Microsoft 和 LinkedIn 使用新的法務遵循工具革新風險管理
Blake Hollingsworth (左) 和 Sugandha Sharma 與 Microsoft 和 LinkedIn 的法務遵循團隊攜手開發現代化法務遵循工具，以提供給公司及子公司使用 (相片分別由 Blake Hollingsworth 和 Sugandha Sharma 提供)。
LinkedIn 併購案的規模，在 Microsoft 史上創下新高，但多虧本併購案的牽線，才能促成這款現代化法務遵循工具，進而協助 Microsoft 更輕鬆地管理全球法務遵循方案。
Microsoft 不僅負責掌管位於世界各地的數百個法律實體，也持續收購或成立新的實體，以滿足不斷進化的企業目標。鑑於 Microsoft 必須恪守法務遵循規定，旗下的國際子公司不僅要遵循當地法規要求，還應符合 Microsoft 向美國證券交易委員會 (SEC) 提交整合文件時所應遵守的企業和法律架構規範。
過去 15 年來，Microsoft 使用名為 STAT 的內部開發工具來管理上述法務遵循要求。法務遵循控管人員會使用這款工具追蹤公司旗下的法律實體、監控和管理法務文件提交作業和程序 (例如財務報表和退稅事宜)，以及儲存稅率和稽核結果等資訊。
然而，這款工具已逐漸不堪使用。
自這款工具誕生後，Microsoft 已完成超過 150 筆併購案。隨著系統負載和資料容量陸續增加，使用者也開始遇到效能問題。每個併購實體採用的做法皆不盡相同，正因如此，報表製作程序不僅複雜無比，也需耗費大量人力。這款工具不但無法達成 Microsoft 的無障礙存取目標，還得投注大量的作業資源和維護心力，才能跟上當下的全球需求。
此外，這款工具也需仰賴高度的手動作業，以完成特定程序。值得慶幸的是，現在只要運用現代化自動化技術，即可輕鬆降低存在於舊版系統手動程序中的既定風險因素。對於只要一發生錯誤和提交延誤，就會產生嚴重後果 (例如罰鍰、追究 Microsoft 員工的個人責任，在某些轄區甚至得面臨牢獄之災) 的法務遵循領域而言，自動化技術實為一大福音。
2017 年併入 Microsoft 旗下的 LinkedIn 也試圖擺脫需手動運作的舊版法務遵循系統。
正式加入 Microsoft 生態系統後，LinkedIn 便開始探索各種有助於改善現行法務文件提交管理作業的選項，包括導入現有的協力廠商法務遵循工具，以及自行建置內部解決方案等。加入 Microsoft 現有系統的選項也在 LinkedIn 的考量之列，不過，舊版工具無法滿足其所要求的安全性複雜度，因此無法存取不在 Microsoft 網域內的使用者。
因此，我們下定決心：不僅要將舊版法務遵循平台現代化，還要把所有 Microsoft 子公司的程序全數標準化。
– Microsoft 商務和生態系統部門專案經理 Sugandha Sharma
Blake Hollingsworth 和 Sugandha Sharma 效力於 Microsoft 商務和生態系統部門，專門負責控管和法務遵循等工作。兩人在此一背景之下，共同激盪出重大契機。
Microsoft 商務和生態系統部門專案經理 Sharma 指出：「這是千載難逢的機會，不僅可讓我們著手打造全新的現代化多租戶平台，還能免除透過不同方式協助 LinkedIn 重新建置同款產品的費用。」
多租戶平台可提供給不同網域的使用者存取，而且不會提高安全性風險。
Sharma 回憶：「這是一石二鳥的做法，能讓兩大問題迎刃而解。因此，我們下定決心：不僅要將舊版法務遵循平台現代化，還要把所有 Microsoft 子公司的程序全數標準化。另外，還需將新併購實體的個別需求納入考量，提供足夠的彈性來協助對方經營自身業務。」
Microsoft 稽核和法務遵循團隊資深軟體工程經理 Hollingsworth 也提到除了上述綜合優勢之外，此舉也有機會透過規模理想的子公司來試行新的系統。
他進一步補充：「我們有機會打造新的系統，並將其先行導入至 LinkedIn 中。我們可透過早期採用者方案評估諸多因素，並將其做為概念證明之用。這樣一來，就能在中斷 Microsoft 整體營運以整合解決方案前，提早驗證專案的可行性，同時加快 LinkedIn 的系統轉換速度。」
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在 Linking 的助陣下成就更多
Angel Lim 回想起首次看到 Microsoft STAT 工具的情景。身為 LinkedIn 國際政策和法務遵循部門的會計主管，她在 2018 年親自造訪位於 Redmond 的 Microsoft 總部，並觀察到舊版工具潛力十足，不僅可將法律工作流程自動化，還能提高 LinkedIn 法務遵循程序的效率。
當時，她完全不知道工程團隊正在著手打造全然一新的 STAT vNext 平台。
Lim 表示：「LinkedIn 有意自行建置或購買法務遵循工具，以處理法務遵循監管事宜。過去，我們使用 Excel 試算表來手動儲存和追蹤資訊。」
與 Microsoft 的 STAT 團隊展開合作後，Lim 發現由於舊版系統有單一租戶限制，因此，LinkedIn 無法進行存取。Lim 也補充：「不過，對方表示計畫於明年推出 vNext 專案，而 LinkedIn 可優先上線使用。」
在著手開發新設計期間，工程團隊與 LinkedIn 的同仁，以及負責監督 Microsoft 全球法務遵循和報表的企業會計專案關係人攜手合作，使用可將工作視覺化的看板原理，制訂了一套適合協同合作且靈活的開發方法，藉此聚焦於流程本身，並依據經驗來持續做出改進。
該團隊採用上述方法來設計和構思重要功能、收集意見反應，並打造交付給 LinkedIn 使用的最簡可行產品 (MVP)。Sharma 提到：「我們知道這個專案有時間上的急迫性，需要盡快提供一款解決方案。」
廣泛收集各方意見
由於過去 10 年來，Microsoft 旗下的法律實體數量從 200 個一路成長至超過 646 個，因此，相較於單純修正現有工具的各項缺失，該團隊決定廣泛傾聽和了解規模成長對業務需求和程序帶來了哪些變化。畢竟，為了搶先佈局雲端運算需求和合併與併購活動，並提高世界各地的營運效率，公司設置了多個新 Microsoft Azure 資料中心，而組織規模也因而大幅成長。
Hollingsworth 指出：「我們定義的終極目標，在於透過協同合作方式建置最出色的技術解決方案，以滿足 Microsoft 瞬息萬變的法務遵循需求。」
商務和生態系統團隊規劃了每週一次的設計研討會，並邀請商務合作夥伴共同參與。Hollingsworth 表示，在研討會期間，該團隊著重徵詢和探討現有系統的缺失，並列出增強功能的願望清單，期望藉此廣泛收集各方意見。
Hollingsworth 表示：「網域本身就是一大挑戰。這個過程可讓本團隊提出和驗證『跳脫傳統思維』的想法，而當中許多想法都促成了大幅度的功能改善。」
工程團隊使用多項世界級的 Microsoft Azure 雲端原生元件 (例如 Azure Active Directory、Linux 上的 Azure App Service、Azure SQL、 Azure Service Bus 和 Azure Functions)，快速建置了安全、可擴充且符合成本效益的應用程式及 API。有了此一架構後，該團隊就能持續交付來著重解決商務問題，並盡可能減輕作業支援和維護上的負擔。
工程團隊從零開始重新打造劃時代的法務遵循工具，致力於標準化 Microsoft 子公司的流程、解決眾多問題，並加入多項增強功能。針對 LinkedIn、其他大型併購案 (例如 GitHub 和 ZeniMax)，以及後續的潛在併購對象，該團隊需要開發一款解決方案，藉此提高工作流程彈性。使用自動化功能取代手動追蹤程序後，不僅提高了工具中的工作流程效率，也可及時追蹤交付作業。
LinkedIn 法務遵循和報表部門資深經理 Lindsay Malanog 每天都會使用法務遵循工具處理工作。過去，LinkedIn 團隊會運用 Outlook 行事曆和試算表來提醒自己期限將屆。
最近，她首次使用 STAT vNext 提交報表。
Malanog 指出：「我根本不需記住先前將資料記錄在哪一份 Excel 工作表中。」
現在，她可以在工具中收到自動化訊息，並將說明文件來源予以集中。
她表示：「這可大幅縮短交叉查詢靜態資料的時間。有了單一事實來源後，監督作業勢必可更順暢地進行。」
此外，工程團隊也於工具中加入多項效能增強功能，並採用簡化且更易於存取的使用者介面，同時將先前獨立工具之外，需透過電子郵件進行的溝通流程整合於其中。vNext 法務遵循工具內建多租戶功能，可化身現代化產品，伴隨 Microsoft 一同成長茁壯。
Hollingsworth 提到：「研究結果指出，針對每家子公司，我們平均需要追蹤 7 個程序。正因如此，讓全球 646 個法律實體採用一致的程序和管理方式，便顯得極其重要。工程團隊精心設計的解決方案不僅能滿足現行需求，還可提供多項功能來迅速回應政策及程序上的變更，並伴隨組織持續成長。」
有了新款 Microsoft 法務遵循工具，法務遵循控管人員就能享有可高度自訂的簡化程序，同時運用內建的控制項來追蹤提交流程的各個里程碑。
協助眾人符合規範
Jolene Goodson 和 Ruth Rose 任職於 Microsoft 企業會計部門，兩人皆為公司法務遵循政策及 STAT 工具的重要專案關係人。他們直接與 LinkedIn 及商務和生態系統部門的工程團隊合作，共同找出有待解決的特定挑戰。
工程師多次傾聽我對商務問題的描述，並找出更理想的解決方案，讓我感到相當驚喜。
– Microsoft 企業會計部門資深財務經理 Jolene Goodson
對他們而言，擺脫商務程序的既定運作概念，正是新款解決方案的重要關鍵之一。
Microsoft 企業會計部門資深財務經理 Goodson 指出：「身為商務人士，我期望新款工具能採直截了當的運作模式。工程師多次傾聽我對商務問題的描述，並找出更理想的解決方案，讓我感到相當驚喜。」
在工具首度推出並運用在 LinkedIn 後，Goodson 和 Rose 也將 STAT vNext 分享給 Microsoft 的法律、稅務和財政團隊使用。這些團隊皆為全球法務遵循架構中的成員，因此也對新款工具抱有期待。另外，他們也從眾多測試人員中挑選多名全球進階使用者參與測試，藉此收集意見反應，並針對難題進行腦力激盪。
Sharma 表示：「這群進階使用者可協助我們實現終端使用者的心聲，同時設計多項新功能。」
該團隊計畫將新的法務遵循工具推廣給 Microsoft 的其他全球實體使用，也期望工具排除的障礙及所提供的自動化功能，可望協助使用者提高效率，並著手自訂工作流程。如此一來，即可消弭離線管理特定詳細資料所衍生的時效性追蹤錯誤。
Microsoft 商務和生態系統部門財務管理小組專案經理 Kent Rosema 提到：「將法務遵循工作流程工具現代化，有助於讓 Microsoft 跨足新的業務和地理區域，同時嚴格遵循各項法規標準。」
不僅如此，有了更出色的報表功能，相關人員就能更輕鬆地記錄其法務遵循指標和資料，並將其回報給 Microsoft 領導階層。由於測試小組可提供即時意見反應，以確保解決方案能因應使用者程序問題，因此，法務遵循團隊深信：這款工具可望為全球相關人員的日常工作帶來立即且實際的價值。
Rose 指出：「很榮幸能透過深具遠見的方法來解決問題，並見證如何運用各款解決方案來提供更多功能，繼而嘉惠全球使用者。這個專案講求密切協同合作，也需仰賴工程部門、監管部門和日常系統使用者的熱情參與，因此，在工具推出後，法務遵循社群中的各方人士，都有機會從中獲益。」
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