Unser Gehirn braucht Pausen – diese Funktionen helfen im Meeting-Marathon

Ein Mann sitzt an einem Tisch vor einem Bildschirm und gestikuliert. Auf dem Bilschrim ist eine Frau in einer Teams-Besprechung zu sehen, sie winkt ihm zu.

Die hybride Arbeitswelt bringt viele Vorteile mit sich, die Beschäftigte auch in Zukunft beibehalten wollen. Doch das neue Arbeitsmodell schafft auch Herausforderungen: So ist laut der aktuellen Ausgabe des Work Trend Index die Zeit, die wir in Meetings verbringen, weltweit um das 2,5-fache gestiegen. Das führt zu einer allgemeinen Erschöpfung der Mitarbeitenden. Eine neue Microsoft-Studie zeigt: Ein Großteil der digitalen Überlastung resultiert aus aufeinanderfolgenden Meetings ohne Pausen. Technologische Lösungen können gegen die Meeting-Müdigkeit helfen und dabei unterstützen, das Wohlbefinden und die Gesundheit der Belegschaft besser zu schützen.

Eines ist sicher: Der Hybridarbeit gehört die Zukunft. Die Menschen möchten mehr Flexibilität und ein Arbeitsmodell, das ihnen die Freiheit gibt zu arbeiten, wann und wo sie möchten. Hybride Arbeitsformen können in Zukunft genau das leisten – doch auf dem Weg dorthhin, gilt es noch einige Herausforderungen zu bewältigen. So zeigt unsere neue Studie dass pausenlos aufeinander folgende Meetings den Stresslevel der Beschäftigten erhöhen. Gleichzeitig erschweren sie es ihnen, konzentriert und engagiert bei der Arbeit zu bleiben. Schon eine kleine Auszeit zwischen den Meetings kann viel bewirken, wie die Ergebnisse unserer Studie zeigen.

Dazu hat das Human Factors Lab von Microsoft mit Hilfe von EEG-Messungen, die Betawellenaktivität im Gehirn von Meeting-Teilnehmer*innen untersucht, die mit Stress assoziiert wird. Bei denjenigen, die Pausen hatten, blieb die durchschnittliche Betawellenaktivität über die Zeit weitgehend konstant.  Bei denjenigen, die hingegen keine Pause hatten, stieg die durchschnittliche Betawellenaktivität im Laufe der Zeit an. Das deutet auf einen Aufbau von Stress hin.

Um zum Wohlbefinden und der Zufriedenheit von Mitarbeitenden beizutragen, entwickeln wir unsere Produkte und Lösungen stetig weiter. Mit Funktionen und Tools wollen wir Nutzer*innen wieder Zeit zurückgeben – Zeit, um die eigenen Batterien aufzuladen, ein Glas Wasser zu trinken, zu meditieren oder entspannter von einem Meeting in das nächste wechseln zu können.

Neues Feature in Outlook: Zeit für Pausen schaffen

Unsere Erkenntnisse haben uns dazu motiviert, Einstellungen in Microsoft Outlook zu entwickeln, die die Einrichtung automatischer Pausenzeiten zwischen aufeinanderfolgenden Meetings noch einfacher machen. So können Einzelpersonen oder Organisationen in ihren Standardeinstellungen festlegen, ob Besprechungen und Termine um fünf, zehn oder 15 Minuten gekürzt werden sollen, um Pausen zwischen den Gesprächen zu ermöglichen. So können beispielsweise 30-minütige Check-ins auf 25 Minuten und einstündige Gespräche auf 55 Minuten verkürzt werden, sodass automatisch fünfminütige Pause entstehen.

Einzelpersonen haben die Möglichkeit, feste Vorgaben für den eigenen Kalender zu machen, die dann automatisch die jeweiligen geplanten Meetings verkürzen. Ab sofort können Unternehmen diese Einstellungen zudem organisationsweit festlegen, um Meetings zu verkürzen und Raum für Pausen für alle Beschäftigten zu schaffen. Sobald die Einstellung aktiviert ist, passt Outlook bei der Planung von Besprechungen durch Beschäftigte die Start- oder Endzeit des Termins automatisch gemäß der individuellen oder unternehmensweiten Vorgabe an.

Einzelpersonen können die Dauer ihrer Termine in den Outlook-Kalender-Einstellungen verändern.
Einzelpersonen können die Dauer ihrer Termine in den Outlook-Kalender-Einstellungen verändern.

Aktivieren Unternehmen die Funktion organisationsweit, können Beschäftigte die Einstellung jederzeit auf ihre Bedürfnisse hin anpassen – für jedes einzelne Meeting oder für alle. Zudem erhalten Mitarbeitende beim Planen von Meetings eine Benachrichtigung mit einem Hinweis, um sie über die Nutzung der neuen Funktion zu informieren. Mehr über das Feature und wie es sich in eurer Organisation nutzen lässt, erfahrt ihr in unserem TechCommunity Blog.

Eine Benachrichtigung in Outlook informiert Einzelpersonen darüber, dass ihre Organisation Termine standardmäßig verkürzt.
Eine Benachrichtigung in Outlook informiert Einzelpersonen darüber, dass ihre Organisation Termine standardmäßig verkürzt.

Microsoft Viva: Persönliche Einblicke für ein verbessertes Wohlbefinden

Damit wir Beschäftigte in ihrer alltäglichen Arbeitserfahrung so gut wie möglich unterstützen können, bieten wir schon ab diesem Monat neue persönliche Einblicke in Microsoft Viva. Unsere Employee Experience Platform Viva baut auf Microsoft 365 und Microsoft Teams auf und bringt Engagement, Wohlbefinden, Lernen und Wissen nahtlos in den Microsoft 365-Apps zusammen, die wir jeden Tag nutzen. Wir haben diese Plattform entwickelt, um Menschen zu befähigen, ihr Bestes zu geben – egal, wo sie arbeiten.

Ab nächster Woche wird die Viva Insights-App in Teams neue Möglichkeiten für das persönliche Wohlbefinden bieten. Viva Insights unterstützt Einzelpersonen und Unternehmen mit datengestützten Erkenntnissen und Empfehlungen. Diese Einblicke sind nur für die jeweilige Person sichtbar, nicht für Führungskräfte und auch nicht für die IT.

  • Die Funktion zum Reflektieren hilft dabei, euch darüber bewusst zu werden, wie ihr euch fühlt – und darin im Laufe der Zeit Muster zu erkennen. Diese Einblicke sind nur privat für den*die Nutzer*in einsehbar.
  • Die Funktion zum Senden von Lob ermöglicht es, Kolleg*innen zu loben und Erinnerungen für das Loben zu planen. So wird das Teilen von Dankbarkeit zu einer Gewohnheit.
  • Die virtuelle Pendlerfunktion unterstützt euch dabei, eure Aufgaben am Ende eines Arbeitstags loszulassen, euch auf den kommenden Tag vorzubereiten und beruhigt Feierabend zu machen.

Im weiteren Verlauf des Jahres integrieren wir eine Auswahl von geführten Meditationen und Achtsamkeitserfahrungen von Headspace in die Viva Insights App. So helfen wir euch dabei, abends von der Arbeit abzuschalten, den Geist vor einem wichtigen Meeting zu entspannen oder euch zu konzentrieren, bevor ihr ein wichtiges Projekt beginnt.

Es sind die kleinen Dinge, die einen großen Unterschied machen können. Mit unseren Studienergebnissen möchten wir Organisationen auf dem Weg in die hybride Arbeitswelt begleiten. Mit der Einführung von Pausen zwischen Meetings können wir gemeinsam zum Schutz der Beschäftigten beitragen und die digitale Überlastung reduzieren.


Ein Beitrag von Claudia Hartwich
Senior Director Human Resources

Claudia Hartwich

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