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Wie KI helfen kann, schlechte Meetings zu vermeiden

Wenn Ihre Arbeitstage voller Meetings sind, sind Sie damit nicht allein. Denn diese Zeit hat sich seit 2020 fast verdreifacht, wie der aktuelle Work Trend Index von Microsoft zeigt. Das Problem ist, dass Meetings nicht immer produktiv sind – der gleiche Bericht stellte fest, dass „ineffiziente Meetings“ der größte Produktivitätshemmer sind.

Egal, ob Sie sich verspäten, unvorbereitet sind oder Schwierigkeiten haben, alle Teilnehmenden auf denselben Stand zu bringen – im Folgenden stellen wir Ihnen neun Möglichkeiten vor, wie Microsoft Copilot und andere KI-Tools Ihnen dabei helfen können, Meetings zu verbessern.

 

1. Sie kommen immer zu spät

Wenn Sie es nicht schaffen, pünktlich zu Besprechungen zu erscheinen, kann Copilot in Microsoft Teams Ihnen helfen, indem er die wichtigsten Punkte in Echtzeit zusammenfasst. So können Sie sich über den aktuellen Stand der Dinge informieren und ohne Verzögerung einsteigen. Wenn Sie wichtige Zusammenhänge nicht mitbekommen haben, können Sie Copilot fragen, in welchen Punkten die Teilnehmenden übereinstimmen und wo nicht, und sogar eine Zusammenfassung erhalten.

2. Sie haben mehrere Meetings zur gleichen Zeit

Wenn Sie eine Besprechung ausfallen lassen müssen, können Sie Copilot in Teams um eine Zusammenfassung des Besprochenen, der getroffenen Entscheidungen und der Aufgaben bitten, die Sie erledigen müssen. Sie können auch nach Dingen wie einer Pro- und Contra-Tabelle mit Ideen, die zur Sprache kamen, und Details zu den Meinungen der einzelnen Personen fragen. Copilot-Nutzende werden bald Zugang zu intelligenten Besprechungszusammenfassungen haben, die automatisch erstellte Notizen und Vorschläge für Folgeaufgaben enthalten. Und im März werden sie mit Outlook in der Lage sein, einer Besprechung, an der sie nicht teilnehmen können, zu „folgen“. Das bedeutet, dass der bzw. die Organisator*in aufgefordert wird, die Besprechung in Teams aufzuzeichnen, damit später eine Zusammenfassung zur Verfügung steht.

3. Sie leiten eine Besprechung, die keine Fortschritte macht

Wenn Ihre Besprechung abschweift oder ins Stocken gerät, kann Copilot in Teams Ihnen dabei helfen, für Fokus und mehr Schwung zu sorgen. Sie können Copilot Fragen stellen wie „Was kann ich fragen, um die Besprechung voranzubringen?“ oder „Welche Anliegen sind noch ungelöst?“, wobei die Antworten nur für Sie sichtbar sind. Copilot durchforstet das Protokoll, um Ihnen in Echtzeit Vorschläge zu machen, ohne die Diskussion zu unterbrechen.

4. Sie haben Probleme mit der Lautstärke an Ihrem Arbeitsplatz

Wenn störende Geräusche unvermeidbar sind, analysiert die Geräuschunterdrückungsfunktion von Teams Ihre Audioübertragung, um nur Sprache aufzugreifen und unerwünschte Geräusche wie das Tippen auf der Tastatur, das Knistern von Chips-Tüten oder das Spielen Ihrer Kinder im Haus herauszufiltern. In Kürze wird Teams auch über eine Möglichkeit zur Stimmisolierung verfügen, die Ihre Stimme erkennt und andere Stimmen und Hintergrundgeräusche unterdrückt, sodass nur Ihre Stimme zu hören ist, wenn Sie sprechen.

5. Sie haben keine Zeit zum Aufräumen

Wenn in Ihrem Büro Unordnung herrscht und die nächste Besprechung ansteht, kann Ihnen die Funktion „Hintergrund dekorieren“ in Teams Premium helfen. Dieser generative Hintergrundeffekt kann Ihre reale Umgebung verschönern, indem er Unordnung entfernt und Zimmerpflanzen, Dekorationen und andere Elemente hinzufügt, die Ihren Raum optisch aufwerten.

6. Sie befürchten, dass Ihre Präsentation alle zum Einschlafen bringt

Wenn Sie Ihren Präsentationen den letzten Schliff verpassen wollen, ist Speaker Coach genau das Richtige für Sie. Er analysiert Ihre Sprechweise – einschließlich Tempo, Tonlage und Verwendung von Füllwörtern sowie sich wiederholende Formulierungen – und liefert Ihnen anschließend Live-Einsichten und eine Bewertung. Außerdem analysiert er Ihren Vortrag auf kultursensible Wörter und gibt Empfehlungen für eine integrative Sprachverwendung.

7. Sie haben nicht genug Zeit für die Vorbereitung

Wenn Sie keine Zeit haben, sich auf eine Besprechung vorzubereiten, sammelt die Meet-App in Teams alle Besprechungsunterlagen an einem Ort, sodass Sie alles schnell überblicken können, einschließlich Tagesordnung und Dokumente. Sie können auch intelligente Einblicke erhalten, indem Inhalte für bevorstehende Besprechungen vorgeschlagen werden und ob eine Besprechung außerhalb Ihrer Arbeitszeiten stattfindet. Ab Sommer wird Copilot in Outlook die Vorbereitung von Besprechungen noch effizienter machen, indem er Zusammenfassungen über den Zweck der Besprechung, die erforderlichen Schritte und die relevanten Dokumente bereitstellt.

8. Sie wünschten, Sie hätten einen Assistenten 

Das Planen von Besprechungen ist bisweilen eine lästige Pflicht, aber Copilot in Outlook kann dabei helfen, das Ganze einfacher zu gestalten. Das Tool kann bereits jetzt einen E-Mail-Thread zusammenfassen, ab März wird es dann aber auch weiterführende Aktionen vorschlagen, zum Beispiel die Planung eines Folgeanrufs. Falls gewünscht, öffnet Copilot automatisch ein Besprechungsformular, gibt dem Termin einen Titel und schlägt Teilnehmende und verfügbare Zeiten vor. Außerdem fügt er eine Tagesordnung, relevante Dateien und eine Zusammenfassung des E-Mail-Threads bei. Und schon ist eine Besprechung mit nur wenigen Klicks geplant!

9. Sie brauchen etwas Unterstützung bei der Überwindung von Sprachbarrieren

Besprechungen gestalten sich schwierig, wenn die Teilnehmenden nicht dieselbe Sprache sprechen oder sich in unterschiedlichen Sprachen wohler fühlen. Die Live-Übersetzung mit Untertiteln und Mitschriften in Teams Premium kann zu einem reibungslosen Gesprächsverlauf beitragen. Die Echtzeit-Übersetzungen sind in 40 Sprachen verfügbar und helfen den Teilnehmenden, Untertitel und Mitschriften in ihrer eigenen Sprache zu lesen.

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Die Bilder für diesen Artikel wurden mit dem Image Creator von Designer und Microsoft Designer erstellt.

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