Unser Microsoft 365 Adventskalender: Tipps und Tricks von der Nordpol-Crew

Wenn die fleißigen Wichtel*innen vom Nordpol erwachen und sich langsam ans Werk machen, dann wissen wir alle: Bald ist wieder Weihnachten! Während wir uns dieser besinnlichen Zeit hingeben und uns über Lichterketten und Lebkuchen freuen, haben unsere eifrigen Helfer*innen die letzten Wochen dafür genutzt, eine bunte Vielfalt Adventskalendertürchen für euch vorzubereiten. Unser Kalender ist prall gefüllt mit 24 hilfreichen Tipps und Funktionen in Microsoft 365. 

Zugegeben – die Weihnachtszeit ist manchmal auch ein bisschen stressig. Unser Abo-Modell Microsoft 365 Single und Family bietet viele hilfreiche Funktionen und digitale Tools, die euch bei den Weihnachtsvorbereitungen unterstützen können und euch so Zeit freischaufeln für die besinnlichen Momente: Plätzchen backen, heiße Schokolade trinken am Weihnachtsbaum sitzen. Bis Heiligabend findet ihr daher in diesem Blogpost jeden Tag einen Tipp zu den Office-Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint und Co. sowie zu den Cloud- und KI-basierten-Features, die das Abo beinhaltet. Erfahrt, wie ihr eure Geschenkelisten am besten organisiert, mit euren Liebsten in Verbindung bleibt oder die Planung für’s Festessen reibungslos gelingt. Wir wünschen euch eine fröhliche und harmonische Weihnachtszeit!

#1 Die besten Shortcuts für mehr Produktivität (und Spaß)

Fast jede*r hat ein paar in petto und nutzt sie täglich: Tastenkombinationen. Sie machen die Arbeit am PC nicht nur einfacher, sondern auch produktiver und bringen Spaß in den Alltag – wie z.B. [Windows] + [.] mit der sich die Emoji-Tastatur öffnet. Wer freut sich da nicht, ab und an mal neue sogenannte Shortcuts zu entdecken. Hier findet ihr die beliebtesten Tastenkombinationen für unsere Programme Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams.

#2 Safety first: So sind deine Liebsten auch in der digitalen Welt geschützt

Um sich mit Freund*innen auszutauschen, nutzen auch viele Kinder schon Geräte und digitale Tools – oft unbeaufsichtigt. Damit der Einsatz jederzeit sicher und verantwortungsvoll bleibt, unterstützen wir Eltern mit der Family Safety App. Die Anwendung gibt einen Einblick, wie die Kids das Internet nutzen und auf welchen Seiten sie beispielsweise surfen. Dafür lassen sich Web- und Suchfilter einrichten, die den Zugang zu bestimmten Webseiten unterbinden. Diese Funktion ist eng mit Microsoft Edge unter Windows, Xbox und Android verknüpft. Auf diese Weise können Eltern einen Weg schaffen, mit dem Kinder die Online-Welt eigenständig und gleichzeitig sicher erkunden können.

#3 Mit Excel die persönlichen Finanzen im Blick behalten

Gerade im Geschenketrubel vor Weihnachten verliert man schnell mal den Überblick über Ausgaben, Rechnungen und Überweisungen. Wusstet ihr, dass Excel dabei helfen kann, die persönlichen Finanzen jederzeit im Blick zu behalten? Microsoft 365 Single und Family-Nutzer*innen können ihre Bankkonten mit Excel verbinden und so alle Aktivitäten automatisch in eine Tabelle übertragen lassen.

#4 Für „LastMinute“-Shopper*innen: Geschenkelisten anlegen und mit der Familie teilen

Wer keine Lust mehr auf „Last Minute“-Geschenke-Shopping am 23. Dezember hat, für den haben wir vielleicht etwas: Mit Microsoft ToDo könnt ihr (Wunsch-)Listen einrichten und gemeinsam mit anderen befüllen und bearbeiten. Über das Menü „Freigeben“ oben rechts kann ein Link generiert werden, der in der Familie oder mit Freund*innen geteilt wird. Absoluter „Pro“-Tipp: Legt euch eine Liste an, in der ihr eure Wünsche oder auch Ideen für andere über das Jahr sammelt. Das hilft nicht nur zu Weihnachten, sondern auch an Geburtstagen.

#5 Versandbestätigungen verstecken, damit die Geschenke eine Überraschung bleiben

Damit die bestellten Geschenke auch eine Überraschung bleiben, kann man sich in Outlook einfach Regeln für das Verschieben von E-Mails in Ordner erstellen. So wandern beispielweise Nachrichten mit einem bestimmten Titel wie „Bestellung“ oder „Versandbestätigung“ einfach in einen Ordner und bleiben vor neugierigen Blicken von Kindern oder Partner*innen verborgen.

#6 Mit Kaufbenachrichtigungen überraschende Ausgaben verhindern

Habt ihr schon mal eine Kreditkartenabrechnung mit unerwarteten Käufen im App Store erhalten? Nicht unbedingt eine angenehme Überraschung. Super hilfreich ist es da, sich in der Family Safety App E-Mail-Benachrichtigungen einzurichten, damit man sofort mitbekommt, wenn eines der Kinder etwas im Microsoft Store kauft. Oder noch besser: Man kann auch festlegen, dass eine Zustimmung erforderlich ist, bevor ein Kauf durchgeführt wird.

#7 Die Familie in Sicherheit wissen über Standortmeldungen

Haben sich Tante und Onkel schon auf den Weg zum gemeinsamen Weihnachtsessen gemacht? Sind die Kids sicher beim Adventsmarkt angekommen? Für alle mit Microsoft 365-Abo gibt es zwei besondere Funktionen in der Family Safety App, die bei solchen Fragen helfen könnten: Sind alle Familienmitglieder in der App eingerichtet, kann man sich deren Standorte anzeigen lassen. Es können beispielsweise Orte wie Schule oder Sportstätten hinzugefügt und Banchrichtigugngen angezeigt werden, wenn die Kinder diese Orte betreten oder verlassen.

#8 Familienkalender in Outlook freigeben

Wenn ihr im Microsoft 365-Abo neue Kontakte zur Familiengruppe hinzufügt, erstellt Outlook.com automatisch einen freigegebenen Kalender, der von allen Familienmitgliedern verwendet werden kann. So kann man sich anstehende Schul- und Sportereignisse anzeigen lassen, Ereignisserien erstellen, zum Beispiel für gemeinsame Vorlesestunden in der Adventszeit, und Benachrichtigungen über freigegebene Ereignisse auf dem Smartphone erhalten.

#9 Mehr Kreativität in PowerPoint, Excel und Word

Kreative und abwechslungsreiche Präsentationen in kurzer Zeit zu erstellen, geht einfacher als man denkt! Mit der Erweiterung von Office haben Microsoft 365-Abonnent*innen nun exklusiven Zugriff auf mehr als 8.000 Fotos, 175 Looping-Videos von Getty Images, 300 neue Schriftarten, 2.800 neue Symbole und mehr als 200 neue Formatvorlagen. So lässt sich auch noch schnell ein Jahresrückblick mit Familienfotos und Videos in einer PowerPoint-Präsentation basteln, mit dem man an Weihnachten gemeinsam das Jahr Revue passieren lassen kann.

#10 Neue Vorlagen für Familie, Schule und Beruf

Mit den neuen Lizenzangeboten stellt Microsoft Anwender*innen auch neue Vorlagen zur Verfügung, zum Beispiel Lernkarten für Leseanfänger*innen, Protokollvorlagen für Word oder Multiplikationstabellen für Excel. Für die gemütliche Vorweihnachtszeit gibt es in der Bibliothek aber auch Vorlagen für Kinder zum Ausmalen in PowerPoint oder ein Excel-Sudoku für Rätsel-Fans.

#11 Microsoft Editor: Tipper-freie Weihnachtskarten

Dank neuer KI-Unterstützung hilft der Microsoft Editor beim Schreiben und Korrigieren von Texten in mehr als 20 Sprachen – in Word und Outlook sowie als Browser-Erweiterung für Microsoft Edge und Google Chrome. Microsoft 365 Single und Family-Nutzer*innen haben neben der Rechtschreib- und Grammatikprüfung Zugriff auf Funktionen wie automatische Stil- und Wortvorschläge für mehr sprachliche Präzision und Abwechslung. Und in Word ist es sogar möglich, Texte auf Plagiate zu testen – und, falls erforderlich, die richtige Zitation einzusetzen.

#12 Dokumente, Games und Mails: Über alle Geräte hinweg auf dem aktuellen Stand

Morgens beim Frühstück Nachrichten auf dem Tablet lesen, in der Mittagspause die Termine per Smartphone checken und abends am Rechner noch ein bisschen spielen. Von früh bis spät begleitet uns unser Microsoft 365 Abo auf allen Geräten und synchronisiert automatisch Mails, Kalender und Konten. So hat man immer alle Informationen und Dokumente parat, egal an welchem verknüpften Gerät man gerade arbeitet, lernt oder spielt.

#13 Kleiner Helfer mit großer Wirkung: Mit dem Powerpoint Designer von der besten Seite zeigen

PowerPoint ist für viele das Mittel der Wahl, um anderen Ideen und Projekte zu präsentieren. Die Funktion PowerPoint Designer macht das jetzt noch einfacher: Sie bietet Layouts und Vorlagen für Präsentationen, ansprechende Animationen, virtuelle Kamerafahrten und Beleuchtungseffekte (Spotlights) sowie 3D-Modelle und moderne Symbole, mit denen man seine Inhalte mit wenigen Klicks aufwerten kann.

#14 Kreative Ideen zu Papier bringen mit Premium Vorlagen

Ob Fotoalbum, Kalender oder Weihnachtskarten – für alle, die das ein oder andere Weihnachtsgeschenk gerne selber basteln: Die neuen Premium Vorlagen für Word, Excel und Powerpoint machen auf jeden Fall Lust, der Kreativität freien Lauf zu lassen. Und dank Microsoft 365-Abo können die Projekte jederzeit und von jedem Gerät aus bearbeitet werden.

#15 Mit OneDrive immer auf Dateien zugreifen, egal, wo man ist und welches Gerät man verwendet

Als Microsoft 365-Dienst ermöglicht es euch OneDrive von überall aus auf eure Dateien zuzugreifen – seien es Arbeitsdokumente, die Hausarbeit für die Uni oder Urlaubsfotos. Ihr könnt sie dank OneDrive auch gemeinsam nutzen, zeitgleich bearbeiten, Inhalte mit anderen teilen oder sie synchronisieren, damit sie auch offline verfügbar sind. Ganz gleich, ob es um Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien geht – OneDrive bietet einen flexiblen und intelligenten Weg für gemeinsames Arbeiten. Und dabei kann jede*r mitmachen, denn der Zugriff ist über jeden Browser sowohl über die Desktop-App als auch über die mobile OneDrive-App möglich. So könnt ihr auch unterwegs jederzeit Dateien erstellen, anzeigen und bearbeiten.

#16 Rezepte für´s Weihnachtsmenü mit einem OneNote Notizbuch in Teams teilen

Praktisch für die Vorbereitung der Feiertage: In Microsoft Teams können in einem Kanal ganz einfach OneNote Notizbücher hinzugefügt werden, so dass alle Familienrezepte an einem Ort gesammelt werden können. Einfach am oberen Rand des Kanals „Add a Tab +“ anklicken und OneNote auswählen. Hier kann dann ein neues Notizbuch oder auch ein bereits bestehendes mit dem Kanal verknüpft werden.

#17 Mit Microsoft To Do alle Aufgaben im Blick

Damit der Vorweihnachtsstress nicht zu groß wird, braucht es gute Planung und Organisation. Microsoft To Do hilft zum Beispiel dabei, Einkaufslisten für ein gemeinsames Plätzchenbacken zu erstellen und mit Freund*innen zu teilen. Damit vor lauter Gebäck die Fitness nicht zu kurz kommt, kann man zum Beispiel auch Trainingsroutinen über ToDo austauschen.

#18 OneDrive als sicherer Ort für eure Dateien: Multi-Faktor + Personal Vault

OneDrive ist ein sicherer Ort für eure Dateien. Um ihn noch besser vor den zunehmenden Attacken von Cyberkriminellen zu schützen, könnt ihr die Zwei-Faktor-Authentifizierung nutzen. Aktiviert ihr diesen zusätzlichen Schutz, fordert OneDrive euch beim Anmelden von einem unbekannten oder nicht vertrauenswürdigen Gerät auf, einen zusätzlichen Sicherheitscode einzugeben, der euch beispielsweise per SMS direkt auf euer Smartphone geschickt wird. Mit Personal Vault könnt ihr zusätzlich euren eigenen Daten-Tresor auf OneDrive einrichten. Dabei handelt es sich um einen besonders geschützten Bereich, der für eure wichtigsten und vertraulichsten Dateien bestimmt ist. Ihr könnt selbst festlegen, ob der Ordner per Fingerabdruck, das biometrische Erfassen eures Gesichts, eine PIN oder einen speziellen Code freigeschaltet werden soll, der zusätzlich zur Kennwort-Eingabe in OneDrive notwendig ist.

#19 Einfache Tagesplanung mit Microsoft To Do

Mit Microsoft To Do könnt ihr ganz einfach euren Tag strukturieren. Ihr könnt in eurer Liste Aufgaben entweder direkt erstellen oder auch Aufgaben aus anderen Listen einfügen. Hierfür wählt ihr die Aufgabe aus, geht auf Details und fügt sie zu „Mein Tag“ hinzu. Um vorgeschlagene Aufgaben für den Tag anzuzeigen, geht ihr auf das Glühbirnensymbol. Die intelligente Liste wird am Ende jeden Tages zurückgesetzt und macht Platz für neue To Dos. Projekte, die ihr nicht geschafft habt, könnt ihr einfach wieder über die Vorschläge für den nächsten Tag hinzufügen.

#20 Wöchentliche Aktivitätsberichte für Familien

Eltern und Kinder können sich von der Family Safety App wöchentlich eine E-Mail mit einer Übersicht der digitalen Aktivitäten senden lassen. So können die Kinder schon in jungen Jahren ein Bewusstsein über ihren eigenen Medienkonsum entwickeln, indem sie sehen, wie lange sie ihre Geräte nutzen oder welche Websites und Inhalte sie sich ansehen.

#21 Die Festplatte von heute: OneDrive für Backups nutzen und Speicherplatz sparen

OneDrive ist mehr als ein Ort, um Dateien abzulegen. Es kann zum Beispiel dabei helfen, Speicherplatz zu sparen – mit der Funktion „Files On-Demand“. Anstatt die Dateien von eurem Gerät in der Cloud zu synchronisieren, stellt euch OneDrive die Datei dann nur online zur Verfügung – doch ihr könnt auf eurem PC damit arbeiten, als würde sie auf der Festplatte liegen. Ihr könnt OneDrive auch für regelmäßige Backups von wichtigen Ordnern eures PCs nutzen. Über die Einstellungen und den Menüpunkt „Backup“ könnt ihr festlegen, welche Ordner eures PCs ihr sichern wollt. So gehen keine Informationen verloren.

#22 Weniger Bildschirmzeit zum Spielen und mehr Zeit für die Familie

In den letzten 1,5 Jahren haben wir alle viel mehr Zeit zu Hause verbracht – und noch häufiger zu Laptop, Smartphone, Tablet & Co gegriffen. Eine unserer Lieblingsfunktionen der Family Safety App sind Zeitlimits für Anwendungen und Spiele. Die Begrenzungen helfen Kindern, ihre Geräte auch zum Lernen zu nutzen und nicht die gesamte Bildschirmzeit mit Unterhaltung zu verbringen. Wenn das Kontingent nicht ausreicht, können Eltern auch zusätzliche Bildschirmzeit gewähren.

Microsoft 365 gibt es auch bei folgenden Partnern: Amazon, MediaMarkt, SATURN, NBB, OTTO, expert, Cyberport und Media Markt Österreich.

#23 Erlebnisse teilen und in Erinnerungen schwelgen mit OneDrive

Nutzer*innen von Microsoft 365 Single und Family steht ein Terabyte (TB) Cloud-Speicher auf OneDrive zur Verfügung. So können sie ihre Dokumente, Bilder oder Videos sicher speichern, teilen und von überall darauf zugreifen. Wenn an den Feiertagen die Familie zusammenkommt, kann man dann auch wunderbar in den Erinnerungen vergangener Feste schwelgen.

#24 Immer verbunden mit Familie und Freund*innen

Die Pandemie hat die Art und Weise verändert, wie, wo und wann wir zusammenarbeiten, kommunizieren und uns vernetzen – ob mit Freund*innen oder Kolleg*innen. Doch statt zwischen verschiedenen Apps und Tools für die Arbeit und das Privatleben hin und her springen zu müssen, bündelt Microsoft Teams alles in einer Anwendung. So könnt ihr euren privaten Account in der Desktop- und in der mobilen App hinzufügen und einfach zwischen den Accounts wechseln. Neben den 1:1-Gesprächen stehen euch Gruppenchats mit bis zu 250 Personen zur Verfügung, die bestehenden Chats sind auf allen Geräten synchronisiert. Audio- sowie Videoanrufe könnt ihr sogar mit bis zu 300 Personen durchführen – mit einer Länge von maximal 24 Stunden. Einem hybriden Zusammenkommen mit Familie und Freund*innen steht also nichts im Wege. In diesem Sinne: Frohe Weihnachten!

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