Eine veränderte Arbeitswelt erfordert neue Tools, um die Zusammenarbeit zu organisieren und zu optimieren

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Der Wandel der Arbeitswelt hat durch die weltweite Corona-Pandemie einen immensen Schub erlebt. Viele Unternehmen haben die Umstellung auf hybride Arbeitsmodelle zwischen Homeoffice und Büro oder sogar vollständige Remote-Zusammenarbeit erfolgreich umgesetzt. Doch die neue Arbeitsweise ist teilweise noch immer neu für Beschäftigte und Führungskräfte. Eine veränderte Arbeitswelt erfordert neue Tools, um die Zusammenarbeit zu organisieren und zu optimieren – doch wie evaluieren Unternehmen, ob die technische Ausstattung den Anforderungen der täglichen Arbeit entspricht? Der Productivity Score, MyAnalytics und Workplace Analytics sind drei Lösungen, mit denen Unternehmen Antworten auf diese Fragen finden können. 

Eines ist sicher: Remote-Arbeit und Homeoffice sind gekommen, um zu bleiben. Laut einer Erhebung des Marktforschungsunternehmens Gartner wünschen sich 41 Prozent der Beschäftigten, dass sie auch nach der COVID-19-Krise von zu Hause arbeiten können. Gemeinsam mit der Boston Consulting Group und KRC Research haben wir untersucht, wie sich dieser Trend in Zukunft entwickeln wird. Dabei haben uns neun von zehn Führungskräften bestätigt, dass der Großteil ihrer Beschäftigten auch nach der Pandemie weiterhin hybrid arbeiten möchte. Das Nine-to-Five-Arbeitsmodell ist Geschichte. Zugleich zeigt unser Work Trend Index, wie wichtig es ist, Unternehmen und Beschäftigten dafür smarte Lösungen an die Hand zu geben, da beispielsweise die Gefahr eines Burnouts steigt. Auch darf die Nutzungserfahrung nicht unter der Situation leiden – eine Herausforderung für jede IT, wenn Beschäftigte nicht vor Ort sind, sondern dezentral und mit verschiedenen Geräten arbeiten.

Drei Tools für bessere Arbeitsbedingungen – in der gesamten Organisation und für jede*n Einzelne*n

Um diese Thematik zu adressieren, bieten wir drei verschiedene Lösungen: den Productivity ScoreMyAnalytics sowie Workplace Analytics. Sie alle haben gemeinsam, dass sie Unternehmen und Beschäftigte bei der digitalen Transformation unterstützen und dabei helfen, produktiv zu bleiben. Gerade in der aktuellen Zeit haben uns viele Fragen von Nutzer*innen erreicht, worin sich die drei Lösungen unterscheiden. Was unsere Tools können und warum sie ganz unterschiedliche Zielgruppen und Herausforderungen adressieren, möchten wir an dieser Stelle erklären:

1. Productivity Score

Der Productivity Score ist ein optionaler Dienst von Microsoft 365, mit dem IT-Administrator*innen besser verstehen können, wie die Beschäftigten im eigenen Unternehmen Microsoft 365-Dienste einsetzen. Denn unsere Erfahrung aus den vergangenen Jahren zeigt vor allem eines: Jede digitale Transformation verläuft anders und auch die Probleme, vor denen IT-Administrator*innen stehen, unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen. Der Score nutzt die Daten des Microsoft Graph und setzt sich aus der „People Experience“ und der „Technology Experience“ zusammen. Die „People Experience“ bezieht sich auf die Art und Weise, mit der Beschäftigte bestimmte Dienste oder Anwendungen, wie zum Beispiel die gemeinsame Dateiablage in SharePoint, nutzen. Die „Technology Experience“ wiederum bezieht sich auf technische Parameter. Dazu gehört beispielsweise die Qualität der Netzkonnektivität für Dienste wie Exchange, SharePoint oder Microsoft Teams. Microsoft greift dabei zu keinem Zeitpunkt auf die Inhalte selbst zu. Diese beiden Bereiche und der ermittelte Gesamtscore helfen IT-Administrator*innen, passende Maßnahmen einzuleiten, um die Arbeit der Beschäftigten zu erleichtern.

Um das an einem Beispiel zu verdeutlichen: Verschicken besonders viele Mitarbeiter*innen Dokumente als E-Mail-Anhang, kann die IT in Schulungen gezielt darauf hinweisen, dass es den Arbeitsprozess vereinfacht, die Dokumente in SharePoint abzulegen und lediglich den Link zur Datei zu teilen. Ebenso kann sie sehen, welches Feature eventuell für die Arbeitsweise im Unternehmen überflüssig ist oder welches zusätzlich freigeschaltet werden sollte.

Der Productivity Score ist ausschließlich über das Microsoft 365 Admin Center zugänglich und kann durch Administrator*innen gemäß der Compliance-Richtlinien ihres Unternehmens aktiviert und natürlich auch wieder deaktiviert werden. Wichtig ist dabei zu verstehen, dass der Dienst nur aggregierte Daten aus der gesamten Organisation nutzt, die über einen Zeitraum von 28 Tagen gesammelt werden. Der Productivity Score erlaubt es nicht, einzelne Beschäftigte gegenüber anderen zu bewerten und es werden auch keine Scores für einzelne Personen ermittelt. Stattdessen bietet der Score der IT einen unternehmensweiten Blick auf die Arbeit mit Microsoft-Lösungen.

Ein Zugriff auf den Score und seine Daten durch Microsoft oder durch Dritte außerhalb des Tenants ist nicht möglich, denn: Die Daten gehören ausschließlich unseren Kunden und sind im gleichen Maß geschützt wie Daten anderer Dienste. Ob und in welchem Maß ein Unternehmen sie nutzt und wie es damit umgeht, liegt in der Verantwortung des Unternehmens. Unserer Auffassung nach sollte die Nutzung in Vereinbarungen mit den jeweiligen Betriebs- und Personalräten und transparent gemachten Richtlinien geregelt werden. So handhaben wir das auch bei uns.

2. MyAnalytics

Viele Beschäftigte stellen sich diese Fragen mitunter selbst: Was kostet mich in meinem Arbeitsalltag die meiste Zeit? Wie könnte ich mir meine Zeit besser einteilen, um beispielsweise ohne Störungen konzentriert an einem Projekt zu arbeiten? Mit MyAnalytics liefern wir die Antwort auf diese Fragen und unterstützen Beschäftigte dabei, ihr persönliches Wohlbefinden am Arbeitsplatz zu steigern. Integriert in Microsoft 365 wertet das Tool die individuellen Arbeitsmuster in den vier Kernbereichen Fokus, Wohlbefinden, Netzwerk und Zusammenarbeit aus. Basierend auf der Auswertung macht es Mitarbeiter*innen automatisch generierte Vorschläge, wie sie ihren Arbeitsalltag produktiver gestalten können. Stehen beispielsweise besonders viele Besprechungen im Outlook-Kalender, schlägt MyAnalytics Nutzer*innen vor, sich rechtzeitig Fokuszeit für konzentriertes Arbeiten zu blocken. Es unterstützt z.B. auch dabei, Aufgaben und E-Mails im Blick zu behalten oder wichtige Kontakte zu pflegen, und erinnert daran, E-Mails nicht außerhalb der Kernarbeitszeiten zu versenden. Ein persönliches Dashboard und wöchentliche E-Mail-Übersichten liefern detaillierte Informationen, wie es um ihre persönliche Auslastung steht, ob die Person ausreichend auf ihr Wohlbefinden achtet und was im Arbeitsalltag die meiste Zeit raubt. Gerade in einer Zeit, in der der Esstisch für viele Menschen auch der Arbeitsplatz ist, fällt die Trennung zwischen Privatleben und Job oft schwer. Das kann sich auf die Gesundheit und Zufriedenheit von Mitarbeiter*innen auswirken. MyAnalytics bietet hier Unterstützung.

Auch MyAnalytics ist ein optionaler Dienst von Microsoft 365, der von Administrator*innen für ihre Organisation freigeschaltet werden muss. Im Gegensatz zum Productivity Score geht es bei MyAnalytics nicht um die unternehmensweite Betrachtung der Arbeit mit Microsoft-Lösungen, sondern um die individuellen Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter*innen. Aus diesem Grund können die Beschäftigten selbst entscheiden, ob sie die Analysefunktion für sich nutzen möchten oder nicht. Aus den Statistiken von MyAnalytics können Einzelpersonen Erkenntnisse über ihr Arbeitsverhalten gewinnen. Die Ergebnisse stehen nur dieser Person zur Verfügung und können nicht durch IT, Führungskräfte, Microsoft oder andere Dritte außerhalb des Tenants eingesehen werden. Die Daten werden im persönlichen E-Mail-Postfach gespeichert.

3. Workplace Analytics

Workplace Analytics erweitert als optionaler Dienst von Microsoft 365 die Idee von MyAnalytics auf die Unternehmensebene. Wir richten uns mit Workplace Analytics nicht an einzelne Beschäftigte, sondern an Entscheidungsträger*innen – an Geschäftsführung, Abteilungs- und Teamleiter*innen in Unternehmen. Das Tool ermöglicht es Unternehmen, die Metadaten in Online-Diensten wie Exchange, Microsoft Teams oder SharePoint für die Lösung strategischer oder organisatorischer Herausforderungen in der täglichen Arbeit zu nutzen. Konkret zeigt Workplace Analytics beispielsweise auf, welche Teams häufig miteinander kommunizieren, wo im Unternehmen die Kommunikationsstränge verlaufen, wie die Zusammenarbeit aus organisatorischer Perspektive funktioniert und womit welches Team wie viel Zeit verbringt. Das kann beispielsweise bei der Raumplanung hilfreich sein: Führungskräfte können so identifizieren, welche Teams räumlich nah beieinandersitzen sollten, um den täglichen Austausch zu vereinfachen.

Workplace Analytics wertet dabei weder die Inhalte der Kommunikation noch eventuelle Dateianhänge aus. Die Datenanalyse erfolgt anhand von deidentifizierten und aggregierten Daten. Der Sinn und Zweck von Workplace Analytics ist es, die interne Organisation besser zu verstehen und daraus Verbesserungsmöglichkeiten abzuleiten. Gerade in Zeiten von Remote Work ist es für die Führung eines Unternehmens wichtig, Entwicklungen in der internen Organisation – dazu gehört beispielsweise auch die Arbeitsbelastung bestimmter Unternehmensbereiche – frühzeitig zu erkennen.

Unternehmenskultur für die hybride Arbeitswelt – miteinander statt gegeneinander

Die moderne Arbeitswelt ist geprägt vom Miteinander. Führungskräfte und Beschäftigte arbeiten produktiv zusammen, um die selbst gesteckten Ziele zu erreichen. Digitale Lösungen können uns dabei unterstützen. Sie helfen uns produktiv zu sein, unsere Zeit sowie Kreativität optimal zu nutzen und unsere Gesundheit im Blick zu behalten. Mehr Informationen zur Zukunft der Arbeit, Produktivität und Wohlbefinden am Arbeitsplatz gibt es unter insights.office.com.

Mit unseren Lösungen möchten wir einen Beitrag dazu leisten und es Unternehmen ermöglichen, optimale Arbeitsbedingungen für die gesamte Organisation, die verschiedenen Teams und jede*n Einzelne*n zu schaffen. Dabei spielt der Datenschutz eine zentrale Rolle – er ist für Microsoft ein Kernwert. Unsere Lösungen sind im Einklang mit gesetzlichen Bestimmungen wie der DS-GVO nutzbar. Zusätzlich liegt es unserer Auffassung nach auch in der Verantwortung der einzelnen Unternehmen, die Konfiguration der Dienste entsprechend der gesetzlichen Grundlagen sowie eigener Compliance-Richtlinien vorzunehmen – dafür stellen wir ihnen die technologischen Möglichkeiten sowie umfangreiche Informationen zur Verfügung. Unsere Lösungen sollen immer auf ein klar definiertes und vom Betriebsrat genehmigtes Szenario angewendet werden. Datensparsamkeit ist dabei ein wichtiges Prinzip. Mit unserem Engagement im Bereich Datenschutz setzen wir uns für unsere Kunden weltweit ein und gehen mit unseren Maßnahmen weit über die gesetzlichen Bestimmungen hinaus. Mehr Informationen dazu finden Sie im Microsoft Trust Center sowie hier.