做好萬全準備，因應員工流動危機
捱過充滿挑戰的一年後，許多員工有意跳脫原本的生活。公司該如何因應未來這一波人員流動趨勢？
Microsoft 的一項研究顯示，許多人可能會離職，因此，企業必須重新招募許多新員工。Microsoft 工作趨勢指數指出，企業目前面臨的局勢「與轉變成混合式工作型態的階段不謀而合，其造成的動盪與去年轉換成遠端工作的時期不相上下。」
在過去這一年，員工實際在辦公室的時間創下新低，許多人也因此覺得與團隊脫節。但這只是未來員工流動潮的其中一個原因。隨著接種疫苗率提升與疫情趨緩，許多人因為在工作上心力交瘁，或純粹想尋找新的機會，因此開始思考要做出重大改變。這樣的新機會或許很多，因為許多公司會開始採用混合式工作型態，求職時地理條件的阻礙也會減少。
許多員工努力堅守工作崗位，在這段動盪時期中維持常態和穩定。LinkedIn 最新的工作人力信心指數報告指出，多達 74% 的員工留在目前的工作岡位，是為了在疫情期間獲得保障，主要因素包含：維持家庭財務穩定 (59%)、工作額外福利和基本福利 (30%)，以及「沒有時間或心力適應新工作」(14%)。
LinkedIn 資深特約編輯 George Anders 表示，有相當多員工在思考轉任新職務、換新雇主，甚至轉換跑道。他寫道：「對數百萬名美國人而言，要讓 2021 年圓滿無憾，他們要做的不只是把疫情時期的困境拋諸腦後」。
LinkedIn 指數也指出，在銷售和人力資源領域，49% 的員工打算改變工作職能，而行政人員對於同樣問題的肯定比例更達到 56%。Microsoft 工作趨勢指數也得出同樣的結論，在全球工作人力當中，有 41% 正在考慮明年換工作，也有 46% 計劃大幅轉換跑道。
Microsoft 工作趨勢指數顯示，在全球工作人力當中，有 41% 正在考慮明年換工作，也有 46% 的人計劃大幅轉換跑道。
插圖作者：Valerio Pellegrini
對一部分人來說，全面轉換成遠端工作型態會讓找工作更加輕鬆。「資訊人員看到更多工作職缺，因為無論身在何處都能工作。」Microsoft Viva 產品行銷經理 Jorie Foss 說道。Microsoft Viva 是協助組織匯集知識、學習、資源和深入解析的員工體驗平台。
上述工作趨勢指數提到，LinkedIn 上刊登的遠端工作職缺數量在疫情中成長超過 5 倍，而且有許多在職者躍躍欲試。46% 的遠端工作者表示，因為不需要實際到公司工作，因此計劃搬家到別的地點。這看似對公司頗有益處，因為少了地理條件的限制，公司便能從更多的人力庫當中進行招募。但這也是雙面刃。遠在他方的公司也會鎖定同樣一群員工，公司因此面臨強勁的兢爭。
許多員工已經搬離原本住處。最近一份 PwC 問一把卷調查發現，從疫情爆發至今，已經有 12% 的辦公室員工搬到離公司主要辦公地點 50 英里之外，另外還有 22% 的受訪者也有同樣打算。許多人離開濱海城市，前往德州與佛州等房價和稅收較低的州。而儘管 COVID-19 的風險降低，部分工作者仍會留在原居住地並尋找新工作。
有些工作者純粹只是在經歷一年多封城後，想改變一下生活。「去年的員工流動相當低，眾人都壓抑著嘗試新事物的渴望。」Microsoft Azure 工程師生產力團隊負責人 Brian Houck 表示。
對於努力想恢復正常的公司來說，員工流動率驟升可能帶來影響深遠的後果。公司該如何避免員工離職？經理該如何協助新進員工與同事建立連結、了解公司文化，並在混合式工作型態下得到他們所需的訓練和支援？為減緩人員流動率，公司需要重新構思提高留職率的傳統方法，來因應混合式工作世代全新的現況和機會。
留住人才
要讓在職員工開心，並能繼續招募新員工，勢必要提供一項重要誘因：偶爾讓員工能依自身意願採用遠端工作。研究一再顯示，大部分員工都希望一週至少有三天採用遠端工作。
「靈活度是首要的要求。」Anders 說道：「員工希望有更高的機動性，自我掌控時間。他們也許想要多和孩子相處，而且不喜歡通勤，所以要求 4 點提早收工，但願意在晚上 9 點把 1 小時工作時間補回來。」
大多數員工似乎都已知道以下消息：今年三月最新的 KayoCloud 問卷調查發現，超過 80% 的公司計劃採用混合式工作模式。Twitter、Spotify 與 Facebook 等品牌，都為員工延長了在家工作的選項。
從疫情爆發至今，已經有 12% 的辦公室員工搬離至公司主要辦公地點 50 英哩之外，另外還有 22% 的受訪者也有同樣打算。
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在這個嶄新的工作環境中，經理的角色將會更加重要。新進員工在混合式工作安排的情況下，與同儕在私底下的交流也不如以往，因此經理會需要另外安排一對一面談，從而提供協助。最近一份 Microsoft 問卷調查發現，公司新進員工在入職訓練期間，對經理的依賴也有提升，而對同儕的依賴則為下降。
從招募到開始工作後，新進員工的工作可能有所改變，因此設立清楚的目標和優先順序並提供指引，將會至關重要。經理也需要發揮創意，想出新方法來訓練行為模式、輔導在職員工樹立典範，並展現出對員工的照顧。根據 Microsoft 的研究，這些都是灌輸成長型思維不可或缺的要素。
人力資源專業人員不僅需要發展新技能，根據 Harvard Business Review 於 2020 年 8 月發布的報告預測，人力資源部門也需要創造截然不同的全新職位。公司也許有意願招募協助推動在家工作的人員，該人員可能會協助區分工作職責和家庭事務，並確保員工擁有合適的辦公空間和技術，能勝任自身工作。根據一份 Microsoft 研究，目前只有超過三分之一的遠端工作者有專屬的居家辦公空間。新科技也能助其一臂之力。例如，Microsoft 的 Viva 員工體驗平台 (EXP) 針對抽空休息、專注工作和學習方面，為在職者提供以資料打造的建議，同時與有效完成工作所需的知識資源緊密結合。
同等的條件
在混合式工作安排的情況下，很重要的一點是領導階層需要接受訓練，能在虛擬會議中察覺員工的需求，並建立如何示意要發言的相關規定。科技也能提供協助。Microsoft Teams 打造了專屬功能，讓員工更能融入混合式工作會議中。公司若願意讓住處距離公司主要辦公室較遠的員工核銷交通費用，藉此鼓勵他們出席重要會議，也許能讓同事產生更高的凝聚力。
「我們要確保遠端工作的同仁不會吃虧。」Houck 說道，「我們要改善數位白板這類的工具，確保每個人都有合適的辦公設備，並且熟悉工具的使用。」
往後員工也勢必要習慣大幅改造的辦公室。專家預測，未來永久專用的辦公桌會大幅減少，「輪流使用的辦公桌」、協作空間，以及預約使用的個人空間則會增加。
新招聘員工也會面臨更多獨特的挑戰。當工作環境出現天翻地覆的變動時，該如何向團隊介紹新人，並向新人介紹公司文化呢？許多公司正在實驗隨機將員工配對，進行非正式的數位「茶水間閒聊」。同樣地，重新思考協助新進員工的輔導方式是相當重要的，許多問卷調查指出，比起資深員工，新進員工會更有意願在辦公室工作。Anders 表示，為新進員工安排沒有員工管理職的夥伴，會大有助益。
三分之一的員工願意推辭調薪機會，改為接受有支薪的義工服務假。Workplace Intelligence 管理夥伴 Dan Schwabel 表示：「意義變得無比重要。」
插圖作者：Valerio Pellegrini
吸引並留住人才的一大利器，就是創造工作的意義。IBM Institute for Business Value 今年曾針對員工進行問卷調查，其中超過四分之一表示他們會接受新的工作，是為了尋找更有目的和有意義的工作。另一份 PwC 問卷調查發現，三分之一的員工願意推辭調薪機會，改為接受有支薪的義工服務假。人力資源顧問公司 Workplace Intelligence 管理夥伴 Dan Schwabel 表示：「意義變得無比重要。」
在混合式工作世代中招聘人才
對部分人來說，比起轉換成遠端工作的過渡期，在從未當面見過新進員工的情況下進行評估，會更加困難。人力派遣公司 Addison Group 於去年暑假針對全美 500 位招聘經理，進行名為「遠端招聘是新常態？(Is Remote Hiring the New Normal?)」的問卷調查，發現超過 56% 的經理從來沒有遠端招聘的經驗。
不過從某些層面而言，找到適合人選的過程從未如此容易。「現在我們輕輕鬆鬆就能迅速和許多人談話，」Houck 表示，「可以和世界各地的應徵者互動。」但這也代表招聘程序會承受過多負擔。Foss 說道，「我們以往在西雅圖的現場工作人員職缺收到上千筆應徵，現在遠端職缺收到上萬筆！」
協助檢查所有應徵者的人工智慧系統勢必會更受歡迎，其中不僅包含可以挑選履歷的演算法，還有能審查應徵者、評估個性，並回答提問的聊天機器人。然而，這些系統需要小心使用。目前已經發現好幾個招聘演算法，會對部分種族的族群和女性有細微的偏見。唯有招聘經理謹慎詢問恰當的問題，並且不盲目採納其建議的狀況下，這些工具才會大有助益。
應徵者 (特別是年輕族群) 更有可能堅持要公司同意讓他們遠端工作，並視為理所當然的條件，而非公司額外福利。這時了解對方的需求和認知，會是很明智的舉動。「我們發現，人類最深層的渴望便是掌控自身工作的地點和方式，」Schwabel 說道，「不提供遠端工作的選項，就會限縮招聘員工的能力。」
每一個企業都是獨一無二的。部分企業因為公司根深蒂固的文化，或是工作本質使然，仍需要員工投注大量時間在現場工作，但其他公司將全面採用遠端和混合式工作型態，並網羅全國和全世界的人才。但是有件事是肯定的：朝九晚五的辦公室生活已經不再適用了。
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