跳過主内容

在新的一年使用 Microsoft Viva 培養出色工作習慣的六大方法

每年的此時此刻,人們總在思索如何建立好的開始,而不少人可能會從重新檢視部分工作習慣下手。混合式工作型態為我們的日常生活帶來極大的變革,根據Microsoft的內部調查結果顯示,許多員工仍在試圖尋求良好的平衡。

設定目標一點也不難,真正困難的是如何實現目標(還有加以遵守)。好在,Microsoft Viva 可助您一臂之力。在此集結廣受歡迎,且可用來培養出色、健康工作習慣的六大 Viva 功能,期望能協助您建立好的開始。

1.保障您的時間

對許多人而言,一週尚未開始,工作排程中早已排滿各種會議,僅留下少許時間可專注處理工作。每當我們因故分神,平均需要花費 23 分鐘的時間才能重返正軌,也因如此,即使隨處規劃 30 分鐘的不受打擾時間,往往也無濟於事。時間分配對身心健康而言極為重要。資料顯示,擁有更多專注時間的 Microsoft 員工,往往更加滿意自身的工作和生活平衡。

Microsoft Viva Insights 可協助您輕鬆設定每天兩小時的專注時間。

  1. 在 Outlook 中,請從 [常用] 功能表中選取 [Viva Insights] 增益集按鈕。
  2. 請選取 [希望每天都有專注時間嗎?],並依循步驟操作。如此即可自訂專注時間的長短、偏好將專注時間安排在上午或下午,以及其他更多內容。

Viva Insights 將自動在您下一週的日常工作時間內排定兩小時的專注時間(並避開您的會議)。這樣一來,即使會議時間延長,您依舊可以保有專注時間。

您可以透過Viva Insights網路儀表板自訂專注時間偏好設定(包括每天要排定幾個小時),只要在左側導覽列中選取 [設定],即可進行操作。

  1. 規劃一天當中的正念時刻

我們深知,練習正念可帶來許多好處(幾乎可改變大腦的運作方式)。不過,將正念視為優先事項往往絕非易事,特別在您不知該從何著手的情況下,更是難上加難。

好消息是:Viva Insights 應用程式 內含一組來自 Headspace 的精選引導式冥想和正念練習。目前,這些練習提供英文、法文、德文、葡萄牙文和西班牙文等版本。冥想僅需為 3 到 10 分鐘的時間,因此可輕鬆安插至您的一日行程中。您甚至可讓 Viva Insights 發出提醒。

3.練習成長思維

建立成長思維為公司重要的核心理念。但要如何在日常工作中培養成長思維?方法很簡單:請保持好奇心,並藉此獲得啟發。

瀏覽內部 SharePoint 網站時,您可能會注意到有些文字會標示底線,並使用灰底做為醒目提示。這些內容皆為 Microsoft Viva Topics 的一部分。下次看到這些醒目提示的文字時,請將滑鼠游標移動至上方,以顯示主題卡片。如果選擇 [詳細資料],即可前往主題頁面,並於當中看到相關主題、內部專家和建議的網站。如此一來,就能輕鬆拓展您的人際網路和專業知識。

您也可以在 Word、Excel 和 PowerPoint 中使用 Viva Topics 尋找更多資訊。請用醒目提示標記字詞、在上方按一下滑鼠右鍵,並選擇搜尋醒目提示文字的選項。如有符合該字詞的 Viva Topics,主題卡片就會顯示為第一筆結果。

4.安排時間學習新知

無論您有意學習新的技能,或探索技術領域的最新趨勢,Microsoft Viva Learning 都能為您提供協助。Viva Learning 目前仍在試行階段,可將來自眾多內容提供者(包括 LinkedIn Learning)的課程整合為單一學習體驗,協助您在工作流程中自然而然地學習新知。

您不僅能關注 [已指派給您] 區段中的必要課程,甚至還可挑選感興趣的主題,以獲得個人化建議。此外,您也能將課程加入書籤,並在 [我的學習] 索引標籤中再次找到該課程。Viva Learning 將於本季稍後提供多項令人躍躍欲試的更新,以協助您更輕鬆地達成目標(也期望讓您更樂於學習)。

  1. 在一天的工作結束後放下工作

儘管眾人都對通勤敬謝不敏,通勤卻有一項好處:能在一天的工作結束後,利用這段特定的時間放下工作。對許多人而言,這在 COVID-19 疫情下消失殆盡,因此極需找到新的方式將工作和生活區分開來。某項調查結果顯示,89% 的受訪者表示工作與生活平衡有惡化的傾向,而 55% 則表示無法在工作和居家生活之間取得平衡。

Viva Insights 應用程式中的虛擬通勤功能可協助您運用正念,在一天的工作結束後放下工作。您可以勾選已完成的工作,並記下明天需要處理的任何工作(此舉遠勝於在凌晨兩點仍不斷掛念這些工作)。如有需要,虛擬通勤將使用簡短的冥想來進行總結,以協助您轉換心情。歡迎試用這項功能,它將大腦切換為放鬆模式的成效,或許可讓您大吃一驚。

  1. 向下班後的通知勇敢說「不」

請幫自己一個忙:千萬不要在結束一天的工作後,使用手機查看工作內容。此舉是維持工作與生活界線,並避免過勞的重要關鍵。在彈性工時,以及全球團隊跨越多個時區運作下,每個人的工作時間都不盡相同,而這也表示:即使「您」一天的工作早已結束,通知依舊會不斷出現。

Viva Insights 可協助您設定「勿打擾時間」,以關閉工作時間(由您定義)以外的 Outlook 和 Teams 行動裝置通知。請在 Viva Insights 應用程式 中選取 [保護時間],即可個人化您的工作時間。