並管控郵件系統中的發票和郵件，將它們與正確的訂單進行配對，配對成功後將附件在 Azure Blob 儲存中歸檔。最後，Asa 使用 AI Builder 從郵件附件中提取資訊，並在公司的 ERP 系統中下達 PO 和發票。
部署無人參與模式後，可以處理來自多管道的訂單：客服中心、客戶自助服務網頁以及銷售業務在客戶現場輸入的資訊，並提高大量端到端流程的自動化程度，以應對突然增加的 Freestyle 訂單。
Desktop Flow (RPA) 只是低程式碼之旅的起點
Coca-Cola United、Microsoft 和合作夥伴共同攜手，為 Coca-Cola United 提供了最佳解決方案和持續的改進。具有內建連接器的 Desktop Flow (RPA) 大幅減少了開發成本，無需對傳統系統進行再開發，就可以將大量重複的流程全面自動化，將業務團隊從繁瑣且重複性的庶務中解放出來，從而專注於更高價值的工作，解決棘手的業務挑戰。同時 Azure DevOps 的持續整合和持續部署（CI / CD）能力，促進了解決方案的反覆迭代升級，以及與其他瓶裝廠的方案共用。
訂單和發票處理流程實現全面自動化後，公司可以減少聘僱 10 名全職員工，原來的專員也可以參與其他專案，促進團隊交流協作。該解決方案的落地大幅降低了人力成本，掃除了業務增長路上的阻礙。Bob Means 和他的團隊受 Desktop Flow (RPA) 帶來生產力提升的啟發，開始探索 Power Platform 的其他功能，踏上低程式碼賦能之旅。
「透過打造 Desktop Flow (RPA) 解決方案，我們擺脫了傳統系統帶來的累贅，重啟高價值戰略性項目，現在我們感到更有把握能抓住未來的任何機遇。」
—— Bob Means 業務解決方案總監
Coca-Cola Bottling Company United
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即刻實現流程自動化，促進數位化轉型
微軟 Desktop Flow (RPA) 已經於 2020 年 12 月 10 日正式在華語區落地商用。Desktop Flow (RPA) 內建 Microsoft 安全技術，具備簡單易用、快速部署和無限擴展的特點，無論使用者是否具備專業的 IT 知識，均可創建自動化流程以優化個人作業或組織業務。您無需再苦惱於傳統系統難以自動化的困擾，Desktop Flow (RPA) 可在無 API 或連接器的情況下達到老舊系統的自動化，從而打破自動化的最後一哩路，推進企業數位轉型。
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