La destilería que crea la mezcla perfecta de G&T (gin y tecnología)

Detrás de la destilería Silent Pool está un lago encantado. Según la leyenda local, la hija de un leñador nadaba en el agua cuando vio al Rey Juan, que gobernó Inglaterra de 1199 a 1216, mirándola desde un banco. Mientras él avanzaba hacia ella, ella se alejaba, pero entró en aguas más profundas y se ahogó. Se dice que cada noche, alrededor de la medianoche, su fantasma se eleva desde las profundidades.

Algunos miembros del personal de Silent Pool, en Albury, Surrey, han informado haber visto “cosas extrañas” en el área pero Sophie Best, directora de finanzas y comercial, no es una de ellas.

“Nunca he visto fantasmas, pero a veces, el silencio en el lago es bastante inquietante”, comentó

Best no tiene mucho tiempo para lo sobrenatural; ella está enfocada en un diferente tipo de licor: el gin.

Silent Pool es una de las marcas premium de ginebra más amadas en el mundo, con el distintivo diseño en sus botellas que atrapa la mirada de fanáticos alrededor del Reino Unido, así como en Estados Unidos, Italia, Canadá, Singapur, Perú, Rusia y Sudáfrica, por nombrar sólo algunos de los muchos países a los que exporta la empresa. A medida que ha crecido la demanda, también lo ha hecho la producción. El pequeño equipo puede producir hasta 10 mil botellas al día de sus dos alambiques: llamados Julieta y Ophelia, y recibía a 40 mil visitantes al año antes de que llegara el COVID-19.

Cuando Best se unió a la compañía en 2016, el personal utilizaba papel para registrar todo lo que hacía el negocio: ingredientes que llegaban, botellas que salían, ventas, mercadotecnia, rotaciones de personal, impuestos. Los pocos archivos digitales que había se salvaban en discos duros individuales, y la gente utilizaba direcciones personales de correo para asuntos de trabajo. A medida que la operación se expandía, ella supo que se iba a necesitar una solución digital.

Añade: “Hay dos cosas que pueden cerrar este negocio de la noche a la mañana: Una de ellas es quedarse sin efectivo, que, con suerte, es poco probable que pase. La otra es HMRC (Her Majesty’s Revenue and Customs, responsable de la recaudación de impuestos). Con un problema de flujo de efectivo, tal vez puedas pedir un préstamo y salir adelante, pero no hay alternativa con la oficina de impuestos. Debemos ser muy diligentes con el mantenimiento de registros. Es por eso que tuvimos que digitalizar nuestra operación, para saber con exactitud lo que entraba, lo que salía y lo que debíamos de impuestos. Necesitábamos una plataforma que pudiera registrar todo nuestro negocio de fabricación de ginebra de inicio a fin. Es por eso que Bevica fue perfecta”.

Ian McCullouch, director fundador de Silent Pool, concuerda: “En HMRC son bastante abruptos, por lo que lo haces bien o mal, y no quieres hacerlo mal. Bevica avala nuestra confianza en hacerlo bien”.

Bevica es una plataforma de gestión de negocio para el sector de bebidas, creada por TVision Technology, socio de Microsoft. Está basada en Microsoft Dynamics 365, así que se puede ligar con facilidad con Microsoft 365, Power BI y PowerApps para ayudar a empresas como Silent Pool a manejar finanzas, compras, logística, almacén, ventas, gestión de relación con clientes y reportes.

Claudio Martell, gerente de producto para Bevica, comentó: “Ser parte del Microsoft Partner Programme nos permite conectar con negocios ágiles que buscan mejorar su productividad y excelencia operativa. Estamos encantados de poder apoyar a organizaciones que tienen este tipo de visión a prueba de futuro”.

“Con Silent Pool, las bayas de enebro y los ingredientes que componen la ginebra no tienen ningún deber, pero el alcohol que compran sí. Bevica les permite comprar eso en el estado correcto. Luego, cuando producen ginebra, se mantiene en el estado de servicio correcto para el HRMC. Si se exporta, no hay obligación por pagar y el sistema lo sabe. Si lo distribuyen en Reino Unido a un distribuidor o tal vez a una tienda local a la que le venden, el sistema sabe eso y registrará una cierta cantidad de aranceles pagaderos”.

“Todo lo que tienen que hacer es ingresar el ginebra en la ubicación correcta en Bevica, y el software marcará si se deben pagar impuestos y cuánto será. Es bastante sencillo”.

Best ahora puede ver las previsiones y los cambios de flujo de efectivo en tiempo real, ejecutar informes para evaluar las cifras de ventas a mitad del mes en lugar de esperar hasta finales de mes, analizar datos a través de periodos de tiempo específicos para ver que territorio de ventas en Reino Unido, país o canal de ventas ha sido el más exitoso.

Todo esto se puede hacer en su laptop en casa, en su escritorio en Silent Pool, o desde su teléfono móvil mientras está fuera para reunirse con proveedores.

“TVision ha sido increíble”, añadió Best. “Trabajaron muy de cerca con nosotros para configurar el sistema y cuando les hacíamos tantas preguntas en el camino. Para un negocio pequeño como Silent Pool, que tiene un pequeño equipo de personal que tiene varias tareas por hacer, Bevica ha sido brillante. Funciona y no tenemos que preocuparnos por él”.

“Todos pueden generar reportes de inventario en tiempo real desde cualquier dispositivo que utilicen, donde sea que estén. Eso solía ser un proceso muy lento y manual, y lo debes hacer bien debido al impuesto que podríamos deber: algunos deben pagar y otros son libres de impuestos. También damos muchas muestras gratuitas. Tratar de dar seguimiento a todo eso sin crear un sistema bastante complejo para el personal era un gran desafío, pero Bevica también ha resuelto ese problema”.

“Parte de mi trabajo es la planificación y previsión de existencias. Me siento y elaboro un plan de producción, y luego sabemos cuántos tapones necesitamos, cuántas botellas, etc. Con Bevica, sabemos que tenemos un número X de botellas allí pero las necesitamos aquí, y necesitamos realizar una orden para ese producto dentro de dos meses para asegurarnos que llegue a tiempo. Antes no podíamos hacer eso, no teníamos esa vista única de nuestra operación.

Microsoft 365, SharePoint y Teams le permiten colaborar y comunicarse con colegas, y compartir reportes, tablas y datos con ellos. Los datos del clima pueden ser colocados por encima de los datos de ventas en Power BI para entender si la lluvia afectó las ventas en una feria o en un evento en exteriores.

Marie Abery, directora de grupo de negocios para Microsoft Dynamics, comentó que tener una solución única y completa es muy atractivo para las empresas.

“La mayoría de los líderes de negocio dirían que su organización es compleja, es tan solo la naturaleza de los negocios hoy en día”, comentó. “Así que, tener una vista única de la verdad a través de todo tu negocio no es tan solo algo que el personal quiere, es algo que necesita. Bevica, que está soportada por Microsoft Dynamics 365, brinda esa tranquilidad a las empresas de bebidas por tener una vista de todo. Pero va mucho más a fondo, también ofrece información de valor crítica sobre la que se puede actuar”.

Toda la información generada por Silent Pool es presentada a Best en gráficos fáciles de ver, lo que le permite ver los picos en las ventas en el Reino Unido. Esto puede ayudar a la compañía a decidir intensificar la mercadotecnia o introducir nuevos productos en el área.

“Darte cuenta de lo que en verdad se vende, significa que harás más de lo que es bueno y menos de lo que más o menos está bien o que está mal”, mencionó Best. “Puede ser muy fácil lanzar un millón de productos, pero tal vez nadie quiere comprarlos. Los datos nos permiten tener un plan muy enfocado y apegarnos a él para hacer que el negocio crezca”.

La operación de Silent Pool puede ser compleja. Además de su ginebra del mismo nombre, también hacen vodka, ron y ginebras basadas en frutos que utilizan las frutas no deseadas de la cercana finca Albury.

Si entran en la tienda de Silent Pool verán ginebra de manzanilla, ginebra de ciruela damascena, ginebra de albaricoque y ginebra de mora, entre otros sabores. También verán nuevas mezclas del ginebra de Silent Pool, que están infusionadas con pétalos de rosas y frutos cítricos, que acompañan con orgullo al producto original.

También hay una variedad de vasos, tapones de botella, camisetas, gorras, velas, cojines, delantales y bolsos de los más vendidos.

Best admite que arreglar la manufactura y entrega de todos esos productos, hubiera sido “una pesadilla” sin Bevica.

La creación de todas esas ginebras diferentes, también mantiene alerta a los destiladores expertos de la compañía. En lugar de sólo apegarse a la receta de Silent Pool, que incluye 24 ingredientes botánicos y un proceso de destilación de cuatro etapas, los expertos de la compañía ahora pasan días encorvados sobre una mesa en el piso de la fábrica, donde mezclan diferentes ingredientes para encontrar la mejor combinación.

Diferentes tipos de bayas de enebro, la base para todas las ginebras, son mezclados con fruta fresca local, miel de colmenas de un viñedo cercano, lavanda de una granja a unas millas de distancia, manzanilla y una serie de otras hierbas y especias, para crear nuevos productos.

Como se habrán dado cuenta, el equipo de Silent Pool está orgulloso de su área local y buscan tomar tantos ingredientes como sean posibles de lugares cercanos. Esto también ayuda a apoyar a los negocios locales y a reducir el desperdicio.

“Ahora producimos ginebras para algunos de los viñedos en el Reino Unido”, añadió Best. “Tomamos las pieles de sus uvas muertas, las destilamos en un aguardiente de uva y luego lo destilamos en una ginebra. Este es un producto que, de manera esencial, tirarían a la basura. Los viñedos también fermentan su tercer, o a veces su cuarto jugo de uva prensado, nos lo envían y luego nosotros podemos destilarlo. También hemos hecho algunos tipos de Vermut. Esto agrega cuerdas a nuestro arco”.

A pesar del enorme éxito de su ginebra exclusiva, ha sido útil tener productos que se adaptan a una variedad de gustos durante la pandemia de coronavirus. Silent Pool ha mantenido sus operaciones durante el todo el cierre, aunque con una fuerza laboral reducida, pero los recorridos para clientes tuvieron que detenerse durante unos meses.

La empresa incluso se diversificó para vender gel para manos con aroma a ginebra, y ofreció un descuento a todos los trabajadores de NHS en todos sus artículos.

Abery, en Microsoft, ha visto que muchos productos han sido lanzados por sus clientes desde marzo. “Platico con muchos líderes de negocios que han explorado nuevas fuentes de ingresos durante la pandemia de COVID-19”, mencionó. “La colaboración y organización requeridas para hacer esto son increíbles, incluso cuando no batallas con restricciones y reglas alrededor del distanciamiento social. La tecnología ha sido un salvador para muchas empresas que se enfrentan a la “nueva normalidad”.

Con la confianza del consumidor en constante cambio, a menudo en línea con las directrices del gobierno, Silent Pool ha tratado de adaptarse en conjunto.

“Lo que hemos encontrado de manera reciente es que tenemos que ser mucho más ágiles”, comentó McCulloch. “Ahora estamos en esta “nueva normalidad”, tenemos que responder a los cambios en la mercadotecnia y los canales mucho más rápido de lo que lo hacíamos antes. Bevica nos ha permitido hacerlo sin que tengamos esa sensación de “¿Nos hemos olvidado de algo?”

El número de visitantes había comenzado a subir de nuevo antes de que el gobierno introdujera un límite de seis personas reunidas en un lugar y luego un segundo cierra. Los recorridos de la destilería para grupos de 14 personas que ya habían sido reservados, tuvieron que cambiarse para acomodar a grupos más pequeños.

Best espera que las restricciones disminuyan en el período previo a Navidad, la época más concurrida del año para Silent Pool.

“Hacemos el 40% de nuestros negocios totales entre octubre y diciembre”, comentó. “A menudo, también vemos un alza en la demanda en el verano. Sin embargo, lo hemos visto este año en línea debido al cierre. Nuestro sitio web ha estado muy ocupado casi desde el momento que se anunció el cierre.

“Una vez que termine la ajetreada temporada navideña, vamos a comenzar a planificar para el año que viene. Limpiaremos los alambiques y los depósitos para que comience el buen clima alrededor de Pascuas, cuando todos piensan: ‘Claro, salió el sol, me voy a preparar un gin and tonic’”.

Incluso con las restricciones del gobierno en vigor, Silent Gil continúa con el crecimiento de su negocio. Bevica y Microsoft 365 han jugado una parte en él y ambas plataformas garantizarán que los fanáticos de la ginebra puedan disfrutar de su bebida favorita esta navidad.

Si tienen la suerte de encontrar una botella de Silent Pool bajo el árbol el 25 de diciembre, tal vez haya más “espíritus” en su hogar de los que piensan. ¿Recuerdan el lago encantado detrás de la destilería de Silent Pool? Cada botella de ginebra contiene una pequeña cantidad de agua cristalina.

Best añade con prontitud: “¡Es filtrada antes de ir en la ginebra!”

Esa es otra de las cosas de las que Bevica mantiene registro.