Nuevas herramientas ayudan a las empresas a identificar, y corregir, los inesperados aspectos que hacen que el trabajo remoto sea tan agotador

Cuando Jia Xiang Koh comenzó a trabajar desde casa durante la pandemia, se encontró con que trabajaba, de manera aparente, interminables días y fines de semana. Desde la mesa de su comedor, respondía emails sin importar si era martes por la mañana o domingo por la noche. Sus días se desbordaron con reuniones consecutivas, con las horas de trabajo y casa difuminadas.

Pero a casi un año de la pandemia, Koh ha mejorado su equilibrio entre el trabajo y la vida con unos pocos sencillos pasos: todos parte de las recomendaciones que su empleador, LinkedIn, desarrolló a partir de un estudio que relaciona los hábitos de trabajo de los empleados con cómo se sienten.

“Me volví más Feliz porque puse muchos más límites y me volví más deliberado en bloquear tiempo de concentración”, comentó Koh, que ama su trabajo y quiere evitar el agotamiento en los desafíos continuos del trabajo remoto e híbrido.

Como muchas organizaciones, LinkedIn se ha ajustado a un entorno remoto, pero sus ejecutivos querían comprobar cómo les iba a los empleados y cómo podían ayudarlos a adaptarse. Entonces, la compañía global de relacionamiento social, adquirida por Microsoft en 2016, recurrió a herramientas de analítica en Microsoft Viva. La nueva plataforma de experiencia de los empleados combina conocimiento, comunicaciones e información de valor para ayudar a las personas y organizaciones a prosperar.

Microsoft Viva Insights brinda a los empleadores visibilidad de los patrones de trabajo, como cuántas reuniones tienen los empleados, cuánto duran sus días de trabajo y cuántos mensajes instantáneos envían fuera de horario. Todos los datos se agregan y anonimizan de manera predeterminada, para proteger la privacidad individual. Las empresas pueden combinar esa información de valor con datos de encuestas recopilados por Glint, una plataforma de LinkedIn que ayuda a las organizaciones a entender cómo se siente su gente y mejorar el compromiso de los empleados.

“La fusión de esos conjuntos de datos dio lugar a ideas muy singulares sobre el desempeño de las personas, cómo se vieron afectadas y luego, soluciones conductuales reales y tangibles sobre cómo mejorar su vida laboral diaria”, comentó Rena Yi, gerente senior de People Analytics en LinkedIn, una división de recursos humanos que ayuda a los gerentes a tomar decisiones de talento con ciencia de los datos.

El estudio de tres meses, de casi 500 empleados de LinkedIn en Estados Unidos, fue transparente y opcional. El equipo de Yi descubrió que la transición al trabajo remoto se correlacionó con más reuniones y días de trabajo más largos, incluido un incremento de más del 50% en las reuniones fuera de horario y un aumento aproximado del 40% en mensajes instantáneos fuera de horario. También descubrió que los empleados más felices por lo general tenían menos reuniones, menos trabajo fuera de horario y más bloques de “horas de concentración” ininterrumpidas.

Los datos ayudan a LinkedIn a comprender a los empleados a través de cuatro “personas” (comprometidas, equilibradas, distantes y con exceso de trabajo) y conectar patrones. Por ejemplo, las personas comprometidas y con exceso de trabajo tenían comportamientos laborales similares, con poco tiempo de concentración y mucho trabajo fuera de horario. El equipo de Yi analiza cómo esas personas cambian con el tiempo.

“Creo que todos lo sentimos, muchos meses después de esta pandemia, que es muy difícil mantener una gran carga de trabajo”, comentó Yi. “Por eso es importante para nosotros pensar en soluciones que puedan ayudar al bienestar de todos”.

Su equipo ahora busca cómo infundir el día laboral con más silencio, o tiempo de concentración o recarga, y guiar a los individuos a crear y honrar su “ritmo de trabajo” ideal, mientras respetan los ritmos de los demás.

Para Yi, el ritmo de trabajo significa bloquear tiempo para pasar las tardes con los hijos y terminar el trabajo en la noche.

Para Koh, respetar el ritmo significa enviar emails que digan: “No hay prisa por responder” o “Esto no es urgente”, cuando no está presionado por el tiempo, en lugar de dejar que el destinatario se apresure y adivine su intención.

“He cambiado en términos de ser más considerado con los límites laborales de otras personas”, comentó Koh, un gerente de People Analytics en Singapur, que ya era consciente de las diferencias de zona horaria con sus compañeros de equipo ubicados en Estados Unidos.

“Intentamos no buscar a los demás después del horario de trabajo, y les hacemos saber que no es necesario que respondan de inmediato”, comentó. “Hace que todo sea mucho más manejable”.

Por su propio bienestar, él ahora está más atento a la cantidad de reuniones a las que se une y enumera sus horas de trabajo en un mensaje de estado saliente, para que la gente sepa cuándo esperar una respuesta.

El estudio es parte de la arraigada cultura de bienestar de LinkedIn, que incluye “días sin reuniones” en toda la empresa, días de salud mental y dos cierres de una semana de duración al año. Los empleados también pueden tomar tiempo libre a discreción, pero un día o una semana para el tiempo libre es una poderosa manera de apoyar el bienestar y la importancia de desconectarse del trabajo, comentó David White, vicepresidente de People Analytics en LinkedIn.

“El bienestar es la base de todo lo demás”, mencionó White. “El talento es nuestro recurso más importante, y contamos con los datos para ayudar a las personas a ser todo lo que puedan en el trabajo desde una perspectiva de bienestar y compromiso”.

Los datos también pueden ayudar a guiar a la cultura. Una investigación reciente muestra que los empleados que tienen la libertad de definir sus horas de trabajo, tomar descansos y agendar tiempo de concentración, pueden tener un mayor sentido de bienestar.

Para verificar el bienestar de los empleados, LinkedIn realiza encuestas continuas con Glint, una plataforma que adquirió en 2018. Cada encuesta hace la pregunta: “¿Qué tan feliz eres de trabajar en LinkedIn?” como una de las varias preguntas que incluye.

“Me encanta esa pregunta”, comentó White. “Cuando la superpones con Viva Insights, puedo decir, ‘¿Qué pasa con estos individuos? ¿Qué pasa con este grupo, con estas personas?’ Puedo tomar medidas para ayudar a estos grupos en formas que antes no podía hacer.

El equipo trabaja ahora en un plan para expandir su estudio a todos sus 16 mil empleados globales. Su meta es continuar con las mejoras en el bienestar de los empleados, sin importar si el trabajo es remoto, híbrido o en persona. Y con la misión de LinkedIn de crear oportunidades económicas para cada miembro de su fuerza de trabajo global, White está ansioso por compartir los aprendizajes con otras organizaciones.

“El consejo que tengo para las empresas es que obtengan la información de valor que necesitan para entender cómo les va a sus empleados”, comentó. “Comiencen con entender el por qué. ¿Por qué se sienten así? Obtengan los conjuntos de datos para informar mejor qué pueden hacer para apoyar el bienestar de sus empleados”.

Las empresas que entienden e invierten en la felicidad de su gente, finalizó White, son las que van a prosperar.

Vayan a Microsoft Viva Insights para conocer más.

Imagen principal: Rena Yi, con su hijo, trabaja en casa