Porsche Holding conduce un futuro digital con un lugar de trabajo construido sobre la nube de productividad de Microsoft 365

Porsche Holding comenzó como un negocio familiar en 1949 cuando los hermanos Lousie Piëch y Ferry Porsche lanzaron un negocio de importación y ventas de Volkswagen Beetle en Austria. Hoy, Porsche Holding representa a todas las marcas, importación, ventas minoristas y servicios de post venta de Volkswagen Group para clientes en más de 27 países. La compañía también incluye distribución de partes de repuesto, servicios financieros automotrices, y una compañía interna de desarrollo de sistemas de TI llamada Porsche Informatik. A través de todas las áreas del negocio, las raíces familiares de la compañía influencian de manera importante su cultura corporativa.

“En muchos casos, actuamos como una gran familia aunque somos más de 30 mil empleados”, comentó Pinia Eder, directora de información en Porsche Bank Group, que ofrece arrendamiento, préstamos, y seguros, además de mantenimiento, manejo de flotillas, y servicios de renta de autos. “La nuestra es una cultura de respeto mutuo donde hablamos entre nosotros de manera directa, sin importar la jerarquía. Para Porsche Holding, la comunicación y la colaboración abierta siempre han sido una oportunidad para impulsar al negocio”.

La transformación del lugar de trabajo aborda los disruptores de la industria

La colaboración global es aún más importante hoy, cuando la industria automotriz enfrenta disruptores como los vehículos eléctricos y autónomos, autos compartidos, y flotas de vehículos conectados. Con las oportunidades del Internet de las Cosas (IoT) para la recolección de datos y el aprendizaje automático, la industria se alista para revolucionar los servicios para los clientes que quieren optimizar sus recursos de manejo a la vez que reducen su impacto en el ambiente.

“Los disruptores de la industria impulsados por tecnología cambian de manera rápida cómo la gente compra, conduce, comparte y da servicio a sus vehículos”, comentó Peter Friedwagner, jefe de infraestructura y plataformas comunes en Porsche Informatik. “Y las expectativas de los clientes para servicios en línea flexibles y basados en la nube evolucionan igual de rápido. Debemos mantener el paso a través de un renovado énfasis en el desarrollo de software y un servicio en línea al cliente que sea flexible. Pero para que eso suceda, nuestra fuerza laboral global necesitaba mejores herramientas de productividad empresarial móviles conectadas a la nube. Es por eso que implementamos Microsoft 365”.

Microsoft 365, que incluye Microsoft Office 365, Windows 10, y Enterprise Mobility + Security, es la nube de productividad que conecta a las personas y a la información en nuevas maneras que son inteligentes y con una alta seguridad. Al utilizar Windows 10 Enterprise como el sistema operativo de su elección, Porsche Holding puede aprovechar la interoperabilidad entre Windows 10 y Microsoft Intune para la gestión del lugar de trabajo moderno. Con Intune para la gestión unificada de endpoint, se simplificarán las operaciones a la vez que se acelerará la entrega de las estaciones de trabajo para los usuarios.

Como Porsche Holding se posiciona a sí mismo como una organización experta en tecnología que es capaz de tomar el mundo de los servicios digitales automotrices, Eder reafirma el concepto de comunicaciones abiertas y oportunidad de negocio. “Nuestro futuro se enfoca en una colaboración de toda la compañía a través de un conjunto estándar de herramientas”, comentó Eder. “Porsche Holding eligió Microsoft 365 para conectar a las personas y la información de manera inteligente para que podamos trabajar juntos y aprovechar las oportunidades de negocio sin tener que preocuparnos de la tecnología”.

Dada la diversidad de servicios que brinda Porsche Holding, es aún más importante ofrecer un conjunto estándar de herramientas de productividad para que los empleados en los concesionarios, oficinas centrales, almacenes y centros logísticos, incluido un importante grupo de desarrolladores de software, puedan conectarse y trabajar al mismo alto nivel de productividad. “Es una parte significativa de nuestra estrategia de marca como empleador el ofrecer un lugar de trabajo agradable para todos los empleados”, comentó Herbert Lohninger, jefe de servicios digitales del lugar de trabajo en Porsche Informatik. “Vemos al entorno físico de la oficina como un factor crítico para reclutar nuevo talento. Los empleados necesitan una manera móvil de trabajar que los impulse a interactuar de manera sencilla con colegas, socios y clientes, a través de compartir conocimiento simplificado. Office 365 ProPlus llena ese rol”.

Porsche Holding comenzó a construir consciencia sobre los cambios por venir en su tecnología de negocios al poner una cabina de demostración de Office 365 junto a la cafetería en sus oficinas centrales. La compañía trabajó con el equipo de Microsoft FastTrack para optimizar la migración de los buzones de correo de IBM Notes locales a Microsoft Exchange, y talleres y asesoramiento entre pares introdujeron las otras aplicaciones y servicios a la fuerza laboral. A la fecha, 6 mil trabajadores de oficina y desarrolladores de software ahora utilizan Office 365 ProPlus, y se espera que otros 20 mil empleados se les unan para finales de 2019.

La seguridad mejorada impulsa a la productividad móvil

Porsche Informatik eligió Microsoft 365 para Porsche Holding no sólo por sus herramientas interoperables de negocio, sino por sus funciones de seguridad de última generación. Porsche Informatik definió los principales requerimientos de seguridad de la compañía como identidad, datos y protección de dispositivos. Para cada área, el componente Microsoft Enterprise Mobility + Security en Microsoft 365 ofrece una solución que funciona bien en el entorno de Office 365. “La intersección de la seguridad y la facilidad de uso es un beneficio clave de Microsoft 365”, comentó Lohninger.

Los servicios de seguridad interoperable también simplifica la entrega de un lugar de trabajo donde lo móvil es primero. “En comparación con la construcción de una solución de gestión de dispositivo móvil sobre nuestro entorno de Office 365, Microsoft Intune brinda lo que necesitamos sin trabajo extra”, comentó Friedwagner.

Para la protección de identidad, las capacidades clave dentro de Microsoft Azure Active Directory Premium, como Azure Multi-Factor Authentication y acceso condicional, trabajan con Intune para ajustar de manera dinámica los requerimientos de seguridad en función del dispositivo y entorno de un empleado. “Hoy, requerimos acceso multi-factor para todos los empleados”, mencionó Friedwagner. “Esto funciona bien con políticas de acceso condicional, que permiten un uso fluido y seguro de dispositivos privados y de la compañía. Un ejemplo práctico de las políticas de acceso condicional es el uso de contenedores encriptados de aplicación, que no permiten el procesamiento de datos de información de la compañía con aplicaciones no gestionadas en dispositivos privados. Y utilizamos Azure Information Protection para la clasificación de datos que permite proteger nuestros documentos. Estas mejoras a la seguridad en general de nuestra organización pueden conseguirse dentro de un sistema integrado que entiende el contexto de un dispositivo y la ubicación del usuario”.

Para permitir el uso de dispositivos móviles para todos sus empleados, incluidos los Trabajadores de Primera Línea en almacenes y concesionarios, Porsche Informatik aprovecha Intune para la gestión de aplicación móvil. El equipo de TI utiliza Intune para separar los datos personales de los de trabajo para los empleados que usan tanto dispositivos personales como dispositivos propiedad de la compañía. Hoy, los gerentes de almacén que llevan sus smartphones pueden utilizar Microsoft Teams, OneDrive y Outlook para comunicarse con el centro logístico en Salzburgo, y los consultores de servicio en una concesionaria pueden utilizar sus smartphones para mantenerse conectados a las noticias corporativas a través de email o acceder a documentos de Recursos Humanos en un sitio de Microsoft SharePoint. Mientras tanto, TI no necesita preocuparse porque la información corporativa sea guardada en esos dispositivos.

“El valor de negocios de Intune es que incrementamos la movilidad para todos los sectores de nuestra fuerza laboral en una manera muy segura”, comentó Friedwagner. “Desde que trajimos estas capacidades a Porsche Holding, el uso de aplicaciones móviles se ha incrementado en un 50 por ciento. Los empleados tienen la flexibilidad que requieren para incrementar la velocidad general a la que la compañía opera. Y hoy, TI es visto como el grupo que impulsa la modernización e innovación en la compañía”.

Con la seguridad mejorada para entornos de trabajo en cualquier momento y lugar, los empleados de Porsche Holding son libres de colaborar de manera virtual y cuando les acomode – sin preocuparse de soluciones de VPN o por fuga de datos. Esto responde a un desafío que Eder observa conforme la compañía se adapta a una manera más digital de hacer negocios. “Solía ser que nuestro principal contacto con los clientes era a través de la persona de ventas en exposiciones de autos minoristas”, comentó Eder. “Pero hoy, esto ha comenzado a cambiar hacia un contacto más directo con clientes a través de las comunicaciones en línea”.

La colaboración mejorada impulsa las relaciones

Ahora que las capacidades de seguridad se extienden a través del entorno de Microsoft 365, compartir información corporativa dentro de un espacio de trabajo de Teams es una opción viable. Los empleados han comenzado a adoptar Teams, un centro para reuniones, chat, y para compartir contenido, como la base para enriquecer relaciones con clientes y socios externos como agencias de marketing y otras tiendas de desarrollo.

“Porsche Holding IT solía ser un sistema bastante cerrado, pero esto ha comenzado a cambiar de manera significativa con nuestra transformación digital”, comentó Friedwagner. “Gracias a Teams, la capacidad de trabajar de manera sencilla con socios como HP Enterprise en entornos digitales con una alta seguridad es un extra para nosotros. Y también es cierto que brindar un entorno de lugar de trabajo de última generación, apoya de manera importante las innovaciones de los desarrolladores que trabajan en nuestros sistemas de servicios de negocios y financieros”.

Las conexiones globales impulsan la innovación y eficiencia de TI

Teams también facilita compartir ideas dentro de la compañía. El equipo DIM (Gestión de Innovación Digital) en Porsche Informatik incluye a científicos de datos, especialistas en realidad virtual y gerentes de proyecto de diferentes países. Hoy, sus conexiones son inmediatas y virtuales, con miembros que utilizan la función de traducción de chat en Teams para comunicarse en sus lenguas nativas. “Teams es una herramienta que, para este grupo, es amigable para el usuario”, comentó Lohninger. “Cuando los miembros del grupo trabajan en conjunto en un canal de Teams, es fácil comunicarse con la opción de traducción. Hoy, no hay barreras geográficas o lingüísticas para la colaboración y la innovación en Porsche Holding”.

Porsche Bank lidera a la organización en utilizar Teams en conjunto con las aplicaciones de Office 365 ProPlus para acelerar la gestión de proyectos de TI. Office 365 ProPlus brinda capacidades mejoradas para el trabajo en equipo virtual en Word, Excel, PowerPoint y otros documentos de Office. “En comparación con las versiones fechadas, Office 365 ProPlus trae el modelo de lanzamientos continuos a los servicios de productividad empresarial”, comentó Friedwagner. “Y con Office 365 ProPlus, es más sencillo colaborar con herramientas interoperables de nube, como Teams y OneDrive. Así que, en lugar de colaboración basada en email en documentos de Word, todos utilizan Teams como un lugar de almacenaje central para archivos actualizados”.

A través de Teams, OneDrive, y SharePoint, los empleados crean documentos y definen a todos los participantes en un proyecto de TI, para que todos puedan colaborar en él. “Aunque no siempre estamos en la misma ubicación, podemos chatear y escribir en documentos en conjunto y utilizar @mencion para notificarnos cuando se ha realizado un cambio”, mencionó Eder. “Esto acelera los proyectos de TI y ahorra tiempo a todos los involucrados. Gracias a las herramientas de productividad de Microsoft 365, Podemos disminuir el tiempo de llegada al mercado de nuestros productos”.

Friedwagner también da crédito a Teams con un desarrollo de software más eficiente, una bendición para el grupo central de Porsche Informatik en Salzburgo, que supervisa y coordina proyectos con varios socios de TI alrededor del mundo. Gracias a los conectores personalizados que están disponibles en Teams, Porsche Informatik conecta los lugares de trabajo de Teams a Dynatrace, un sistema de monitoreo de aplicación, para que los desarrolladores reciban mensajes de monitoreo en un lugar.

“Teams se vuelve un agregador de eventos que suceden en el entorno de infraestructura porque actúa como el frente del sistema de monitoreo”, comentó Friedwagner. “Es un buen caso de uso que muestra qué tan versátil es Teams. Nuestro equipo utiliza el chat persistente en Teams para trabajar de manera virtual con desarrolladores externos como si todos estuvieran en la misma habitación. Permite una resolución más rápida de problemas a través del ciclo de vida de un proyecto de software”.

El trabajo virtual en equipo optimiza la gestión de la calidad

De acuerdo con Stefan Mitterdorfer, de gestión de procesos y calidad en Porsche Holding tanto Teams como Microsoft Planner son utilizados para optimizar la gestión de procesos y calidad en el centro logístico en Salzburgo. Por lo menos una vez al mes, el equipo de gestión de calidad realiza auditorías de calidad en el almacén, como revisar los procesos de empaque de producto que deben ser seguidos de acuerdo con los estándares de la compañía.

“Cualquier descubrimiento debe ser escrito e ingresado en una gran hoja de cálculo y luego las asignaciones de tareas eran enviadas de manera individual por email. El seguimiento también era cuestión de mails que iban y venían”, comentó Mitterdorfer. “Hoy, utilizo la aplicación Planner en un iPad para subir fotos, asignar tareas, y hacer notas de manera rápida – todo sin dejar el piso de ventas. Luego, puedo monitorear todas las tareas que he asignado en un tablero. Es un gran impulso a mi productividad y simplifica lo que antes era un complicado proceso de negocios”.

La continuidad a través de dispositivos impulsa la productividad

La productividad personal también aumenta a medida que los empleados experimentan continuidad del trabajo a través de ubicaciones y dispositivos. “Cuando estoy en una reunión, tomo notas en mi smartphone con Microsoft OneNote, y luego, de regreso a la oficina, las puedo abrir desde mi laptop”, comentó Mitterdorfer. “Y si estoy en mi computadora en la oficina pero necesito ir al almacén, puedo acceder a toda mi información en tiempo real desde mi dispositivo móvil porque mis archivos están almacenados en OneDrive. Todo mi contenido está disponible en todos mis dispositivos – es el escenario perfecto para mí”.

Como Porsche Holding utiliza Microsoft 365 para impulsar la agilidad a través de una fuerza de trabajo diversa, desde la gerencia hasta el piso de almacén, se convierte en una organización enfocada de manera digital que colabora a través de nuevas fronteras para acelerar el ritmo de los negocios. “Uno de nuestros ejecutivos dijo que antes operaban al construir una pared alrededor de nuestra organización y luego optimizaban nuestras operaciones desde dentro”, comentó Friedwagner. “Pero hoy, necesitamos abrirnos a nuevos ecosistemas, a nuevas maneras de trabajar para innovar de manera rápida en nuevos modelos de negocios. Conforme las herramientas de Microsoft 365 se integran a la nueva manera en que trabajamos en Porsche Holding, las utilizamos para impulsar al negocio hacia adelante”.

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