Locos por el chocolate, serios por la gente: Conozcan a la compañía chocolatera holandesa que se atrevió a ser diferente

“Mi madre siempre decía que la vida era como una caja de chocolates. Nunca sabes qué te va a tocar”. – Forrest Gump

La historia del origen de la compañía chocolatera holandesa Tony’s Chocolonely es diferente a la mayoría. En 2002, su fundador, Teun van de Keuken – reportero investigador – descubrió que a pesar de haber firmado un acuerdo para terminar con el trabajo infantil forzado, ninguna de las compañías chocolateras firmantes lo defendía.

Impulsado por esta injusticia, tomó el asunto en sus propias manos. En 2005, creó Tony’s Chocolonely, con la misión de tratar de manera directa con los agricultores de cacao de África Occidental, para permitir a sus familias ganar un salario digno para que sus hijos puedan asistir a la escuela, en lugar de ser forzados a trabajar para ganarse la vida.

Desde sus humildes inicios, la compañía ha crecido, con más de 100 empleados dedicados a través de Europa, África occidental, y Estados Unidos. Con tanta gente repartida por el mundo, una comunicación confiable y eficiente era una prioridad principal para asegurar que todo funcionara sin problemas.

Aunque la compañía basada en Ámsterdam crecía de manera rápida, sus aplicaciones originales de colaboración no respaldaban su expansión internacional o sus ideales de balance entre vida personal y laboral. La solución se apoyó sobre una columna vertebral construida sobre Microsoft 365, para permitir al equipo comunicarse, trabajar en equipo, construir relaciones y compartir ideas, a través del poder colaborativo de la nube.

Reunir a la gente

Cuando Tony’s Chocolonely se unió como un equipo de seis personas, sus herramientas iniciales de colaboración batallaron con la expansión. El equipo trató con aplicaciones de mensajería de terceros, pero la constante exposición a la mensajería instantánea fue contraria al equilibrio de vida personal y laboral que Tony’s quería brindar a sus empleados. La compañía también probó una plataforma de colaboración en línea, pero muy pronto superó el límite de la licencia de prueba.

La solución fue una actualización a Windows 10, mover los datos de la compañía a Microsoft SharePoint, y gestionar los dispositivos con Microsoft Intune y con gestión de dispositivos móviles. Luego, Tony’s Chocolonely distribuyó Teams, como parte de su suscripción de Microsoft 365. Los miembros del equipo pueden aplicar ajustes de disponibilidad para “horas de concentración” en Teams para no inundarse con actualizaciones a todas horas, a diferencia de sus experiencias con las soluciones previas.

Angela Ursem, gerente de comunicaciones y mercadotecnia em Tony’s Chocolonely es una Movement Maker – un conector de personas y mensajes. “A diferencia de otras compañías con las que he trabajado, nuestra meta no es maximizar las ganancias de nuestra compañía”, menciona. “El dinero es solo un medio para nuestra misión. Somos una compañía de impacto, no solo para ser rentables, sino para cambiar toda la industria. Y lo hacemos de una manera divertida”. Esto se repite en el lema de la compañía: Locos por el chocolate, serios por la gente.

Ahora, el equipo puede construir reportes anuales con Teams, compartir de manera sencilla múltiples documentos de origen a la vez que saben que los miembros del equipo siempre trabajan con las versiones más recientes. Al igual que con cualquier otro aspecto de la vida laboral para los empleados de Tony’s, esa estrategia está alineada de manera cuidadosa con los valores de la compañía. “Utilizamos la función de chat en Teams para construir las relaciones personales que queremos fomentar”, comenta Ursem. “El email es más formal, consume más tiempo. El chat se presta al humor compartido y a contactos rápidos que se ajustan de manera natural a nuestra cultura y nos hacen más eficientes”.

Con Teams, los miembros del equipo de Tony’s tienen una manera informal y sencilla de colaborar en proyectos entre ellos y con los proveedores a través de Teams Rooms. Para Rick van Doorn, gerente de TI, también conocido como Chocomatic Fanatic, el espíritu edificante impulsa las decisiones clave tomadas por el equipo de liderazgo de la compañía. “Decimos que nuestro equipo es primero”, explica. “Sin el equipo, no hay compañía. Y mantener al equipo en colaboración de manera óptima es de vital importancia para todo lo que hacemos”.

Desde la implementación de Teams, la compañía ha promediado una disminución del 10 al 15 por ciento en su volumen total de email. Ursem y van Doorn señalan que esto sucede a pesar del estable crecimiento de la compañía. “Empujamos la comunicación a los canales donde esta sucede de manera más efectiva”, comentó van Doorn.

Un nuevo mundo laboral

La compañía se enfoca de manera intensa en la mensajería, tanto de manera interna como externa. Incluso el diseño de sus barras de chocolate tiene un mensaje – cada barra está dividida en piezas desiguales, para reflejar las desigualdades en la distribución tradicional de beneficios.

De manera interna, los empleados mezclan los espacios de trabajo cada seis meses, comparten espacio con colegas de diferentes departamentos para construir relaciones de equipo más fuertes. Esa dedicación para cultivar el trabajo en equipo llevó a la compañía a experimentar con varias aplicaciones que tienen el propósito de impulsar el trabajo en equipo.

Uno de los éxitos más grandes que salieron de esta experimentación fue consolidar la telefonía con Office 365 en abril de 2019. Como resultado, los empleados ahora pueden acceder a la línea fija de la compañía a través de Teams con la solución Vodafone Calling en Office 365. Para contactar al cliente, Teams se ha extendido con Anywhere365 Contact Center. Debido a que la solución realiza interoperaciones con Salesforce, las llamadas entrantes pueden ser registradas en el sistema de gestión de relación con el cliente de la compañía para incluirlas en la base de datos de clientes.

“Utilizar Teams con Vodafone Calling en Microsoft Office 365 amplifica el enfoque personal y transparente por el que somos conocidos”, comentó van Doorn. “Podemos platicar con nuestros ‘chocofans’ con pleno conocimiento de sus antecedentes, órdenes, y comentarios”. Las llamadas entrantes se enrutan de manera automática a la mejor persona que pueda manejar la llamada, sin importar dónde esté esa persona, y la información de contacto está incluida para la conveniencia de quien la recibe.

Un futuro en la nube

Hace diez años, la compañía migró a la nube. “Crecíamos de manera rápida y necesitábamos ser escalables”, recuerda van Doorn. “Y también observamos el creciente número de relaciones que manejábamos – tanto consumidores como de proveedores, además de nuestro equipo que se expandía de manera rápida. Sentimos que comprometernos con un complicado paisaje de TI en términos de conexiones, interfaces y equipo, habría sido un riesgo”.

La colaboración interfuncional también sustenta las operaciones diarias y estratégicas en Tony’s Chocolonely. El trabajo en equipo se extiende de los equipos internos a una franja de socios que respaldan diferentes aspectos de las operaciones, incluidos desarrolladores web, proveedores de envolturas de producto, tiendas minoristas, y muchos más.

La compañía está tan comprometida que, de hecho, ahora sus proveedores también colaboran en Teams. “Hemos implementado toda la suite de Microsoft 365”, menciona va Doorn. “Todos nuestros datos están en SharePoint. Con esta plataforma moderna de trabajo, podemos colaborar de manera sencilla con nuestros clientes, proveedores, y entre nosotros”. La compañía también espera reducir los gastos de viajes de negocios en un 10 por ciento, ahora que tanta colaboración se realiza en la nube.

Para la gente detrás de la marca Tony’s Chocolonely, todo tiene que ver con las relaciones. “Al alimentar relaciones a largo plazo y pagar un precio más alto – por encima del precio del mercado más la prima de comercio justo – a los agricultores de África occidental, trataos de crear una asociación equitativa”, comentó Ursem. “Y si nos desempeñamos bien, otras compañías se van a inspirar para también asumir esta responsabilidad”.

Para más información, por favor visiten el blog Microsoft Customer Stories.