Smart-Santa: Hinter den Kulissen der Digitalisierung am Nordpol

Füller, Papier und kein Internet – aufgrund seiner stets gemütlichen Art und seines fortgeschrittenen Alters könnte man meinen, die Arbeitsweise des Weihnachtsmannes sei mehr als eingestaubt. Aber eine höchst aktuelle Studie zeigt: Genau das Gegenteil ist der Fall. Denn zwischen Rentieren, Rauschebart, Geschenken und Glühwein ist jede Menge Platz für digitale Lösungen, die mehr als notwendig sind, um das stetig wachsende Arbeitsaufkommen des Weihnachtsmanns überhaupt zu bewältigen. Aber wie sieht das konkret aus? Als exklusiver IT-Partner der Weihnachtsmann GmbH & Co.KG hatten wir die einzigartige Gelegenheit, im hohen Norden hinter die Kulissen zu blicken. Und so schaut der „Digital Workplace“ von Smart-Santa wirklich aus.

Santas Cloud – nicht nur überm Nordpol

Spätestens wenn zu Beginn des Novembers durchschnittlich mehr als 5.000 Wunschzettel pro Minute aus der ganzen Welt eintreffen, beginnt für den Weihnachtsmann die heißeste Phase im ganzen Jahr. Um dieses enorme Wunschaufkommen bearbeiten zu können, setzt er mittlerweile voll und ganz auf die Microsoft Cloud und füttert das intelligente System mit den Produktivitätsanwendungen Office 365 und Dynamics 365.

„Wunschzettel sind so vielseitig wie die Menschen selbst”, erklärt der Weihnachtsmann. Und dabei meint er nicht nur die Wünsche an sich, sondern auch die Wunschzettel selbst: „Mal sind sie fein säuberlich über den Verlauf eines Jahres ausgearbeitet worden und mal ganz nebenbei beim Abendbrot mit vollem Mund daher gesagt. Da muss man stets aufmerksam und vor allem gut organisiert sein.” Um die vielen und vor allem vielseitigen Wunschlisten aufzunehmen und sauber zu notieren, nutzt Smart-Santa gemeinsam mit seinen Elfen bereits seit vielen Jahren OneNote sowie nach konstanter Nutzung von Wunderlist erstmalig in 2017 Microsoft To-Do.

Die Excel-Wichtel: Ordnung muss sein, auch an Weihnachten

Sind die Wünsche erstmal aufgenommen, so beginnt für den Weihnachtsmann und seine zahlreichen Helferlein erst die eigentliche Arbeit. „Welche Wünsche sind erfüllbar? Wie kann man diese am besten umsetzen? Und welches Kind hat sein Geschenk denn auch verdient? All das sind Fragen, die wir uns hier am Nordpol beim Blick auf die digitalisierten Wunschzettel stellen. Hinzu kommt, dass sich Wünsche sehr schnell und oft ändern können“, erzählt uns einer der Excel-Wichtel in einer kurzen Pause, während er sich seinen Kaffee mit einer Zuckerstange umrührt und prüfend die Daten auf seinem Surface Book checkt. „Teilweise werden noch am Morgen des 24. Dezember eilige Änderungen am Wunschzettel durchgeführt. Da müssen wir natürlich flexibel sein und stets über aktuellste Daten verfügen.”

Wie das möglich ist? Ihm und seinem Team ist es zu verdanken, dass sämtliche Wunschdaten in umfangreichen Excel-Tabellen stets von jedem Ort – also auch unterwegs vom Rentier-Schlitten – und über jedes Device abrufbar sind und so sehr viel mehr Ordnung in die Arbeit des Weihnachtsmanns bringen.

Rute mit Privatsphäre

Gerade derart umfangreiche Datensätze mit sensiblen Daten benötigen natürlich auch entsprechend guten Schutz. Als Einziger hat der Weihnachtsmann Zugriff auf diese Informationen und damit allein den Überblick, darüber, welches Kind artig oder böse war. Um diese Sicherheit stets gewährleisten zu können, vertraut der Weihnachtsmann auch hier auf die jahrzehntelange Erfahrung des IT-Partners Microsoft.

„Der Sicherheitsaspekt spielt bei unserer Arbeit eine große Rolle“, so der Smart-Santa. In Zusammenarbeit mit Microsoft haben er und seine Wichtel bei Cloud Services den Security Development Lifecycle eingeführt. Dies ist ein obligatorischer Prozess, der dafür sorgt, dass die Sicherheitsanforderungen in jede Phase der Entwicklung und Bearbeitung von Wunschzetteln berücksichtigt werden.

Skalieren beim ersten Schnee

Während der Weihnachtsmann die ersten drei Quartale des Jahres hauptsächlich schnarchend im Schaukelstuhl verbringt und höchstens von panischen Anrufen des Osterhasen geweckt wird, beginnt spätestens beim ersten Schnee der große Weihnachtsstress – und das nahezu auf Knopfdruck.

Dafür braucht es tausende Wichtel, die sich um sämtliche Arbeitsabläufe kümmern – und Tools, die das im Jahr stark variierende Arbeitsaufkommen bewältigen können Dank der problemlosen Skalierbarkeit von Office 365 ist ein solcher Sprung von 0 auf 100 kein Problem für die Weihnachtsmann GmbH & Co.KG – und die zahlreichen Wünsche nach der neuen Xbox One X können umgehend bearbeitet werden. 😉

Mit den besten Grüßen vom Smart-Santa wünschen wir Euch eine besinnliche Adventszeit und schöne Weihnachtsfeiertage!


Ein Beitrag von Charlotte Reimann
Communications Manager Digital Workstyle bei Microsoft Deutschland

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