Digital Workplace: So sieht der Arbeitsplatz der Zukunft aus

Charlotte Reimann

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Der Arbeitsplatz wandelt sich – getrieben von den veränderten Erwartungen der Mitarbeiter, einer zunehmenden Qualifikationslücke im Bereich der Digitalisierung, vielfältigen, zunehmend global verteilten Teams und einem immer komplexeren Arbeitsumfeld. Um die Brücke vom althergebrachten Arbeitsplatz zum viel zitierten Digital Workplace zu schlagen, gibt es viele verschiedene Wege. Aus unserer Sicht sollten diese jedoch alle auf vier elementaren Grundpfeilern basieren – unabhängig von Unternehmensgröße und Branche.

Die Digitalisierung verändert bereits seit vielen Jahren die Art und Weise, wie Menschen miteinander kommunizieren. Es ist selbstverständlich, dass wir uns via WhatsApp im privaten wie beruflichen Kontext austauschen oder mit Skype selbst größte räumliche Distanzen durch Videotelefonie überwinden. Bei Facebook, Instagram und Twitter teilen wir Status-Nachrichten, Bilder und Videos; unseren Lebenslauf veröffentlichen wir bei LinkedIn und XING und vernetzen uns mit neuen wie alten Business-Kontakten. Von der Urlaubsbuchung über das Finden eines Partners bis hin zum Tracken der eigenen Fitness – wir sind über sämtliche Lebensbereiche global digital vernetzt, völlig egal, wo wir uns gerade aufhalten, welche Zeitzone wir teilen oder mit welchem (mobilen) Endgerät wir in die Weiten des World Wide Web eintauchen. Microsoft CEO Satya Nadella hat dieses Verhalten bei seinem Amtsantritt mit einer „mobile-first, cloud-first“-Ausrichtung beschrieben und Microsoft damit weltweit eine Neuorientierung gegeben.

Digitalisierung ist genauso sehr ein „Trend“ wie Elektrizität

Heranwachsende Generationen – allen voran die Generation Z (Jahrgang 1995 – 2010) – sind digital affiner und besser ausgebildet als jeder Jahrgang vor ihnen (vgl. u.a. Kienbaum MultiGEN-Studie 2020). Für sie gibt es kein Erwachsenwerden ohne digitale Kommunikation. Selbst Elektromobilität, Künstliche Intelligenz, Steuerung durch Sprache oder Mixed Reality, also das Verschmelzen von virtuellen Realitäten mit der Wirklichkeit, werden für sie von futuristischen Gadgets zu ernsthaften Begleitern im Alltag.

Was die Generationen Y und Z sozusagen mit der Muttermilch aufsaugt, wird gleichzeitig auch für alle anderen immer natürlicher. Die jüngste Onlinestudie von ARD und ZDF aus dem Jahr 2017 dokumentiert den Siegeszug der Digitalisierung: Mehr als 90 Prozent der Deutschen sind online, egal ob für die mediale Nutzung, zum Shoppen oder eben zur Kommunikation.

Die Digitalisierung allerdings nur als Mega-Trend unserer Zeit zu bezeichnen wäre beinahe fatal. Seit den ersten Code-Zeilen von Tim Berners-Lee vom 6. August 1991 sind Bits & Bytes und vor allem das World Wide Web aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken. Das macht die Digitalisierung nicht zu einem Trend. Sie ist keine Modeerscheinung, die einen Hype auslöst, über den in fünf Jahren niemand mehr spricht. Die Digitalisierung löst derart grundsätzliche Veränderung aus wie es zuletzt vielleicht die Elektrizität getan hat.

Unternehmen und ihr Reifegrad der Digitalisierung

Diese Grundsätzlichkeit der Digitalisierung haben auch Unternehmen und Organisationen jeder Größe und Branche längst erkannt. Sie digitalisieren ihr Geschäftsmodell, optimieren die Art der internationalen Vernetzung oder erschließen neue Geschäftsfelder: Ford und thyssenkrupp verbessern beispielsweise Produktdesign und -entwicklung mit der Microsoft Hololens, die Linde AG schafft mit Microsoft 365 Enterprise eine ganz neue Arbeitsplatzkultur, funk organisiert ganze Redaktionsnetzwerke mit Microsoft Teams. Nie waren die wirtschaftlichen Voraussetzungen für die Transformation besser als heute, nie war der Schritt in das digitale Zeitalter notwendiger als jetzt.

Und doch bleiben viele Entwicklungen im ständigen Beta-Status oder liefern teilweise erschreckende Ergebnisse, so auch die Nutzung von Kommunikationswerkzeugen am Arbeitsplatz: Eine McKinsey-Umfrage aus 2017 unter mehr als 2.000 Führungskräften aus allen Regionen, Branchen und Firmengrößen belegt, dass Social Tools in den Unternehmen zwar integrierter denn je sind, doch ältere Technologien wie das Telefon und E-Mail, ja sogar das Fax, weiterhin mit Abstand dominieren. Beispiele wie bei Henkel oder Velux, die die Telefonanlage gegen die Cloud mit Skype for Business getauscht haben, sind noch immer die Ausnahme. 85 Prozent der durch das Beratungshaus McKinsey befragten Führungskräfte geben an, dass Social-Collaboration-Tools vor allem für die interne Nutzung vorgesehen sind und weniger für den Austausch mit Kunden, Partnern oder dem eigenen Netzwerk, auch aus Angst vor Sicherheitslücken.

Der lesenswerte Kurzbericht der Studie sowie die Interpretation des Herausgebers zeigen vor allem die Chancen für verbesserte und effektivere „Zusammenarbeit“ auf und fassen zusammen: „Die Nutzung von Social Tools fördert die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und die Selbstorganisation – doch dadurch verändert sich nicht die Arbeit“, so die Analysten. „Erst muss sich die Arbeit verändern und dann wählt man das Setup, das einfache Teamarbeit möglich macht.“

Welche Faktoren prägen den digitalen Arbeitsplatz?

Die Rede ist hier also nicht nur von einem modernen, sondern von einem „digitalen Arbeitsplatz“, neudeutsch und in der IT-Branche als Digital Workplace bezeichnet. Ein relevantes Themenfeld, mit dem sich mehr und mehr Systemadministratoren und auch HR-Abteilungen sowie C-Level-Entscheider befassen, um für ihr Geschäftsmodell, die persönliche Produktivität der Mitarbeiter und die Attraktivität als Arbeitgeber das bestmögliche Ergebnis zu erzielen. Wie der Digital Workplace der Gegenwart und Zukunft gestaltet werden muss, hängt von verschiedenen zentralen Fragen ab: Neben einer Vision für eine neue Arbeitswelt und dem richtigen Setup für Zusammenarbeit geht es auch um die notwendige Soft- und Hardware sowie um nichts geringeres als die Grundwerte der Unternehmensidentität, die mit ihrem kulturellen Mindset maßgeblich zum Erfolg beiträgt.

Entscheidend ist dabei auch der Blick auf technologische Entwicklungen: Welche Möglichkeiten gibt es bereits heute? Wie möchte der moderne Wissensarbeiter eigentlich arbeiten? Welche Rolle spielen die Kollegen, die nicht im Büro oder am Schreibtisch sitzen? Und wie werden sich liebgewonnene Werkzeuge aus der IT-Infrastruktur maßgeblich verändern?

Digital vernetztes Arbeiten ist keine Innovation mehr, sondern Standard!

Der gern zitierte Hype-Cycle des internationalen Analystenhauses Gartner erschien in diesem Jahr erstmals auch in einer eigenen Edition für den digitalen Arbeitsplatz. Dabei stellt der 40 Technologien umfassende Report nüchtern fest, dass digital vernetztes Arbeiten mit Unterstützung von Social-Collaboration-Tools keine Innovation mehr ist. Ob und wie stark Unternehmen von „smart work“ profitieren, also den tatsächlichen Geschäftserfolg steigern, hängt nicht nur vom Einsatz der jeweiligen Werkzeuge ab, sondern vor allem auch von Haltung, Einstellung und Mindset – so wie beim hessischen Familienunternehmen Heraeus, das Wandlungsfähigkeit als Erfolgskriterium definiert hat und sich mit der Office 365-Familie digitalisiert.

Ein weiteres zentrales Untersuchungsergebnis des Hype-Cycles ist der fortschreitende Wandel von „Team-Collaboration“ zu „Workstream-Collaboration“, also schlussendlich dem Reifegrad der Zusammenarbeit in und an Projekten und ihren unterschiedlichen Aufgaben, die in Unternehmen nahezu täglich wechseln können. Im Zenit der Vermessung durch die Analysten stehen auch Features, die sich mit der (künstlichen) Intelligenz von, mit und durch Daten beschäftigen. Gartner unterscheidet zwischen sogenannten „Personal“ und „Embedded Analytics“ – Microsoft liefert mit Power BI, Clutter, Office- und Outlook-Add-Ons, der virtuellen Assistentin Cortana oder Microsoft-To-Do schon heute die passenden Antworten zu diesen Trends

Wie der Digital Workplace die persönliche Produktivität der Zukunft unterstützt

Eine weitere, zentrale Möglichkeit den Digital Workplace zu gestalten, ist der Blick vor den Bildschirm – also auf den Menschen. Genau wie Räume und Technologien ändern sich auch Mitarbeiter, weil sie digital affiner werden oder beispielsweise ihren #worklifeflow möglichst effektiv mit den Möglichkeiten des physischen Arbeitsplatzes in Einklang bringen wollen. Entscheider müssen die Frage stellen: Wie kann Technologie und damit der Digital Workplace den Anforderungen und Arbeitsweisen der Mitarbeiter gerecht werden? Denn persönliche Produktivität bedeutet, dass Technologie uns und unsere Teams befähigt, mehr zu erreichen, und den individuell notwendigen Freiraum gibt, wann immer wir ihn brauchen.

In einem Blogbeitrag hat Stowe Boyd die umfassende Studie „Future of Jobs“ des World Economic Forum (WEF, 2016) kommentiert und fragt, welches Skillset Arbeitnehmer im Arbeitsmarkt der Zukunft mitbringen müssen, um zu bestehen. Er vergleicht dazu die Anforderungen an den Arbeitsmarkt 2015 und 2020 und stellt neue Skills („Boundless Curiosity“, „Emergent Leadership“) vor, diskutiert aber auch die Vorbereitung auf eine smarte, automatisierte Arbeitswelt („We have to learn to dance with the robots, not to run away“). Technologie müsse, so der Futurist und Vordenker, dazu entwickelt werden, die Stärken des Menschen („Critical Thinking“, „Creativity“, „Sense Making“, „Emotional Intelligence“) auszubauen und zu nutzen – nur dann entfalte sich die vollumfängliche Kraft an der Schnittstelle zwischen Mensch und Maschine.

Vier integrale Säulen für den Digital Workplace

Unabhängig davon, welche Perspektive wir einnehmen, welcher Studie wir vertrauen oder welche Lösungen innerhalb der Organisation bereits vorhanden sind: Stand-Alone-Anwendungen, die losgelöst von zentralen Kommunikationselementen wie der E-Mail, dem Kalender oder auch Video-Konferenz-Tools laufen, sind nicht zielführend und behindern nicht nur die persönliche Produktivität der Mitarbeiter, sondern ganzer Teams.

Im Mittelpunkt der Debatte um den Digital Workplace stehen neben der Cloud als zentraler Schlüssel aus unserer Perspektive vier integrale Säulen:

1. Collaboration

Spätestens im Jahr 2020 wird es mehr Team-, als Einzelarbeitsplätze geben. Dabei ist Diversität enorm wichtig: Möglichst vielfältig zusammengestellten Teams gehört die Zukunft – egal ob für den langfristigen Erfolg oder ein zeitlich begrenztes Projekt, egal ob innerhalb des Unternehmens oder im Zusammenschluss mit Freelancern, Partnern und Dienstleistern. Der Digital Workplace muss diese Zusammenarbeit vereinfachen, das Teilen und gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten unterstützen und neue Arbeitsmethoden fördern, unabhängig von Plattform, Endgerät, Generation, Disziplin oder Browser.

Einher mit dem „Fokus Teamarbeit“ geht die Notwendigkeit für schnelle Abstimmungen (Chatten) genauso wie für Videokonferenzen mit dem virtuellen Team, das rund um den Globus verteilt ist, und das Teilen der Notizen & To-Dos im Anschluss. Microsoft Teams bündelt all diese Bedürfnisse als Hub. Teams bringt Menschen, Inhalte und Konversationen aus unterschiedlichen Workstreams an einem virtuellen Ort zusammen und integriert dabei wesentliche Komponenten aus Skype for Business, SharePoint, OneDrive, OneNote und Office Groups. Mit mehr als 150 Applikationen ist die chat-basierte Software in Office 365 zudem ein digitales Ökosystem für die problemlose Anbindung von Polly.ai, GitHub, Trello oder Asana.

2. Intelligence

Gartner ordnet die Fähigkeit, intelligente Anwendungen – also Künstliche Intelligenz (KI) – in den Digital Workplace zu integrieren, dem höchsten Level im 2017 erschienenen Hype-Cycle zu. Daten liefern Unternehmen in Echtzeit die Möglichkeit, bessere Entscheidungen zu treffen und die eigenen Insights mit relevanten Markt- und Wettbewerbsdaten zu vergleichen. Gleichzeitig lernen intelligente Tools von ihren Nutzern und sorgen so dafür, dass wir Informationen dann erhalten, wenn wir sie gerade benötigen. Beispielhafte Anwendungen sind Bots in Microsoft Teams, der E-Mail-Aufräum-Dienst Clutter, Microsoft Excel mit Power BI, das logische Erstellen von PowerPoint-Layouts mit Gesichtserkennung oder das kürzlich vorgestellte Workplace Analytics, ein neues Add-on für Kunden mit Enterprise-Lizenzen von Office 365.

Es ermöglicht Unternehmen erstmals, die technisch bedingt anfallenden Metadaten in Online-Diensten wie Exchange, Skype for Business oder SharePoint auch für die Lösung strategischer oder organisatorischer Herausforderungen in der täglichen Arbeit zu nutzen. Einsatzzwecke können beispielsweise die Planung einer Sitzordnung oder die Konzeption neuer Büroflächen sein. Workplace Analytics wertet dabei weder die Inhalte der Kommunikation noch die Dateianhänge aus. Auch sind Rückschlüsse auf die Leistung oder das Verhalten einzelner Mitarbeiter bei entsprechender Konfiguration nicht möglich. Die Datenanalyse erfolgt auf Basis vollständig anonymisierter Daten und entspricht so nicht nur den aktuellen Anforderungen der deutschen Datenschutzbestimmungen, sondern bereits jetzt den Standards der ab dem 25.5.2018 in Kraft tretenden Datenschutz-Grundverordnung.

Es gilt, künstliche Intelligenz (KI) in den Digital Workplace zu integrieren und Arbeit dadurch besser zu machen.

Ein weiteres Beispiel aus der Praxis sind die intelligenten Übersetzungen in Echtzeit für mehr Barrierefreiheit via PowerPoint und Skype. Mit wesentlichen Merkmalen wie z.B. Live-Untertiteln, angepasster Spracherkennung, persönlicher Übersetzung (10 für gesprochene Sprachen, mehr als 60 für schriftliche Sprachen) und der erhöhten Inklusion mittels Zugänglichkeit durch Sprache scheint das „Presentation Translator“-Projekt von Microsoft Garage direkt aus einer fernen Zukunft zu kommen.

3. Mobility

Es steht außer Frage, dass moderne Wissensarbeit längst keinen festen Schreibtisch mehr braucht, Office wurde längst aus dem Büro befreit. Dank der digitalen Transformation, den zahlreichen Mobile Apps, leistungsfähigen Devices und dem zunehmenden Breitbandausbau können Menschen heute unabhängig von Ort und Zeit arbeiten. Dank Office 365 sogar unabhängig vom Betriebssystem, Browser oder Endgerät. Bei Microsoft Deutschland sind beispielsweise bereits seit 1998 bzw. 2014 die Konzepte Vertrauensarbeitsort und -zeit fest in der Betriebsvereinbarung verankert. 2016 kam die freie Platzwahl im #OfficemitWindows hinzu, der Unternehmenszentrale in München. Diese Form von Souveränität bei der Wahl des eigenen Arbeitsplatzes ist nur möglich, wenn der Digital Workplace unabhängig vom jeweiligen Ort und Gerät synchronisiert zur Verfügung steht. So muss nicht nur der durchgehende Zugriff auf Daten und Dokumente gewährleistet sein, sondern auch die Erreichbarkeit für Kunden, Dienstleister und Kollegen.

Mit der stetigen Optimierung der mobilen Applikationen – darunter auch neue Lösungen wie Microsoft Planner oder Sway – sorgt Microsoft dafür, dass die vom Desktop gelernten und bekannten Features auch unterwegs zur Verfügung stehen und noch dazu auf moderne Endgeräte wie Surface Pro4, Surface Book oder Surface Laptop mit Touch-Displays und digitaler Stifteingabe abgestimmt sind. So entsteht zu keiner Zeit ein Verlust oder eine Verzögerung im Rahmen der Workstream-Collaboration.

4. Security

Cyber-Angriffe bleiben für Unternehmen in Deutschland das größte Risiko für die eigene IT-Infrastruktur. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Studie von COMPUTERWOCHE und CIO in Kooperation mit dem IT-Unternehmen Cisco und dem Security-Fachverband (ISC) Chapter Germany. Als zweitgrößte Bedrohung erachten knapp zwei Drittel (64 Prozent) der befragten IT-Experten etwaige Nachlässigkeiten der eigenen Mitarbeiter, mehr als die Hälfte der Unternehmen (52 Prozent) fürchtet sich außerdem vor Industriespionage. Grundlage für viele Konzerne ist daher eine ganzheitliche IT-Sicherheitsstrategie, die mehr und mehr auch in der Diskussion um den Digital Workplace Einzug hält.

 Für uns bei Microsoft hat die Sicherheit von Daten höchste Priorität – denn Datenschutz ist ein Grundrecht, deshalb arbeiten wir aktiv an einem neuen Zeitalter der Datenschutzbestimmungen (GDPR).

Wir glauben dabei an vier Prinzipien: Transparenz, Sicherheit, Datenschutz und Compliance

In der komplexen und regulierten Geschäftswelt von heute benötigen Unternehmen sichere Lösungen, die ihren Kunden, Partnern und Interessengruppen sowohl in der Cloud als auch lokal entsprechende Mehrwerte bieten und den Anforderungen der neuen Arbeitswelt gerecht werden. Bei unserer Sicherheitsstrategie verfolgen wir einen Ansatz, bei dem von einer Sicherheitsverletzung ausgegangen wird („Assume Breach”-Strategie). Unser globales Incident-Response-Team arbeitet rund um die Uhr daran, die Auswirkungen von Angriffen auf die Microsoft-Cloud zu minimieren. Der Sicherheitsaspekt spielt bei den Produkten und Cloud Services von Microsoft von Anfang an eine wichtige Rolle. Deshalb setzen wir auf den Security Development Lifecycle. Dies ist ein obligatorischer Prozess, der dafür sorgt, dass die Sicherheitsanforderungen in jeder Phase der Entwicklung berücksichtigt werden. Informationen über die Sicherheit und Dienste für den Digital Workplace haben wir im Microsoft Trust Center zusammengefasst.

Microsoft 365 Business als Digital Workplace für den Mittelstand

Wir glauben fest daran, dass die Entwicklung eines modernen, zeitgemäßen Arbeitsplatzes auf dem Zusammenspiel dieser vier zentralen Säulen basiert, deren Mittelpunkt stets die Cloud ist. Wie Konzerne wie PUMA, Villeroy & Boch, die Welthungerhilfe oder Aston Martin gemeinsam mit unseren Partnern den Digital Workplace vorantreiben, lesen Sie hier.

Um für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) ohne strategische IT-Abteilung eine Antwort auf die Anforderungen des Digital Workplace zu liefern, hat Microsoft die Rundum-Lösung Microsoft 365 Business vorgestellt. Microsoft 365 Business kombiniert Office 365 mit Sicherheitslösungen und Anwendungen zum Gerätemanagement. Der neue Dienst steht ab sofort weltweit als Abonnement zur Verfügung. Damit haben KMU die Möglichkeit, eine auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene IT-Infrastruktur aufzubauen – ohne hohe Initialisierungskosten, aber stets skalierbar für das eigene Wachstum. Wesentliche Merkmale, Produktkonfigurationen und Kundenbeispiele wie die Garner Food Company, The Detroit Wallpaper oder Urban Agriculture Co. haben wir hier zusammengefasst.

Ausblick: Heute und in Zukunft – die Stärke des Netzwerks

Mit mehr als 120 Millionen aktiven monatlichen Nutzern von Office 365, 500 Millionen aktiven Windows 10-Geräten pro Monat und 500 Millionen LinkedIn-Mitgliedern ist Microsoft weltweit in einer einzigartigen Position, um Menschen und Organisationen gleichermaßen in die Lage zu versetzen, in einem sich schnell entwickelnden Arbeitsumfeld erfolgreich zu sein. Neue Szenarien, die z.B. durch Collaboration Tools wie Microsoft Teams ermöglicht werden, definieren Arbeitsabläufe neu und stärken Engagement und Unternehmenskultur. Kreativität und Teamwork sowie moderne Geräte, Cloud-Services und die Leistungsfähigkeit unseres Netzwerks aus Kunden und Partnern tragen auch künftig dazu bei, dass wir uns der Debatte um die Gestaltung des Digital Workplace annehmen werden – und so weiterhin Brücken zwischen alter und neuer Arbeitswelt, Abteilungen und Disziplinen, Hierarchieebenen und Zeitzonen zu bauen.