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為什麼混合辦公使OKR 有著前所未有的重要性

在本文中,作者 Microsoft 企業副總裁 Vetri Vellore 將說明擁有共通的目標,如何協助團隊朝著正確方向邁進,並帶領公司成長茁壯,進而讓普通的砌磚工匠晉升為獨當一面的教堂建築師 

本篇摘錄擷取自 Vetri Vellore 適用於每個人的 OKR:在您的組織中成功推行目標與關鍵成果(OKRs for All: Making Objectives and Key Results Work for Your Entire Organization)。在 2021 年,Microsoft 收購了由他一手創立的軟體公司 Ally.ioVellore 現在擔任  Microsoft Viva Goals 企業副總裁一職,目前,這項工具已納入 Viva 員工體驗平台旗下,可用來設定和追蹤 OKR 

 

您或許曾聽過類似下方的比喻:男子走在街上,看到三位砌磚工匠正相當勤奮地堆砌磚牆。 

男子詢問第一位砌磚工匠:「你在做什麼?」對方回答:「我正在堆砌磚牆,努力養家。」 

接著,男子走向第二位砌磚工匠,並同樣詢問:「你在做什麼?」對方回答:「我正在堆砌一面又大又堅固的牆。」 

最後,男子走向最專注於工作的第三位砌磚工匠,且再次詢問:「你在做什麼?」對方雙眼發亮,並回答:「我正在建造一座宏偉的教堂。」 

對我來說,這個故事總是突顯出目標導向工作的重要性。事實上,多數員工往往對自身工作的全貌一知半解。他們只負責執行主管交辦的工作,或是專案管理工具中列出的下一項待辦工作,但無從掌握整體情況。 

如果組織中的每個團隊和員工,都能對企業的策略重點抱有共識,且了解自身工作的目標所在,勢必能保有高度的參與度、生產力和滿意度。這個道理不僅可應用在建造教堂上,也同樣適用於企業。 

團隊若能理解「理由何在」,就可更直覺且精準地掌握概念和計畫,同時識別風險、所需進行的變更,以及可能錯失的種種機會。 

只要聚焦於日常活動中的重要事物,團隊就可望依循「流程」行事,並發揮高度生產力。目標和一致性不僅能凝聚團隊心力,還有助於促進協同合作。 

領導階層所面臨的挑戰,在於如何為所有員工從事的工作制定目標,藉此讓組織內的每一份子都能意識到「自己正在建造一座教堂」,而非「單純堆砌一塊又一塊的磚頭」。 

為何現在正是大好良機? 

2020 3 月,COVID-19 疫情席捲全球,並徹底改變我們的生活。如同許多企業領導者(至少是那些和我們一樣有幸繼續留在業界的人),我決定關閉 Ally.io 軟體公司的辦公室、讓團隊在家工作,當時不僅無從得知何時能重返辦公室,更難以掌握公司的未來走向。我們的整體工作型態,也因此迅速產生變化。  

身為企業領導階層,您需要一手掌握公司所從事的各項作業;在混合辦公模式下,旗下員工則要求您提供透明度。 

雖然改採混合和遠端工作的轉變,看似發生在一瞬之間,但整個轉換過程卻早已醞釀多年。過去十年來,不僅有越來越多的員工選擇彈性安排工作和上班時間,也有更多雇主開始順應此一變化。在此同時,企業領導階層也肩負著與日俱增的壓力,被迫加快繳出亮眼的成績單。隨著旗下團隊改採分流辦公模式,以往辦公室適用的傳統機制也造成不少瓶頸,並導致缺乏一致性的局面。雪上加霜的是,獲取人才變得難上加難;儘管員工轉職成本降低,雇主負擔的成本卻反而增加。COVID-19 疫情不僅催化了上述變革,其發展速度之快也超乎眾人想像。 

世界各地的企業領導者發現,他們需要尋求嶄新途徑,才能保有彈性並持續成長、做出調整以因應新的風險,並讓每位員工保持專注和積極,就如同先前面對其他意外改變時一樣(而多數員工勢必可滿足此一期望)。 

我們該如何因應這些挑戰?過去,我親眼見證了成千上萬的企業藉助於OKRObjectives and Key Results 目標與關鍵成果)目標設定方法,成功促進一致性、使命感和專注力,同時提高企業復原能力並帶動成長。因此,我將藉此機會分享 OKR 如何為組織內的每位員工增添價值。 

我的公司專門建置 OKR 軟體,並於 2021 年由 Microsoft 收購。在疫情初期,每個人都忙著適應大幅改變生活的各種外部因素;當時,OKR 不僅帶領整個團隊釐清最重要的工作,更讓我們聚焦於達成所需結果。 

以上只是我個人使用 OKR 推動多項業務成長的經驗,而更重要的是,我和團隊曾協助成千上萬的企業使用 OKR 和我們的軟體,達成相同目的。從大型企業到新創公司,應有盡有。一舉涵蓋科技業、製造業、媒體業和醫療保健業,以及營運、人力資源、工程和銷售等部門。根據我的觀察,OKR 可在任何類型的產業和部門中發揮影響力。組織可使用 OKR 設定目標、解決策略面執行的問題,並提高員工士氣,藉此大舉提高生產力,從而讓公司更快速且更可靠地實現自身目標。 

在近期及先前所發生的種種變化中,OKR 架構扮演了關鍵角色,為許多公司提供復原能力,也為我的公司奠定領導地位。此一架構讓我們在脫離體系震盪期的同時,能持續擴大規模,並朝著新常態邁進。 

多數產業都已轉換為全球化、分散式且有時非同步的人力模式。伴隨此一現象而來的,還有不斷增加的相關技術堆疊,以及創新和成長步伐日益急迫等情況,導致企業在能見度、一致性和員工參與度等方面的需求,顯得更加錯綜複雜。 

插圖作者:John W. Tomac

速度和協同合作正以前所未見的規模進行,但在此一嶄新工作方式下,企業領導階層及其團隊正面臨在當前環境下變得更加棘手的挑戰,包含: 

  1. 缺乏一致性所衍生的瓶頸:在許多案例中,主管和團隊不僅無法掌握其他部門的工作內容,也無從得知對方是否正把重心放在相同計畫上,或者旗下小組是否正在推動合適計畫,或朝著正確成果邁進。如果流程經常仰賴單一人員,或採用單點故障模式,就容易加劇這類缺乏架構的問題。企業若缺乏快速且同步採取行動所需的一致性,即有可能發生工作窒礙難行、衍生客戶層面的問題,或導致團隊重複進行相同工作。
  2. 對於成長的期望超乎過往:90% 的新企業會以失敗坐收,其中有 70% 會在成立後的兩到五年內關門大吉。投資人和股東無不期望看到超乎過往的指數性成長,但各行各業卻面臨著更加險峻的競爭局面,這讓領導團隊必須一肩扛下龐大壓力。
  3. 職場重新洗牌:Microsoft2022 年工作趨勢指數》顯示,43%的全球人力可能或極有可能考慮在未來一年轉換跑道。員工面對面交流互動的頻率已不如過往。現在,他們可能難以在休息室、乒乓球桌或咖啡機旁閒話家常。在 2022 年,使命感將成為建構公司文化的要素之一。員工無不期望與公司的使命和願景相互連結、了解自身工作如何對該使命做出貢獻,也希望相信自己正在從事理想工作。
  4. 難以確保能見度,盲點不斷浮上檯面:身為企業領導階層,您需要一手掌握公司所從事的各項作業和重點領域,並深入了解趨勢、成長機會或企業風險。另一方面,旗下員工則要求您提供不同於以往辦公室工作型態的透明度。

OKR 可協助每位員工了解其所堆砌的每一塊磚,將如何造就您所打造的教堂。 

若要解決上述挑戰,就必須持續聚焦於目標之上,並使其適用於企業內的每個環節。此時,OKR 就能派上用場。 

OKR 可讓整個組織對策略抱有一致的共識,並將重點從產出(團隊的日常工作)移轉至成果(也就是日常工作的結果)。這個心態上的轉變,可讓您的團隊擁有明確的使命感而保持高參與度,並了解每個人如何善盡一己之力,協助公司向前邁進。 

OKR Intel 前執行長 Andy Grove所提出的目標設定方法,後續則由 John Doerr 發揚光大John Doerr 憑藉他的策略性規劃大作《OKR:做最重要的事》(Measure What Matters: How Google, Bono, and the Gates Foundation Rock the World with OKRs) OKR 的理念宣揚至世界各地。我們採用的方法,在於以傳統模式為基礎並做出調整,繼而協助組織避免常見的 OKR 錯誤。舉例來說,有些公司會透過由上而下的方式推行 OKR,這樣一來,就會將員工排除在外,並營造負面且有礙進步的環境。比較有效的做法,是聚焦於組織的優先要務,同時保留空間,讓團隊成員可以提出不同想法。 

我所主張的方法涵蓋了三大建構區塊。目標為明確且激勵人心的目的,可隸屬公司、部門或團隊層級,並做為行動方針,指引您朝著自身目的邁進。關鍵成果為可量化的成果,除了要有遠大抱負且具備可行性之外,還要足以量化以利評估目標。關鍵計畫則為個人活動,其執行度將影響所定義目標的成效。 

最理想的做法,就是將 OKR 融入組織 DNA 中,一舉涵蓋公司、部門、團隊和專業員工等層級,藉此讓每個團隊和員工都能不斷超越且重新定義種種可能性。 

後續行動 

回到先前的砌磚工匠比喻,個人最喜愛的部分,就是這段佳話據信與知名建築師 Christopher Wren 相關。他在 1666 年的倫敦大火後,受命重建聖保羅大教堂。Wren 深知,若要造就非凡成果,勢必要凝聚眾人力量,讓大家朝著相同願景邁進。因此,他花費許多心力,確保參與聖保羅大教堂工程的每個人都能了解其願景。 

若要依循此一做法,勢必得解決攸關業務執行,以及將策略轉化為實際生產力的兩大挑戰: 

  1. 許多領導階層認為,旗下團隊可自動掌握關聯性,且自行了解自身工作如何在整體使命中扮演何種角色。然而,如果工作涉及組織內的不同層級,此一關聯性就會迅速化為烏有。事實上,顧問公司 McKinsey 近期便提出了這個問題,而且發現儘管 85% 的高階主管和管理高層認為,可在日常工作中感受到使命感,具有相同想法的前線主管和前線員工卻僅有 15%。更糟糕的是,近半數的前線主管和前線員工皆不同意上述說法;相較之下,高階主管和管理高層的不同意比例則較低。
  2. 組織和領導階層經常讓員工認為,自己扮演的只是砌牆工匠的角色。員工不覺得自己有能力參與更遠大的使命,且深信他們對此無權置喙,而此一情況會對生產力造成負面影響。McKinsey 的同一項調查也發現,無法對目標產生連結的主管和員工,其收入(包含工作和個人生活)遠低於能與目標產生連結者。

OKR 可協助每位員工了解其所堆砌的每一塊磚,將如何造就您一手打造的教堂。此外,它還能協助領導階層判斷需要進一步聚焦於哪些地方、哪些資源最適合用來進行哪項工作,以及如何在不犧牲品質的情況下快速採取行動,這些都相當重要。 

過去 50 年來,OKR 方法已協助全球數千家最成功的公司執行目標,且遙遙領先競爭對手。OKR 能提供專注力、問責性、明確性和使命感,並憑藉其簡單且無可比擬的架構,廣獲眾多領導階層青睞。OKR 可為您和團隊帶來相同優勢,在迫切需要推動成長、提高一致性和彈性之際,助您一臂之力。 

Vetri Vellore 的著作《適用於每個人的 OKR:在您的組織中成功推行目標與關鍵成果(OKRs for All: Making Objectives and Key Results Work for Your Entire Organization) 將於今年夏季推出。 

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