«Проектный офис» Awara IT

Назначение: решение для сокращения времени на коммуникации в проектной группе, хранения и совместной работы с проектной документацией, отображения общей картины проекта для принятия решений.

Отрасли: промышленное производство, сервисные организации, гостиничный бизнес, ритейл, дистрибуция.

Описание: увеличивает производительность команд проектных организаций за счёт ускорения поиска и распределения ресурсов, необходимых для эффективной работы. Решение позволяет видеть общую картину проекта в режиме реального времени, ускорять коммуникации внутри проектной группы без потери их качества, хранить проектную документацию доступным для всех сотрудников образом и совместно работать с ней. Возможности «Проектного офиса» включают управление временем и оперативный контроль над деятельностью проектной команды, работу с планом проекта для всей команды «из одного окна», регулярно обновляемую многоплановую персонализированную отчётность по проектам, ведение совместных календарей и задач, организацию онлайн-встреч с заказчиками и оперативную передачу информации коллегам, а также доступ к системе из любого места с любого устройства по любому каналу связи.

Принцип работы. Принципиальная схема функционирования «Проектного офиса»:

Руководитель проекта планирует загрузку, сроки и другие показатели нового проекта, после чего публикует эти данные в Project Online.
Сотрудник получает задачу из нового проекта, вводит свои оценки требуемых показателей — точно так же в одном окне, в рамках единого решения.
Руководитель проекта одобряет (или не одобряет) введённые данные.
По ходу проекта на основании вводимых данных автоматически формируется аналитика. Позднее она становится доступной всем пользователям с определёнными правами доступа.

Технологии. «Проектный офис» работает на базе Microsoft Teams. Данные по управлению проектами берутся из Microsoft Project Online, аналитика по проектам представлена в Power BI.

Примеры использования. В качестве примера применения «Проектного офиса» в реальном российском производстве можно привести отечественного производителя инженерных гидрологических решений для сельского хозяйства, промышленности, социальных объектов и туристической инфраструктуры. Клиенту требовалось повысить повседневную производительность на проектах, увеличить скорость выполнения задач, снизить риск потери важной проектной информации. Решением стал персонализированный проектный офис: единое виртуальное пространство, где исполнители и руководители планируют занятость, контролируют состав работ, сроки выполнения. Добавленный к решению бот Tasks помогает быстро создавать задачи Outlook из любого сообщения Microsoft Teams. В результате увеличилась скорость реакции команды на важные проектные задачи и, как следствие, выросли проектные показатели. Настроено также отслеживание прогресса реализации проектов.

Интересный факт: в сети российских умных кофеен, оперирующих на базе искусственного интеллекта, внедрение «Проектного офиса» позволило увязать воедино сервисы AI и машинного обучения Microsoft Azure для анализа продажи и повышения качества обслуживания, прогнозирование количества посетителей для оптимизации рабочих смен, поставки продукции со складов и изменения в предлагаемом ассортименте.