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La historia secreta del mensaje Out of Office y otros hechos graciosos acerca de este gran elemento del lugar de trabajo

Si las vacaciones tuvieran un timbre para empezar, debería ser el de los mensajes fuera de la oficina. Mejor aún, debería ser el momento, definido por el clic de un botón, en el que ustedes activan sus mensajes fuera de la oficina, y tras establecer que el trabajo puede esperar, lo divertido es comenzar y que esas pequeñas exclamaciones marcadas con rojo que resaltan “gran importancia” sean ignoradas de manera completa.

Para celebrar el momento, Microsoft lanzó el “Center for Out of Office Excellence”, un sitio acogedor y para nada serio que los ayuda a crear sus propios memes OOO (Out Of Office, por sus siglas en inglés) justo a tiempo para las vacaciones. Cargar una imagen, escoger el tipo de diseño y revelar la alegría del  OOO.

El “Centro” también es un reconocimiento para saber que lograr más, a veces significa hacer menos, justo con herramientas como Automatic Replies en Outlook (Respuestas Automáticas en Outlook) para ayudarlos a desconectar, recargar, conectarse con sus seres queridos y disfrutar las vacaciones.

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Crea tus propios memes OOO en «Center for Out of Office Excellence» de Microsoft.

“Creo que la mayoría de nosotros que vive la mayor tiempo en línea aprendemos que ese tipo de descansos, cuando son accesibles de manera constante, actuales y forma inmediata pueden ayudar en todos los aspectos de nuestras vidas”. Dice Emily Gould, escritora de un ensayo para Microsoft. “Un descanso de mucho tiempo, puede hacer posible el regresar fresco, para apreciar lo que debe ser apreciado acerca de la conectividad digital”.

El ensayo de Gould fue un seguimiento de su obra en The New York Times en el “arte de la respuesta fuera de la oficina”, en la que examinó la diversión del OOO como algo de importancia en una mirada hacia todo el fenómeno de la auto respuesta.

Las redes sociales y las horas de trabajo flexible significan que muchos de nosotros estamos en línea de manera pública y por mucho tiempo, pero no siempre trabajando. Con eso, Gould ha encontrado un beneficio en las respuestas fuera de la oficina. Ellos proveen “negación plausible” al tratar de establecer los límites del  trabajo y estar “presente en el momento y en la vida real».

“Cuando el trabajo no tiene límites, está en nuestras manos el prepararlos para nosotros”, Gould escribe.

Por supuesto, ser OOO no siempre significa estar de vacaciones; pueden estar en una conferencia, en la oficina del dentista. Pero en una encuesta reciente aplicada a más de mil personas, Microsoft encontró que muchas personas se ponen felices cuando se trata de OOO. Más del 77 por ciento de los encuestados dijeron que preparar sus OOO se sentía como si las vacaciones “empezaran de manera oficial”, y el 60 por ciento dijo que les gusta ver los OOO creativos de otras personas.

Más del 44 por ciento de los encuestados respondieron que los OOO de otras personas los hizo sentir “¡Emocionados por cómo las cosas van más calmadas. No puedo esperar a empezar con los míos también!”.

Si hubo una desventaja en cuanto a las respuestas automáticas, fue por el FOMO (miedo a perderse, por sus siglas en inglés), más que por recibir el email fuera de la oficina de alguien. Más del 30 por ciento de las personas han sucumbido a ese sentimiento, en el que se preguntan “¡¿Por qué no estoy en unas vacaciones tropicales, también?!”.De acuerdo con la encuesta.

La historia secreta de OOF

Las respuestas automáticas son tan universales que se han esparcido en su propia legión de acrónimos: OO, OoO, OOTO y OOF. Todos tienen sentido, OOTO representa ‘fuera de la oficina’, excepto por OOF. ¿Qué representa la ‘F’?

OOF es un capricho de la cultura de Microsoft, retrocediendo a finales de los años 80,  en el sistema de email de Exchange Xenix de la compañía. “Oof” fue el nombre de la función para una respuesta automática de Xenix, y un comando para llamarla. Décadas después de la transición de Xenix a Exchange Server en 1993, la gente aún dice ‘Oof’, el cual, como todo buen argot, tuvo una utilidad maleable. Es tanto un sustantivo, como un adjetivo.

De acuerdo a Amy Stevenson, archivista de Microsoft Corporate, la tradición local siempre ha atribuido el OOF a la frase ‘fuera de las instalaciones’. Ella tiene la teoría de que los desarrolladores de Xenix, una versión del sistema operativo de Unix, tal vez hayan venido por parte de una academia o gobierno donde la gente decía ‘instalaciones’ en lugar de ‘oficina’.

Pero Stevenson encontró que ningún material mostraba que alguien alguna vez dijera ‘Fuera de las instalaciones’, y ella se pregunta si alguien solo decidió que OFF sonaba mejor que  OOO.

“No pueden en verdad decir OOOOOOO. No hay manera de terminarlo” dice Stevenson. “Pero OOF sí lo pueden decir”.

Cual sea el acrónimo de su elección, las respuestas automáticas son geniales para decirle a la gente que es increíble. ¿Pero qué si esa avalancha de email no leídos cuando regresen? ¿Qué si se preocupan acerca de un correo importante perdido, cuando se supone que están esquiando con sus amigos? Es ahí donde las Auto Respuestas de Outlook llegan a la mano.

Dough Thomas, creador de videos en el sitio de ayuda support.Office.com para Microsoft Office, les muestra consejos para usar las Auto Respuestas, y hacer de Outlook, su sitio de oficina de confianza cuando no se encuentren ahí. Su video cubre cómo organizar las OOO, reenviar correos cuando estén fuera, y otros trucos útiles para el negocio.

[youtube https://www.youtube.com/watch?v=A1rzk4UI_Gg]

“¿Cuál es el punto de estar en una playa en Bora Bora por dos semanas, si van a estar enterrados en correos cuando regresen?” Thomas dice.

Imaginen esto: Dejar que Office sea productivo mientras ustedes están en la playa. Ese es un estado mental de OOO que vale la pena celebrar.