Cómo la tecnología impulsa a las organizaciones sin fines de lucro durante una crisis para ayudar a más personas necesitadas

Samantha Nelson apenas empezaba a aprender de nuevo cómo ser mamá cuando la pandemia la envió al encierro con sus dos hijos en Portland, Oregon.

Los niños habían pasado 14 meses en hogares de acogida mientras ella se sometía a un tratamiento por adicción a las drogas. Ella estaba lista para un saludable nuevo comienzo, pero el virus significaba que ella ya no podría limpiar casas, cuidar niños o incluso llevar con seguridad a su hijo, que había nacido con un raro defecto congénito llamado síndrome de Goldenhar y que depende de un tubo de respiración, en viajes en autobús a una tienda de abarrotes llena de gente.

Un Defensor del Native American Youth and Family Center ayudó a Nelson, miembro de la tribu Sioux, a registrarse en una nueva plataforma llamada My NeighbOR. Y así, bolsas de comestibles comenzaron a aparecer como por arte de magia en la puerta de Nelson, lo que le permitió a ella y a sus hijos permanecer juntos y seguros en el interior.

“Es increíble ver que gente en mi comunidad hace cosas como esa para otras familias en necesidad, en especial con todo lo que sucede hoy en día”, comentó Nelson, de 31. “Es bastante aterrador, y te preguntas cómo vas a conseguir todo lo que necesitas. Pero hemos tenido muchas bendiciones este año”.

La historia de Nelson es un punto a destacar en un año en el que las organizaciones sin fines de lucro se enfrentan a necesidades cada vez mayores, incluso cuando los donantes han perdido sus empleos y han dejado de donar, los eventos de recaudación de fondos han sido cancelados, y los voluntarios han tenido que quedarse en casa.

La tecnología ha ayudado a grupos, desde Portland a Nairobi, a cerrar esas brechas en este momento crítico.

The Contingent, la organización no lucrativa que apoya a los niños y familias de acogida de Oregon y administra My NeighbOR, no sólo logró mantenerse al día con el doble de consultas en medio de la pandemia, los disturbios sociales en Portland y los catastróficos incendios forestales, sino que incluso se expandió y no ve señales de detenerse.

Right To Play, una organización benéfica ubicada en Toronto que usa el poder del juego para proteger, educar e impulsar niños en 15 países, ha podido mantener a los donantes comprometidos con los esfuerzos para combatir el aumento en enfermedades, trabajo infantil y matrimonio temprano debido a los cierres de las escuelas y las dificultades económicas.

Y HIAS, que fue fundada en 1881 como la Sociedad Hebrea de Ayuda al Inmigrante y ha crecido a lo largo de los años para servir a las personas de todas las religiones que huyen de la persecución, se apoya en la tecnología para ayudar a más refugiados que nunca a encontrar seguridad en todo el mundo.

El sector no lucrativo tiene una presencia significativa. Tan solo en Estados Unidos, las organizaciones benéficas generan más del 10% del producto interno bruto del país y emplean a más personas que la mayoría de las otras industrias. Pero dado que los grupos por lo general administran sus fondos para dar prioridad a los programas y servicios que brindan, por encima de la administración y los gastos generales, muchos se han quedado atrás en un mundo que es cada vez más digital.

“Y luego viene COVID, y tienes un sistema basado en papel, pero de repente te encuentras en un mundo donde no puedes trabajar con otros en una oficina, o interactuar con los donantes como lo hacías antes, o tener una gala de recaudación”, comentó Erik Arnold, director de tecnología para Tech for Social Impact en Microsoft Filantropías.

La pandemia retrocedió por años el progreso que se tenía en combatir problemas como la pobreza, la desigualdad de género y las enfermedades que más afectan a los pobres, incluida la tuberculosis y la malaria, ya que los recursos fueron redirigidos para combatir la COVID-19, comentó Justin Spelhaug, director global de Tech for Social Impact.

“Las organizaciones no lucrativas tendrán que salir del túnel de COVID más fuertes que cuando ingresaron, para que puedan reorganizarse y volver a encaminarse hacia estos esfuerzos”, comentó Spelhaug. “La tecnología puede ser un multiplicador, así que hemos invertido en una base digital que hace más efectiva a la innovación en este sector”.

Microsoft diseñó el Common Data Model for Nonprofits (CDM) en 2018, para ayudar a las organizaciones a conectar los datos a través de todas las aplicaciones y plataformas. El CDM aborda necesidades específicas de datos, únicas para los flujos de trabajo de las organizaciones no lucrativas, como la recaudación de fondos, la gestión de constituyentes, la entrega de programas, el cálculo de la tasa de gastos generales y la capacidad de reportar a los donantes sobre su impacto. También establece un estándar para cualquier socio tecnológico que trabaje con grupos benéficos.

Apoyándose en esas bases, la compañía comenzó a desarrollar aplicaciones para disminuir el costo, para las organizaciones no lucrativas, de implementar nuevas tecnologías e incrementar el impacto de sus programas, mencionó Spelhaug. El siguiente paso, comenta, es la recaudación y el involucramiento, “porque los fondos son la esencia de una organización no lucrativa”.

Right To Play se dio cuenta hace varios años que necesitaba un nuevo sistema de software para gestionar un impulso en los donantes mensuales que deseaban ayudar a apoyar al creciente número de niños que se benefician de sus programas basados en juegos. La organización fue una de las primeras en implementar la oferta Fundraising and Engagement, construida sobre el software en la nube de manejo de relación con el cliente de Microsoft Dynamics 365 Sales.

Fundraising and Engagement está basada en el CDM sin fines de lucro y ayuda a las organizaciones a reunir analítica para interactuar mejor con los constituyentes y donadores, y afinar campañas y mercadotecnia para impulsar las donaciones. Se trata del primer producto, respaldado por Microsoft, que está diseñado en específico para organizaciones no lucrativas, que tienen un modus operandi muy diferente al de las organizaciones comerciales.

Las organizaciones no lucrativas tienen que manejar muchas formas de donaciones, programas, voluntarios y donantes, algunos de los cuales dan de manera mensual y otros de manera esporádica o sólo en eventos. Las soluciones a medida para todo eso pueden costar millones de dólares para cada grupo, comentó Arnold, pero la inversión de Microsoft “elimina la personalización de esa ecuación”.

Debido a que el paisaje de las organizaciones no lucrativas es amplio, desde el patrocinio de niños al cambio climático, Microsoft se apoya en sus socios: firmas que brindan soporte para los productos o servicios de la compañía, para administrar “la última milla” de la adaptación y entrega del sistema Fundraising and Engagement, comentó Spelhaug.

Y a través del programa Tech for Social Impact, la mayoría de las organizaciones caritativas: más de 4 millones de ellas en todo el mundo, califican para tener licencias gratis para hasta cinco usuarios de Dynamics y 10 usuarios de PowerApps, con un descuento del 75% adicional. Se trata de un modelo sustentable de negocios que asegura que los socios de Microsoft pueden permitirse proporcionar el software y la asistencia continua necesarios, pero a un precio ético para las organizaciones no lucrativas, mencionó Arnold.

En menos de dos años con la plataforma Fundraising and Engagement, Right To Play impulsó el número de donantes mensuales, de 100 a más de 3 mil. Y ese fue sólo el inicio de la “transformación digital total” del grupo, comentó el director Kevin Frey. Pasó de un “sistema rudimentario” de hojas de cálculo para información financiera y de programas a través de 22 países que a menudo tomaba semanas para el personal recopilar “a un único sistema de verdad”, comentó Frey. “Es un mundo diferente para nosotros”.

La plataforma liberó el tiempo del personal y brindó información de valor y análisis para entender y retener mejor a los donantes, mencionó Frey. Y la nueva capacidad del grupo para predecir los ingresos, le ha ayudado a operar con líneas de visión claras en los próximos años, para que pueda llegar a muchos más niños.

Right To Play también comenzó a adoptar Teams, OneDrive y SharePoint en 2019, así que cuando COVID-19 golpeó al mundo, “pudimos girar en un espacio muy corto gracias a la nube”, comentó Frey. “Para nuestra labor en la parte rural de África estamos más conectados ahora que antes de COVID, porque Teams nos ha permitido convertirnos en una comunidad”.

Janine Ayoub, directora de Right To Play en El Líbano, dice que ella y sus 21 miembros del equipo usan todas esas herramientas en sus smartphones, que son más estables que las computadoras en medio de los cortes diarios de energía, para servir a más de 15 mil niños refugiados palestinos y sirios, diseminados en campamentos en todo el país. A través de la pandemia y la trágica explosión en Beirut en agosto de 2020, personal y voluntarios pudieron comunicarse y acceder a información de manera rápida, para tomar decisiones sobre cómo ayudar de mejor manera a los niños y a sus padres, profesores y entrenadores.

Dado que HIAS ayuda a las personas a escapar a la persecución, desarrolló una nueva solución de gestión de casos construida sobre Dynamics 365 para ayudar a mantener a sus clientes vulnerables más seguros mientras buscan ayuda.

Las salas de espera en las oficinas de Nairobi de HIAS están a menudo llenas con refugiados que solicitan asistencia, pero antes, el largo proceso de admisión significaba que el personal a menudo no podía procesar a todos al final del día. Eso no solo era un riesgo para los refugiados por tener que viajar por la ciudad varias veces (la violencia de género, en particular, ha ido en aumento), sino que también significaba que algunos intentarían en otras oficinas de HIAS, lo que generaba entradas duplicadas y confusión.

La organización comenzó a utilizar la nueva plataforma de Dynamics en mayo para sus operaciones en Kenia y, de manera rápida, redujo el tiempo de los trabajadores sociales para procesar nuevas entradas en un 80%, y el tiempo para recuperar información de casos existentes en un 40%, gracias a la estandarización del sistema.

“Queremos brindar los servicios de manera rápida y que la gente no tenga que moverse mucho y ponerse en peligro”, comentó Rui Lopes, director de información en HIAS. “Vemos enormes ganancias que este sistema ha comenzado a brindar en Nairobi. Ese tiempo se traduce en ayudar a más beneficiarios”.

Ahora HIAS lo ha comenzado a implementar a los otros 15 países que atiende y espera que “se propague de manera positiva”, mencionó Lopes. La iniciativa del sistema de gestión de casos es “nuestra joya de la corona en este momento. Es la piedra angular en nuestra estrategia y planes de transformación digital”.

En Oregon, The Contingent fue de los primeros en adoptar Dynamics y el CDM, comentó Ben Sand, director de la organización. Esto puso al grupo en la posición única de poder adaptarse y responder a grandes desafíos a través de todo el estado en unos pocos meses este año.

“La semana previa a que la pandemia en verdad golpeara a Oregon, todo se sentía desolado. Había desesperación, un frenesí en torno a lo que comenzaba a afianzarse, y el Departamento de Servicios Humanos del estado en verdad esperaba que ayudáramos a las familias, ya que otras organizaciones no lucrativas no tenían una respuesta robusta para la necesidad”, recuerda Brooke Gray, quien lidera el programa Every Child de la organización no lucrativa.

“Tuvimos una reunión de equipo un viernes y decidimos que íbamos a entrar en ese espacio y ofrecer formas para que los vecinos respondieran a las necesidades que existían en su comunidad. Y 36 horas después, pudimos levantar una plataforma de respuesta a emergencias”.

La nueva plataforma My NeighbOR, con las últimas dos letras en mayúscula por la abreviatura postal de Oregon, permite a las familias o niños de acogida ingresar sus necesidades, y que las personas en la comunidad vean esas solicitudes y respondan. Peter Kim, director de tecnología y datos en The Contingent, y también su único empleado de TI, construyó My NeighbOR sobre Dynamics, para conectar a las personas por su código postal, en todo el estado, todo esto desde la sala de su casa.

Unos meses después de que la pandemia cerrara al estado, comenzaron las protestas nocturnas contra el racismo en Portland, seguidas pronto por devastadores incendios forestales que forzaron evacuaciones masivas y quemaron viviendas.

“Cada vez mejoramos más y se convirtió en una manera de satisfacer las necesidades tangibles de las familias y caminar junto a los niños que han luchado con el trauma en esta difícil temporada”, comentó Grey.

Sand acredita la estabilidad y capacidad de respuesta de The Contingent a “la confianza en Dynamics, que la herramienta tiene la flexibilidad y agilidad de hacerlo todo”. Él y su equipo imaginan, de manera eventual, compartir sus sistemas con otras organizaciones no lucrativas y agencias en medio de los esfuerzos por mejorar el sistema de acogida en todo el país.

Mientras tanto, la gratitud de Nelson con sus vecinos, y con My NeighbOR, no deja de crecer. Hace unos días, alguien ofreció a través del programa pagar la tarifa de entrega de muebles donados por un almacén comunitario, y ella recibió un sofá y una cama, lo que significa que ya no tendrá que dormir en un sillón individual en su sala.

“Hemos pasado por muchas cosas, y muchas cosas han cambiado este año, todavía trato de procesar todo esto”, comentó Nelson. “Pero hemos recibido mucha ayuda y no nos hemos sentido solos”.

Imagen principal: Samantha Nelson con sus hijos, JayLynn, de 9, y Landon, de 8. (Foto por Brady Holden)