Innovative Techniken für Kollaboration können die Produktivität in Unternehmen um 20 bis 30 Prozent steigern, zeigt eine Studie von McKinsey. Das Aufbrechen von Wissenssilos, interdisziplinäre Teams und vor allem zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten lohnen sich also, verlangen aber auch neue Formen und Tools für die Zusammenarbeit. Eine neue Studie von Spiceworks untersuchte nun, welche Lösungen dafür am besten geeignet sind. Und zu unserer Freude erhält unser jüngstes Office 365-Familienmitglied, Microsoft Teams, Bestnoten. Kaum zwei Jahre auf dem Markt, spielt es schon in der Champions League mit und erreicht im Spiceworks-Ranking gleich mehrere Spitzenplätze.
771 Milliarden. Das ist die Anzahl der E-Mails, die in Deutschland im Jahr 2017 täglich versendet wurden – ohne Spam. Die Prognose für 2018 liegt sogar bei 917 Milliarden pro Tag. Zum Vergleich: Zu Beginn der Erhebung im Jahr 2000 waren es nur 32,3 Milliarden. Die E-Mail-Flut nimmt also in rasantem Tempo zu und immer mehr Unternehmen suchen nach Möglichkeiten, dieser Entwicklung entgegenzuwirken. Alleskönner-Tools, die Teams über Firmen- und Technikgrenzen zusammenbringen, sind die Lösung und werden auf lange Sicht traditionelle Kommunikationskanäle wie E-Mail oder reine Chatprogramme verdrängen – weil sie universeller sind, mehr Funktionen bieten und Zusammenarbeit damit viel leichter machen. Das sehen auch die 900 IT-Entscheider aus Nordamerika und Europa so, die Spiceworks in einer neuen Erhebung befragt hat.
Microsoft Teams in jedem fünften Unternehmen im Einsatz
Die Studie zeigt deutlich: Collaboration-Lösungen sind heute wesentlich häufiger in Unternehmen anzutreffen als noch vor zwei Jahren. Im Jahr 2018 nutzen bereits 58 Prozent der kleinen, 61 Prozent der mittleren und 70 Prozent der großen Unternehmen die kollaborativen Anwendungen (die Vergleichswerte für 2016: 42, 38 und 53 Prozent).
Hoch im Kurs ist dabei Microsoft Teams: Bereits in jedem fünften befragten Unternehmen vereinfacht unser integriertes Kollaborationstool die Zusammenarbeit der Mitarbeiter. Noch verbreiteter ist nur Skype for Business, das wir jedoch langsam aber sicher komplett in Teams migrieren.
Wachstum durch Office-Integration und kostenlose Version für KMU
Das Wachstum von Teams, so Spiceworks, sei wahrscheinlich darauf zurückzuführen, dass die Lösung ohne zusätzliche Kosten in Office 365 zur Verfügung steht. Und die Produktivitätssuite hat weltweit mittlerweile 135 Millionen kommerzielle Nutzer. Doch es gibt noch einige weitere Gründe: Im Juli 2018 haben wir eine kostenlose Version von Microsoft Teams für kleinere und mittelständische Unternehmen auf den Markt gebracht. Bis zu 300 Mitarbeiter können sich auf diese Weise mit der Kollaborationslösung vertraut machen und neue Formen der Zusammenarbeit erproben – nicht nur für uns ein wichtiger Schritt in die Zukunft.
Das sehen auch die Netzwerker von Spiceworks so: Sie prognostizieren gemeinsam mit den von ihnen befragten Unternehmen Microsoft Teams auch in den kommenden zwei Jahren das größte Wachstum. Schon Ende 2020 wollen 41 Prozent Microsoft-Teams einsetzen – das entspricht fast einer Verdoppelung im Vergleich zu heute (21 Prozent).
Microsoft Teams erhält Bestnoten für Sicherheit
Neben der Integration in Office 365 und der kostenlosen Version für KMU gibt es einen wichtigen dritten Grund für die Nutzung der Lösung: Sicherheit. Spiceworks hat die IT-Experten aus den Unternehmen im Rahmen ihrer Umfrage gebeten, die gängigen Kollaborations-Apps nach bestimmten Attributen zu sortieren. Bei Sicherheit, Bedienfreundlichkeit und Kosteneffizienz liegt Teams ebenfalls vorn.
Angesichts der Tatsache, dass fast vier von zehn IT-Entscheidern (37 Prozent) befürchten, kollaborative Chat-Apps erhöhten die Gefahr von Cyberangriffen durch Hacker, wird deutlich, wie wichtig ein gutes Ranking in Sicherheitsfragen ist.
Microsoft Teams steht für intelligente Zusammenarbeit
Natürlich arbeiten wir auch in Sachen Benutzerfreundlichkeit und Funktionsumfang kontinuierlich an Microsoft Teams: Im Rahmen der Microsoft Ignite haben wir im September 2018 die Integration von künstlicher Intelligenz in Teams bekanntgegeben. So können künftig Teams-Besprechungen nicht nur aufgezeichnet, sondern sogar automatisch transkribiert werden und damit lästige Protokolle oder unleserliche handschriftliche Notizen überflüssig machen. Über die intelligente Gesichtserkennung zeichnet die Background Blur genannte Funktion zudem den Hintergrund bei Videokonferenzen unscharf und macht es so leichter, sich auf das Gespräch zu konzentrieren.
Seit Oktober dieses Jahres können Microsoft-Teams-Nutzer direkt in der Anwendung an Live-Streams und On-Demand-Events teilnehmen. Zudem profitieren neben Wissensarbeitern auch die Firstline Worker, also Mitarbeiter in Service und Produktion, stärker von Teams. So ermöglicht das Tool beispielsweise Vorgesetzten, Dienstpläne zu erstellen und individuell zu verteilen, während die Mitarbeiter in der Anwendung unkompliziert Schichten tauschen und Urlaub beantragen können.
Teams bietet jetzt alle Funktionen von Skype for Business Online
Seit September sind auch alle Features von Skype for Business Online in Microsoft Teams integriert. In der Anwendung können daher nun Meetings mit bis zu 250 Teilnehmern veranstaltet und in der Cloud aufgezeichnet werden. Sowohl die eigenen Kollegen, als auch Mitarbeiter aus anderen Organisationen können daran teilnehmen. Eine wichtige Neuerung ist die so genannte Einwahl-Absicherung, die sicherstellt, dass Personen selbst bei Netzwerkproblemen an einem Meeting teilnehmen können.
Wir sind sehr stolz darauf, wie sich unser jüngstes Familienmitglied in den letzten zwei Jahren entwickelt hat: Teams löst verschiedene, oft nebeneinander existierende Stand-Alone-Lösungen ab und bedient als integriertes, intelligentes Tool alle Anforderungen an moderne Zusammenarbeit. Das ist aus meiner Sicht der eigentliche Grund für unseren Erfolg.
Ein Beitrag von Jörg Petter
Business-Lead Microsoft 365 Enterprise & Microsoft Teams
