Mit Microsoft Teams für die aktuellen Herausforderungen gut gerüstet: Ein Gastbeitrag der Krones AG

Krones AG nutzt Microsoft Teams

Die Krones AG mit Hauptsitz in Neutraubling, Deutschland, plant, entwickelt und fertigt Maschinen und komplette Anlagen für die Bereiche Prozess-, Abfüll- und Verpackungstechnik. Informationstechnologie, Fabrikplanung sowie zahlreiche Produkte der Krones Tochtergesellschaften, wie beispielsweise Intralogistik und Ventilproduktion, ergänzen unser Produktportfolio. Auch wenn Sie den Namen Krones vielleicht noch nicht kennen, Sie hatten mit Sicherheit schon mal ein Ergebnis unserer Arbeit in der Hand: Denn jede vierte Flasche (oder Dose) weltweit kommt mit einer unserer Maschinen in Berührung.

International arbeiten über 17.300 Menschen für Krones. In unseren fünf Werken in Deutschland – neben Neutraubling sind das Nittenau, Rosenheim, Freising und Flensburg – beschäftigen wir über 10.700 Männer und Frauen. Wir produzieren vor allem in Deutschland, sind aber überall dort vertreten, wo unsere Kunden arbeiten. Rund um den Erdball spannt sich ein Netz von mehr als 100 Standorten.

Ich bin im Bereich Information Management (IM) tätig. Unser Team unterstützt das Business mit einer angemessenen Mischung aus Innovation und Prozessoptimierung. Um diese Ziele zu erreichen, setzen wir unter anderem auf Microsoft als strategischen Partner.

Auf dem Weg zum Digital Workplace: Weichenstellung für die Zukunft

Bereits seit mehreren Jahren arbeiten wir bei Krones an der Umsetzung des Digital Workplace. Den Grundstein hierfür legten wir 2014, als Krones sich entschied, die Reise in die Microsoft Cloud anzutreten. Dies war für uns eine gut abgewogene Entscheidung, der viele intensive Gespräche mit Microsoft vorausgingen. Im Nachhinein betrachtet können wir sagen, dass dies trotz der Herausforderungen auf dem gemeinsamen Weg die richtige Entscheidung war, welche nun Früchte trägt. Einer unserer ersten Schritte in Richtung Digital Workplace war die Umstellung aller Mobiltelefone auf Smartphones, damit unsere Beschäftigten jederzeit Apps wie Krones E-Mail, OneNote oder SharePoint nutzen können. Ein weiterer notwendiger Schritt war der konzernweite Rollout von Windows 10, den wir inzwischen zum größten Teil erfolgreich abgeschlossen haben. Damit haben wir die Grundlage für weitere cloudbasierte Lösungen wie z. B. OneDrive for Business geschaffen. Hand in Hand mit dem Rollout von Windows 10 ging auch die Migration zu SharePoint Online und die anschließende Umstellung der Postfächer auf Outlook 365 Cloud (Exchange Online). So wollen wir auch die Nutzung weiterer Office 365-Dienste ermöglichen, die zukünftig unsere tägliche Arbeit durch intelligente Services erleichtern sollten.

Im September 2019 erfolgte dann ein weiterer Meilenstein in der Transformation zum Digital Workplace: Microsoft Teams löste Skype for Business ab. Und wir hatten den Eindruck, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nur auf diese Kollaborationsplattform gewartet haben. Während Skype for Business nur ca. 2.500 aktive Nutzerinnen und Nutzer hatte, nutzten Teams nach kurzer Zeit schon über 7.000 Beschäftigte täglich.

Vorbereitung ist alles: So arbeiten wir bei Krones in Zeiten von COVID-19

Nun, im März 2020, stehen wir aber alle vor einer ganz anderen Herausforderung. Der Ausbruch von COVID-19 hat die Welt wie wir sie kennen aus den Fugen gebracht. Plötzlich ist das Homeoffice keine mögliche Option mehr, sondern eine Verpflichtung für alle Wissensarbeiterinnen und Wissensarbeiter. Die weltweite Pandemie zwingt die Unternehmen schlagartig in die digitale Welt – egal wie gut oder schlecht sie darauf vorbereitet sind.

Aufgrund der guten Vorarbeit bei Krones – die Umstellung auf den Digital Workplace, aber auch die Betriebsvereinbarung für mobiles Arbeiten, die 2018 im Unternehmen in Kraft getreten ist – waren wir sehr gut auf die momentane Situation und ihre Konsequenzen für die Zusammenarbeit vorbereitet und meistern diese auch außerordentlich gut. Innerhalb einer Woche haben wir es geschafft, dass ca. 90 Prozent aller Wissensarbeiterinnen und Wissensarbeiter im Homeoffice arbeitsfähig sind. Dadurch gewährleisten wir, dass sich die Ansteckungsgefahr minimiert und wir unseren Geschäftsbetrieb trotzdem aufrechterhalten können. Täglich sind ca. 7.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über unsere Remote-Verbindung ins Firmennetz eingewählt und erledigen ihre Arbeit von Zuhause. Nachdem nun auch die Regierungen weiterer Länder entsprechende Maßnahmen beschließen und z.B. unsere Standorte in Brasilien, den USA oder Indien ihre Beschäftigten ins Homeoffice schicken, steigt die Zahl der Remote-Zugriffe weiter. Noch im Januar wäre dieses Szenario für uns alle undenkbar gewesen und nun befinden wir uns mitten drin in der digitalen Arbeitswelt.

Eine elementare Säule im Bereich des mobilen Arbeitens ist für uns Microsoft Teams. Die Einführung kam für uns genau zum richtigen Zeitpunkt. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter konnten sich seit Q3/2019 schon mit der Anwendung vertraut machen und Erfahrungen sammeln, so dass sie sie jetzt optimal nutzen können. Ohne Teams wäre eine so effiziente Zusammenarbeit, wie wir sie aktuell erleben, wohl nicht möglich. Das belegen auch folgende Zahlen: Im Vergleich zu Mitte Februar stieg die Anzahl der Teams-Meetings von 500 auf 3.000 pro Tag, die Zahl der Telefonate von 1.500 auf 22.700 pro Tag und die der Chats von 70.000 auf 205.000 pro Tag. Nachdem wir kurz nach der Einführung 7.000 User bei Teams hatten, sind es aktuell 13.600.

Kulturwandel: Was wir in der Krise lernen, schärft unseren Blick auf die Arbeitswelt der Zukunft

Wir haben in unserer digitalen Zusammenarbeit also in den vergangenen Wochen und Monaten einen großen Schritt nach vorne gemacht. Und die Erfahrungen, die wir aktuell sammeln, werden maßgeblich unsere zukünftige Arbeitsweise beeinflussen. Dennoch ist das Thema New Work aber natürlich nicht abgeschlossen! Arbeitsweisen, Kollaborationsplattformen und Möglichkeiten, mobil zu arbeiten, werden sich auch zukünftig weiterentwickeln – mit beachtlicher Geschwindigkeit. Und noch etwas merken wir in der aktuellen Krise: Viele Menschen – und damit auch Unternehmen – besinnen sich auf die Frage, was eigentlich wirklich wichtig ist. Diese grundlegenden Überlegungen zu Identifikation, Bestimmung und Sinnhaftigkeit sind meiner Meinung nach ideale Voraussetzungen für den Kulturwandel, den wir in der Arbeitswelt brauchen – und stellen so eine sehr gute Ausgangsbasis für eine erfolgreiche Positionierung unseres Unternehmens in der Zukunft dar.


Ein Beitrag von Silke Riedl
Assistenz Head of Information Management bei Krones AG

Silke Riedl

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