中小企業營運的前瞻思維！在紛擾變動的經濟情勢下，企業藍圖如何再創造新價值？

近年來全球政經局勢變化不休，從中美貿易戰、COVID-19 疫情、供應鏈由長鏈變短鏈等，各個事件都反應出外在環境正處於快速且大幅度的變動中，而對台灣中小企業而言，若為了跟上轉型趨勢必然需要不斷調整自家數位價值，通常會落入心有餘而力不足的窘況當中。

對於一般中小型企業而言，數位轉型往往礙於人力不足和資金預算而停擺，但其實，數位轉型不一定要投入大量的資金和人力，若能以雲端工具作為企業運作基礎，就可以減少一次性大規模導入的風險，透過固定每人/每月的使用者定價來保持預算，進而降低數位化的資金門檻，靈活管理並增強企業競爭力的延展性。

在紛擾變動的經濟情勢下，企業唯有藉著數位科技不斷賦能，才有機會在快速變動的新局勢用不同的轉型層次拉高競爭力，成為掌握產業的主導者。一如新創企業創未來科技與不斷擴大規模的方圓國際都選擇透過雲服務、線上協作軟體等科技工具，達到提升企業生產力與競爭力的目標。

Microsoft 365 賦能團隊協作高效生產力，打造新創成長曲線！

以「超薄型陣列雷達」在市場嶄露頭角的創未來科技，將半導體與雷達技術整合，不僅縮減雷達的體積和面積、降低通訊功耗，還擴大了偵測掃描範圍，完全吻合現今新太空時代希望衛星體積越輕薄越好的需求，因此成軍不到半年就拿下國家太空中心的訂單，連外媒《National Interests》都曾特地報導，顯見其產品在全球雷達產業的創新性和獨特性。

正因為成功搭上衛星熱潮，創未來科技的營運規模快速成長、新進同仁越來越多，為了快速因應人員異動，創未來科技決定導入 Microsoft 365  。創未來科技執行長王毓駒說明，過往採用單機版軟體的做法， IT 部門要在新人報到前，事先準備好軟硬體資源，然而透過為新進員工申請的授權帳號，即可開通所有 Microsoft 365 服務，藉此省下人力資源與作業時間。

不只如此， Microsoft Teams 也是軟硬體工程師的最佳溝通協作平台。王毓駒指出，創未來科技提供的是雷達感測與衛星通訊完整解決方案，在硬體端可以從 IC 、模組一路做到系統，在軟體端也有相應的資料處理系統，因為軟硬體部門所使用的設計軟體都不一樣，因此，在進行跨部門研發會議時，工程師就會擷取設計草圖的畫面並透過 Office 應用程式，讓與會者都能清楚目前的研發狀況，藉由資訊透明化、溝通順暢化讓公司內部協作整合更完美。

王毓駒認為，新創團隊最大的核心優勢就在於對市場反應和創新敏捷的企業文化，在做決策時，應該站在「能否維持快速反應」的角度，而這也是當初選擇 Microsoft 365 的原因。

雖然市面上有很多免費或低價的雲端生產力工具，但對組織來說可能無形中需要花費更多時間或教育成本去學習維運，反而會影響營運效能，而 Microsoft 365 是橫跨不同年齡層熟悉的使用介面，幾乎不用學習就能上手，員工不必將時間花在學習如何使用生產力工具，反而更能專注在核心業務上，維持新創與眾不同的速度優勢。

解密跨國零售營運新策略！微軟助方圓國際達到門市管理、提升營運效率

成立於 1998 年的方圓國際，以「喫茶小舖」品牌在全台各地展店，成為台灣外帶式茶飲產業的佼佼者，之後順應海外市場對手搖飲料的需求，在 2016 年推出手搖飲高端品牌「吃茶三千」於廈門中華城地區初試啼聲，爾後陸續於中國其他城市拓展，其他地區包含美國加州、加拿大、俄羅斯、越南、新加坡、馬來西亞、印尼、柬埔寨等國家皆有設點且積極拓展中。

吃茶三千營運處長林思瑜表示，外帶式茶飲產業以實體門市經營為主力，必須定時巡查與教育訓練，才能確保門市服務與產品的品質。

然而過去二年多在 COVID-19 疫情下，各國祭出的邊境管制政策，讓總部管理者很難親自前往當地瞭解營運狀況，為了確保海外門市服務品質，起初方圓國際使用免費的視訊會議軟體與海外督導溝通，但「吃茶三千」品牌遍及全球各地，各地網路連線的狀況並不一致，在某些網路管控較為嚴謹或網路品質不穩定的地區，就容易遇到斷訊或文件無法投影的情況。

又或者必須改用其他的視訊會議軟體，同時也因各據點採用不同視訊和辦公工具，各資源無法整合，形成協作的阻礙。

為了解決海外溝通不順暢、缺乏效率的問題，方圓國際在 2021 年導入 Microsoft 365 ，藉由  Microsoft Teams 以確保遠距溝通的品質和穩定性，不論門市置身何處，只要透過手機和網路就能完成督導作業，並即時將工作成果上傳雲端。「 Microsoft Teams 讓台灣與海外門市同仁的協作更順暢，可以更有效地統整實務上所面臨的問題，並針對問題制定出改善方案，」林思瑜說。

除了讓全球門市有一致化的線上管理，吃茶三千海外營運部也運用 Microsoft Teams 會議錄製功能，更深入瞭解不同國家的實際訓練情況，並將其存檔檢視與備用，作為教育訓練範本分享在團隊頻道中，並依此持續優化。

近期，喫茶小舖也開始導入微軟 Power BI 數據可視化工具，進行銷售、商品組合及活動效益分析，無論是直營門市或加盟門市等營運績效分析，亦或是各檔期的行銷推廣與活動銷售，都能讓各門市即時追蹤檢視銷量，立即找出問題以進行改善。

同時 Power BI 整合了 POS 營業數據，除了可以大幅省下人工彙整數據的作業時間，更能運用數據分析的優勢，強化營運及行銷活動的策略，精確掌握市場及消費者的脈絡。

跳脫原先框架是中小企業保持競爭力的首要課題

現今在全球動盪中彰顯了諸多的不確定性，而要一併兼顧內部業務營運又要滿足不可控的市場需求變化，漸成了許多中小企業的首要任務。

無論是工作模式或者不同產業等各方樣貌，中小企業應當跳脫既有框架的應變之道，才能掌握因應數位轉型所創造的商機，並佈署跨平台的移動應用且無縫協作的企業生產力工具，已成刻不容緩的議題。

從創未來科技到方圓國際的經驗來看，無論企業成立時間長短、營運規模大小或是屬於哪一種業務類型，中小企業可善用雲端服務提高營運效率和彈性，才能在充滿不確定性的未來中，持續保有生產力和競爭力。

本文轉載自科技報橘