AI で非効率な会議を排除しましょう

バネッサホー (Vanessa Ho)

※本ブログは、米国時間 1 月 18 日に公開された “How AI can help you banish bad meetings” の抄訳を基に掲載しています。

もし、勤務時間のほとんどが会議で埋まっているのだとしたら、それはあなただけではありません。最近の Microsoft Work Trend Index レポートによると、会議に費やされる時間は、2020 年以降、約 3 倍に増加しています。問題は、会議が必ずしも生産的ではないということです。同レポートによると、「非効率的な会議」が、仕事を完遂する上での最大の障壁となっています。

会議に遅刻しそうなとき、準備不足のまま出席したとき、全員の合意を得るのに苦労しているときなどに役立つ、Microsoft Copilot などの AI ツールが会議の達人になれるよう助けてくれる 9 つの場面をご紹介します。

いつも遅刻してしまう

会議に時間通りに出席できない場合には、Copilot in Microsoft Teams で重要なポイントをリアルタイムで要約し、これまでの状況を把握して、途中からでも後れを取ることなく会議に参加できます。重要な文脈を見失った場合でも、Copilot に皆が賛成したか反対したかを尋ねたり、わかりやすい言葉で要約を得たりすることができます。

会議が重なっている

会議を欠席しなければならない場合でも、Copilot in Teams に、会議の内容、決定事項、やるべきタスクの要約を尋ねることができます。また、出てきたアイデアの賛否や各人の意見の詳細などを求めることもできます。まもなく、Copilot のユーザーは、自動生成されたメモとフォローアップタスクの提案などのインテリジェントな会議要約機能を利用できるようになります。そして 3 月には、Outlook を通じて、出席できない会議を「フォロー」できるようになります。会議をフォローすることで、主催者は Teams への記録を行うよう指示されるので、後で確実にサマリーが作成されます。

自分の主催する会議がなかなか進まない

会議が空回りしたり、話が脱線したりして無意味になってきたときには、Copilot in Teams を使用することで、参加者を会議に集中させ、進行を促すことができます。「会議を進めるために何を尋ねればいいのか」、「まだ解決していない問題は何か」などを尋ねることができ、その答えはあなただけが見ることができます。Copilot は議事録を調べ、議論を中断することなくリアルタイムで提案を行います。

会議室が騒がしい

Teams のノイズ抑制機能は、音声フィードを分析し、キーボードのタイプ音やポテトチップ袋のカリカリ音、子供が家の中で遊んでいる音などの不要なノイズを除去しながら、音声のみを保持します。また、まもなく、Teams にはボイスアイソレーション機能が導入され、あなたの声を認識し、他の声やバックグラウンドノイズを抑制することで、あなたの声だけが聞こえるようにしてくれます。

部屋を片付ける時間がない

次の会議が迫っているのにオフィスが散らかっているときには、Teams Premium の背景デコレーション機能を使用できます。この生成型の背景エフェクトで、散らかったものを取り除き、観葉植物や装飾品など、空間を華やかにするアイテムを加えることで、現実環境の見映えを向上できます。

自分のプレゼンテーションで参加者が眠くならないか心配

プレゼンテーション技術を向上したいときは、スピーカーコーチを使用できます。スピーカーコーチは、あなたのスピーチを分析し、ペース、声の調子、つなぎ言葉、同じ言葉の繰り返しなどを分析し、リアルタイムのヒントと終了後の評価を提供します。また、文化的配慮が必要な言葉を分析し、インクルーシブな言葉使いの推奨を行います。

会議を準備する時間が無い

会議の準備をする時間が無いときは、Teams の Meet アプリで会議資料を 1 か所に集め、議題や資料などすべてを迅速に確認できます。また、今後の会議に推奨されるコンテンツや、会議が勤務時間外かどうかなどの、インテリジェントな洞察も表示できます。この夏には、Copilot in Outlook が、会議の目的、必要な手順、関連文書のサマリーを提供し、会議の準備をさらに容易にしてくれるようになります。

アシスタントを雇いたい

会議のスケジュールは面倒な作業ですが、Copilot in Outlook が容易にしてくれます。Copilot in Outlook はすでにメールのスレッドの要約を行ってくれますが、3 月からはフォローアップ会議のスケジューリングなどのアクションも提案してくれるようになります。この機能を選択すると、Copilot は自動的に会議フォームを開き、タイトルを付けて、参加者と利用可能な時間を提案します。また、議題、関連ファイル、メールスレッドの要約も提供されます。数回のクリックで会議をスケジュールできます。

言語の障壁で困っている

同じ言語を話さない人たちや、慣れ親しんだ言語が違う人々による会議は困難です。Teams Premium のキャプションとトランスクリプトのライブ翻訳機能は、会話を円滑に進めやすくします。40 言語で利用可能なリアルタイム翻訳機能は、会議参加者が自分の言語でキャプションやトランスクリプトを読むのに役立ちます。

本ブログのイメージ画像は、Microsoft Designer の Image Creator および Microsoft Designer が生成したものです。

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