在疫情期間使用 Microsoft Viva 促進員工工作與生活平衡
本文是介紹 Microsoft Viva 如何在 Microsoft 開發和部署系列文章中的一部分。在本章中將詳細介紹 Microsoft Viva 如何幫助員工保持工作與生活平衡。
經過兩年的遠端工作後，許多 Microsoft 員工開始返回辦公室上班，但工作方式已不會再和從前相同。 在那段顛覆性的時期，微軟領導層加強了強調員工福利的文化，傾聽員工的心聲，並吸取了許多關於工作與生活平衡的經驗教訓。 然後，團隊通過在 Microsoft Viva 中實施積極的習慣來共同實施變革。 這些在疫情期間蓬勃發展的變化將幫助微軟在混合工作環境中保持業務成功。
密切關注員工回饋
Microsoft 透過各種調查計畫傾聽員工心聲，當員工在家工作時，公司擴大了每日調查的範圍，以接觸到更多的員工，並增加了有關員工對其生產力和工作與生活平衡狀況看法等相關問題，Microsoft 還從一年一次全公司調查轉為使用 Glint 每年進行兩次調查。人力資源業務洞察副總裁 Dawn Klinghoffer 表示：「我們擴展了回饋機制，以更好地了解員工情緒，我們已預期到因為疫情影響，工作與生活的平衡會減少。但是，當員工回饋分數不斷下降，尤其主管的分數比一般員工下降得更快時，我們知道我們遇到了問題。」
Klinghoffer 的團隊致力於找出可能導致某些人的工作與生活平衡比其他人更糟糕的具體原因。利用 Microsoft Viva Insights 收集的大量數據，該團隊確定了影響工作與生活平衡認知的幾個因素，包含：離開工作的時間、設定優先順序、有足夠的專注時間工作以及有效地使用會議。了解改善工作與生活平衡的潛在解決方案後，人力資源團隊開始著手推動變革。
實施個人化的工作方法
變革的重點是幫助管理者實施個人化的方法，為他們的團隊實現工作與生活的平衡。「我們要求主管與員工討論他們的工作方式和時間，並了解更多細節，如他們是否喜歡在工作時間之外獲得進度更新。」Klinghoffer 說。「我們的混合設計計劃也為員工提供了返回辦公室工作的靈活性，因此這些討論也必須包括人們想要工作的地方。」
Microsoft 將對管理者的期望設成模範、訓練及關懷三種模型，由人力資源團隊著手協助管理者進行在三大指標上改善工作與生活平衡的處理。主管會定期收到輔導電子郵件，提供有關工作與生活平衡以及如何使用 Microsoft Viva功能的課程，如 Viva Insights 建議預訂專注時間以完成任務，或預定安靜時間，將 Outlook 和 Microsoft Teams 的通知靜音。「我們鼓勵主管建立習慣，例如從工作中抽出時間及創造專注時間，因為這些變化不僅對他們個人有用，也可以引導他們的團隊去做同樣的事情。」Klinghoffer 說。「該指導也延伸到對訓練的關懷期望，我們正在幫助管理者就他們的福祉和長期職業發展進行對話。Microsoft 的主管們迎接了這一挑戰，而在 2021 年 3 月的年度敬業度調查中，主管們的平均得分比過去任何時候都要高。
Microsoft 人力資源部門也實施了另一項變革來解決休假時間不足的問題，除了其他假期和病假外，還給員工五個健康日。人力資源團隊曾試圖透過員工溝通鼓勵休假，但這收效甚微。「我們看到休假與工作與生活平衡之間存在很強的關聯性，但由於許多地區的行動限制，員工無法旅行，並選擇保留休假日。」Klinghoffer 說。「我們新增了健康日，讓員工更容易認為休息一天只是為了做一些有趣的事情，這項措施收到非常正面的回饋。」
「我們鼓勵主管建立習慣，例如從工作中抽出時間及創造專注時間，因為這些變化不僅對他們個人有用，也可以暗示他們的團隊去做同樣的事情。」
—Microsoft 人力資源業務洞察副總裁 Dawn Klinghoffer
為團隊和個人層面帶來平衡
對於 Microsoft Viva 人力資源策略團隊負責人 Rich Kaplan 來說，自幾個月前以來，確保團隊的工作與生活平衡一直是一個持續的過程。Kaplan 使用許多人力資源技巧，來支持位於美國各地的團隊成員。
起初，團隊一次做了太多事情。「沒過多久，我們就意識到我們開了太多的會議。」Kaplan 解釋。「作為領導者，如果你開太多會，你就會拖累整個團隊。」該團隊使用 Microsoft Viva 中的有效會議建議來減少不必要的會議出席。然而，Kaplan 並沒有減少每周的團隊會議和一對一溝通，以確保每個人都繼續對自己的工作感覺良好，並保持相同的目標。
在他的團隊成立後不久，Kaplan 使用 Microsoft 開發團隊協定指南，發起了一場關於每個人如何以及何時想要一起工作的討論。「我覺得和我的團隊談談他們重視之處是重要的。」他說。「我團隊中的每個人都有一個家庭，也都在處理健康問題，作為團隊負責人，我明確表示，他們的優先事項和健康對我來說很重要。」該團隊同意在太平洋時間週一至週四上午 9 點至下午 3 點的時間內舉行團隊會議，為了幫助每個人遵守計劃，Kaplan 透過 Viva Insights 中主管可用的「我的團隊」功能實現了這些規則。
該團隊還設置了OKRs（目標和關鍵結果），以使成員更容易瞭解他們的優先事項，並進一步減少對會議的需求。「我們管理團隊的 OKR，以便讓每個人都了解他們的目標以及需要什麼樣的行動才能達成。如果某個事項不在清單上，那麼他們就不必花費多餘的精神擔心它。」Microsoft Viva 業務管理和客戶零戰略人力資源總監，亦是 Kaplan 團隊成員的 Amy Strande 解釋。「我們也知道可以在需要的時候休假，即使我在星期三接獲一個任務，我還是可以很放心的休息幾天，因為我知道星期五是個沒有會議的日子，我可以在當天趕上進度。」
「沒過多久，我們就意識到我們開了太多的會議，作為領導者，如果你開太多會，你就會拖累整個團隊。」
—Microsoft人力資源Viva策略團隊負責人Rich Kaplan
用明確目標及清醒的頭腦專注於有意義的工作
Microsoft 產品行銷資深總監 Sunita Khatri 也使用 Microsoft Viva 來管理團隊的工作與生活平衡。Khatri 發現設定目標至關重要，以確保團隊的付出是在有意義的工作上。「我們最近在 Ally.io 完成了一年兩次的 OKR 更新，這項任務促使每個人思考他們想要完成什麼，然後保持條理以實現這些目標。」團隊成員可以查看他們在過去六個月中完成的任務以及他們仍然需要做的事情，對於新員工來說，OKRs 讓他們即時瞭解每個團隊成員的職責，並概述未來 30 天、60 天和 90 天的影響範圍。
Khatri 承認，切斷與工作間的聯繫對她來說並不總是一種好事，但在提高了工作效率並看到了為團隊建立規則的好處之後，她已經成為了這項原則的信徒 — 而是 Viva 促使她設定了這些界限。「Viva Insights自動為我安排了專注時間，確保在接下來的一周內有不被打擾的時間，並最大限度地減少下班後的工作。」Khatri 說。
她還利用了 Viva Insights 的其他功能，如 Headspace 冥想練習和安靜時間功能，讓與工作切斷聯繫這件事變得更容易。「冥想練習幫助我快速休息一下，然後以全新的思維回到工作崗位。」Khatri 繼續說道。為了鼓勵在會議與會議之間留出更多時間，Sunita 使用 Outlook 中的功能將會議安排在整點的五分鐘後開始，這種確保會議之間有短暫休息的方法正在成為整個 Microsoft 的標準。
Microsoft Viva 能幫助團隊養成正面的習慣，而這並不完全與技術有關，個人的接觸也很重要。「一對一時間和團隊會議是取得我們無法從 Glint 調查或 Viva Insights 數據中獲得的間接信號的好方法，以確保人們有動力並管理工作與生活的平衡。Khatri 使用團隊能量作為指標—正能量通常是她的團隊保持一致並朝著集體目標前進和有意義成長的一個很好的信號。
「Viva Insights自動為我安排了專注時間，確保在接下來的一周內有不被打擾的時間，並最大限度地減少下班後的工作。」
—Microsoft產品行銷資深總監Sunita Khatri
期待混合辦公
許多地方的 Microsoft 員工現在可以回到辦公室，隨著工作模式轉向混合辦公，公司對工作與生活平衡的關注有助於緩解員工在疫情期間感受到的一些壓力。現在，主管和員工可以使用 Microsoft Viva 來鼓勵保持專注時間、與工作切斷聯繫並處理優先任務，希望員工對工作保持高滿意度。
在Viva網頁上瞭解有關員工體驗平臺的更多資訊。
