Tranziția la munca de la distanță, la care am asistat în ultimele 18 luni, este una dintre cele mai semnificative schimbări în ceea ce privește modul de lucru, care s-au petrecut după Revoluția Industrială, iar pentru a înțelege modul în care această schimbare influențează clienții și angajații Microsoft, compania efectuează periodic cercetări și sondaje interne. Astfel, datele din sondajul Work Trend Index, realizat recent, arată că într-un an în care 160.000 de angajați ai Microsoft au lucrat de acasă și alte 25.000 de persoane au fost angajate și au început să lucreze de la distanță, procentul de angajați ai companiei care afirmă că au sentimentul de incluziune este la un nivel istoric de 90%.
Însă nu există nicio garanție că această tendință va continua în universul tot mai complex al muncii hibride. În primul rând, așteptările angajaților s-au schimbat. Ediția de anul trecut a raportului Work Trend Index arăta că, deși 73% dintre angajați își doresc să poată continua să lucreze de la distanță, 67% dintre ei vor să interacționeze mai mult unii cu ceilalți. Acest paradox al muncii hibride este noua normalitate, iar colaborarea între indivizi va reprezenta o provocare, dacă aceștia nu sunt pregătiți. .
În timp ce angajații se adaptează situației în care trebuie să-și împartă timpul între lucrul de la birou și munca de la distanță, majoritatea organizațiilor nu sunt pregătite. Munca pe modelul hibrid nu este ușoară. Angajații care lucrează de la distanță simt că nu sunt văzuți și auziți de ceilalți, iar angajații care merg la birou vor să lucreze într-un mediu incluziv, însă nu au la dispoziție toate echipamentele necesare pentru a organiza întâlniri hibride într-un mod eficient – un exemplu clar: sălile de conferințe, spațiile în care se vor desfășura majoritatea întâlnirilor hibride, nu dispun de echipamentele hardware, de soluții software sau de mobilierul potrivit pentru a susține astfel de întâlniri în mod eficient. Potrivit Frost & Sullivan, din peste 60 de milioane de săli de conferințe existente în întreaga lume, doar 7,8% sunt dotate cu sisteme video, ceea ce creează o experiență neplăcută pentru participanții care asistă online la acele întâlniri.
În acest context, Satya Nadella și Ryan Roslansky, CEO LinkedIn, au discutat despre principalele tendințe pe care le observă pe măsură ce oamenii și organizațiile de pretutindeni se adaptează la munca pe modelul hibrid. De altfel, Microsoft și LinkedIn depun eforturi comune prin care își propun să ajute liderii, și echipele pe care aceștia le conduc, să navigheze în această nouă lume a muncii.
Paradoxul muncii hibride și marea reorganizare a mediului de lucru
Datele publicate recent în raportul Work Trend Index dezvăluie tendințele identificate în rândul angajaților Microsoft din peste 100 de țări din întreaga lume. Sondajele efectuate în rândul acestora arată, așadar, că deși munca hibridă presupune un proces complex, adoptarea flexibilității, a stilurilor de lucru diferite și a unei culturi bazată pe încredere pot facilita o adaptare mai rapidă la noul context.
Mai mult, fiecare angajat este diferit, iar 58% dintre angajații care intenționează să petreacă cel mai mult, respectiv cel mai puțin timp la birou au același motiv: să găsească modalitatea prin care să se poată concentra cât mai bine și să fie cât mai productivi. Totodată, studiul arată că managerii intenționează să-și petreacă o mai mare parte din timpul lor lucrând de la birou decât ceilalți angajați (45% față de 39%). Totuși, angajații care au luat parte la sondaj spun că intenționează să meargă la birou într-o măsură mai mare decât se așteaptă managerii. Satya Nadella numește acest lucru Paradoxul muncii hibride.
Rezolvarea acestui paradox, al muncii hibride, va fi poate cea mai mare provocare a deceniului. Avem nevoie de politici și tehnologie adaptate pentru flexibilitate, însă doar acestea nu vor fi suficiente și fiecare lider trebuie să se întrebe: „Cum reconstruiesc capitalul social și conexiunea în favoarea misiunii și culturii organizaționale și a echipei? Cum ajut angajații să-și prioritizeze starea de bine și să lucreze în moduri sustenabile”? În acest sens, Satya Nadella preciza: „Noile date arată că nu există o abordare unică pentru munca hibridă, deoarece așteptările angajaților sunt în continuă schimbare. Singura modalitate prin care organizațiile pot rezolva această situație este adoptarea unui model operațional flexibil, inclusiv în ceea ce privește modalitățile de lucru ale angajaților, unde locuiesc aceștia și cum abordează procesul de afaceri”.
Toate acestea vor fi esențiale pentru atragerea și păstrarea talentelor în această perioadă, pe care LinkedIn o numește „Marea Reorganizare” – în timp ce organizațiile își regândesc modelele de lucru, culturile și valorile, angajații își regândesc nu doar modul și locul de unde lucrează, ci și motivele.
În ultimă instanță, aceste schimbări generează și mari oportunități. Angajatorii și angajații au ocazia să construiască noi relații bazate pe valori și o misiune comune. În același timp, numărul oamenilor cărora munca le va aduce împlinire va crește, determinând un succes mai mare pentru organizațiile care stabilesc cu angajații lor interacțiuni bazate pe încredere. Totuși, datele subliniază și necesitatea ca liderii de afaceri să atragă și să păstreze talentele pe măsură ce așteptările angajaților evoluează.
Împreună, Paradoxul Muncii Hibride și Marea Reorganizare generează schimbări fundamentale pe piața globală a muncii și, deși nimeni nu poate prezice ce se va întâmpla în cele din urmă, istoria ne-a arătat că, întotdeauna, există oportunități în vremuri tulburi.
Astfel, companiile care prezintă un grad ridicat de adaptabilitate și sunt capabile să inoveze continuu vor fi avantajate, dar, pentru fi cu adevărat competitive, ele vor trebui să gândească noi modalități prin care să faciliteze productivitatea angajaților într-un mod sustenabil. În prezent, puterea a trecut de la angajator la angajat, iar aceștia din urmă pot decide să plece. Pe măsură ce condițiile se schimbă, puterea va migra de la unii la alții, dar un lucru rămâne constant: companiile care vor arăta o mai mare preocupare față de angajați vor atrage și vor păstra mai ușor talentele, fie că vorbim despre angajații din sălile virtuale de ședințe sau de muncitorii din fabrici.
Cum poate ajuta tehnologia
La fel ca oricare altă organizație, și Microsoft și LinkedIn se confruntă, la rândul lor, cu provocările și oportunitățile generate de munca hibridă. În viziunea celor două companii, tehnologia este un vector ce ajută angajații și clienții să se adapteze acestui nou mod de lucru. Microsoft și LinkedIn își doresc să contribuie la conturarea unui viitor care să ofere tuturor flexibilitate și oportunitatea de a alege – de la avataruri expresive la întâlniri imersive, cele două companii își doresc ca fiecare individ să simtă pe deplin conexiunea cu celălalt.
Potrivit Microsoft, întâlnirile hibride reprezintă cheia construirii unei culturi de succes a muncii. Întâlnirile hibride organizate eficient îi ajută pe toți să se simtă incluși și oferă mediul și instrumentele necesare pentru a crește calitatea conexiunii, a colaborării dintre participanți și a productivității acestora. Astfel, Microsoft a identificat trei practici („ABC”) pe care majoritatea organizațiilor le pot folosi pentru a facilita întâlniri incluzive și a crea o bază solidă pentru o cultură flexibilă a muncii:
1) Audio. Pentru a garanta o bună conexiune audio, este necesar să fie utilizat un echipament audio certificat Microsoft Teams, atunci când încăperea nu dispune de sistem A/V centralizat.
2) Aduceți laptopul. Atunci când participă fizic la o ședință, ar fi bine ca participanții să își aducă laptopul și să se asigure că au camera pornită, dar microfonul și sunetul oprite. Oricine poate participa prin chat, poate reacționa în timp real și poate ridica mâna, toate acestea devenind un nou standard în cadrul întâlnirilor.
3) Colaborați. Este recomandat să fie desemnată o persoană responsabilă cu organizarea fiecărei întâlniri – aceasta va asigura o bună colaborare între participanți prin moderarea chat-ului și a interacțiunii din cadrul întâlnirii, precum și a conținutului ce poate fi partajat direct prin intermediul Teams.
Pe măsură ce continuăm să ne adaptăm acestei noi realități de pe piața muncii, Microsoft se angajează să investească în continuare în inovație.
Ritmul specific activității de la birou, integrat și de angajații care lucrează de la distanță
În iunie, Microsoft anunța noi funcții concepute pentru întâlniri hibride incluzive, precum Front row pentru Teams Rooms, o nouă experiență Microsoft Teams pe Surface Hub, și un Microsoft Whiteboard îmbunătățit pentru a permite colaborarea vizuală, indiferent dacă participanții se află fizic în același loc sau nu. Acum, Microsoft anunță alte inovațiii la nivelul Teams Rooms, cu o nouă categorie de camere inteligente, alimentate de trei tehnologii unice:
- Urmărirea difuzoarelor active cu ajutorul inteligenței artificiale, care permite camerelor din sală să utilizeze sunete, mișcări faciale și gesturi pentru a detecta persoanele din sală care vorbesc, mărind imaginea pentru a avea o perspectivă mai clară.
- Fluxuri video multiple care fac posibilă așezarea participanților din sală în câte un panou video.
- Recunoașterea persoanelor, modalitate prin care utilizatorii înscriși în panoul lor video vor fi identificați și numele profilelor acestora vor fi afișate.
Atunci când camerele inteligente sunt asociate cu opțiunea de Vizualizare dinamică din Teams, experiența utilizatorilor va fi îmbunătățită. În plus, pe măsură ce oamenii se alătură întâlnirii, aplicația Microsoft Teams ajustează automat diferite elemente, astfel încât cei care participă online să aibă cu ușurință acces la conținut. Prin strânsa colaborare cu parteneri de top din industrie, precum Jabra, Neat, Poly și Yealink, aceste funcții vor fi disponibile pentru producătorii de echipamente originale (OEM) în următoarele luni și vor fi lansate ca actualizări pe parcursul anului viitor.
Pentru ca persoanele din sălile de ședințe să se implice într-un mod mai dinamic, Microsoft a actualizat și Modul companion din aplicația de mobil a Microsoft Teams – astfel aceștia au acces rapid la funcții precum chat, reacții live și Microsoft Whiteboard. În plus, compania facilitează accesul la comenzile legate de întâlnire și dispozitive, cum ar fi posibilitatea de a se alătura unei întâlniri, de a prezenta un PowerPoint, de a opri sunetul, de a porni și dezactiva camerele din sală și multe altele. Modul Companion actualizat va fi disponibil în următoarele luni.
Totodată, planificarea întâlnirilor și colaborarea vor deveni mai ușoare. Funcțiile noi din Outlook surprind detalii despre locul și perioada în care lucrează diferiți membri ai unei echipe și despre modul în care aceștia vor participa la o întâlnire. Programul de lucru regândit va permite includerea detaliilor privind programul de lucru direct în calendar, astfel încât întreaga echipă să fie informată, iar noua funcție RSVP le permite oamenilor să specifice dacă vor participa la o întâlnire fizic sau online, astfel încât cei care planifică întâlnirea să se poată pregăti cât mai bine. Noile facilități dedicate muncii pe model hibrid în Outlook vor fi implementate de la începutul anului viitor.
Noua experiență de hot desking de pe ecranele Microsoft Teams le permite oamenilor să localizeze și să rezerve spații de lucru flexibile în birou. Pot rezerva un spațiu de pe dispozitiv sau în avans folosind Outlook sau Teams și pot accesa calendarul personal Teams, chat-uri, întâlniri și multe altele. Ecranele Teams pot fi folosite ca dispozitiv independent sau ca un al doilea ecran în timpul experienței de hot desking, iar la deconectare toate informațiile personale vor fi eliminate de pe dispozitiv. Se estimează că această facilitate va fi disponibilă pe dispozitivele Lenovo ThinkSmart View până la sfârșitul anului 2021.
Întâlnirile de la distanță, la fel de eficiente ca și cele fizice
În trecut, mulți dintre noi alegeau să vină la birou pentru a susține o prezentare importantă, iar Microsoft a încercat să găsească noi soluții prin care să facă prezentările de la distanță cât mai eficiente și captivante. Prezentările hibride nu presupun doar furnizarea de conținut, ci și implicarea publicului prin indicii non-verbale, cum ar fi reacțiile și gesturile faciale. Cameo este o facilitate disponibilă în PowerPoint prin care utilizatorii pot controla anumie elemente, pentru o vizualizare optimă. În timpul prezentării, utilizatorii au la dispoziție în Teams PowerPoint Live, o facilitate prin care pot capta mai ușor atenția celor care asistă de la distanță. Cameo va fi implementată de la începutul anului 2022.
O altă facilitate dezvoltată pentru Microsoft Teams este Speaker coach – Speaker coach folosește inteligența artificială pentru a le oferi utilizatorilor sfaturi privind interacțiunea lor cu ceilalți participanți și va fi disponibilă la începutul anului 2022.
Totodată, cea mai recentă funcție de Corectare automată a luminozității va asigura o bună calitate video, chiar și în medii cu lumină slabă. Această funcție va fi disponibilă în următoarele luni.
În plus, cu ajutorul Logi Dock, utilizatorii vor putea să-și optimizeze spațiul de lucru, de acasă sau de la birou, și să obțină o calitate mai bună a sunetului în timpul ședințelor. Logi Dock are un difuzor încorporat, prevăzut cu niște comenzi tactile, este conceput pentru a funcționa perfect cu aplicația Teams și va fi disponibil în lunile următoare.
Mențineți-vă fluxul de lucru cu Teams
În contextul muncii hibride, cele mai recente inovații din Teams reunesc aplicațiile și experiențele preferate ale utilizatorilor pentru a-i ajuta să rămână eficienți, să-și mențină gradul de concentrare și pentru a rămâne conectați.
În același timp, prin intermediul platformei Microsoft Viva comunicarea, cunoștințele, informațiile și învățarea continuă sunt integrate mai ușor în fluxul de lucru. Viva Connections, spre exemplu, le facilitează utilizatorilor accesul la informații cu privire la noutățile și resursele companiei direct din Teams (anunțuri personalizate, diferite conversații și o serie de resurse pentru acțiuni precum trimiterea unui raport zilnic de sănătate sau rapoarte de cheltuieli). În următoarele săptămâni, aplicația mobilă Viva Connections va fi disponibilă în varianta pentru preview public.
Tranziția la munca hibridă va reprezenta o provocare pentru fiecare lider și organizație, iar cele care vor accepta schimbarea și vor adopta modele de operare flexibile, vor putea crea medii de lucru mai bune și mai incluzive. Microsoft s-a angajat să susțină o cultură a muncii hibride în care flexibilitatea este esențială, oferindu-le clienților și angajaților săi oportunitatea de a lucra de oriunde, oricând, și de a prelua controlul asupra dezvoltării personale și a stării lor de bine, în timp ce învăță să facă față schimbărilor în timp real.
