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混合式活動的(極致數位)未來藍圖

眾人齊聚一堂確實可展現無窮力量,然而,虛擬活動則為此一概念開啟了嶄新局面,並實現不同凡響的成效

插圖作者:Fernando Livschitz

自 COVID-19 疫情蔓延後,活動召集人致力於跳脫既有框架,帶領現場活動大步邁向數位領域。流行文化產業提供了眾多成功實例:購票者可透過自家電視參與日舞影展,NBA 則透過 Microsoft Teams 舉辦線上粉絲見面會。不過,光鮮亮麗的虛擬活動,絕非頂尖藝人和專業運動員的特權,舉例來說,Minecraft 遊戲內的全球畢業典禮 Quaranteen University,就是由 2020 級畢業生自主發起的活動。

過去 18 個月內,許多公司也紛紛導入電視產業的製作技巧,以及社群媒體上的交流互動策略,並運用幾項新工具來打造涵蓋多面向的平台,讓遠端出席者不僅能於簡報會議、協同合作、教育訓練和個人交流之間來去自如,還可盡享前所未見的交流互動及存取模式。

如同混合式工作型態一樣,結合面對面和虛擬體驗的混合式活動,也將成為新的常態。即使疫情趨緩後,眾人再度有機會齊聚一堂,一切都將與過往大不相同。疫情前的活動教戰手冊大多著重於會場座位安排,且輕忽各種指標,因而難以因應 2021 年觀眾的需求。正因如此,有意 (透過會議或產品發表會) 集結眾人且洞察未來的公司,都應拋棄過時的教戰守則,以及對虛擬活動的刻板印象。

COVID 疫情為活動專業人士上了寶貴且極具挑戰性的一課。Microsoft 全球活動企業副總裁 Bob Bejan 表示:「這場疫情暴露了產業整體的思維惰性,畢竟,『沒有任何方式可取代面對面的互動』這點,聽起來確實強而有力。」


Microsoft 全球活動企業副總裁 Bob Bejan 認為:「人生總是會遇到期望與結果完全相反的局面。 但此一情況在商場上十分罕見


數位優先活動不斷透過各種方式挑戰上述假設,包括運用混合實境、擴增實境或虛擬實境轉換實體環境;運用創新的混合式體驗療癒社群;或協助企業界、體育界和設計界名人跨越地理疆界進行對話。這些超越群倫的活動告訴我們:虛擬活動不僅是疫情下的權宜之計;還能創造卓越出色的契機。

Bejan 認為:「製作虛擬活動為我們帶來了各式各樣的啟發,尤其在成效、包容性、無障礙存取、經濟效益和規模等層面上。人生總是會遇到期望與結果完全相反的局面。但此一情況在商場上十分罕見。」在 2019 年,共有 109,000 名出席者實地體驗了 Microsoft 舉辦的活動;在 2020 年,這些活動的出席者竟高達 130 萬人,也就是近 10 倍的成長幅度。Bejan 表示:「如果心中還懷抱著『數位活動有其侷限』的想法,請務必捨棄此一成見。」

為了協助各公司開闢通往虛擬領域的康莊大道,我們汲取了各方經驗,從中整理出最佳做法。期間,我們訪談了 Bejan 和其他多名活動召集人,以了解近期的哪些靈感有助於啟發嶄新思維方式,繼而協助眾人齊聚一堂。

啟發:虛擬活動可吸引和觸及更多觀眾

在 2020 年 5 月,Murray Bell 的全球體驗公司 Semi Permanent 正準備與 Dentsu 和 2020 年東京奧運委員會攜手推出 World Sports Creativity Sessions。這項活動的宗旨,在於吸引新的年輕觀眾著手了解奧運,並探索體育賽事如何揮灑創意。World Sports Creativity Sessions 原先預定採現場活動形式,當中安排多場由世界級運動員 (田徑巨星 Carl Lewi、女子足球選手 Carli Lloyd) 與知名創意人士 (探索者 Chris Burkard、義肢流行歌手 Viktoria Modesta) 所進行的對談。後來,活動改採數位形式,由 Semi Permanent 整合在遠端空間進行的對談,以及在東京現場的主持人。

World Sports Creativity Sessions 舉辦多場由世界級運動員與知名創意人士所進行的虛擬對談,以探索體育賽事如何揮灑創意。由 Semi Permanent 提供。

位於雪梨自家的 Bell 回憶道:「時區帶給我相當深刻的印象。活動前夕,我在睡前登入畫面,看到有 22,000 名參與者。當時我心想:『哇,太棒了。』」

他繼續說道:「等我一覺睡醒,收到了如雪片般飛來的訊息。活動原本預期在東京或涉谷的會場舉辦,且僅供 2,000 人參加,但改採數位模式後,有 280 萬名觀眾參與了我們的即時串流體驗,而整個體驗期間的整體觀看時間竟長達 1.63 億分鐘。」

Bejan 也回想起類似的情況,場景發生在 Build 大會上,亦即 Microsoft 在疫情期間首度舉辦的大型虛擬會議。Bejan 提到:「身為公司,我們最重要的任務之一,就是針對旗下經銷和銷售的技術提供開發人員或 IT 專業人員訓練和認證。正因如此,對 Microsoft 而言,認證是一項重要且具備實際價值的指標。」為了推動線上學習,Bejan 和旗下團隊將學習體驗遊戲化,命名為「Microsoft Learning Challenge」,只要出席即可獲得點數,有助於吸引參與者出席 Build 大會。Bejan 補充:「一開始,我們將目標設定在 5,000 人左右,畢竟,以現場活動來看,這個人數已相當龐大,但實際參與人數卻高達 18,000 人。原先我們有意進行 30,000 個認證模組,最後完成的數量則高達 89,000 個。這讓我們開始思考:『是否能再次複製此一模式?』」

此一趨勢也為品牌帶來了偌大的契機。Bell 表示,特定品牌對此一領域的雄心壯志,讓他大感訝異。在雪梨的某個飯店展覽中,Semi Permanent 捨棄了傳統的汽車展示方式,改為聘請工程師暨音樂家 Moritz Simon Geist 使用汽車零件創作電子音樂,以突顯電動車公司 Polestar 的特質。觀眾可在飯店現場欣賞 Geist 的演出,或透過媒體品牌合作夥伴 Highsnobiety 線上觀看,還有機會透過後者創作專屬的旋律。相較於單純展示產品,這種具備冒險進取精神的混合式活動更適合用來強調 Polestar 的特點,並劃下該公司與傳統品牌之間的區隔。

Bell 表示:「這些具備創新思維的公司認為,他們需要以不同的角度看待事物、尋求嶄新的交流互動方式,並透過這些實體和數位體驗實現成果。可以預見的是,兩三年內會有公司因疫情而停滯不前,有的公司則會尋求突破和轉變。」

啟發:虛擬活動可創造各種驚奇

有時,出席者可能無法在自家沙發上專心進行虛擬會議。出席者可能會因寵物或簡訊分心,或因「會議疲勞」(meeting fatigue) 感到筋疲力竭。但這並不代表出席者對數位體驗毫無興趣 (畢竟,他們樂於花費數小時的時間查看自身關注的意見領袖資訊,或是觀看串流平台),而是需要更多製作巧思,以激發其參與動力。

Bejan 解釋,在觀眾離開 (起身離開或心思飄移) 之前,召集人有三分鐘左右的時間可吸引其注意力。舉例來說,他的團隊發現:在專題演說中抓住出席者的注意力後,交流互動的平均時間為 24 分鐘,而現場學習研討會的時間則可達兩倍以上,也就是 51 分鐘。因此,務必要運用簡潔且引人入勝的內容來維持出席者的注意力。

精心安排的製作巧思,也有助於讓人們保持高度興趣,正因如此,許多活動團隊皆紛紛搭建可與好萊塢攝影棚媲美的電視節目製作舞台。不僅運用多部攝影機來拍攝專家討論會和產品示範,還會切換拍攝角度以營造動作感,同時透過亮眼的開場和插播節目吸引觀眾目光。幕後的控制室堪比調度中心。

在 2021 年 Ignite 大會上,Microsoft 製作人進一步運用巧思,透過 Microsoft Mesh 等虛擬實境技術來消除螢幕對觀眾造成的天然阻礙,進而在 Microsoft 技術人員 Alex Kipman 的專題演講中完整運用虛擬實境 (VR) 技術功能。觀眾可和 Kipman 一同探索導演 James Cameron 拍攝的海底景色、與 Niantic 執行長 John Hanke 一起將 Pokémon Go 化為現實,並和 Cirque du Soleil 創辦人 Guy Laliberté 一起穿越漩渦,直達派對島嶼。

Microsoft 在 2021 年 Ignite 大會上與 Niantic 攜手合作,運用 HoloLens 2 展示了該公司的 Pokémon GO 擴增實境示範。

Bejan 承認,這個深具野心的 VR 專題演講專案所展現的技術,對多數活動出席者而言仍顯得遙不可及,但他也想提醒這些公司:即使不使用各種「實境」技術,依舊可以打造絕佳的虛擬體驗。他表示:「相較於坐等技術成熟再加以運用,我們應思考身為創意人士,如何才能使用手中的調色盤展現自我,並與他人產生連結?」

舉例來說,位於美國德州奧斯汀的 Double A Labs,就致力於帶領使用者進入「實體數位」(實體 + 數位) 活動平台。如同 Minecraft 上的畢業典禮一樣,這些瀏覽器架構的體驗就好比電玩遊戲一樣,可將交流互動遊戲化。此外,這些體驗也能營造共享空間的感覺,進而讓使用者在身歷其境的世界中運用化身、與其他出席者自由交流,並透過想要的方式與會議內容互動。

Double A Labs 執行長 Amber Allen 表示,旗下的混合式活動平台可提供傳統活動所缺乏的許多要素,包括與觀眾互動內容相關的詳盡資料分析;出席者無需不斷收發名片,就能追蹤他們的談話對象;以及可運用留言板和每週簡報等持續不斷的功能,無限期地經營活動專屬社群。Allen 提到:「我們不該再將虛擬體驗視為暫時採取的變通辦法,而要作為橋樑加以運用,因應現場會議無法勝任之處」

Bejan 也指出,市面上已有幾項極具潛力的現成工具,可供召集人加以選用。舉例來說,Microsoft Teams 中的共聚模式就能使用 AI 分割技術,將視訊會議的參與者置放在單一背景中,以營造禮堂座位的效果。此舉不僅能讓觀眾透過共通的空間建立心理上的連結,還有助於進行各類型的非口語溝通,包括:眼神接觸、點頭、面部表情提示和肢體語言。這樣一來,出席者就能從被動的觀眾晉升為主動的參與者,並完整駕馭人與人之間的潛意識實體溝通。如同共聚模式可讓觀眾做出真實的反應,Teams 中的即時投票、即時表情圖示和畫面中的聊天泡泡等功能,也能讓出席者隨時回應。這些簡單的工具不僅有助於強化觀眾的「齊聚一堂」感受、讓主講人與觀眾產生情感上的連結,更為出席者提供了型塑所在虛擬世界的方式。

啟發:虛擬社群有助於深化連結

虛擬活動的最大阻礙之一,莫過於無法讓觀眾模擬出席者在疫情前實體活動中進行的短暫社交互動 (例如在會議晚餐前臨時小聚)。不過,數位空間也可透過其他多種方式來促進全新類型的互動。

舉例來說,在 Fast Company 的 2020 年 Innovation Festival 中,召集人提供了史無前例的機會,協助觀眾和全球最知名的部分公司和人士進行互動。在虛擬大廳中,觀眾有機會和眾多導師進行一對一會面,包括歌手 Janelle Monáe、Barbarian 執行長 Steven Moy、Skillshare 執行長 Matt Cooper,以及 Daily Harvest 創辦人暨執行長 Rachel Drori。這場盛會也可帶領出席者透過虛擬方式造訪眾多創新職場,例如 Dyson、Abbey Road Studios、IBM、Ben & Jerry’s 和 Uncle Nearest 酒場。

活動製作公司 Opus Agency 策略主管 Brent Turner 認為,觀眾牆已成為快速崛起的社群交流互動模式之一。Tony Robbins 的 Unleash the Power 虛擬活動,便採用了 50 英尺長,且採用專利設計環繞的 180 度觀眾牆,並搭配由加拿大軟體開發和設計公司 Immersive Design Studios 所開發CANVAS 技術平台。另外,Turner 也大為讚賞連結聽眾 (而非觀眾) 的音訊優先體驗。舉例來說,在今年 2 月,女性創業家協會 Women Empower X 採用音訊社群平台 Clubhouse 舉辦了一場活動,當中涵蓋專題演講、專家會議和分組討論會。

展示多合一設計大規模投影功能和 Canvas 技術平台的畫面。 由 Immersive Design Studios 提供

在 2021 年夏季,黑人女性生活風格雜誌 ESSENCE 也開始運用音訊提供即時串流的聲音治療,這是本年度 ESSENCE Festival of Culture 健康活動系列的其中一個項目,該活動也提供輔導、福音音樂表演,以及集結黑人商家的虛擬市集。另外,該活動也涵蓋美國紐奧良眾多社群的衛星現場演出,不僅能將活動範圍擴及整個城市,還可保護參與者安全無虞。

Microsoft 技術社群的每月個別訪客數量高達 700 萬人,且深刻體驗了解到:這項趨勢不僅是一大挑戰,也創造了大鳴大放的契機。該團隊推出了名為「技術社群 Live」的全新體驗,透過互動式 AMA 和即時串流影片來協助大眾存取產品團隊提供的技術整備度體驗,而所提供的內容也大獲好評。

啟發:混合式做法可協助我們結合兩者的長處

如同虛擬和混合式活動在疫情下展現了超乎眾人預期的影響力和成效,未來的混合式活動也可望持續帶來驚喜,並賦予召集人和觀眾更多能力。屆時,人們將可隨心所欲進行選擇,既可親自前往,也能透過虛擬方式出席。相關業者將可透過創新的方式,將兩者予以結合。

然而,若要達到此一境界,不僅需要大幅革新活動的概念化和執行方式,還得歷經某些程度的重組。Microsoft 全球團隊已為多數團隊成員安排新的職務,並快速為其進行重新訓練,在此同時,Opus 團隊也著手重新連結各項投資,並拋棄過時的思考模式。此一轉變也相當令人期待。Bejan 認為:「對此一業界的創意人士而言,在未來兩年到三年內,我們可望見證史無前例的龐大契機。」

這場疫情或許造成了邊境封鎖,並阻斷了社群間的交流管道,但別出心裁的創新活動,卻有助於讓更多人們齊聚一堂。對 Bejan 而言,虛擬活動發揮了十分驚人的影響力:過去,Microsoft 需要讓 25,000 人勞師動眾搭機飛往奧蘭多參加活動,現在,則能向全球 225,000 名觀眾放送活動內容;過去,活動只能吸引 27 名非洲開發人員千里迢迢前來參與,現在,參與其中的非洲開發人員則大舉增加至 6,700 人;過去,活動著重於分享公司的技術,現在,則致力於提供專業且符合成本效益的方式,運用線上認證計畫造福數十萬名參與者。Microsoft 團隊成功運用低於現場活動的經費,大幅提升了活動的成效、包容性、無障礙存取和規模。

儘管在未來的後疫情時代,親自與會的難度勢必會為之下滑,但我們不該因此捨棄意義非凡的數位連結方式,而是要把握機會挹注投資,進而創造美好的混合式未來。這意味著,我們應持續探索嶄新技術、貫徹企業領導者的遠大抱負、規劃預算來試行新的做法,並大舉拔擢有意透過嶄新方式與觀眾進行溝通的先驅者。只要採用積極進取的態度,勢必可帶領混合式活動迎向大好未來。