Быстрее, качественнее, экономичнее… и безопаснее
Сотрудники «Лаборатории Касперского», глобального производителя решений для кибербезопасности, ежедневно совершают до 1500 звонков и проводят 700 онлайн-встреч с помощью сервиса Microsoft Teams. В дальнейшем благодаря ему планируется еще и сэкономить несколько сотен тысяч долларов.
Распределенная по 34 офисам в разных странах мира компания внедрила облачную коммуникационную платформу Microsoft Teams, чтобы повысить продуктивность и безопасность работы распределенных команд. На весь проект перехода на единый универсальный инструмент было выделено три месяца. О реализации рассказывают Максим Шахаб, директор по информационным технологиям «Лаборатории Касперского», Егор Харченко, руководитель направления по развитию инфраструктурных сервисов, и Александр Ильин, старший менеджер по внутренним коммуникациям.
Высокая оценка аналитиков
При выборе нового корпоративного стандарта коммуникаций компания опиралась на список компаний-лидеров квадранта Gartner – всего рассматривалось три решения. В приоритете оказался Microsoft Teams – у заказчика уже был опыт использования решений этого вендора. Технически внедрение не представлялось сложным.
Егор Харченко: «Сначала сервис протестировали на пилоте, в котором участвовали около 120 человек (70 сотрудников Service Desk и 50 – из R&D). По итогам использования все они дали обратную связь – насколько продукт удобен и решает основные потребности рабочих коммуникаций. Получив позитивные отзывы, мы приступили к развертыванию платформы на всю компанию. К дате официального запуска была подготовлена вся инфраструктура, запущен специальный портал для пользователей, развернут десктоп-клиент, разработана необходимая документация – инструкции, видеоуроки и пр. При поддержке Microsoft было проведено обучение для сотрудников, с погружением в функциональные возможности инструмента».
Безопасность для безопасников
Если речь идет о кибербезопасности, то сапожник не может быть без сапог. Ведущий поставщик решений в этой области «Лаборатория Касперского» уделяет большое внимание всем аспектам защиты своих данных и ИТ-инфраструктуры. И корпоративные коммуникации – не исключение. Чтобы сотрудники распределенных команд могли общаться в удобных им форматах – в чатах, рабочих группах, при помощи видео- и аудиоконференций, – была нужна единая современная платформа, безопасность которой не вызывает сомнений.
Егор Харченко: «ИБ – глобальная функция в корпорации, которая утверждает ИТ-проекты для всех офисов. Особенно, если речь идет об облачных решениях, полностью развернутых на внешней инфраструктуре, которая не контролируется заказчиком. В случае с Microsoft Teams ИБ-шники дали «зеленый свет» в нужные для старта сроки».
Облачные посланники
Чтобы сотрудникам понравилась новинка, необходимо было обеспечить и заинтересованность. Сервисом должны пользоваться, чтобы он действительно приносил бизнесу отдачу и результат. Вовлечь всех сотрудников корпорации в «путешествие» с Microsoft Teams взялась, помимо ИТ-службы, также служба внутренних коммуникаций. Если первая отвечала за техническую реализацию, то вторая – за популяризацию нового инструмента и создание команды амбассадоров.
Егор Харченко: «Мы запустили поиск амбассадоров Microsoft Teams среди сотрудников компании. Это люди, которые помогают коллегам настроить новый инструмент и обучают работе с ним. На старте всегда возникает множество вопросов – как организовывать каналы, делиться знаниями и т.д. Обычная служба техподдержки с таким объемом запросов оперативно не справится, и тут как раз должны подключаться амбассадоры. Параллельно они выступают и как своего рода бета-тестеры нового сервиса. Стать амбассадором Microsoft Teams мог любой сотрудник – от тестировщиков и инженеров до представителей отделов, выполняющих административные функции. Достаточно быстро амбассадоры появились в разных региональных офисах – в России, США, Германии, Великобритании и в Сингапуре. Там эту роль взяли на себя региональные директора, что особенно важно для продвижения сервиса – личный пример руководителя всегда наиболее эффективно вовлекает сотрудников».
Сила кофе
После запуска Microsoft Teams в «Лаборатории Касперского» достаточно быстро число активных пользователей сервиса увеличилось до 2 тысяч. Однако многие из них столкнулись с проблемой настройки мобильного приложения. Из-за особенностей политик безопасности Лаборатории процедура оказалась не самой быстрой и интуитивно понятной, из-за чего приложением почти не пользовались. Тут в дело также вступили амбассадоры и… кофе!
Александр Ильин: «Мы организовали промомероприятие – прямо во дворе московского офиса, штаб-квартире компании. Сотрудникам предлагалось установить на мобильном телефоне Microsoft Teams, продемонстрировать приложение и получить в подарок кофе, сувенирную кружку или другие бонусы. Акция сработала – первые 200 чашек напитка закончились буквально за полтора часа, а количество мобильных пользователей по ее итогам выросло почти в пять раз».
Взрывной рост
В запланированные сроки практически вся компания перешла на Microsoft Teams для внутренних коммуникаций. Сервис быстро стал корпоративным стандартом. Им начал пользоваться и топ-менеджмент, включая Евгения Касперского. К началу 2020 года платформа уже поддерживала 1000 звонков и встреч ежедневно, через нее проходили почти 200 тысяч сообщений в день.
Максим Шахаб: «В компании начали использовать платформу ещё до массового перехода на удалённую работу, а после него произошёл буквально взрывной рост: с помощью Microsoft Teams мы стали «встречаться онлайн» в семь раз чаще, а созваниваться – в целых десять раз больше. Все коммуникации перешли в онлайн без потери качества живого общения, в том числе благодаря интеграции решения с телефонией. Это обеспечило возможность звонков с Microsoft Teams на городские номера и наоборот, что позволяет в «обычной жизни» экономить на роуминге в командировках, а в режиме удаленки – просто необходимо для эффективной работы».
Ценности будущего
Microsoft Teams по мере распространения в компании изменил саму культуру внутренних коммуникаций – взаимодействие внутри команд и между ними стало более эффективным.
Егор Харченко: «Наши пользователи из разных региональных офисов отмечают высокий уровень качества связи и широкую функциональность Microsoft Teams. Инструмент подтвердил свое удобство и безопасность. Мы отмечаем повышение продуктивности по компании в целом – так, например, сократилась длительность многих встреч, перенесенных из офлайна в Microsoft Teams, – с часа до 30 минут. Все вопросы теперь, с новым инструментом, решаются быстрее».
До конца 2020 года заказчик планирует реализовать дополнительное шифрование трафика в чатах, чтобы можно было обмениваться, в том числе, конфиденциальной информацией. Также планируется полностью вывести из эксплуатации другие средства коммуникации. Вместе с потенциальным отказом от классической телефонии это позволит сэкономить несколько сотен тысяч долларов.
.
Использованы фотографии компании «Лаборатория Касперского»
