在混合式工作型態下保持身心健康的6大原則
隨著混合式工作型態興起帶來嶄新的挑戰，我們在疫情困境中所學習到的經驗也更顯重要。
過去 12 個月以來，我們從遠端工作學到許多事。在疫情爆發時，我沒有預料到的其中一件事，就是員工身心健康會面臨多大的挑戰。
疫情僅僅持續六個月時，就已經有 30% 的前線與資訊工作人員回報，他們感受到工作過勞的情形越來越頻繁。而全球 Microsoft Teams 使用者的資料也顯示，許多人的工作量變多，而且工時變長。在 Teams 上的每人整體聊天時間增加 48%，下班時間在 Teams 上的每人聊天時間亦成長 69%。現在，隨著混合式工作型態確立，工作常態也再度轉變。但有一件事不應該改變：將員工的身心健康視為優先要務。
我和公司領導團隊正密切研究工作轉變的模式，我們近期運用這份研究以及團隊給予的資訊，整理出以下 6 大原則，以利在轉型至混合式工作型態的過程中提供指引。儘管公司不盡然要完全採用以下維護員工身心健康的原則，但我仍想與各位分享，希望能造福廣大勞動族群。
從許多層面來看，對我的團隊而言，重要的不是我講述的內容，而是我願意討論這件事。以往我們常聽到，身心健康是最重要的。員工可以婉拒要求，也應當據理力爭，並且應確保工作和個人生活明確劃分。這些可說是基本常識的原則，就是這個議題的基準，而我深信，這不僅能為團隊所有人提供更有建設性的建議，且最終能帶來更好的成果。因為我們的資料顯示，員工越是心情愉快且健康，能發揮的影響力也越深遠。
「我們的資料顯示員工越是心情愉快且健康，能發揮的影響力也越深遠。」
1. 善用OKR
想達成身心健康的目標，無論是遠端或面對面的工作型態，都要依優先順序安排時間，並分配心力。但身處不同地點工作時，我們很難解讀同仁的需求、溝通彼此的優先順序，因此養成了一個習慣：每一次中斷工作時，都以處理緊急事件的態度回應。
運用緊扣目標與關鍵成果 (OKR) 的架構，便能打造出一套個人管理架構，能讓自己和他人清楚了解工作的優先順序。建立好個人管理架構，就能依據這個篩選機制婉拒要求 (也可以代表「稍後再處理」)。您也可以運用這個工具協助自己平衡工作量。如果在季中加入新的關鍵成果 (KR)，就可以把其他關鍵成果替換掉，確保能維持平衡。
2. 接受不完美
我們身處在步調極快且極為不穩定的環境，因此需要在追求完美及速度和靈活之間拿捏平衡。有時候「還不錯」已經足夠了，但有時候並非如此。
在這裡我們要清楚強調，這並不是要降低對客戶的品質門檻，而是在取得成果的過程中，調配每一步驟的優先順序、投注心力和預期成果。我們要自問「這需要做到好、更好，或最好？」，並鼓勵團隊多加討論。馬拉松冠軍並不會分分秒秒都以最快速度衝刺，而是一路有策略地調配速度。
3. 堅守界線
維持身心健康需要個人和團隊的共同努力。每個人的條件都不相同，有人需要照顧生病的父母，有人需達成遠端學習需求而焦頭爛額，有人則因為種族特質而遭到不公平的對待。我們每個人都要界定自己能力所及和無法達成的事情，並且堅守界線。
套用到實際生活中，就代表無論是遠端或面對面的工作型態，我們都要決定開始和結束工作的時間，堅守這些決定的同時，也要與團隊好好溝通。科技在這時候就能派上用場。例如，在處理家庭事務時，運用 Teams 設定狀態訊息告知團隊。當眾人堅守並尊重彼此的界線，便能打造互相支持的文化，協助達成身心健康的目標。
「要由上往下建立文化，領導階層必須以身作則，實踐富有同理心的做法。」
4. 根據目的規劃會議
過多的會議是遠端工作最降低生產力的趨勢之一，但其背後原因並不難理解。因為無法明確看到進度和投入工作的程度，出席會議便成了有在工作的指標。這可說是 21 世紀的打卡方式，但對員工和雇主來說皆無益處。
組織可強化以籌備和目的為主的會議文化，降低對會議效益的期待，避免因為會議過多，而消耗身心。首先要問的基本問題是：「這個會議一定要開嗎？再想想看，一定要開嗎？」
如果答案是肯定的，請判斷會議的目的是要宣布資訊、進行討論或下決策。僅邀請真正必須到場的人、事先分享議程，並善加練習會議記錄和發布記錄的技巧，避免讓未受邀的同仁因為缺少資訊而擔憂。鼓勵其他同仁在需要了解最新資訊時，查閱會議記錄和逐字稿。讓同仁有這種感受：最棒的會議是他們不必出席的會議。
5. 遵從科學
我們身為世界第一批全數位工作人力的一員，將攜手打造協同工作的未來。我們會確立規範、習慣和最佳做法。這項特權伴隨責任，也帶來契機。與其沿用傳統智慧所限縮的假設，不妨把握時機跟從科學的指引。
例如，科學告訴我們世界最佳運動員已經知曉多年的道理：需要休息與復原，才能達到頂尖效能。投注更長的時間，不一定能帶來更好的影響力。我們需形塑的工作文化是認可休息片刻為智慧的象徵，而非代表懶惰。好好享受下班時間，協助自己恢復活力。身心健康不只是口號，而是經過驗證的最佳做法。
6. 能同理他人的領導模式
每個人都很重要。要由上往下建立文化，領導階層必須以身作則，實踐富有同理心的做法，積極發聲並提倡身心健康。如此組織內的每個人才能感受到優先照顧身心健康是獲認可的行為。
您應該現在就開始對他人表達關懷。與人互動時要認真傾聽，並以同理他人的方式領導團隊。向他人吐露自身困境。協助確保團隊中的弱勢聲音受到重視。讓眾人有機會享受樂趣，也有機會傾訴傷心和快樂的事。讓我們一同攜手塑造出這種文化。
若欲了解原文，請參考微軟官方部落格。
