Líderes en la prevención de pérdidas: Track’em ahorra tiempo, dinero y dolores de cabeza con un sistema de rastreo basado en la nube

Hace diez años, cuando trabajaba en un sitio de extracción en Australia, Kashif Saleem vio de primera mano un problema que ha afectado por mucho tiempo los grandes proyectos de construcción.

Para decirlo de manera sencilla, las cosas se pierden.

En proyectos complejos, con miles de componentes, los materiales y otras partes por lo general se extravían. Tal vez no llegan a los barcos de transporte. Se olvidan en las bodegas. Tal vez son robados. Un fabricante asegura que la pieza fue enviada, pero nadie sabe dónde está. Alguien utiliza la pieza equivocada, la confunde con una similar. Y mientras las grúas se mantienen inactivas y los trabajadores esperan, el trabajo se para en seco y los costos se apilan. Y así, de manera sucesiva.

Saleem, un desarrollador de software, trabajaba como técnico de soporte en tecnologías de la información en un sitio de extracción, pero pronto, vio una necesidad diferente para sus habilidades. Brillante y ambicioso, comenzó a trabajar de manera silenciosa en el desarrollo de un sistema de software para rastrear materiales y otros recursos entre diferentes proyectos, de principio a fin. Sin embargo, cuando Saleen ofreció su solución al gerente de proyecto de su trabajo, la respuesta que recibió no fue tan entusiasta.

“Él dijo, ‘No, no quiero utilizar tu sistema. Nadie te conoce, y, ¿Qué tal que te atropella un autobús? Sólo tú lo conoces. Necesito algo que sea de confianza’”, recuerda Saleem.

Pero esto no lo desanimó. Saleen, ahora de 43 años, creció en Pakistán y llegó a Perth, en Australia, como estudiante foráneo en 1998. No podía hablar inglés, así que tomó clases del idioma y lo aprendió al observar películas de Hollywood y CNN. Se matriculó en la Universidad Edith Cowan en Perth, donde estudió mientras trabajaba en tres y en ocasiones en cuatro trabajos al mismo tiempo. Lavó platos y vendió periódicos en las esquinas, trabajó hasta 50 horas a la semana a la par de sus estudios. Saleem completó una licenciatura en sistemas de información de negocios en 2001, donde terminó segundo de su clase, y pronto obtuvo un trabajo de medio tiempo en programación.

El poco interés de su jefe fue sólo un pequeño retroceso. Después de rechazar la oferta de Saleem, el hombre estableció un sistema con cerca de 20 hojas de cálculo, lo que llevó al caos, acusaciones e información dispersa por todos lados, comenta Saleem. El hombre dirigió a su equipo para encontrar una mejor solución, pero la única que se podía acomodar a las necesidades del proyecto tenía un costo de implementación de un millón de dólares. Así que el incipiente emprendedor de nuevo ofreció su solución al gerente de proyecto, sin costo, pero con la condición de que Saleem mantuviera exclusividad de los derechos de autor.

El gerente de proyecto estuvo de acuerdo y la solución de Saleem obtuvo muy buenos comentarios. Esto llevó a solicitudes de otros clientes y Saleem refinó su software en lo que se convertiría en Track’em, una plataforma de grado empresarial que rastrea materiales y otros recursos a través de códigos de barras, GPS e identificación por radiofrecuencia. La solución brinda analítica en tiempo real e indicadores clave de desempeño con el tablero de control de Power BI de Microsoft, lo que permite una sencilla visibilidad de los recursos y un reporteo de gestión rápido y preciso. Además, Track’em puede ser integrado en otros sistemas de planeación de recursos empresariales y modelado propietario en 3D, lo que vuelve flexible y ágil.

La solución fue seguida por Time’em, que permite a las empresas dar seguimiento al tiempo de los empleados, tareas y productividad; Store’em, diseñado para administración de inventario en almacén; y Transport’em, una herramienta de administración de cadena de suministro para embarques.

“Algo de lo que nos dimos cuenta muy pronto es que nuestra lealtad no es hacia el producto. Nuestra lealtad es a la solución que resuelve el problema de nuestro cliente”, comentó Saleem, CEO de la empresa. “Cuando vemos que el cliente tiene una necesidad, construimos un producto que la resolverá”.

Saleem lanzó Track’em como una empresa en 2014, y vendía su producto homónimo a partir de 500 dólares mensuales, una décima parte de lo que él comenta cuestan soluciones similares. Y mientras otros sistemas están fragmentados, por ejemplo, utilizar hojas de cálculo para rastrear recursos y rastreo por GPS para vehículos, Saleem mencionó que Track’em es la única solución disponible en la actualidad, que utiliza tanto código de barras como rastreo por GPS, acomoda diferentes protocolos de hardware y trabaja entre diferentes dispositivos. A través de sus teléfonos móviles, tabletas o laptops, los clientes pueden entrar de manera sencilla en un registro centralizado de recursos en línea y ver qué elementos se encuentran en cualquier etapa del proyecto.

En el pasado, Track’em corría en máquinas virtuales, pero Saleem migró la solución a Azure en 2014. El movimiento cambió toda la perspectiva, disminuyó los costos de operación y brindó una plataforma más rápida, eficiente y ágil, mencionó Saleem.

“Cuando descubrí Azure, casi hice una vuelta de carro”, mencionó. “Es tan fácil de implementar y podemos hacer mucho más con él. Fue de gran ayuda. Se me acaban las palabras para hablar de Azure”.

Track’em también utiliza un sistema de modelado en 3D basado en códigos de color que la empresa patentó en Australia y Estados Unidos, que muestra en qué parte del proyecto se encuentran los elementos y en qué etapa están. Así, el gerente de proyecto puede, por ejemplo, ver un diagrama en 3D de una estructura en construcción y determinar de manera sencilla si un elemento ha sido fabricado, si ha sido enviado al lugar de trabajo, o si ya fue implementado. Cada elemento recibe un código de barras único, es escaneado y luego rastreado. Y los clientes pueden utilizar rastreo por GPS, etiquetas Bluetooth o cualquier sistema que les funcione mejor.

“Lo hemos vuelto a prueba de futuro para que puedan utilizarse diferentes tipos de tecnología”, mencionó Saleem.

La solución ha impresionado a Neil Tregea, un director de proyecto y consultor retirado que trabajó en proyectos de construcción de gran escala por más de 40 años. Tregea utilizó por primera vez Track’em en 2007, mientras manejaba un proyecto de extracción de mineral de hierro en Australia, que involucraba 12 toneladas de trabajo con acero, mucho del cual era en piezas muy pequeñas.

“Nunca perdimos una pieza. Nunca tuvimos que levantar el teléfono para que hicieran de nuevo las cosas”, comentó Tregea. “No había retrasos, eso era fenomenal. En ese entonces, eso era algo que no se escuchaba mucho”.

Algo que tampoco se escuchaba, mencionó Tregea, es la dedicación de Saleem con el servicio al cliente. Él está dispuesto a hacer ajustes basado en los comentarios del cliente, comenta Tregea, y mientras empresas más grandes pueden tomar días para responder a algún problema, Saleem lo hace de inmediato.

“Durante estos años, en algunas ocasiones Kashif ha trabajado toda la noche para resolver un problema. Para el momento que comenzamos a trabajar al día siguiente, el problema ha sido resuelto”, mencionó Tregea. “Es tan servicial que, si alguien llega con algo diferente o quiere cambiar las cosas, Kashif siempre escuchará, y si puede, adaptará lo que realiza en ese momento. Nunca había conocido a nadie como Kashif”.

Craig Windram, ingeniero de modelado y logística, utilizó Track’em mientras trabajaba en un proyecto muy grande de una planta de gas en Australia occidental. El trabajo incluía construir un sistema de módulos de marco de metal con partes que eran fabricadas en Tailandia, embarcadas hacia Australia y luego transportadas en camiones de carga al sitio del trabajo. Track’em se aseguró que las partes llegaran a su destino final, luego las rastreó conforme se movían de las áreas de almacenamiento a las de implementación. Windram estima que los elementos extraviados pueden agregar hasta 20 por ciento al costo total del proyecto, pues por lo general tienen que volver a comprarse o fabricarse.

“No puedo explicarte lo mucho que nos ahorró Track’em en ese trabajo”, mencionó. “En verdad hizo el trabajo. Las partes pudieron perderse en cualquier parte. Ellos no habrían sabido que fue lo que se instaló o qué no se instaló. Por lo general, cuando algo se extravía, debemos tener una solicitud para comprarlo de nuevo. Pero con Track’em, pudimos encontrar lo que se perdía”.

Con una creciente base de clientes en las industrias de extracción, combustible y petróleo, construcción e ingeniería, Track’em marchaba viento en popa en 2015. La empresa tenía media docena de empleados en sus oficinas principales en Perth, y Saleem trabajaba en atraer inversionistas a bordo y en elevar el capital para expandirse. La reputación de la compañía crecía, y después de años de vender su solución a veteranos de la industria resistentes al cambio, el Track’em de Saleem parecía que ganaba impulso.

Pero después uno de los inversionistas más grandes se retiró. Track’em enfrentó de pronto la posibilidad de anunciarse en bancarrota. Con un sentimiento de derrota, Saleem llevó a almorzar a su equipo para la ceremonia de premiación de Innovador del Año en Australia occidental. Él inscribió a Track’em para una categoría de premio, pero pensó que tenían pocas posibilidades de ganar. Para su sorpresa, Track’em fue nombrado ganador absoluto y recibió el premio más prestigioso de innovación del estado y 75 mil dólares en efectivo, lo que permitió a Saleem mantener a flote a la empresa.

“Competíamos con gente que trabajaba en tecnologías e innovaciones que salvaban vidas. Pensé que no tenía oportunidad de ganar, pero lo hice”, mencionó. “Eso me motivó para seguir adelante”.

El premio atrajo a otros inversionistas y empresas interesadas en probar Track’em, junto con un nuevo reto, cómo vender la solución. Saleem, un auto-nombrado “nerd de Microsoft” por mucho tiempo, conoció a lagunas personas en la comunidad de Microsoft de Perth y se conectó con el equipo de Experiencia de Desarrollador de la empresa, que trabaja con desarrolladores que escriben software para las plataformas de Microsoft. El equipo ha sido de una gran ayuda, menciona Saleem, al ofrecer su apoyo y en traer a bordo a Track’em como socio de Microsoft.

“Muchas veces, como emprendedor, te sientes solo y necesitas hablar con alguien”, mencionó Saleem. “Microsoft siempre ha estado ahí. Puedes hablar con ellos. Y lo mejor de todo es que ellos no se dan cuenta del apoyo que te dan. Esas palabras amables y su guía en el momento correcto significan mucho para alguien que apenas empieza con su negocio”.

Saleem ve potencial para que Track’em pueda expandirse hacia otras industrias, desde defensa a la agricultura y gobierno. Pero por ahora, él está enfocado en moverse hacia otras partes de Australia y los Estados Unidos en los sectores en los que la solución ya trabaja.

“Hemos recibido mucho interés de parte de otras industrias. Estamos en proceso de descubrir cómo manejar el crecimiento”, comentó. “Es bueno tener este tipo de problemas”.

Foto principal: Kashif Saleem, CEO y fundador de Track’em. (Foto cortesía de Track’em)