Drei Microsoft 365-Apps für interaktivere Besprechungen und Präsentationen

Ein Konferenzraum, in dem vier Personen mit ihren Laptops sitzen. An der Wand ist ein Surface Hub montiert, der eine Teams-Besprechung überträgt.

Das vergangene Jahr hat die Art und Weise verändert, wie wir uns austauschen und miteinander vernetzen. Unsere aktuelle Studie Work.Reworked zeigt, dass insbesondere die Kreativität und Innovationsfähigkeit vieler Unternehmen unter den dezentralen Arbeitsmodellen leiden. Damit Teams neue Ideen teilen und innovative Produkte und Services auch remote entwickeln können, unterstützen wir sie mit zahlreichen Apps in Microsoft 365. So ist Zusammenarbeit zu jeder Zeit und von überall möglich. Drei unserer Lieblings-Apps stellen wir euch heute vor.

1. Der Kreativität freien Lauf lassen mit Whiteboard

Sich für Brainstormings mit Kolleg*innen und einem Flipchart ungestört in einen Konferenzraum zurückzuziehen, ist derzeit nicht möglich. Wir können die physische Nähe mit eurem Team natürlich nicht ersetzen, mit Whiteboard in Teams bieten wir euch aber eine Remote-Lösung, mit der ihr gemeinsam an Ideen feilen könnt. Unser Tool hat sich in der hybriden Arbeitswelt bewährt: So haben wir im vergangenen Jahr einen 12-fachen Anstieg der monatlich aktiven Nutzer*innen von Microsoft Whiteboard beobachtet.

Ihr könnt Microsoft-Apps sowie rund 300 Anwendungen von Partnern wie Asana, Trello oder Wikipedia ganz einfach in Team integrieren. Wie das funktioniert, zeigen wir euch in diesem Beitrag.

Um Whiteboard in einem Teams-Meeting zu nutzen, klickt in der Anrufleiste der Besprechung auf die Schaltfläche Teilen und wählt die Whiteboard-App aus. Auf dem Whiteboard können nun alle Teilnehmer*innen gemeinsam zeichnen oder schreiben. Die Skizzen und Notizen werden automatisch gespeichert, das Team kann jederzeit darauf zurückgreifen. Alternativ ist es möglich, ein Whiteboard bereits vor einer Besprechung vorzubereiten: Das funktioniert anhand eines einfachen Doppelklicks auf die Besprechungseinladung im Teams-Kalender. Klickt nun auf die Registerkarte Whiteboard und startet mit der Vorbereitung. Das Whiteboard ist in der Besprechung verfügbar, sobald diese beginnt.

Für längere Projekte oder Diskussionen bieten wir euch zudem die Möglichkeit, Whiteboard als Registerkarte in einem Teams-Kanal hinzuzufügen. Klickt dazu oben im Teams-Kanal auf die +-Schaltfläche, um eine Registerkarte hinzuzufügen, und sucht Whiteboard aus. Nun könnt ihr das Whiteboard benennen, z.B. mit dem Projektnamen. Mit der Funktion Posten wird der Kanal benachrichtigt, dass das Whiteboard jetzt aktiviert ist.

Das GIF zeigt, wie Whiteboard in Teams genutzt werden kann.

2. Interaktive Meetings mit Umfragen in Teams

Eine betriebliche Schulung, virtueller Unterricht oder ein digitales Teamevent – Online-Meetings sind anstrengend und führen schnell zu Ermüdungserscheinungen. Um die Konzentration der Teilnehmenden hochzuhalten, sind Austausch und Interaktion wichtig. Mit dem Tool Umfragen können Moderator*innen interaktive Elemente in Teams-Meetings einbauen, Feedback in Echtzeit erhalten und die Teilnehmenden aktiv in das Meeting integrieren.

Als Moderator*in oder Organisator*in eines Meetings könnt ihr Umfragen im Voraus vorbereiten. Geht dazu einfach in den Chat oder in die Detailansicht der Teams-Besprechung und fügt über die +-Schaltfläche die Forms-App als Registerkarte hinzu.

Das GIF zeigt, wie Umfragen in Teams erstellt werden können.

Während eines Meetings können Moderator*innen oder Organisator*innen mit einem einfachen Klick auf das Symbol Forms oben in ihrem Teams-Fenster eine Umfrage starten –ohne das Besprechungsfenster zu verlassen. Alle vorbereiteten Umfragen erscheinen im rechten Fensterbereich, aus dem ihr nun eure Umfrage auswählen könnt. Nach dem Meeting könnt ihr die Umfrageergebnisse im Reiter Umfragen direkt auswerten. Ihr könnt sie als Excel-Arbeitsmappe exportieren, um sie zu analysieren oder mit Kolleg*innen zu teilen.

3. Mitreißend präsentieren mit PowerPoint Live in Teams

Im vergangenen Jahr voller virtueller Präsentationen haben wir erst gesehen, welche Bedeutung Mimik und Gestik für uns haben. Mit PowerPoint Live in Microsoft Teams ermöglichen wir Präsentierenden und Teilnehmenden, sich auf eine neue Art und Weise einzubringen, Inhalten zu folgen und miteinander zu interagieren. PowerPoint Live wird ab Mai eingeführt.

Das GIF zeigt, wie PowerPoint Live in Teams genutzt werden kann.

PowerPoint Live in Teams bietet Präsentierenden neue Werkzeuge, um souverän zu präsentieren. Sie können ihre Notizen überprüfen, sich an Chats beteiligen und ihr Publikum sehen – alles in einer Ansicht. Außerdem ist es nun möglich, nahtlos und ohne längere Wartezeiten zwischen den Sprecher*innen zu wechseln. Doch auch für Teilnehmer*innen bietet die Funktion neue Möglichkeiten: So können sie mit Hyperlinks und Videos interagieren oder Inhalte in ihrem eigenen Tempo konsumieren.

Um loszulegen, startet einfach ein Teams-Meeting. Anstatt euer PowerPoint-Deck zu öffnen und den Bildschirm freizugeben, wählt ihr eure Datei aus oder ladet sie unter dem Abschnitt PowerPoint Live hoch.

Hybride Arbeitsmodelle sind gekommen, um zu bleiben. Um auch in Zukunft im Team kreativ und innovativ zu sein, brauchen wir neue Formate und Technologien, die Mitarbeitende dabei unterstützen sich auszutauschen. Aus diesem Grund arbeiten wir stetig an neuen Features, die die eine Brücke zwischen der analogen und digitalen Arbeitswelt bauen.


Ein Beitrag von Lisa Schell
Communications Manager Consumer Products & Services
Portrait von Lisa Schell

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