Vom Start-up zum Marktführer: Wie woom auf seinem Wachstumskurs auf die digitale Transformation mit der Microsoft Cloud setzt

Jedes Fahrrad soll möglichst vielen Kindern Freude bereiten: Das ist die Vision von woom. Dabei will der international tätige Hersteller von Kinder- und Jugendfahrrädern Eltern und Kindern bleibende gemeinsame Momente ermöglichen, von den ersten Schritten auf dem Rad bis hin zu mehrtägigen Familien-Radtouren. Die Erfolgsgeschichte von woom begann im Jahr 2013 in Wien. Die zwei fahrradbegeisterten Väter Christian Bezdeka und Marcus Ihlenfeld machten sich auf die Suche nach dem perfekten Fahrrad für ihre Kinder. Die Suche blieb damals erfolglos, und so fiel die Entscheidung, das perfekte Kinderfahrrad selbst neu zu erfinden. Mittlerweile setzt woom Maßstäbe bei Premium-Kinderfahrrädern und ist bekannter Marktführer in Österreich: Heute ist jedes zweite hierzulande neugekaufte Kinderfahrrad ein woom bike. Auch weit über Österreichs Grenzen radeln Kinder und Teens bereits auf woom bikes, denn das Unternehmen ist in mehr als 30 Ländern präsent – von Deutschland über Frankreich bis in die USA.Bedingt durch die Pandemie erlebte das Unternehmen im Jahr 2022 einen Boom und knackte die Umsatzmarke von 100 Millionen Euro: Ein Wachstumskurs, auf dem sich woom heute nach wie vor befindet.

Smartes Engineering und zeitloses Design – die Treiber des Wachstums von woom

Aus guten Gründen erfreuen sich woom bikes großer Beliebtheit: Sie sind rund 40 Prozent leichter als das übliche Kinderfahrrad und perfekt auf die Ergonomie von Kindern abgestimmt. Aufgrund ihrer hochqualitativen Komponenten sind woom bikes besonders langlebig und wertbeständig und so konstruiert, dass mehrere Generationen an Kindern daran Freude haben. Das zeitlose Design, welches bereits mehrfach mit internationalen Designpreisen ausgezeichnet wurde, verleiht den Rädern zudem einen hohen Wiedererkennungswert.

Im Zuge der Pandemie stiegen viele Menschen aufs Rad, wovon Fahrradhersteller profitierten – so auch woom. Neben großer Freude brachte die erhöhte Nachfrage auch Herausforderungen mit sich. Durch eine Analyse im August 2021 wurde der Bedarf an einem neuen IT-System festgestellt: Die Nachfrage konnte nicht mehr manuell bedient werden. Auch die bestehenden Insellösungen für Systeme wie Finanzen, die Lager sowie die Standorte in Europa und den USA konnten das Wachstum nicht mehr bewältigen.

Die an sich erfreulichen Entwicklungen bei woom erforderten somit eine neue, gemeinsame Basis in Form eines IT-Systems, das so dynamisch sein sollte wie woom selbst: ein innovatives Unternehmen, das aus den Kinderschuhen eines Start-ups gewachsen ist und heute international tätig sowie am Weg zum Weltmarktführer ist. Das neue System sollte flexibel sein, um mit den Wachstumsplänen von woom Schritt zu halten. Vor allem musste die neue IT-Lösung zeitgleich während der Verdoppelung der Mitarbeiterzahlen von circa 130 auf 250 Mitarbeiter*innen implementiert werden können. Anders gesagt: Das Unternehmen suchte nach einer skalierbaren Cloud-Lösung, die das hohe Tempo weiterhin fahren konnte und ein Omnichannel-System ermöglichte.

woom auf der Überholspur: mit einem skalierbaren System zum Fahrrad-Champion

Die Wahl fiel auf Microsoft Dynamics D365 Finance & Operations und das System wurde im Februar 2023 in Betrieb genommen. Im Rahmen des großen Projekts wurden zahlreiche weitere Subprojekte implementiert, darunter die Digitalisierung des Finanzsystems, die Etablierung neuer Prozesse und die Auslagerung bei gleichzeitiger Integration der Logistik.

Microsoft Dynamics D365 Finance & Operations ist der ERP Teil von Dynamics 365. Es ist eine leistungsstarke und flexible Lösung für mittelständische Unternehmen, die ihr Bestellsystem und das Rechnungswesen optimieren wollen. Damit werden Geschäftsprozesse automatisiert, Finanzdaten in Echtzeit analysiert und langfristig Kundenbeziehungen verbessert. Durch die Verbindung verschiedener Fachabteilungen miteinander entsteht eine integrierte Plattform, die sich an die individuellen Anforderungen eines Unternehmens anpasst und dabei hilft, schneller und effizienter zu arbeiten.

Ein besonderes Merkmal des neuen IT-Systems ist die schnelle und professionelle Abwicklung von Bestellungen. Durch die Integration von Shopify ist das Lager nun vollständig im System integriert, was zu einer besseren Abstimmung der Abläufe und zu einer höheren Transparenz innerhalb der Teams führt.

„Wird heute ein Rad geliefert, so sind die Informationen zu den Lagerbeständen und anderen Abteilungen in Echtzeit abrufbar. Alle Mitarbeiter*innen arbeiten somit heute auf derselben Datengrundlage. All dies ermöglicht dem Team, schnell auf Veränderungen zu reagieren und die Abläufe zu optimieren“, so Albert Schöberl, Managing Director bei Cegeka Business Solutions Österreich und als Umsetzungspartner für das Projekt verantwortlich.

Heute liegt die Anzahl der Bestellungen zwischen 500 und 1000 Fahrrädern pro Tag, inklusive Samstag und Sonntag. Anstatt hierfür auf hunderte Tabellen manuell zurückgreifen zu müssen, können Mitarbeiter*innen die relevanten Informationen im System abrufen und dabei die Lieferzeiten stets einhalten.

Vom Innovationsgeist angetrieben auf dem Weg zur betrieblichen Exzellenz

Veränderungen erfordern immer einen gewissen Grad an Anpassungsfähigkeit aller Beteiligten. In diesem Fall war es eine standardisierte Prozesskultur, die das neue IT-System den Mitarbeiter*innen abverlangte. Doch der Innovationsgeist der Mitarbeiter*innen bei woom ist groß, und das Team vertraut auf die Technologie, um jene betriebliche Spitzenleistungen zu erreichen, die es für die Befriedigung der Kundenbedürfnisse braucht. Die Belegschaft hat seit Beginn den Mehrwert des neuen Systems erkannt und zeigt weiterhin eine hohe Bereitschaft, dieses anzuwenden und stetig zu optimieren. In der aktuellen Phase wird hierfür laufend Feedback aller Teams eingeholt. Martin Bartmann, COO von woom, berichtet insbesondere von einer positiven Auswirkung der digitalen Transformation auf die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen, da durch die erfolgreiche Integration der Systeme eine zusätzliche Brücke im Team geschaffen wurde.

Martin Bartmann, COO von woom, über die Erfolgsgeschichte seines Teams: „Wir feiern unser 10-Jahre-Jubiläum – unser Unternehmen hat nahezu als ‚Teenager‘ einen riesigen Schritt in Richtung Professionalisierung gemacht. Trotz Herausforderungen und eines starken Wachstums während der Projektlaufzeit konnte unser Team ab Tag eins Bestellungen mit Erfolg abwickeln und erneut beweisen, dass es die Menschen sind, die den größten Erfolgsfaktor bei woom darstellen.”

Vom Kick-off bis zum Gong: Auf das Team kommt es an

Nun kam der Tag des Go-Live im Februar 2023 und der Klang eines Gongs im Büro läutete jenen Moment ein, auf den das woom-Team seit August 2021 hingearbeitet hatte: Die E-Commerce Lösung wurde angebunden. Dadurch gelang es woom nun, die Verkäufe End-to-End durchzuführen. Anders gesagt: Von Tag eins der Implementierung konnte woom alle Bestellungen reibungslos im neuen IT-System abwickeln. Neben diesem Erfolg konnte das Unternehmen auch einen B2B-Shop für Händler launchen, der innerhalb von sechs Wochen auch in den USA implementiert wurde.

„Für woom ist das neue ERP-System eine existenzielle Voraussetzung, um weiter gesund wachsen zu können. Schon am ersten Go-Live Tag waren alle Shopify Stores mit der neuen Umgebung verbunden und die ersten eingehenden und ausgehenden Bestellungen erfüllt. Das woom Team konnte sofort im Produktivsystem uneingeschränkt arbeiten. Das war ein sensationeller Erfolg für das gesamte Projektteam“, zieht Sabine Engelmann, Project Owner D365 bei woom, Bilanz.

Alles in allem ein großer Schritt in der digitalen Transformation von woom, die noch nicht abgeschlossen ist. Nun soll die Integration der Standorte Niederlande und Dänemark sowie der Lieferanten in das cloudbasierte IT-System folgen. Zudem will woom weitere Bereiche zur Optimierung identifizieren. So soll unter anderem eine direkte Kommunikation mit den Komponentenherstellern ermöglicht werden, um beispielsweise sichtbar zu machen, wann und wie viele Reifen oder Bremsen produziert werden, was derzeit noch manuell gesteuert wird. Auch im Bereich Business Intelligence sind viele Auswertungen und Analysen möglich, die in die Planungskette einfließen und die Agilität des Unternehmens steigern werden.

„Die signifikante Professionalisierung, die woom in den letzten Monaten erlebt hat, ist umso bemerkenswerter, wenn man bedenkt, dass etwa 75 Teammitglieder an der Projektumsetzung beteiligt waren. Alles in allem ein großer Schritt in der digitalen Transformation von woom, die noch nicht abgeschlossen ist”, so Claudia Achatschitz, Head of PMO bei woom & Projektleitung D365.

Die Geschichte von woom zeigt, dass die digitale Transformation eines jungen Unternehmens gelingen kann – auch dann, wenn sich dieses selbst auf Expansionskurs und somit in einem eigenen Change-Prozess befindet. Die Voraussetzungen dafür sind, dass die Technologie sich an die Anforderungen des Unternehmens anpasst und das Team an einem Strang zieht. Die Vision, möglichst vielen Kindern Freude am Radfahren zu bereiten, treibt das Unternehmen weiter an.

Foto Credit: woom