Hybride Meetings sind ein wichtiger Teil unseres Arbeitsalltags, die mal im kleinen Kreis, mal mit vielen Teilnehmenden stattfinden. Dabei kann es hin und wieder zu unangenehmen Überschneidungen beim Reden, zu Pausen oder Verzögerungen aufgrund der Internetverbindung kommen. All das kann die Interaktion erschweren und den Gesprächsfluss stören. Mit den folgenden einfachen Maßnahmen können Meetings besser strukturiert und aktiver gestaltet werden.
Wie können Meetings natürlicher ablaufen? Ausgehend von dieser Frage analysieren Microsoft-Forscher*innen, was zu Unterbrechungen führt und wie Führungskräfte eine bessere Kommunikation für alle Meeting-Teilnehmenden ermöglichen können. In einer kürzlich durchgeführten Studie untersuchte eine Gruppe von Microsoft-Forscher*innen, ob es möglich ist, Unterbrechungen durch die Analyse von anonymen Sitzungsprotokollen zu erfassen und zu bewerten. Das Team nutzte eine spezielle App, um anonyme Transkripte zu analysieren und Metriken wie die Anzahl der geäußerten Wörter von einer Person zu verfolgen. Anschließend wurden diese Daten in einem Zeitdiagramm dargestellt, um Muster festzustellen.
Und tatsächlich ließ sich klar identifizieren, wie regelmäßig sich die Personen beim Sprechen abwechselten oder andere unterbrachen. Gleichzeitig haben die Forscher*innen bei der Auswertung der Daten erkannt, dass der Kontext berücksichtigt werden muss. Denn wenn eine Person mehrere Sekunden nichts sagt, muss das nicht bedeuten, dass es sich um eine aktive Unterbrechung handelt. Es kann zum Beispiel sein, dass der*die Sprecher*in das Wort (spontan) an eine andere Person abgibt. Während der Forschungsansatz weiter optimiert wird, kann man bereits jetzt einige einfache Maßnahmen ergreifen, um die Interaktion in hybriden Meetings signifikant zu verbessern.
So simpel wie effektiv: die Chat-Funktion
Meeting-Teilnehmende sind sich mehrheitlich einig: Der Chat ist neben den gesprochenen Beiträgen in Meetings eine absolute Bereicherung. Das bestätigt eine Untersuchung von Microsoft-Forscher*innen aus dem Jahr 2021. Die Teilnehmenden gaben an, sich dadurch aktiv am Gespräch beteiligen zu können, ohne die sprechende Person zu unterbrechen. Im Chat von Microsoft Teams lassen sich aber nicht nur Kommentare einbringen und Fragen stellen, man kann auch Dateien teilen oder auf Gesagtes reagieren, ohne dass die sprechende Person innehalten muss.
Der Chat kann außerdem die Hürde für introvertierte Mitarbeitende senken, sich an einem Meeting zu beteiligen. Er kann auch denjenigen helfen, die von zu Hause aus arbeiten und dort aufgrund von privaten Umständen nicht immer eine ruhige Arbeitsumgebung haben. Darüber hinaus können durch die Nutzung der Chat-Funktion Übertragungsverzögerungen zwischen Homeoffice und Büro vor Ort vermieden werden. Der Chat kann also Mitarbeitenden in unterschiedlichsten Situationen helfen, sich einzubringen oder Antworten auf ihre Fragen zu erhalten. Zugleich kann er aber auch ein Ort für Ergänzungen und Nebengespräche sein – ohne den verbalen Gesprächsfluss zu unterbrechen.
Moderator*innen verringern die Komplexität
Viele der Komplexitäten hybrider Meetings können beseitigt werden, indem vor Beginn des Meetings eine*r der Teilnehmenden zur*zum Moderator*in ernannt wird. Denn zu Beginn eines Meetings verhält es sich oft so: Entweder reden alle gleichzeitig oder niemand traut sich, das Wort zu ergreifen. Meistens übernimmt dann die Teamleitung den aktiven Part, was auf Dauer zu einer repetitiven Austausch- und Diskussionskultur führen kann.
Wenn jedoch festgelegt wird, wer das sprichwörtliche Mikrofon im Raum herumreicht und die Teilnehmenden auffordert, etwas beizutragen, bringt man Abwechslung und gleichzeitig Struktur in hybride Meetings. Indem die moderierende Person darauf achtet, dass die aus dem Homeoffice zugeschalteten Mitarbeitenden genügend Zeit haben, ihre Gedanken zu äußern, schafft sie eine Brücke zwischen Homeoffice und Büro. Gleichzeitig ist es wichtig, dass der*die Moderator*in die Meeting-Teilnehmenden gezielt aufruft und den Tagesordnungspunkten folgt, um effizient durch das Meeting zu leiten.
Kurze Pausen für aktivere Meetings
Meeting-Marathons kennen die meisten. Solche aufeinanderfolgenden Gesprächstermine ohne kurze Pausen dazwischen sorgen für Erschöpfung und vermindern die Leistungsfähigkeit unseres Gehirns – das zeigen die Ergebnisse des Work Trend Index Special Reports von Microsoft aus dem Jahr 2021. Das führt nicht nur dazu, dass unsere Konzentration von Meeting zu Meeting nachlässt, sondern bewirkt auch, dass wir weniger auf andere Teilnehmende eingehen. Um dem vorzubeugen, sollten kurze Pausen zwischen den Meetings eingeplant werden.
Sind wieder einmal zwei Meetings zeitlich so angesetzt, dass man keine Pause dazwischen machen kann? Eine Lösungsmöglichkeit ist, das erste Meeting zum Beispiel fünf Minuten früher enden lassen, um etwas Zeit zu gewinnen, aufzustehen und sich einige Minuten zu erholen, damit man sich auf den nächsten Austausch besser konzentrieren kann. Wie man das in Outlook mit wenigen Klicks für alle Meetings einstellen kann, können Sie hier nachlesen.
Mit diesen einfach umsetzbaren Tipps kann man Unterbrechungen vermeiden und gleichzeitig die Mitarbeitenden effektiv einbeziehen – und auf diese Weise Online-Meetings besser machen. Besuchen Sie für einen tieferen Einblick in Microsofts Forschungsergebnisse zur Interaktion in hybriden Meetings diesen englischsprachigen Bericht meiner Kolleg*innen.
Ein Beitrag von Tabea Sickert
Trainee Modern Work & Modern Life
