如何在隨時在線的工作模式下保持專注

數位科技的發展是雙面刃，數位干擾讓我們難以發揮最佳工作效率，但科技同時可能也是排除干擾的解決方案。

Microsoft Research 生產力與智慧小組首席研究員 Shamsi Iqbal 表示，有次在視訊會議上向約 200 人介紹專題演講的主講人前，感到很緊張。不過在那之前，她已做好事先準備。

當天，她在住家辦公環境就定位前，就已經在西雅圖的家裡各處張貼標誌警告丈夫和孩子，她上午 11 點前將進行重要通話，嚴禁打擾。

然而，當活動開始，所有人的目光都集中在她身上時，Iqbal 7 歲大的兒子卻在她辦公室探出頭來，問說：「我可以在萬聖節扮演催狂魔嗎？」

(雙手捂臉，無奈貌)

此時，Iqbal 依然保持冷靜，順利地完成介紹。但後來她意識到，她兒子詢問有關哈利波特催狂魔的問題，其實與她所收到的無數的訊息通知並沒有什麼區別，因為每個通知送達時完全不會考慮她當下的精神或忙碌狀態。

而且，就像 7 歲小孩打斷您精心策劃的演講一樣，這可能是個問題。甚至可能會演變成一個更大的問題。

而這正是 Iqbal 的研究重點：設法讓員工在專注，以及可能讓他們中斷工作的訊息通知或其他干擾之間保持平衡，因為這些干擾會耗費企業的時間與金錢。她的工作就是在第一線對抗干擾，而這些干擾的攻勢似乎逐年增長，主因就在於數位工具推陳出新，而且通訊保持同步 (也就是隨時回應) 的期望不斷提高。

她也承認：「在許多情況下，我認為你未必能夠避免干擾」。「但我認為，你可以做好更充足的準備以因應干擾」。

自疫情以來，每人每天平均傳送  的 Teams 聊天數增加 49%。

自疫情以來，每人每天平均傳送  的 Teams 聊天數增加 49%。

下午 5 點到午夜間的聊天數則會躍升為增加 69%。

自疫情以來，每人每天平均傳送  的 Teams 聊天數增加 49%。

以下是關於干擾的分析：不僅僅是表面上看到的短暫且分散的事件而已。Iqbal 發現，一開始的干擾通常會造成一連串的行為，讓員工中斷手上的工作，而且一次就長達 25 分鐘之久。

開關按鈕

Iqbal 等生產力研究員已經識別出三種工作場所干擾：數位、人際互動和內心干擾。每種干擾都需要擬定專屬策略才能有效對抗。

就許多方面來說，數位干擾最常見又惱人但也最容易應對。畢竟，其中部分干擾只是自動化通知，僅是讓您知道收件匣有新的電子郵件或 Microsoft Teams 有訊息待您回應。

管理這些干擾的解決方案通常就是直接關閉通知。但是，Iqbal 和其他生產力研究員已開發出更巧妙的管理策略，而且 Microsoft 也開發出比簡易開關按鈕更複雜的工具。

舉例來說，Windows 10 導入的專注輔助工具可讓使用者開啟特定種類的通知 (例如警示或優先訊息)，而將其他通知保持關閉。您也可以在行事曆排滿事項之前建立計畫，協助您設定每週定期的專注時間。如果您是 MyAnalytics 客戶，請使用 MyAnalytics Outlook 增益集，在行事曆中預訂專注時間。當您處於專注時間時，Teams 狀態會變更為「專注」，而且所有通知都將設為靜音，直到您的專注時間結束為止。

這些功能如何實際應用呢？

醫療保健 IT 公司 Cerner 的資深整合架構設計師 Zach Beardslee 表示，MyAnalytics 協助他在「頻繁開會」的工作文化中保持專注。

他說：「這真的改變了我對工作倫理的看法，並且讓我了解自己可以改進之處，例如不要排定連續召開的會議，或是問自己：『這個會議真的需要開一小時嗎？』」

自疫情以來，每人每天平均傳送  的 Teams 聊天數增加 49%。

自疫情以來，每人每天平均傳送  的 Teams 聊天數增加 49%。

自疫情發生以來，人們每週在行事曆   上排定的會議數增加 55%。

Iqbal 表示，Microsoft 未來可能會開發一些工具，讓您不僅能收到來自同事的重要電子郵件通知，還能收到想要安排晚餐的親朋好友來信通知。

然而如果您將電子郵件應用程式保持開啟，同時處理其他工作，但又不斷查看收件匣裡目前的郵件數目，關閉電子郵件通知其實幫助不大。因此，許多生產力研究員建議，除非您目前正在主動使用電子郵件和傳訊應用程式，否則請結束這些應用程式。

工作者面臨的第二種干擾是人際互動干擾，一般就是想要交談的其他員工。在疫情期間，這種干擾通常比較容易避免：由於許多人都在家工作，來自同事的面對面干擾並不會構成問題。在此同時，您的同事掃視您的辦公桌，不了解您正埋首於工作中，這表示您更有可能會被詢問訊息和會議邀請淹沒以彌補缺乏面對面交流的狀況。

但是，Iqbal 發現了一項簡單的技巧，可確保一整天都有保持專注的機會：在行事曆上預留專注工作時間，表示您無法參加會議、討論或其他事項的時段。擬定自己專注的時間或許無法阻止 7 歲小孩的行為。然而，向您的同事傳達何時該避免打擾您卻是實現專注的重要工具，尤其是對方無法實際看到您是否忙碌時。對於經理來說，為自己預留專注時間也會營造出整個團隊的文化常態，進而產生連鎖效應：「我們以專注為優先。你可以也應該為自己預留專注的時間」。

內心專注

最後一種干擾是員工內心的干擾，這可能是最難對抗的干擾。

專注於工作需要精力和專注力。這種專注力會消耗您的心智資源。最後，您需要心智放鬆。而心智放鬆通常會呈現分心的狀態，例如查看 LinkedIn 摘要或瀏覽 Twitter。

自疫情以來，每人每天平均傳送  的 Teams 聊天數增加 49%。

自疫情以來，每人每天平均傳送  的 Teams 聊天數增加 49%。

三分之一的遠端工作者表示，工作與個人生活之間缺乏明確分界會對自我的身心健康造成負面影響。

人們往往認為，只要禁止存取與工作無關的網站就能排除這種行為。確實可以，但僅限於最衝動任性的員工。Iqbal 和她的同事發現，對於較認真負責且能夠克制干擾的員工而言，禁止存取非工作網站長期來說實際上不但會降低生產力，還會增加壓力，因為他們無法休息並返回「情緒穩定狀態」，也就是讓您再次充滿活力而重新投入工作的平衡狀態。

事實上，Iqbal 的同事 Gloria Mark (加州大學爾灣分校資訊學系教授) 所做的報告就指出，工作者平均每三分鐘會切換一次工作，他們「干擾自己的可能性和受到外部來源干擾的可能性一樣大」。

因此，Iqbal 表示，只是將工作日規劃成一連串需要完成的工作，這樣做不太有用。重點在於安排能夠進行心智休息的日常行程，讓您有時間休息和充電。

Iqbal 指出，生產力研究未來將更專注於協助員工在工作中有效地休息，好讓他們最後能夠長期保持生產力 (例如，請參閱可讓您直接在 Teams 中輕鬆排定冥想休息的 Headspace 整合功能)。

換句話說，她將設法讓干擾成為雇主的幫手，而非敵人。

她說：「我們的工具需要擴大範圍」。「其焦點不應該僅侷限於讓人們提升工作效率，還應該要協助人們在日常工作中納入身心健康需求以增加靈活度」。

優先考量身心健康可能需要改變思維。「多多休息」或許聽起來很像「降低生產力」。但是，身心健康是實現專注的關鍵要素。就是在這些專注和流動期間內產生對注意力的自由競爭需求，讓人們發揮最佳工作表現。

了解更多應用微軟數位工具應對遠端工作的密技: https://aka.ms/hybridwork10tips

若欲瞭解原文，請至微軟官方部落格參考。