DEJME DĚTEM ŠANCI: Jak říkat velké díky za málo peněz?

DEJME DĚTEM ŠANCI: Jak říkat velké díky za málo peněz?

Každé neziskové organizaci se to někdy stane. Dostane se do kolotoče shánění prostředků a oslovování dárců, při kterém na informování o novinkách a vůbec na rozvoj vztahů s dárci již nezbývá kapacita. Na tento problém se však organizaci DEJME DĚTEM ŠANCI, o.p.s. podařilo vyzrát s pomocí informačního bulletinu, který vzniká v Office 365.

DEJME DĚTEM ŠANCI pomáhá dětem a mladým lidem z dětských domovů na jejich cestě k samostatnosti. Činí tak prostřednictvím nespočtu projektů, jako je spoření pro děti, hostitelská péče či podpora dítěte při studiu. Vždy však podporují konkrétní dítě.

Organizace se nespoléhá na zdroje státních a evropských dotací, ale své aktivity hradí zejména z darů soukromých osob. O to více je pro ně stěžejní pravidelná komunikace a dobrý vztah s dárci. Kvůli shánění prostředků, tvorbě projektů a administrativní zátěži však na tuto důležitou část jejich činnosti nezbýval čas. „Je to oblast, která byla v naší organizaci částečně upozaděna i z technických důvodů. Na dárce jsme se tak obraceli spíše se žádostmi o další podporu, ale už nezbývala kapacita k tomu, abychom je informovali, jak se celé organizaci daří, jaké jsou u nás novinky a vůbec jak je s jejich finančními prostředky naloženo,“ popisuje situaci Tereza Tkadlecová, zástupkyně ředitelky DEJME DĚTEM ŠANCI.

Členové správní a dozorčí rady organizace, partneři, členové Výboru podporovatelů a týmu DDŠ na novoročním setkání, Zdroj: DEJME DĚTEM ŠANCI

Řešení přišlo v podobě Informačního bulletinu, který dárce informuje o činnosti organizace, jejích úspěších a připravovaných akcích. Zásluhu na vzniku bulletinu má služba Office 365, díky níž se podařilo zrychlit a zefektivnit pracovní procesy uvnitř organizace, včetně tvorby dokumentů. Práce v Office 365 umožňuje zaměstnancům jednoduše sdílet soubory, souběžně je editovat, plánovat projekty a třeba i pořádat videokonference, na kterých se zaměstnanci o všem mohou osobně poradit. Ani tvorba samotného bulletinu tak nezabere příliš času, zato jeho dosah je velký.

Nejen, že se nyní informace o činnosti pravidelně dostávají k dárcům, ale dárci se na základě četby bulletinu sami také ozývají a nabízejí spolupráci. „Naši podporovatelé bulletin rádi čtou. Kromě toho je ale jeho četba motivuje více se zapojovat – nezřídka se pak sami nabízejí, že ve prospěch dětí z dětských domovů uspořádají například nějakou akci pro veřejnost nebo nás jinak podpoří. Bulletin tak určitě pomohl nastavit komunikaci s dárci a budovat si s nimi vztah,“ říká Tereza.

Kromě nově nabytého času na komunikaci s dárci se DEJME DĚTEM ŠANCI také podařilo nastavit a udržet stejný vizuální formát, aniž by si museli najímat externího grafika. „K tvorbě měsíčního bulletinu využíváme šablonu MS Word. Kvitujeme, že díky této šabloně máme vždy jednotnou úpravu našich bulletinů, práce se šablonou je jednoduchá, dobře vypadá a máme pozitivní ohlasy i od našich podporovatelů. Jsme také vděční za každou možnou úsporu našich velmi omezených financí. To by bez sady Office bylo složité, neboť bychom museli hradit služby specialisty,“ přibližuje Tereza.

Tým DEJME DĚTEM ŠANCI se studenty Stipendijního programu na Benefičním večeru, Zdroj: DEJME DĚTEM ŠANCI

Změny se nikdy neobejdou bez překážek a pochybností. Počáteční obavy kolegů z použití cloudového nástroje se však v organizaci podařilo překonat. „Vyhovuje nám přehlednost a uživatelsky jednoduché prostředí. Díky Office 365 se můžeme k našim zálohovaným datům dostat kdykoli, odkudkoli a z jakéhokoli zařízení, sdílení dokumentů nám urychluje práci a vše je jednoduše dohledatelné,“ uzavírá Tereza.

S omezenými prostředky, ale s efektivními nástroji. Tak vznikl Informační bulletin DEJME DĚTEM ŠANCI pro jejich dárce a příznivce. Dokazuje, že technologie pomáhají různými způsoby. Někdy pro velké výsledky stačí využít třeba jen obyčejnou aplikaci Word ve spojení s cloudovým řešením. Jejich prostřednictvím se v tomto případě povedlo prohloubit a zkvalitnit vztah mezi dárci a organizací.