Все, что нужно – в одной бутылке

IDS Borjomi – международная компания, которая работает на территории России, Украины, Грузии и в странах Восточной Европы. Компания была названа в честь легендарной воды «Боржоми», ставшей основой ее продуктового портфеля. IDS Borjomi также выпускает бренды «Святой Источник» (занимает первое место на российском рынке бутилированной воды в литрах и в денежном выражении[1]) и «Эдельвейс».

Главной целью, определяющей развитие IDS Borjomi, является забота о потребителе. Высококонкурентная среда и естественное расширение компании стали стимулом для внедрения цифровизации, использования современных технологий для эффективной работы и безопасности сотрудников. Резкая смена внешних условий в начале 2020 года явилась дополнительным фактором, ускорившим трансформацию. О том, как вовлечь в этот процесс всех сотрудников, как построить эффективную систему коммуникаций на базе Microsoft Teams и как с ее помощью адаптироваться к самым неожиданным изменениям, рассказывает директор ИТ компании IDS Borjomi Россия Кирилл Кукаркин.

О стратегии долговременного развития

Стратегия развития IDS Borjomi нацелена на создание большого международного бренда, которое невозможно без цифровизации.

Кирилл Кукаркин: «Мы сейчас находимся на этапе трансформации всего бизнеса. Это серьёзный вызов для компании. Решение подобного рода задач невозможно без цифровизации, и мы начали идти по этому пути».

О вовлеченности и хорошо организованной коммуникации

Основа успешных изменений – их поддержка всеми сотрудниками компании, поэтому так важно было построить эффективную систему коммуникаций, которая позволит вовлечь весь коллектив в трансформацию и подготовить его к ней; а еще лучше – создать единую цифровую среду, нивелирующую территориальную рассредоточенность офисов компании.

Кирилл Кукаркин: «Мы географически распределенная компания, и нам необходим постоянный и эффективный диалог друг с другом. Люди, работающие в одном подразделении, часто могут находиться в разных городах и даже странах. При этом между ними происходит достаточно интенсивный обмен информацией. Например, в нашем липецком офисе расположена группа разработки 1С, с которой нам приходится взаимодействовать ежедневно. Поэтому нам нужны средства коммуникации с возможностями видеосвязи, демонстрации экрана, обмена и хранения файлов, а также совместной работы над ними в режиме реального времени. Особенно они важны для работы топ-менеджеров: их общение между собой и сотрудниками всегда происходит по видеосвязи.

Microsoft Teams сразу продемонстрировал способность обеспечить все наши потребности во взаимодействии: и отличную связь, в том числе и видео, и совместное использование файлов, и, при необходимости, организацию баз знаний и информационных порталов, предназначенных для отдельных групп».

О пользе консалтинга и переходе на «удаленку»

Решение о выборе Microsoft Teams в качестве единой коммуникационной платформы, было принято компанией по результатам консалтингового проекта Microsoft Solution Assessment, реализованного партнером Microsoft компанией i-Sys. Проект позволил выявить «точки роста» в операционных процессах и коммуникациях и сформировать план действий, призванный повысить эффективность жизнедеятельности компании с помощью применения облачных решений. Специалисты i-Sys помогали в обучении сотрудников, разрабатывали сценарии использования нового сервиса для автоматизации отдельных бизнес-процессов. Сегодня Microsoft Teams используют более 2000 сотрудников, которые работают и в бизнес-подразделениях, и на производственных площадках компании.

Кирилл Кукаркин: «Мы благодарны i-Sys за качественный консалтинг, в результате которого мы выбрали Microsoft Teams как единую платформу для коммуникаций. Благодаря знаниям и навыкам, полученным в рамках образовательных сессий, организованных i-Sys, а также разработанным им сценариям использования этого инструмента, мы оказались готовы оперативно перейти на «удаленку», когда началась пандемия. У нас достаточно быстро все произошло, не было никакого негатива от людей: они просто взяли свои компьютеры, ушли по домам и продолжили свою работу».

Об изменениях в корпоративной культуре

Специалистам IDS Borjomi еще предстоит провести оценки эффективности нового решения. Но уже через два месяца с начала его использования в компании отметили заметные изменения, которые произошли в корпоративной культуре. Сотрудники не только приняли те сценарии использования Microsoft Teams, которые им предложили ИТ-специалисты и партнеры из i-Sys, но стали активно использовать новинку как для текущего рабочего взаимодействия, так и для неформального обмена опытом и формирования баз знаний. Заметна активность «рядовых» пользователей в освоении инструментов Microsoft Teams, их готовность делиться с коллегами своими наработками.

Кирилл Кукаркин: «У нас стали популярными такие инструменты Microsoft Teams, как внутренние порталы рабочих групп и Wiki. Решение помогло нам сформировать настоящую площадку, при помощи которой сотрудники могут найти новые идеи, поделиться собственными наработками, усилить свои soft-skills и даже повысить квалификацию. Уровень вовлеченности сотрудников начал расти буквально на глазах: некоторые коллеги предложили новые для нас сценарии обмена информацией, специалисты HR-департамента самостоятельно организовали рабочие пространства для других подразделений. Гораздо спокойнее стала работа help-desk, сотрудников которого заметно меньше отвлекают звонками: пользователи предпочитают теперь взаимодействовать с ними через Microsoft Teams».

О новой консолидации

Следующими шагами в повышении эффективности работы компании с помощью Microsoft Teams станут консолидация проектной информации в рамках коммуникационной платформы, а также анализ эффективности удаленной работы сотрудников.

Кирилл Кукаркин: «Мы серьезно задумались про ведение проектов и консолидацию всей проектной информации в рамках платформы Microsoft Teams. Критически важны такие функции, как обмен документами и их согласование, совместная работа в группах – ее мы особенно активно «пропагандируем»: опыт показал, что эти каналы коммуникации гораздо эффективнее чем, электронная почта. Информация в них лучше структурирована, а значит более доступна и наглядна. Особенно хорошо это заметно при обсуждении проектов, когда приходится возвращаться к информации, которой сотрудники обмениваются в течение нескольких дней, недель или даже месяцев.

Очень важная задача, над которой мы сейчас работаем с помощью Microsoft Teams – анализ продуктивности сотрудников. Мы создаем инструмент для руководителей, чтобы они эффективнее работали со своими командами. Он позволяет понять, насколько люди загружены и как они используют свое рабочее время. Это позволит сбалансировать нагрузку, высвободить время для решения стратегических задач и тем самым повысить мотивацию сотрудников».

Использованы фото с сайта borjomi.com

[1] На основании данных Nielsen RMS для категории минеральная вода за 24 месяца, завершившихся 31 декабря 2019 г. для общего рынка розничной торговли в России.