La gran máquina de donaciones: impulsados para generar un impacto, los empleados convierten la donación en un estilo de vida

Hasta que La Shanda Hurst tomó el micrófono, la sala de conferencias llena de nuevos empleados de Microsoft estaba tan silenciosa que se podía escuchar el clic en las diapositivas de un PowerPoint. En una mañana en el cuartel general de la compañía en Redmond, Washington, cientos de personas se sentaron en silencio con su café en mano para calmar los nervios y la emoción del primer día en un trabajo nuevo.

Luego Hurst, gerente de programa de Microsoft Filantropía, se movió al frente. “¡Buenos días a todos!” anunció mientras una foto gigante de una pequeña niña con una playera roja apoyada en un hombre alto aparecía en la pantalla de proyección de la sala.

“Este es mi padre”, comenzó Hurst. Y vaya padre: uno que asistió a todos los eventos de la escuela de Hurst y a las reuniones de porristas; la acompañó a su Baile de Debutante, para el que aprendió a bailar vals; fue su acompañante en su fiesta de graduación; y le hizo una gran fiesta después “porque quería estar conmigo en la fiesta. Así de profunda es nuestra relación”, recordó Hurst acerca de su relación con su padre. Los nuevos empleados se inclinaron en sus sillas.

Después de ser su profesor y su pilar, el padre de Hurst la dejaba orgulloso en la universidad, contó a la sala. “Me besó en la frente y dijo, ‘Te he dado tus alas. Ahora es tiempo de que vueles”.

Tan sólo unos meses después, en su camino a casa para las Fiestas, cuando bajaba del avión se enteró que su querido padre había sucumbido ante el cáncer de colon.

Hurst no contó esta historia para oscurecer el primer día de los nuevos empleados. Aunque el amor y la pérdida de un padre tan influyente podría parecer que no está conectada con la misión de una de las compañías tecnológicas más grandes del mundo, sí lo está. Hurst compartió su historia personal porque está bastante ligada a la cultura y experiencia de ser un empleado de Microsoft.

Como parte de un programa de donación multifacético y en constante evolución, los empleados son invitados a convertirse en voluntarios y donar a las causas y organizaciones que tienen un significado personal para ellos – como Hurst lo ha hecho con organizaciones enfocadas en el cáncer desde que llegó a trabajar aquí. Como lo hace cada semana, Hurst explicó a los nuevos empleados qué ofrece el programa de donación de Microsoft y cómo pueden influir en el mundo con él.

Microsoft iguala cada donación realizada por los empleados en dinero, productos y tiempo a organizaciones no lucrativas, en cerca de 15 mil dólares al año. La iguala del tiempo de voluntariado es de 25 dólares por cada hora que un empleado realiza esta labor. Las donaciones y el tiempo pueden ser registrados de manera sencilla en un sistema en línea; estas pueden ser retiradas de manera automática del sueldo; y si los empleados no están seguros por dónde comenzar, Microsoft cuenta con una base de datos de más de 55 mil organizaciones no lucrativas y escuelas a elegir. Si los empleados no ven la que les interesa, pueden nominarla para que sea agregada.

Después de que Hurst explicó los detalles, la sala de conferencias se inundó con murmullos emocionados. Algunos gritos se escucharon. Tanto los empleados que hacen voluntariado o donan de manera regular y aquellos que no han interactuado con una organización no lucrativa desde sus días en los que vendían galletas con las Niñas Exploradoras se dieron cuenta de lo que significa el programa. Hacer una diferencia en el mundo a través de sus pasiones personales debería ser más sencillo para ellos, más compatible con sus trabajos, y de mayor beneficio para las causas que les importan.

El programa, que ayudó a los empleados a donar 700 mil horas de voluntariado tan solo en 2017, es un catalizador para generar un impacto.

Como lo dice Mike Brewer, jefe de voluntariado, “no se trata de las mismas y repetitivas actividades. Claro, también hay subastas y venta de pastelillos, pero es mucho más grande que eso. También es tecnología, experiencia, tiempo – lo que quieras dar, cómo lo quieras hacer. Tal vez una persona sólo tenga una hora libre y quiere pintar una cerca o podar un jardín. Tal vez alguien más le gustaría enseñar ciencias de la computación en una escuela cientos de horas al año. Lo que sea, este programa toma tu pasión y deseo por ayudar a los demás y luego lo amplifica y acelera”.

Raíces profundas y un creciente involucramiento

El programa de donación de empleados de Microsoft, que la empresa ha evolucionado desde su concepción y que ha generado un total de 1.6 mil millones de dólares de acuerdo con sus resultados anuales lanzados de manera reciente, redefine cómo la gente puede armonizar sus carreras con sus instintos por hacer el bien.

El programa inició en 1983, cuando equipos formados por empleados competían entre ellos para conseguir fondos y ganar la oportunidad de lanzar al entonces CEO Bill Gates al lago del campus. Microsoft lanzó su primer Giving Campaign de empleados con United Way, y se reunieron 17 mil dólares para la comunidad.

En 1990, el programa se abrió a otras organizaciones 501c3 elegibles ubicadas en Estados Unidos.

Otro logro llegó en 2005, cuando la empresa introdujo el programa de iguala de voluntariado, conocido en el mundo de la filantropía como “dólares por acciones”. Cuando inició este subsidio, los empleados que realizaran voluntariado por un mínimo de 10 horas podían ganar 17 dólares por hora para la organización no lucrativa.

“Recuerdo haber escuchado de esto [iguala de voluntariado] por primera vez en una reunión de la compañía y sentirme muy emocionada al respecto”, comentó Jill McGovern, gerente de programa en Microsoft Filantropía, que en ese entonces estaba en otro puesto. “Brindabas tu tiempo y obtenías una iguala en dinero para las organizaciones que te importaban”.

La iguala de tiempo de voluntariado, que ahora es de 25 dólares por hora, ha sido, de acuerdo con comentarios, el mayor motivador para que muchos empleados se involucren con una causa que les interese.

“No cuento con mucho dinero de sobra para poder dar a una organización no lucrativa, así que la iguala de tiempo es algo enorme. Es lo que me permite hacer el bien y que de otro modo no podría hacerlo”, comentó Josh Goldberg, ingeniero de software que enseña código a reclusos a través de una organización no lucrativa llamada Unloop. “Casi hace del proceso un juego”.

En años recientes, Microsoft ha evolucionado el programa para incrementar su accesibilidad a más empleados. El programa se expandió a pasantes en 2014. La regla del mínimo de horas de voluntariado fue reducido y luego eliminado en 2016; la donación anual de la compañía iguala el límite y la tasa de iguala por hora de voluntariado fueron incrementadas. En 2016, la empresa también creó Microsoft Filantropía, una nueva organización para liderar los esfuerzos filantrópicos de la compañía, que incluye a las donaciones de los empleados.

La participación de los empleados en el programa de donación alcanzó el 75 por ciento en 2017, y los dólares totales a organizaciones no lucrativos se incrementó a 14 millones con respecto al año anterior. En 2017, la participación de todos, la participación de voluntarios, y los dólares totales fueron los más altos en la historia del programa.

“La pasión de nuestro equipo y la infraestructura de este programa son lo que lo hacen posible”, comentó Mary Snapp, vicepresidenta corporativa y jefa de Microsoft Filantropía. “Nos hemos vuelto tan flexibles en las formas en las que invitamos a la gente a que done y tan ágiles para responder a las causas que a la gente le importa que en la actualidad atraemos a empleados motivados por un propósito para que trabajen en esta empresa debido a la historia, legado y fortaleza del programa de donación”.

Además de que se igualan sus donaciones y horas de voluntariado de manera financiera durante todo el año, los empleados ubicados en Estados Unidos también pueden participar en Giving Campaign durante todo octubre. Durante esta campana oficial de la compañía, muchos grupos crean recaudación de fondos por equipo y eventos de voluntariado, como venta de pastelillos, calendarios de perros y gatos, y eventos de micro-voluntariado. Y la empresa patrocina oportunidades para que se involucren, como carreras 5k, un show de autos, torneos de golf, y una subasta. Algunas ofertas populares pasadas en la subasta, que incluye más de mil artículos, fueron un paseo en minivan a Burgermaster con Amy Hood, jefa de finanzas y un karaoke en el auto con Kathleen Hogan, jefa de personal. La subasta recaudó más de 1.5 millones de dólares el año pasado.

Para muchos empleados y solicitantes de trabajo, los beneficios de donación de la empresa están a la par de importancia con beneficios clave que definen el balance entre el trabajo y la vida y la felicidad laboral.

“Cuando pensaba en venir aquí me pregunté, ¿Qué quiero hacer?”, comentó Alex Agudelo, ingeniero de servicio que realiza voluntariado en diferentes frentes, entre los que se incluye organizar un mapathon mensual llamado Missing Maps. Él y su equipo de 400 miembros ingresan datos críticos faltantes en mapas digitales para ayudar a los servicios de emergencia a responder de mejor manera a las crisis en áreas vulnerables.

“Cuando termine mi tiempo en este planeta, ¿Qué voy a decir que hice que en realidad haya tenido un impacto? Eso es lo que buscaba. Parte de eso es dar una oportunidad a la siguiente generación de que tengan éxito, porque eso me ofrecieron a mí”.

Manejado como una empresa

La libertad que tienen los empleados de elegir si quieren involucrarse, cómo lo quieren hacer, y cuánto quieren hacer está en el corazón de los valores de donación de la empresa. Algunos empleados quieren enviar un cheque o donar a través de un depósito directo desde su sueldo. Otros quieren ser voluntarios en su propio tiempo, una o dos o 10 veces al año, o dar tanto su tiempo como su dinero. Algunos lanzan sus propias organizaciones no lucrativas. Otros también unen su donación de manera más explícita con sus trabajos. Por ejemplo, Sarah Potter, gerente del programa de hardware con Xbox, no sólo es parte de las mesas directivas de varias organizaciones no lucrativas y visita escuelas para enseñar STEM a estudiantes con poca representación, también organiza recorridos y demos de hardware en su edificio en el campus principal de Microsoft.

“He podido utilizar mi trabajo y mi amor por la industria de los videojuegos como un catalizados para llegar a las niñas y a comunidades con poca representación y sacar provecho de ese potencial que no siempre recibe exposición”, comentó Potter. “No puedo construir una escuela para alguien, pero puedo hablar en un panel; puedo desarmar una consola Xbox para mostrar cómo fue construida. Puedo crear el ambiente en el que los estudiantes se puedan sentir bienvenidos y motivados”.

Los líderes del programa de donación son consultados en ocasiones por sus contrapartes de otras empresas y dentro de la industria de la filantropía acerca de cómo Microsoft consigue una participación tan alta.

Para ponerlo de manera simple, ellos dicen que el pequeño equipo de donación corre el programa como una maquinaria bien aceitada con la orden de no sólo beneficiar a las organizaciones no lucrativas, sino también atender a los empleados que quieren contribuir con su tiempo, talentos, y dinero para hacer el bien.

“Nuestra meta es impulsar a nuestros empleados para que tengan el impacto más grande posible a través de sus donaciones personales”, comentó Karen Bergin, directora de involucramiento de empleados en Microsoft Filantropía, quien lidera el programa de donación, el voluntariado, y Hack for Good (un programa en el que los empleados trabajan con organizaciones no lucrativas para crear soluciones tecnológicas y desarrollar nuevos productos). “Manejamos nuestro programa de donación como si fuera una empresa. Los donadores de clase mundial merecen un programa de clase mundial.

Para brindarles ese tipo de programa, el equipo es estratégico, analiza el mejor momento y el mejor día para enviar un email a los empleados acerca de oportunidades y beneficios de donación (una comunicación que presume una tasa de apertura del 80 por ciento); realiza encuestas sobre qué actividades agregar; y se mantiene flexible para destacar las causas que los empleados clasifican como las más importantes para ellos (en la actualidad la educación y los problemas humanitarios son las que están más arriba en la lista).

Por ejemplo, los años recientes han mostrado qué tanto importa a los empleados de Microsoft ser capaces de actuar de manera rápida cuando ocurre un desastre natural. Cuando ocurre un devastador terremoto o huracán, el equipo trabaja con colegas para identificar oportunidades para ayudar y subirlos a la plataforma digital de donación lo más pronto posible, para que los empleados puedan involucrarse de inmediato. En 2017, se reunieron 3.7 millones de dólares a través de donaciones de empleados e iguala de la empresa para desastres naturales entre los que se incluyen los huracanes María, Harvey, e Irma; los incendios en California; y el terremoto en Ecuador.

Cuando los empleados solicitaron oportunidades de voluntariado que fueran más familiares, el equipo de donación las presentó. Cuando los empleados respondieron de manera positiva a actividades de voluntariado únicas y rápidas, como empacar botiquines de primeros auxilios con su equipo de trabajo a la hora del almuerzo, los líderes de donación pensaron cómo trabajar con más organizaciones socias que necesitaban ese tipo de ayuda.

“¿Aparecemos cómo y cuándo nuestros líderes y empleados quieren que lo hagamos? ¿Lo hacemos – todo – de manera excelente? ¿Qué quieren los empleados este año que es diferente al pasado, y por qué? ¿Hemos conseguido un impacto? ¿Cómo se ve el siguiente año, y los siguientes tres? Estas son algunas buenas preguntas que nos hacemos de manera constante”, mencionó Bergin. “Escuchamos con curiosidad. Tenemos un gran ímpetu. Queremos dejar un legado.

Dejar que los empleados lideren

Además de la evolución a través de responder a los deseos y necesidades de los empleados, el programa de donación de Microsoft está entrelazado de manera profunda con la cultura de la empresa al ser manejado en gran parte por empleados que se encuentran en roles clave. Los cientos de empleados voluntarios que ayudan a que funcione el programa de donaciones han permitido que el programa escale, se diversifique y tenga un alcance global.

De manera principal, esto sucede a través de dos programas. Por medio del programa Vice President Appointed Lead (VPAL), entre 250 y 300 empleados cada año acuerdan liderar esfuerzos de voluntariado para sus equipos alrededor de los Estados Unidos, crean eventos, seleccionan causas para apoyar, y encuestan a sus compañeros para ver dónde yacen sus pasiones y talentos. Por otra parte, reclutan a equipos virtuales para que los apoyen. El año pasado, 1,500 empleados realizaron voluntariado para ayudar a escalar la campaña de octubre.

“Ellos son la esencia”, apuntó Bergin. “Los VPAL y otros voluntarios de la campaña hacen esto además de sus trabajos normales por razones tan diversas como lo es nuestra base de empleados. Una de nuestras VPAL más prolíficas es una madre que fue beneficiaria de nuestro programa de donación, y esta es la manera en la que ella da algo a cambio a la organización que alguna vez le brindó una mano”.

Y a través del programa Loaned Professional (LP), seis o siete empleados de Microsoft son seleccionados y reciben la aprobación de sus gerentes para tomar un permiso de cuatro meses de sus trabajos regulares para ayudar a manejar el programa de donación durante los meses que preceden a octubre. El programa LP apoya a VPAL, hace conexiones con organizaciones no lucrativas, y ayuda a organizar eventos de todos los tamaños – todo en un trimestre que parece un torbellino donde ellos aprenden cómo gestionar componentes clave de la campaña de donación mientras la llevan a cabo.

“Es como en los programas de televisión ‘The Real World’ y ‘The Apprentice’ – pero para bien. Nadie es expulsado ni despedido”, comentó LeRoy Laney con una fuerte risa, quien fue LP en 2017 y gerente de ingeniería de software, mientras imita una voz de locutor de programa de televisión: “Seis personas elegidas para trabajar juntas en una sala de conferencias…”

Una gran parte de la cultura de donación en la compañía está motivada por una narrativa. Las historias personales acerca del por qué la gente se ofrece como voluntaria o dona, que de manera eventual muchos empleados cuentan a los demás, se amplifican en la empresa.

Historias como la de Laney. Su mama era profesora de escuela que estaba muy ocupada pero aún así encontró tiempo para ayudar a estudiantes y familias con pocos privilegios en la comunidad. Ella apareció casi cada vez que la necesitaban – para alimentar gente, llevarlos con el médico, y para complementar las necesidades de los estudiantes en su escuela.

Después, Laney llevó esos valores más allá, como voluntario en un campamento de verano para jóvenes en riesgo. Él creció rodeado de amor – y conoció a gente que no “tuvo un gran efecto en mí”, comentó.

Historias como esta son en muchas maneras la clave por la que muchos empleados se involucran en algún aspecto del programa de donación, comentó Dave Barnett, gerente de programa en Microsoft Filantropía, quien gestiona el programa LP.

“Cualquiera puede comprar un pastelillo”, comentó. “Pero las motivaciones más profundas son las que impulsan a la gente a en verdad generar un impacto. Es algo que se vuelve contagioso”.

Escalar el impacto

Aun cuando el programa de donación de Microsoft mantiene el incremento de dólares y de participación y entreteje el valor de “hacer el bien” cada vez más fuerte dentro de la cultura de la compañía, los líderes quieren hacer todavía más sencillo el acceso a este y tener un mayor impacto.

“Esas son las cosas que pienso cuando estamos ‘fuera de temporada’, cuando se realiza la campaña anual”, comentó Hurst. “Conforme crecemos como empresa, ¿Cómo hacemos mejores estos eventos y mantenemos involucrados a los empleados?”

El equipo de donación trabaja en hacer más sencillos los productos de donación para los empleados, así como incrementar las opciones de micro-voluntariado – sesiones de 60 a 90 minutos en los que los equipos pueden empacar botiquines de higiene o preparar emparedados para aquellos que se encuentran faltos de hogar, actuar como grupo de discusión para una organización no lucrativa, o actualizar dispositivos para donación.

La empresa también trabaja en facilitar para los empleados el uso de sus habilidades profesionales para beneficiar a otras personas, comentó Brewer, quien como jefe de voluntariado de empleados está enfocado en crear una innovadora cultura de voluntariado durante todo el año. Los empleados donan ahora sus habilidades, pero el equipo quiere aplicar sus aprendizajes y recursos para escalar esto.

“¿Cómo encuentras las intersecciones correctas donde la gente siente que puede brindar su experiencia, pero no tienen que dar cientos de horas al año para hacerlo?”, mencionó Brewer. “Trabajamos en encontrar socios y oportunidades para conseguirlo”.

Si el programa continúa su evolución como hasta ahora, mencionó McGovern, está en camino de alcanzar los 2 mil millones de dólares totales donados (con la iguala incluida) en 2020. Alcanzó los mil millones en 2012 y 1.6 mil millones en 2017.

“Conforme ha crecido nuestra empresa y los empleados continúan con su generosidad, llegaremos a esos segundos mil millones mucho más rápido”, comentó.

Al centro de esos dólares y horas donadas, se encuentran las miles de historias individuales de gente que persigue sus pasiones y el impacto que tienen esas acciones.

“Cuando trabajas en algo en lo que pones todo tu corazón, la magia que haces, la gente a la que puedes ayudar, y las cosas que puedes conseguir son increíbles”, mencionó Laney. “Después de que fui voluntario, tengo el sentimiento de llevar eso a mi trabajo regular e imitar esa experiencia, para replicar esa energía y emoción hacia mi trabajo. La energía aún está dentro de ti”.