Cómo un nuevo plan de juego hizo posible el NFL Draft, y llevó alegría a los fanáticos durante tiempos inciertos

El NFL Draft pudo haberse convertido en la más reciente cancelación frente a las difíciles realidades de 2020 – hasta que la Liga reescribió su libro de jugadas para salvar el amado evento y dar a los fanáticos de los deportes una diversión reconfortante en un momento desafiante.

Realizada cada año desde 1936, esta experiencia deportiva comunitaria de gran popularidad por lo general se desarrolla con todo el espectáculo de un espectáculo tipo premiación, y atrae a más espectadores que la mayoría de otros juegos de postemporada de los principales deportes. Con nada en el calendario deportivo para el futuro próximo, si la NFL pudiera realizar su draft, reuniría a millones de estadounidenses para experimentar un momento inolvidable en la historia de la liga, a la vez que ofrecería a los fanáticos un momento de distracción tan necesario.

Microsoft se encontraba en una posición única para ayudar. Desde 2013, la compañía ha hecho equipo con la NFL para transformar su tecnología tanto dentro como fuera del campo. Se ha vuelto un lugar común ver a los entrenadores coordinar las jugadas con dispositivos Surface, a los árbitros revisar las repeticiones con Microsoft Surface Instant Replay y a los 32 equipos manejar la preparación del draft, coordinar con los visores externos, manejar calendarios compartidos e incluso planear el Super Bowl, a través de Microsoft Teams.

“Microsoft y la NFL tienen una asociación de largo tiempo enfocada en utilizar innovación tecnológica para mejorar el juego para los fanáticos, jugadores y entrenadores, y Surface se ha vuelto una parte integral para el llamado de jugadas, las repeticiones instantáneas y las operaciones de los clubes de la NFL”, comentó Yusuf Mehdi, vicepresidente corporativo de Microsoft para Modern Life, Search and Devices. “Estamos encantados de dar otro paso hacia adelante en la asociación, ahora con Microsoft Teams, que era la solución ideal para garantizar que la NFL tuviera la tecnología que necesitaba para dar vida al primer NFL Draft virtual de la historia”.

La asociación de Microsoft con la NFL está “basada en una estrategia que es central para todo lo que hacemos, en la que llevamos autenticidad, certeza e integración de producto a las compañías para ayudarles a conseguir más”, explicó James Bernstrom, director de mercadotecnia de producto para Microsoft. “Cuando el mundo comenzó a cambiar, la NFL necesitaba que armáramos una nueva solución”.

A medida que el nuevo coronavirus atravesó Estados Unidos a mediados de marzo de 2020 y frases como “quédense en casa” y “disminuir la curva” se volvieron algo normal, Roger Goodell, Comisionado de la NFL, fue forzado a cancelar los planes para realizar el draft en Las Vegas Strip. En lugar de un gigantesco escenario en el nuevo Caesars Forum, tenía que anunciar las elecciones desde su sótano en Bronxville, Nueva York; en lugar de una alfombra roja frente a las fuentes del Bellagio, los jugadores estarían sentados en su sofá.

Cada uno de los 32 equipos tendría mucho en juego y la presión de un reloj que avanza durante cada elección, pero en lugar de tener al lado a personal de la Liga, iban a seleccionar a las futuras piedras angulares de sus franquicias en casas, oficinas, y cuartos de reunión dispersos por todo el país, incluido por lo menos un dueño que planeaba elegir desde su lujoso yate.

“Una vez que estuvo claro que COVID-19 iba a forzar la realización del primer draft virtual de la NFL en la historia, propusimos utilizar Teams”, comentó Jeff Teper, vicepresidente corporativo de Microsoft Teams. “Pero sabíamos que si íbamos a tener a todas estas personas interesadas en la misma página, a nivel tecnológico, hacer frente a potenciales problemas de seguridad y hacer que todo fuera fluido en televisión en vivo, se requeriría un plan muy detallado”.

Bernstrom agrega: “Pruebas personalizadas, desarrollo personalizado – no teníamos el margen para hacer todo eso. La NFL tenía el desafío de capturar quiénes eran los elegidos en el draft de manera precisa, segura y rápida, y Teams tenía las funciones que necesitábamos para armar una solución”.

Se elaboró un plan de juego para crear 32 canales privados separados de Teams dentro de la organización de la NFL, para que cada club de la Liga se uniera como invitado. Cada club podría comunicarse y colaborar dentro de sus propios rangos y con la NFL en este canal privado, sin tener visibilidad a las actividades de los demás equipos.

A cada equipo se le daría acceso a una forma, donde llenarían el nombre, colegio y otra información referente al elegido.  Si “en el límite del tiempo” el equipo enviaba información incorrecta, el canal privado del club sería notificado del error; si todo estuviera en orden, la NFL autenticaría la selección, luego, una herramienta de Microsoft llamada Power Automate la publicaría de manera automática en el canal privado “Head Table” y de manera simultánea, la enviaría a la tableta Surface del Comisionado Goodell para que la selección pudiera ser transferida a una tarjeta de papel y anunciada al aire.

“Uno de los elementos clave de esta solución era que tenía que ser muy simple”, comentó Bernstrom, que pasó las semanas siguientes con un equipo de personas de Microsoft y la NFL para organizar varios ensayos y una simulación completa del draft, con más de 100 participantes. “Estas personas están en sus casas y utilizan tecnología para comunicarse en tiempo real durante un evento en vivo. Así que tenía que ser muy simple, porque hay una amplia variedad de experiencia tecnológica entre los usuarios. Ese fue un factor enorme”.

“En una situación como esta, te enfrentas con las laptops de las personas, el ancho de banda de red en sus hogares, tienes que hacer que todos esos problemas se resuelvan”, agregó Teper. “Por fortuna, Teams es una herramienta colaborativa bastante flexible – así que, en lugar de usar canales para mercadotecnia, ventas y RH como lo harían algunas compañías, los configuramos para cada equipo. Fue una Unión de Microsoft Teams como el caparazón, canales privados para tener seguridad, Forms para una manera simple de enviar las selecciones, y Power Automate para garantizar que se aplicara todo este enrutamiento”.

Paul Nelson, director de sistemas de información de futbol de los Minnesota Vikings, comentó que las semanas anteriores al draft recordaron a los equipos de la NFL una lección que todos sabían muy bien: La práctica alimenta la familiaridad, lo que alimenta la confianza necesaria para triunfar bajo presión.

“Realizamos simulaciones de drafts y entrenamientos en el uso de Teams”, recuerda Nelson. “Hacíamos la simulación con un grupo pequeño, identificar problemas potenciales, trabajar en mitigarlos y luego realizar otra simulación con todo el grupo. Al pasar por esas simulaciones de drafts, pudimos simplificar la manera en la que íbamos a realizar nuestro draft virtual”.

Kevin Higgins, director de TI para los Kansas City Chiefs, recuerda un método similar para hacer que todos estén en la misma página. “Establecimos varios ‘salones’ en Teams para imitar el escenario, incluidos ‘Draft’, ‘Coaching’, ‘Scouting’ y ‘Medical’. Para asegurar que todos estaban cómodos con la tecnología, realizamos varias simulaciones de drafts antes del real”.

Para los Jaguars (que empatarían un récord de la franquicia con 12 selecciones este año), las intensas prácticas de draft se volvieron el equivalente de dos días de trabajo de oficina.

“El proceso de familiarización con Teams comenzó desde mucho antes, a través de reuniones semanales de toda la organización con conferencistas invitados, reuniones de empleados y eventos virtuales”, comentó Mike Webb, vicepresidente de tecnología de Jaguars. “Creamos un equipo dentro de Teams para almacenar todos los diagramas del draft y colaboramos de manera rápida para planear la infraestructura en las casas de nuestro entrenador en jefe y de nuestro gerente general. Cuando llegó la semana del draft, realizamos pruebas a diario.

Pero, como les diría cualquier coordinador ofensivo, llamar la jugada correcta en la reunión no siempre garantiza el éxito. ¿Qué pasa si un entrenador, con el tiempo encima, tiene problemas de Wi-Fi? ¿Qué pasa si entra un hacker? ¿Qué pasa si un fotogénico perro encuentra un poco oportuno momento de poner su pata en la tecla “enter”? Cuando inició el draft virtual, y un promedio récord de 15.6 millones de espectadores lo sintonizaba, la jugada ofensiva estaba en marcha.

Con la primera selección general, los Cincinnati Bengals eligieron a Joe Burrow, el quarterback de 23 años de LSU. Todo funcionó como se esperaba; el Comisionado Goodell hizo el anuncio. Teper, de Microsoft, veía cómo se desarrollaba todo desde su oficina, mientras saltaba entre cuatro ventanas abiertas en su pantalla.

“Tenía mi Outlook, tenía Twitter y ESPN, y luego, nuestro equipo de Teams daba seguimiento a cómo iba todo detrás de cámaras”, comentó Teper respecto al día del draft. “Nuestro equipo es de diferentes partes, así que muchos de nosotros estábamos emocionados en múltiples frentes; tenemos un gran fanático de los Jets, y usaba su jersey del equipo con orgullo”.

Una tras otra pasaron las selecciones; la adrenalina de la noche parecía no perderse, y la novedad de ver los hogares dispersos de cada uno, donde la vida de los seleccionados cambió mientras estaban rodeados de sus seres queridos, todos en ropa deportiva, sólo añadía a la emoción. Muchos equipos utilizaron Teams para realizar llamadas de video conferencia de bienvenida para presentarse ante los recién elegidos jugadores. Cuando la noche terminó, todo parecía un éxito, y los encabezados estaban enfocados justo donde deberían estar: en los equipos y no en la tecnología.

“Todos celebrábamos, nos enviábamos emojis, videos y choques de manos virtuales”, comentó Teper sobre la vibra ‘tras bambalinas’ en las primeras horas de la mañana siguiente. “Somos un equipo apasionado y competitivo, al que le gusta ayudar a sus clientes. Así que nos sentíamos un poco como los jugadores en el campo, al lado de los equipos para ayudarles a ser más fuertes”.

“Los clubes no sólo utilizaron Teams para registrar y anunciar sus selecciones con éxito, sino que usamos Teams detrás de cámaras para ayudarles a hacerlo”, comentó Bernstrom. “Utilizamos herramientas colaborativas como compartir pantalla para ver su tenant mientras construían todo; teníamos a expertos del lado de Microsoft en colaboración cercana a través de varios canales privados, y se grababan sesiones para que la gente que no pudo estar ahí las escuchara después. Así que Teams no sólo impulso el elemento más crítico del NFL Draft, también lo hizo posible”.

Las noches subsecuentes al draft probaron ser igual de exitosas. En lugar de las tradicionales “salas de guerra” cada club tenía a gente en todas partes del país; en lugar de que un representante escribiera el nombre en una tarjeta física para que llegara a la mesa principal, todo fue virtual y más rápido que Henry Rugs III en el Combine.

“La NFL tiene un problema con este formato de draft: es mejor que de la manera anterior”, comentó Sam Farmer, reportero de Los Angeles Times, en su análisis.

“Para ser honesto, hubo momentos que el draft era tan fluido, que dejé de prestar atención”, escribió Jason Gay en The Wall Street Journal. “¿Lo consiguió la NFL? Sí, lo consiguió”.

A juzgar por los comentarios de Nelson, de los Vikings, incluso cuando las cosas regresen a la normalidad, el primer draft virtual deportivo tal vez haya cambiado las cosas para siempre: “Hay varias cosas que aprendimos. Las reuniones virtuales puede ser algo que podemos utilizar más adelante para reducir los costos de viaje; nos vimos forzados a reevaluar cómo nos preparábamos para el draft, y pudimos desarrollar algunas soluciones impulsadas por tecnología para optimizar el proceso de preparación; buscamos utilizar Teams para avanzar con nuestras aplicaciones de monitoreo en universidades. El éxito que tuvimos – y el nivel de comodidad que la gente ha desarrollado – hará más sencillas las futuras integraciones”.

“Ahora que Teams ha tomado el lugar de nuestra tradicional llamada telefónica desde la sala de draft”, menciona Webb, de Jaguars, “tal vez volvamos a utilizar esa interacción cara a cara para recibir a nuestras nuevas selecciones y darles la bienvenida a los Jaguars”.

Higgins, de los Chiefs, agrega: “El hecho que fuéramos virtuales no se convirtió en un problema”.

¿Todo este esfuerzo de hacer que el draft ocurriera derrotó a la oposición? No a largo plazo. Pero en estos días, es agradable ver una victoria del equipo local.

Foto principal: Roger Goodell, Comisionado de la NFL, se prepara para anunciar las selecciones desde su casa, el 23 de abril de 2020. (Foto cortesía de la NFL)