Las nuevas herramientas de IA ayudan a los escritores a ser más claros, concisos e inclusivos en Office y en la web

Susan Hendrich platicaba con una amiga que mencionaba lo duro que un compañero de trabajo con dislexia trabajaba para asegurar que las notas de la reunión de las que era responsable de escribir estuvieran sin errores.

Debido a que se preocupaba de cometer errores, de manera rutinaria se llevaba a casa las grabaciones de la reunión y las trabajaba sobre los resúmenes durante horas por la noche.

Eso llevó a Hendrich, gerente de grupo de programa en Microsoft y experta en lenguaje natural e IA para Microsoft Office, a preguntarse cómo su equipo podría mejorar esas estresantes experiencias de escritura para las personas cuyos cerebros procesan letras y palabras de manera diferente.

Una nueva función que ahora ha comenzado a distribuirse en Editor en Word puede utilizar una IA más sofisticada para ofrecer sugerencias para reescribir enunciados completos en lugar de ofrecer ajustes de ortografía o gramática uno a la vez. En las evaluaciones internas, fue casi 15 por ciento más efectivo que los enfoques anteriores en detectar errores cometidos de manera común por las personas que tienen dislexia, declaró Microsoft.

Esto se debe en gran medida a que los algoritmos de aprendizaje automático que pueden ofrecer esa reescritura fueron entrenados en grandes y diversos conjuntos de datos, incluidos documentos escritos en el mundo real por personas con dislexia, en lugar de por un conjunto estrecho y finito de reglas lingüísticas.

“En realidad fue algo que no esperábamos”, comentó Hendrich. “Pero luego comenzamos a hacer algunos estudios comparativos y nos dimos cuenta que podía ser un enorme beneficio para la gente”.

De manera constante, los ingenieros de Microsoft han incorporado más avances en IA en su suite de productos de Microsoft 365 en los últimos años. Ahora ayudan a más de 200 millones de usuarios de Office a que tenga reuniones más productivas, a que estén al tanto de sus listas de pendientes, a entregar presentaciones más poderosas, a preservar el tiempo de concentración y a ayudar a la gente a encontrar maneras de escribir de manera más clara.

Ahora, Microsoft pone a disposición sus herramientas de asistencia de escritura impulsadas por AI a más clientes empresariales y de consumo alrededor del mundo. Con nuevas funciones que ya han comenzado a distribuirse y seguirán entregándose en los próximos meses, Microsoft Editor dará a los escritores la opción de utilizar herramientas inteligentes para crear una prosa más pulida en documentos, emails y publicaciones a través de la web en sitios como LinkedIn, Gmail, Facebook, Twitter y más.

Las nuevas herramientas están disponibles a través de Editor en Word, Editor en Outlook y un nuevo Editor en la extensión del navegador, que permitirán a los usuarios detectar errores y escribir con más confianza cuando crean publicaciones en redes sociales o se comunican en cualquier lugar de la web.

Las revisiones de ortografía y gramática básica en Editor estarán disponibles para todos, y los suscriptores de Microsoft – incluidas las nuevas suscripciones de productividad Personal y Familiar de Microsoft 365 anunciadas de manera reciente – pueden optar por utilizar funciones más avanzadas de IA que ofrecen sugerencias inteligentes para hacer la escritura más concisa, clara, formal y más.

Los lanzamientos expanden las avanzadas sugerencias de escritura impulsadas por IA de Microsoft a Outlook.com, Outlook para la web y para la nueva extensión de navegador, disponible en la actualidad para Microsoft Edge y Google Chrome, en más de 20 idiomas. Las revisiones básicas de ortografía en la extensión del navegador estarán disponibles en 89 idiomas.

En un inicio disponible con Editor en Word y pronto en otras plataformas, los suscriptores de Microsoft 365 también pueden optar por ver sugerencias de lenguaje inclusivo – como la palabra firefighter en lugar de fireman en inglés – que buscan eliminar sesgos basados en género, edad, capacidad y más. En Word para la web en inglés, aquellos usuarios que quieran más retroalimentación pueden acceder a sugerencias de reescritura de enunciados completos para mejorar la fluidez, concisión y legibilidad.

Otras nuevas funciones de Word impulsadas por IA, que se expandirán a otras ofertas de Editor, pueden ofrecer sugerencias inteligentes para deletrear acrónimos, poner números en una perspectiva del mundo real e incluso marcar lenguaje que podría no ser original y permitir a los escritores citar material de referencia de manera apropiada.

Escala masiva y oportunidad para generar un impacto

A medida que Microsoft ha incorporado más tecnología IA a sus productos, los ejecutivos de las compañías dicen que han estado muy conscientes de su deber en ayudar a asegurar que la IA es utilizada en maneras responsables y reflexionadas, que anticipen consecuencias no deseadas y que ayuden a cumplir con las necesidades reales de los clientes.

“Si piensas en el número de personas que utilizan Office en su vida diaria, lo que es único sobre nosotros es la escala masiva y la oportunidad de generar un impacto”, comentó Sumit Chauhan, vicepresidenta corporativa para ingeniería en Office. “La carga está en nosotros para hacer esto bien”.

Por ejemplo, las sugerencias de reescritura impulsadas por IA de Editor en Word tienen el potencial de beneficiar a muchos autores – desde gente que aprende inglés cuyas omisiones de “a”, “an” o “the” no siempre son detectadas por los verificadores de lenguaje a ocupados profesionales que reciben cientos de emails por hora y no tienen tiempo para trabajar en cada respuesta.

Al mismo tiempo, la IA tiene el potencial de reforzar sesgos dañinos que existen en la sociedad y en los datos de los que aprenden los algoritmos. Para hacer frente a esta consecuencia no intencionada, los investigadores de Microsoft han desarrollado una lista de bloques de palabras que tienen un mayor riesgo de causar ofensa, y Word no muestra sugerencias de reescritura con esas frases.

Para aquellos que elijan utilizarlo, la crítica de lenguaje inclusivo de Editor ofrece sugerencias para reemplazar lenguaje que podría perpetuar sesgos alrededor de la edad, capacidad, género, orientación sexual, calumnias étnicas o raciales, así como referencias geopolíticas obsoletas o sensibles.

La meta no es corregir todos los problemas de la sociedad, comentó Chauhan, sino destacar potenciales puntos ciegos y ofrecer alguna sugerencias generales a considerar.

“En nuestros productos, queremos ser reflexivos sobre los estereotipos en el mundo y asegurarnos que nuestra IA no los refuerza o amplifica”, mencionó Chauhan.

Por supuesto, esas sensibilidades varían de manera amplia por país y por cultura. Es por eso que Microsoft contrata hablantes nativos y expertos lingüistas en 20 idiomas para escribir las reglas que guían a la revisión de gramática, claridad y concisión – y para aconsejar qué críticas de inclusión no tienen soluciones comparables en ese lenguaje o podrían no ser bienvenidas en ciertos mercados.

Considerar las necesidades de los usuarios puede ser tan simple como reconocer que las personas con daltonismo no pueden distinguir entre palabras escritas en rojo o azul y tal vez necesiten líneas punteadas u onduladas para destacar palabras o frases.

O puede ser tan complicado como descubrir cómo manejar pronombres de neutralidad de género en críticas de ortografía y gramática – algo con lo que el equipo ha experimentado. El cambio cultural de utilizar pronombres como “they/them” en inglés para referirse a personas cuyas identidades de género son no binarias es tan reciente que existen pocos datos que puedan enseñar al algoritmo su uso apropiado.

Por ahora, Editor en Word y Outlook no marcará el uso de “they” en un contexto singular como incorrecto – como en “they are taking their final exams tomorrow” en lugar de “she is taking her final exam tomorrow” – que Hendrich cree es un buen primer paso hacia incluir un espectro más amplio de identidades de género. Pero ella también se preocupa de la persona que pudiera utilizar “they” por error en una carta de presentación y no consiga el trabajo porque el verificador de gramática de Word falló en detectarlo.

“Tenemos una meta de impulsar a nuestros clientes a escribir con confianza y sientan que su escritura se refleja de manera positiva en ellos”, mencionó. “Y también tenemos una meta de representar y celebrar de manera adecuada a la gente por su singularidad. Así que, para ser muy honesta, estas son las preguntas con las que lidio como creadora de un producto. Y no siempre tengo la respuesta”.

Poner a la gente al centro del diseño de IA

Mira Lane, líder del equipo de ética y sociedad de Microsoft, está a cargo de asegurar que los principios articulados en los más altos niveles de la compañía para guiar el uso responsable de IA encuentren su camino hacia las cabezas de los investigadores que realizan pruebas de usuario y a las manos de los ingenieros que escriben código. Ella comenta que todo inicia con hacer las preguntas correctas.

Su equipo de filósofos, ingenieros, expertos en seguridad, diseñadores y entrenadores trabaja de manera cercana con los equipos de producto para considerar qué datos o modelos deberían utilizarse, quién podría verse afectado de manera directa o indirecta por una nueva tecnología, qué tipos de personas deberían ser entrevistadas para identificar daños no intencionados y cómo esa información de valor puede ser incluida en el diseño de un producto.

“Lo que intentamos hacer es ayudar a la gente a diseñar tecnología de una manera en verdad intencionada, para que puedan entender cuáles son los efectos de la tecnología y puedan mirar del otro lado cómo podría ser utilizada o mal utilizada”, comentó Lane.

Para los equipos que incorporan IA en herramientas de productividad, uno de los principios más importantes es mantener a la gente al centro del proceso.

“Nos enfocamos mucho en asegurarnos que las experiencias que entregamos son en verdad valiosas”, comentó Penny Collisson, gerente de investigación de diseño para Office. “Tenemos muchas conversaciones con clientes donde nunca mencionamos la IA. Hablamos sobre entender las necesidades expresadas o latentes o los puntos de conflicto que la gente tiene y luego regresamos e intentamos pensar sobre cómo la IA podría entrar en eso”.

Microsoft ha desarrollado 18 mejores prácticas que los investigadores y los diseñadores de producto utilizan para guiar su trabajo. Pero mucho de ese trabajo involucra escuchar a la gente con diferentes niveles de adopción tecnológica, antecedentes socioeconómicos, geografía, capacidades o aptitudes físicas, en referencia a la IA y la privacidad.

Por ejemplo, si conversas con personas con discapacidades de aprendizaje, algunos tienen miedo de iniciar con una página en blanco. Esa información ayudó a guiar ofertas mejoradas de dictado en Word para la web, que facilitan crear contenido con la voz y utilizan habla a texto para poner las ideas en papel.

Crear buenas experiencias de usuario con IA es más complicado que pedir a la gente sus comentarios sobre si prefieren un tipo de control u otro, o qué interfaz es más fácil de navegar, comentó Jon Friedman, vicepresidente corporativo en Microsoft para diseño e investigación.

“El motor y el poder de la IA es que la experiencia de cada uno es única. Antes, diseñábamos para la media porque las soluciones eran cercanas a un tamaño para todos. Y ahora diseñamos cada cosa para que sea un tamaño especial que se adapte a cada individuo”, comentó Friedman.

“Así que, asegurarnos que hablamos a un conjunto mucho más amplio de personas y que escuchamos la voz de todos es muy importante para dar a la gente lo que en verdad necesita”, mencionó.

En un ejemplo, los diseñadores e ingenieros de Microsoft que estuvieron interesados en construir un mejor lector de pantalla para las personas con ceguera o baja visión construyeron una relación con la Escuela Estatal para Ciegos de Washington y comenzaron a entrevistar y observar cómo los estudiantes consumen información y abordan las tareas del día. Ese trabajo llevo a Play My Emails en Outlook móvil, que resultó también útil para cualquiera que quiera una actualización de su día pero no puede mirar de manera segura la pantalla mientras se traslada al trabajo o prepara el desayuno para los niños.

A través de entrevistas y equipo que simulaba la experiencia de tener degeneración macular, el equipo de diseño comenzó a entender la masiva carga cognitiva que se requiere para escuchar información pertinente entre un mar de detalles extraños como fechas y sellos de tiempo e incluso signos de puntación que los lectores de pantalla incluyen a medida que escanean de izquierda a derecha.

“Era como tartar de escuchar una aguja en un pajar, y el nivel de fatiga era en verdad alto”, comentó Friedman.

Así que el equipo utilizó IA para ofrecer la información más importante por adelantado y en una manera mucho más conversacional. Tener a Cortana, la asistente personal de productividad de Microsoft 365, para que te diga que alguien te envío un email hace una hora sobre agendar una reunión para la tarde es más útil que saber el sello de tiempo preciso, mencionó Friedman.

Play My Emails también brinda información resumida como cuántos emails sin leer están en tu bandeja de entrada y cuánto tomaría escucharlos. Eso ayuda a la gente a decidir si tienen suficiente tiempo de traslado o atención mientras salen de casa para enfocarse en la tarea.

“Comenzamos por este camino porque pensamos que el diseño inclusivo era una filosofía importante que necesitábamos comenzar a vivir y respirar en los productos”, comentó Friedman. “Pero de manera rápida, el equipo se dio cuenta que hay muchas instancias donde la gente está en una situación de ceguera o que miran la pantalla cuando no es seguro hacerlo, y fue ahí cuando notaron que es algo que puede ser útil para las personas en una gran cantidad de contextos diferentes”.

Mantener a los usuarios en control

Microsoft también quería que los usuarios tengan control sobre sus nuevas herramientas impulsadas por IA. Algunas de las nuevas funciones de Editor, como críticas de lenguaje inclusivo, no son activadas de manera automática pero permiten a la gente optar por utilizarlas.

Los investigadores también escucharon fuerte y claro a algunos usuarios cuyo estilo único de escritura es una parte importante de su marca o éxito profesional. No querían que los algoritmos de IA rescribieran su prosa. Es por eso que la herramienta de sugerencia de reescritura de Editor en Word incluye tres opciones que pueden servir como inspiración o punto de salto en los que un autor se puede basar.

“En algunas maneras esto sólo expone la idea de que hay diferentes maneras de decir la misma cosa”, comentó Friedman. “Creemos que va a ayudar tanto con el concepto de enseñar a la gente como en dejar que tengan su propia voz”.

Los diseñadores de las herramientas de Editor hablan de manera regular con profesores sobre cómo sus estudiantes prefieren recibir sus comentarios de edición y cómo las herramientas pueden ayudar a construir las habilidades de los estudiantes en lugar de sólo hacer las tareas por ellos.

“Los profesores no solo quieren arreglar el trabajo de sus estudiantes”, comentó Hendrich. “Quieren que sean capaces de aprender en el proceso. Es por eso que Word ofrece explicaciones, para ayudar a la gente a escribir con más confianza a la vez que brindan esos momentos de enseñanza”.

Ese fue uno de los impulsores detrás de la nueva función de revisión de similitud en Word para web, que puede ayudar a resaltar contenido no original que pudo haber llegado al documento desde la abundante cantidad de material de referencia disponible en línea. El verificador de similitud también ayuda a enseñar a las personas cómo citar de manera apropiada las palabras o ideas de otras personas, lo cual es una habilidad importante para que los alumnos aprendan y una por la cual los profesores han dicho que agradecerían la ayuda adicional.

A medida que Microsoft mira hacia el futuro, los equipos exploran otras nuevas funciones que son posibles por los avances en procesamiento de lenguaje natural, visión de cómputo y otros tipos de IA. Estas funciones incluyen Presenter Coach en PowerPoint que puede decir a la gente con qué frecuencia se agachan o hacen contacto visual durante una presentación. Herramientas en Office que ayudan a las personas a realizar más tareas rutinarias sobre la marcha a través de interacción con la voz, que puede liberar tiempo para un trabajo más enfocado.

“Cuando utilizas nuestros productos, tratas de hacer bien tu trabajo”, comentó Chauhan. “Nuestro trabajo es amplificar ese ingenio humano. Así que, ya sea que escribes un documento o diseñes una hermosa presentación o analices una hoja de cálculo, siempre pensamos en cómo podemos ayudarte en esa tarea. Ese ha sido en realidad el arco de IA en Office”.

Imagen principal: Los equipos liderados por Sumit Chauhan, vicepresidenta corporativa para ingeniería en Office (izquierda), y Mira Lane, que encabeza el equipo de ética y sociedad en Microsoft (derecha), colaboran para asegurar que las herramientas de productividad impulsadas por IA están diseñadas con los valores de la compañía en mente. Foto por Dan DeLong.

Jennifer Langston escribe sobre investigación e innovación en Microsoft. Síganla en Twitter.