PayPal 運用 Microsoft Viva Insights 發揮職場資料的威力，藉此改善員工身心健康
全球有 4 億名客戶選擇透過 PayPal 進行線上購物，期望受惠於支付體驗的便利性，同時兼顧安全性和可靠性。有些客戶可能會好奇：PayPal 究竟憑藉著何種技術創新，才能同時滿足以上三大訴求？
許多人往往會忽略：每一筆順暢的交易背後，都需仰賴龐大且分散於世界各地的團隊辛勤運作。PayPal 的全球支付業務需仰賴全球上萬名員工來提供。正因如此，PayPal 的高階領導團隊致力於維護全球員工的福利，並藉助於 Microsoft Viva Insights 的力量，將此一深切考量轉換為具體行動。
PayPal 員工技術和體驗副總裁 Dan Torunian 表示：「PayPal 期許員工能成為藝術家，而非扮演機器人。我們期望員工能著重打造各種體驗，並代表客戶推動成果，不要只是一板一眼地完成工作。」
PayPal 會定期舉辦高品質的問卷調查，以追蹤互動程度、滿意度、留任意願，以及其他各種員工體驗指標。隨著該公司持續推動服務創新，並拓展業務版圖，他們也運用 Microsoft 365 等先進技術來著手現代化和整合自身的 IT 環境，期望讓所有員工能更輕鬆地完成工作。此外，該公司也縮減了下班後的會議時間，並實施「無會議專注日」措施，讓員工有時間發揮生產力、保有個人空閒時間，並在生活和工作之間取得良好平衡。
「PayPal 期許員工能成為藝術家，而不是像機器人一樣。我們期望員工能著重打造各種體驗，並代表客戶推動成果，不要只是一板一眼地完成工作。」
員工技術和體驗副總裁 Dan Torunian
疫情下的職場亂象
在 COVID-19 疫情下，PayPal 被迫改採遠端作業模式，以守護員工的健康，但此舉也造成許多日常業務負擔，包括如何讓經理和員工建立一致的優先要務和目標。PayPal 的全球人力部署模式，更是讓上述問題雪上加霜，分散於眾多時區和不同地區的人力，必須因應遠端工作所帶來的各項挑戰。PayPal 領導階層透過內部意見回饋意識到此一情況，不僅造成會議成效不一，員工情緒也持續波動，許多員工更反應無法安心地面對面工作。
為了解決上述問題，該公司大規模實施多項策略，以確保職場包容性並規範會議行為，包括：訂定全公司的健康日；讓員工有機會休假並照顧心愛的家人；提供多項工具來協助經理和員工更有效地互動；以及試行專注日，讓員工能在不受打擾的情況下學習、創新並辦公。然而，這些策略若要成功，勢必得仰賴技術的協助，以從中了解各項行為，並協助經理找出有效率的做法。
Microsoft 工作趨勢指數的調查結果顯示，自 2020 年 2 月起，公司員工花費在 Microsoft Teams 會議上的時間已達先前的兩倍以上，極有可能衍生數位過勞、員工壓力大增和工作倦怠等情況。在旗下 Glint 的定期脈動調查反映出與此類似的員工挑戰後，PayPal 決定採取行動，避免守護工作生活界線和保護員工個人時間的規範在職場亂象下破壞殆盡。該公司期望監控和評估員工身心健康措施的效益，並提供各種工具和體驗來賦予組織內的員工更多能力，繼而成功推動這些身心健康措施。
Torunian 表示：「在任何工作條件下，我們都需提供無與倫比的員工體驗。因此，我們使用 Viva Insights 賦予既有員工更多能力，同時爭取新的人才。」
領導力深入解析
PayPal 使用其中一個 Viva Insights 範本，將來自 Glint 調查結果的情緒資料與來自 Viva Insights 及 Microsoft Power BI 的行為資料予以結合，進一步了解影響員工體驗的眾多因素，並主動調整工作規範，藉此防範工作倦怠和壓力。PayPal 使用匯總、去識別化和差分隱私等個人隱私權保護機制打造了一款自訂儀表板，以協助公司領導階層監控多項指標，藉此迅速追蹤各項公司措施的成效，包括保護員工個人時間、限縮大型會議數量，以及讓員工有機會建立所屬職責和職涯發展所需的人際網路。
PayPal 快速運用這些新功能，以了解（平均而言）員工是否因為會議過多而負擔太重，並識別哪些族群受到的衝擊最大。
PayPal 資深 IT 主管 Saumil Gandhi 表示：「有了 Viva Insights，我們就能了解員工在工作與生活之間的平衡，同時尊重個人隱私權。在實施專心工作活動的那幾天，我們可以藉此掌握員工能否於當日保持專注。」
「在任何工作條件下，我們都需提供無與倫比的員工體驗。因此，我們使用 Viva Insights 賦予既有員工更多能力，同時爭取新的人才。」
員工技術和體驗副總裁 Dan Torunian
PayPal
從深入解析邁向行動
如此一來，PayPal 領導階層就能運用 Viva Insights 資料提出各種假設，藉此採取行動和策略，從而改善員工的身心健康。
此外，這些工具和資料也有助於經理和資深領導階層規劃更體貼的會議時間，並尊重專注日，繼而協助位於不同時區的員工保有個人時間。
Gandhi 表示：「透過 Viva Insights 為領導階層提供深入解析後，我們就能在適當的時機傳送善意提醒給經理和領導階層，以防他們在專注日排定會議，並提供有助於確保工作與生活平衡的建議。」
自從著手運用 Viva Insights 來深入檢視資料後，PayPal 順利掌握了所需的資訊，並藉此採取有意義的行動，從而推動正面的變革。Gandhi 提到：「透過 Viva Insights，我們察覺有越來越多的員工開始認真看待專注時間。一開始，實施專注時間的員工僅佔 30% 左右，現在，比例已提高至 40%。成長幅度達 10%，成果相當驚人。」
其他層面的改善甚至更為顯著。PayPal 發現，美國和亞太地區員工的跨地區協同合作增加了 25%、三季下來的下班後會議時間縮減了 10% 以上，而圖表也顯示員工和經理的會面時間持續成長。
「有了 Viva Insights，我們就能了解員工在工作與生活之間的平衡，同時尊重個人隱私權。在實施專心工作活動的那幾天，我們可以藉此掌握員工能否於當日保持專注。」
資深 IT 主管 Saumil Gandhi
PayPal
超越深入解析的範疇
PayPal 也使用 Viva Insights 來鼓勵並賦予員工更多能力，藉此協助他們保有不受打擾的工作時間、避免緊鑼密鼓的多場會議、透過內建休息來減輕壓力，並於開始進行下一個通話前重新調整個人狀態。他們也鼓勵員工著手規劃時間以進行會議相關準備、避免在同事明定的工作時間外傳送電子郵件給對方，以及追蹤各項信件的進行。員工可選擇查看個人化儀表板，當中會顯示多項工作指標，並提供減輕壓力和避免倦怠的相關建議。
為了因應管理分散各地的員工所衍生的複雜度，PayPal 領導階層正持續評估如何保留公司的核心價值、維護創新文化，同時大幅增進員工的身心健康。Torunian 提到：「我認為，試圖解決影響我們企業經營方式的深層問題，正是促使我們採用 Viva Insights 進一步了解員工行為的重要推手。將員工狀態予以量化後，我們就能更快速地鎖定問題，並採取適當的因應措施。」
在適當資料的輔助和領導階層的努力下，PayPal 正大舉推動多項新措施、程序和儀式，以期強化員工體驗，並協助員工在工作和家庭生活之間取得平衡。在 Viva Insights 的協助下，PayPal 不僅能識別具有急迫性的職場問題、針對工作狀態深入解析，還能判斷應於何時何地透過何種方式採取有效的行動，藉此保護旗下最重要資產-員工-的福利。
「透過 Viva Insights，我們察覺有越來越多的員工開始認真看待專注時間。一開始，實施專注時間的員工僅佔 30% 左右，現在，比例已提高至 40%。成長幅度達 10%，成果相當驚人。」
資深 IT 主管 Saumil Gandhi
PayPal
若要深入了解 PayPal，請在 Facebook、Twitter 和 LinkedIn 上關注該公司。
欲了解詳情，請至微軟官方部落格
