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小松澳洲透過 Power Automate 加速業務自動化進程

小松是一家知名全球的工程 / 礦山機械和壓力機等產業機械製造企業，經過一個世紀的發展，小松的服務和經銷商網路遍及全球各地，約6萬名來自不同國家和種族的小松員工，正在朝著「創造新價值」的目標前進，而Komatsu Australia（小松澳洲）[1]團隊正是其中以創新推動價值升級的代表團隊之一。 

與所有企業一樣，小松澳洲每年都要向供應商發送和接收大量發票。對於每年要管理超過 52,000 張發票的零部件部門來說，繁瑣的手動發票處理流程給他們帶來了巨大壓力。在使用 Power Automate 和 AI Builder 打造了一個機器人流程自動化（RPA）解決方案後，成功緩解了這些壓力。以下，我們將為您詳細分享小松澳洲團隊如何在四週內，將他們手動和重覆的發票流程自動化。 

業務場景 

零部件部門處理的發票涉及 259 家原始設備製造商（OEM）和供應商，一個由三人組成的發票處理小團隊負責這項工作，他們需要審閱每張發票，並與採購訂單相核對，然後上傳到用於管理小松澳洲供應商和配送中心之間的零部件訂單的 IBM AS400 主機系統中。 

為了確保所有發票都能及時處理，不影響採購訂單或下游流程，同時減輕發票處理團隊的壓力，他們先進行了 RPA 自動化測試。一家本地供應商被選為自動化發票修復流程的測試候選者。在自動化之前，發票處理團隊會在 Outlook 共用郵件夾中收到該供應商的 1,100 多張 PDF 發票。 

手動操作具體流程如下： 

  1. 發票處理團隊會定期檢查郵件夾中的新發票，並在收到後立即下載以進行處理。
  2. 審核每張發票，並將表頭行和專案中的資訊提取到使用 Excel 的新 CSV 檔中。
  3. 分別下載採購訂單報告以驗證資料，並使用一系列 Excel 巨集和 VLOOKUP 函數在 CSV 檔案資料和報告資料之間進行三向核對。
  4. 然後透過一個名為 eParts 的網頁將 CSV 檔案上傳到他們的 IBM AS400 主機系統。然後在主機系統中處理每張發票，在發送到倉庫管理系統進行貨物收據（涉及將收到的貨物與採購訂單相核對並為要揀選的訂單生成裝箱單）之前，新增如稅收、包裝和運費等附加費用。

這些複雜且耗時的人工作業流程意味著，面對全天候的大量供應商發票，三人組成的小團隊很難跟上發票處理速度，既容易出現閱讀發票和將資料登錄系統的人為錯誤，也容易因為延遲處理影響倉庫管理系統和下游流程，尤其在類似於財年末的年度發票處理高峰時期，問題更容易以高頻率出現。 

Power Automate 解決方案 

為了減輕發票處理團隊的壓力，小松澳洲團隊利用使用了 Power Automate 的全自動化功能[2]。全自動化可以讓 Power Automate 桌面和雲端流程在後台完全自動化處理過程。它可以完全替代手動流程，包括從檢查 Outlook 共用郵件夾中的發票、驗證發票與採購訂單，到將發票輸入主機系統以啟動下游流程。 

在四週內，澳洲小松公司業務技術和系統團隊的數位解決方案架構師 Eric Cheng 開發並上線了全自動 RPA 解決方案。同時還遵循了應用程式生命週期管理（ALM）最佳解方，為解決方案的開發、測試和企業部署設置了多個環境。 

該解決方案利用 Power Automate 和 AI Builder 將發票處理與主機系統端到端自動化，具體如下： 

使用Power Automate自動化發票處理流程

Power Automate雲端流程： 

  1. 雲端流程按計劃運行並從 Outlook 共用郵件夾中檢索電子郵件。
  2. 當檢索到滿足條件的電子郵件時，雲端流程會下載附件中的 PDF 發票，並將其發送給 AI Builder 文檔處理模型。
  3. AI Builder 文檔處理模型返回的結果保存到 SQL 資料庫中。
  4. 雲端流程隨後驗證 SQL 資料庫中的所有發票資料與 Azure Synapse 資料湖中的採購訂單詳細資訊，包括供應商編號、採購訂單專案編號、零件編號等。
  5. 雲端流程接著觸發一個桌面流程，創建一個發票資料的 CSV 檔，並將其載入到 IBM AS400 主機系統中。
  6. 雲端流程觸發第二個桌面流程，將發票處理到 IBM AS400 主機系統中。這包括新增任何其它費用，如稅收、運費、包裝等。
  7. 最後，將處理後的發票存檔到 SQL 資料庫的單獨表格中，以供審計進行歷史查詢。

AI Builder 文檔處理： 

  1. 打造、訓練和發佈一個自訂文檔處理 AI 模型。
  2. 用 10 個發票樣本訓練AI模型，準確率為 99%。
打造自訂的AI生成器模型，用於分析和提取收到的 PDF 發票中的資料。Power Automate雲端流程將提取的資料保存到 SQL 資料庫中，然後執行相應的桌面流程。

Power Automate桌面流程（1）： 

  1. 桌面流程查詢 SQL 資料庫並生成一個預設模式的 CSV 檔。
  2. 桌面流程啟動 Edge 流覽器，導航並登錄到 eParts 網頁。
  3. 桌面流程流覽 CSV 檔並將其上傳到 eParts 網頁。
左上：CSV 檔上傳到eParts網頁
右下：上傳 CSV 檔的 Power Automate 桌面流程步驟

Power Automate桌面流程（2）： 

  1. 桌面流程將打開一個終端視窗並登錄到他們的零件主機系統。
  2. 桌面流程將進行螢幕動作錄製並輸入資料作為發票處理過程的一部分。
  3. 桌面流程將生成並向相關負責人發送異常報告。
左上：主機系統的終端視窗，用於處理發票資料
右下：Power Automate 桌面流程步驟，用於在主機系統上輸入資料

透過使用 Power Automate 和 AI Builder 對發票處理流程進行自動化，小松澳洲團隊提高了發票處理速度、減少了人工需求，降低了出錯率，並最終提高了整個供應鏈的效率。 

收益顯著 

透過自動化發票處理流程，小松澳洲團隊實現了幾個關鍵的收益： 

  1. 自動化了 1,200 張發票，涉及 1,190 個SKU，僅針對一家供應商每年預計可提高 300 小時的工作效率。
  2. 透過消除人工資料鍵入，減少錯誤率。
  3. 實現了 7×24 小時的發票處理效率。
  4. 釋放了處理團隊的 3 名成員的精力，讓他們能夠專注於檢查流程和管理異常。

首批供應商發票流程自動化的成功應用案例，為該流程其餘供應商的自動化提供了一個創新藍圖。透過將其應用於前三大 OEM，小松澳洲團隊每

進階解決方案架構 

以下是一個可用於支援零部件部門發票處理流程自動化的更高級別解決方案架構範例。 Power Automate 桌面和雲端流程合作完成端到端的自動化，AI Builder 執行將發票資料提取到 SQL 資料庫。然後，所有發票資料將根據 Azure Synapse 資料湖中的採購訂單資料進行驗證，然後生成一個 CSV 檔上傳到 eParts 網頁，接著在用於管理零部件訂單的 IBM AS400 主機系統中進行處理。 

將 Power Automate 與零部件部門的發票處理中的 Power Platform 和 Azure 的幾個服務相結合的進階解決方案架構

利用 Automation Kit 擴大投資回報率（ROI） 

在發票處理 RPA 解決方案開發之前，業務技術和系統團隊為自動化實現奠定了基礎。對他們而言，建立一個基礎以擴展Power Automate桌面和雲端流程的自動化非常重要。在發票處理領域自動化實現成功應用後，他們正在擴大組織內 Power Automate 的使用範圍。 

Eric 和他的團隊啟用了 Automation Kit（原Automation CoE Starter Kit[3]），以管理並追蹤自動化開發生命週期，其中： 

  1. 內建的預測評分和 ROI 分析使團隊能夠量化地優先處理待辦事項，並使用 Power BI 報告視覺化自動化的健康狀況和性能。
  2. 報告功能幫助團隊為高階管理層打造業務案例，以便他們瞭解自動化為組織帶來的價值。
  3. 即時追蹤指標並檢查自動化，確保自動化流程操作高效且無問題。
使用 Power Automate CoE，優先處理自動化解決方案的待辦事項，即時瞭解 ROI

「夠即時視覺化 ROI 非常有益，因為它為每項自動化提供了量化的理由。這種能力使高階管理層能夠看到自動化為業務帶來的價值。」

– Eric Cheng，Komatsu Australia數位解決方案架構師

面向未來–共同創造價值 

1.公民開發者計畫 

作為「共同創造價值」計畫的一部分，Eric 及其團隊已開始在公司內建立他們自己的公民開發者社團。他們的第一批成員包括公司內部如配送中心、銷售和營運等不同領域的 8 名員工，這些公民開發者之前沒有開發軟體解決方案的經驗。他們在 Yammer 頻道和 Teams 群組中設置了一個平台，鼓勵公民開發者互動並透過討論持續學習。 

公民開發者使用 Microsoft Teams 和 Yammer 進行協作

公民開發者製作的 Power Apps 範例1-掃描和識別設備附件 

 

作為行業領先的設備製造商和供應商，小松澳洲會收到許多供應商提供的設備零件，他們需要將這些零件運送至各個分支機搆進行客戶銷售。其中一種設備零件是 Komatsu Genuine Attachments（KGA），如挖掘機和裝載機的快速掛鉤、推鏟或耐磨包。當配送中心收到這些 KGA 時，中心團隊需要為「附件標籤」編碼，並將這些標籤與 KGA 關聯以進行庫存管理。 

新開發的 Power Apps 畫布應用，使用內建的 NFC 標籤讀取器功能，使員工在掃描附件標籤時可以識別分支機搆的 KGA 。此外，透過掃描 KGA，還可以快速將手頭的庫存與庫存管理系統中的資料相比較。 

範例2-更改新設備的目的地 

商務經理需要在新設備離開 OEM 網站之前有效地更改進口港埠。使用 Power Apps 開發的行動應用程式簡化了此過程，並為商務經理提供從手機更新目的地的靈活性。提交後，觸發雲端流程，自動通知物流團隊並請求批准。根據提交類型，將處理兩種不同的操作。 

1.如果目的地更改為當地（同一國家），將生成電子郵件並通知商務經理。 

2.如果目的地從一個國家更改為另一個國家，例如從澳洲更改為紐西蘭，則會向創建 OEM 採購訂單的人發送一封電子郵件，通知他們已獲得更改目的地的批准，需要為新國家創建一個新的採購訂單，並取消 ERP 系統中的現有採購訂單。 

而對於已發生的每次目的地更改，都會記錄在 SharePoint 清單中以保留更改歷史。 

  1. 在公司範圍內擴展社群

小松澳洲的長期目標是推廣他們的「共同創造價值」公民開發計畫，以培養他們自己的無程式碼 / 低程式碼開發者社群。Eric及其團隊正在致力於建立適當的機制，以檢查和支援公民開發者，確保他們的公民開發者計畫不斷發展。 

「我們公民開發計畫的很大一部分是創建和培育一個實踐社群，因為在未來，支持這些解決方案的並不一定是IT部門，而是公民開發者自己和業務部門。」 

– Eric Cheng，小松澳洲數位解決方案架構師 

  1. 將 Power Platform 與 ALM 和檢查最佳實踐相結合

為支持團隊用 Power Automate Desktop  進行 RPA 的長期發展，Eric 及其團隊正在使用 Azure DevOps 建立他們的解決方案，用於應用生命週期管理（ALM）。ALM 已經在他們現有許多以進階程式碼打造的應用程式中得以實施，同樣的最佳實踐也將應用於他們的 Power Automate RPA 解決方案。這是為了確保在每個 RPA 解決方案上線之前都有審批和檢查過程。他們還在使用另一個工具 Azure App Insights，來檢查他們的企業應用程式，並計畫將其與他們的 Power Automate RPA 解決方案結合起來。小松澳洲的長期目標是使用微軟生態系統進行解決方案的開發、檢查和治理，以實現全面數位化。 

「我們可以看到能力的提升，Power Platform 的成熟度迅速提高 – 它為我們的組織帶來了很多效益。」 

– Matthew Baker，小松澳洲應用經理 

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小松澳洲的成功實踐，也為我們說明 RPA 技術在解決企業面臨的繁瑣和重覆性任務方面的潛力，我們可以清晰的看到，透過使用 Power Platform 和 RPA 解決方案，小松澳洲成功地實現了效率提升和業務流程的自動化。他們還透過公民開發計畫培育了內部員工，以支援企業發展和創新。 

展望未來，小松澳洲還將繼續擴大其 RPA 解決方案的應用範圍，以覆蓋其他供應商和業務部門。基於這些自動化技術，小松澳洲正朝著成為一個更加數位化和自動化的創新型企業邁進。 

相關連結： 

[1]Komatsu Australia：https://www.komatsu.com.au/ 

[2]Power Automate：https://learn.microsoft.com/zh-tw/power-automate/guidance/planning/attended-unattended 

[3]Automation Kit：https://learn.microsoft.com/zh-tw/power-automate/guidance/automation-kit/overview/introduction 

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【原文連結】Komatsu Australia accelerates hyper automation with Power Automate – from licensing to production in 4 weeks  

【瞭解更多】Microsoft Power Automate 官方網頁 

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