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Die Porsche Holding fährt in die digitale Zukunft – unterstützt durch die Produktivitäts-Cloud von Microsoft 365

Mit Hauptsitz in Österreich ist die Porsche Holding Salzburg ein global agierendes Automobilhandelshaus mit mehr als 30.000 Mitarbeitern. Heute vertritt die Porsche Holding die Marken des Volkswagen Konzerns sowohl im Großhandel (Importeur) als auch im Einzelhandel (Händler) und im After-Sales-Geschäft (Service). Das Unternehmen setzt die Produktivitäts-Cloud von Microsoft 365 ein, um seine Business-Tools zu modernisieren und Mitarbeitern an allen Standorten die Vernetzung mit Kollegen, Partnern und Kunden zu ermöglichen. Die neue Business-Lösung sorgt für eine hoch sichere mobile Arbeitsumgebung und stärkt die virtuelle Zusammenarbeit, sodass die Porsche Holding von digitalen Entwicklungschancen profitieren kann.

“Die Porsche Holding hat sich für Microsoft 365 entschieden, um Menschen und Informationen intelligent zu vernetzen. So können wir einfach zusammenarbeiten und neue Geschäftschancen ergreifen, ohne uns Gedanken um die technologische Umsetzung machen zu müssen.”
Pinia Eder, Chief Information Officer,Porsche Bank Group

Die Porsche Holding wurde von den beiden Kindern Ferdinand Porsches – Louise Piëch und Ferry Porsche – gegründet. 1949 legten sie mit dem Import und Verkauf des Volkswagen Käfers in Österreich den Grundstein für den erfolgreichen Aufbau der Porsche Holding Salzburg. Heute vertritt die Porsche Holding die Marken des Volkswagen Konzerns sowohl im Großhandel (Importeur) als auch im Einzelhandel (Händler) und im After-Sales-Geschäft (Service) für Kunden in 21 Ländern. Zusätzlich deckt sie mit dem Ersatzteilevertrieb, den Finanzdienstleistungen rund um das Automobil sowie mit einer eigenen IT-Systementwicklung (Porsche Informatik) das gesamte Spektrum im Automobilhandel ab. In allen Geschäftsbereichen haben die familiären Wurzeln des Unternehmens einen starken Einfluss auf die Firmenkultur.

„In vielen Situationen handeln wir wie eine große Familie, obwohl wir doch mehr als 30.000 Mitarbeiter zählen“, sagt Pinia Eder, Chief Information Officer der Porsche Bank Group, die neben Werkstattdienstleistungen, Flottenmanagement und Autovermietung insbesondere Leasing, Finanzierungen und Versicherungen anbietet. „Wir praktizieren eine Kultur gegenseitigen Respekts, in der wir ungeachtet der Unternehmenshierarchie direkt miteinander kommunizieren. Für die Porsche Holding war die offene Kommunikation und Zusammenarbeit stets ein Mittel, um den Geschäftserfolg voranzutreiben.“

Eine Branche wandelt sich – und so auch das Arbeitsumfeld

Die Zusammenarbeit auf globaler Ebene ist heute wichtiger denn je, da die Automobilindustrie im Sinne des ACES-Konzepts (Autonomous, Connected, Electrified, Shared) mit gravierenden Veränderungen konfrontiert ist. Durch die Möglichkeiten des Internet of Things (IoT) für Datenerfassung und Machine Learning steht die Branche an der Schwelle revolutionärer Veränderungen bei Services für Kunden, die ihre Mobilitätsressourcen optimieren und zugleich umweltbewusster unterwegs sein wollen.

„Die technologiebedingten Umwälzungen der Branche verändern die Art und Weise, wie Menschen ihre Fahrzeuge erwerben, fahren, gemeinsam nutzen und instandhalten, immer schneller“, sagt Peter Friedwagner, Head of Infrastructure and Common Platforms bei Porsche Informatik. „Und die Erwartungen der Kunden an flexible, cloudbasierte Onlinedienste entwickeln sich ebenso schnell. Hier müssen wir Schritt halten, indem wir Softwareentwicklung und flexiblen Online-Kundenservice erneut in den Fokus rücken. Um das zu realisieren, benötigte unsere globale Belegschaft jedoch bessere mobile und mit der Cloud vernetzte Produktivitätswerkzeuge. Deshalb haben wir Microsoft 365 eingeführt.“

Mit der Kombination aus Microsoft Office 365, Windows 10 und Enterprise Mobility + Security bietet Microsoft 365 die Produktivitäts-Cloud, die Menschen und Informationen auf intelligente und hoch sichere Weise vernetzt. Mit dem Einsatz von Windows 10 Enterprise als Betriebssystem der Wahl kann die Porsche Holding die Interoperabilität zwischen Windows 10 und Microsoft Intune für die Verwaltung des modernen Arbeitsplatzes nutzen. Der Einsatz von Intune für das Unified Endpoint Management vereinfacht zudem die Geschäftsabläufe und beschleunigt die Bereitstellung der Arbeitsstationen für die Anwender.

Die Porsche Holding positioniert sich selbst als technologiekompetente Organisation, die die Welt digitaler Automobil-Services federführend mitgestaltet. So bestätigt Eder auch das Konzept der offenen Kommunikation und Geschäftschancen: „Unsere Zukunft hängt von einer unternehmensweiten Zusammenarbeit mit einer standardisierten Palette von Tools ab“, so Eder. „Die Porsche Holding hat sich für Microsoft 365 entschieden, um Menschen und Informationen intelligent zu vernetzen. So können wir einfach zusammenarbeiten und neue Geschäftschancen ergreifen, ohne uns Gedanken um die technologische Umsetzung machen zu müssen.“

Aufgrund der Vielfalt der von Porsche Holding angebotenen Dienstleistungen ist es umso wichtiger, einen standardisierten Satz von Produktivitäts-Tools bereitzustellen, damit die Mitarbeiter bei den Händlerbetrieben, Niederlassungen, Lagerhäusern und Logistikzentren sowie die vielen Softwareentwickler sich untereinander vernetzen und auf dem gleichen hohen Produktivitätsniveau arbeiten können. „Dies ist ein wesentlicher Teil unserer Employer-Branding-Strategie, um allen Mitarbeitern einen attraktiven Arbeitsplatz zu bieten“, sagt Herbert Lohninger, Head of Digital Workplace Services bei Porsche Informatik. „Wir sehen die physische Büroumgebung als wichtigen Faktor bei der Anwerbung neuer Fachkräfte. Die Angestellten benötigen die richtige Unterstützung für mobiles Arbeiten, um die Interaktion mit Kollegen, Partnern und Kunden durch einen einfachen Wissensaustausch zu erleichtern. Office 365 ProPlus erfüllt diese Funktion.“

Bei der Porsche Holding begann man, die Mitarbeiter auf die bevorstehenden Änderungen bei der Business-Technologie vorzubereiten, indem bei der Cafeteria in der Hauptniederlassung ein Demo-Stand für Office 365 eingerichtet wurde. Das Unternehmen hat eng mit dem FastTrack-Team von Microsoft zusammengearbeitet, um die Migration der E-Mail-Postfächer vom bisherigen On-Premises-System IBM Notes auf Microsoft Exchange zu vereinfachen. Der Belegschaft wurden zudem die weiteren Anwendungen und Dienste durch Peer-to-Peer-Beratung und Workshops vorgestellt. Bis dato verwenden nun 6.000 Büroangestellte und Softwareentwickler Office 365 ProPlus, und bis Jahresende 2019 werden die neuen Tools voraussichtlich für weitere 20.000 Mitarbeiter bereitgestellt.

Umfassende Sicherheit für mehr mobile Produktivität

Bei Porsche Informatik hat man sich nicht nur aufgrund der Interoperabilität für Microsoft 365 als Business-Tool für die Porsche Holding entschieden, sondern insbesondere auch wegen der modernsten Sicherheitsfunktionen. Porsche Informatik hat die wichtigsten Sicherheitsanforderungen des Unternehmens als Identitäts-, Daten- und Geräteschutz definiert. In jedem Bereich bietet die Komponente Microsoft Enterprise Mobility + Security innerhalb von Microsoft 365 eine Lösung, die in der Office 365-Umgebung gut funktioniert. „Die Vereinigung von Sicherheit und Anwenderfreundlichkeit ist ein wichtiger Vorteil von Microsoft 365“, sagt Lohninger.

Die Interoperabilität der Sicherheitsdienste vereinfacht auch die Schaffung eines „Mobile-First“-Arbeitsumfelds. „Verglichen mit dem Aufbau einer zusätzlichen Mobile Device Management-Lösung für unsere Office 365-Umgebung, erfüllt Microsoft Intune alle Anforderungen ohne jeglichen Mehraufwand“, sagt Friedwagner.
Für den Schutz von Identitäten arbeiten wichtige Funktionen von Microsoft Azure Active Directory Premium, wie die Azure Multi-Faktor-Authentifizierung und der bedingte Zugriff, nahtlos mit Intune zusammen, um die Sicherheitsanforderungen in Abhängigkeit von Gerät und Umgebung eines Mitarbeiters dynamisch anzupassen. „Heute erzwingen wir für jeden Mitarbeiter den Multi-Faktor-Zugriff“, sagt Friedwagner. „Das zahlt sich im Zusammenspiel mit den Richtlinien für bedingten Zugriff aus, die eine nahtlose und hoch sichere Verwendung von sowohl privaten als auch firmeneigenen Geräten ermöglichen. Ein praktisches Beispiel für bedingte Zugriffsrichtlinien ist die Verwendung verschlüsselter App-Container, die eine Verarbeitung von Firmendaten über nicht verwaltete Apps auf privaten Geräten gar nicht erst zulassen. Außerdem nutzen wir Azure Information Protection für die Datenklassifizierung, um unsere Dokumente zu schützen. Diese gesamtheitlichen Verbesserungen der Sicherheit in unserem Unternehmen lassen sich innerhalb eines integrierten Systems erreichen, das den Kontext eines Geräts und den Standort des Anwenders versteht.“

Damit alle Anwender mit Mobilgeräten arbeiten können, einschließlich der Mitarbeiter in Lagerzentren und bei Händlerbetrieben, setzt Porsche Informatik auch für das Mobile Application Management auf Intune. Das IT-Team verwendet Intune, um für Mitarbeiter, die sowohl private als auch firmeneigene Geräte nutzen, persönliche Daten von den arbeitsrelevanten Daten zu trennen. Heute können beispielsweise die Lagerleiter auf ihren Smartphones einfach Microsoft Teams, OneDrive und Outlook zur Kommunikation mit dem Logistikzentrum Salzburg nutzen, und Kundenberater in Händlerbetrieben können ihre Mobilgeräte verwenden, um per E-Mail Unternehmensmitteilungen zu erhalten oder über Microsoft SharePoint auf Unterlagen der Personalabteilung zuzugreifen. Bei all diesen Szenarien muss sich die IT-Abteilung keine Sorgen über die Speicherung von Geschäftsdaten auf den Geräten machen.

„Der Geschäftsnutzen von Intune besteht darin, dass wir die Mobilität für alle Sektoren unserer Belegschaft auf sehr sichere Weise steigern“, sagt Friedwagner. „Seit wir diese Möglichkeiten bei der Porsche Holding eingeführt haben, hat sich die Nutzung von mobilen Apps um 50 Prozent erhöht. Die Mitarbeiter haben die von ihnen benötigte Flexibilität, um die Geschwindigkeit, mit der das Unternehmen arbeitet, insgesamt zu steigern. Und heute wird die IT als jene Gruppe angesehen, die die Modernisierung und Innovation im Unternehmen vorantreibt.“

Mit dem Plus an Sicherheit für Umgebungen, in denen das Arbeiten jederzeit und praktisch überall möglich ist, können die Mitarbeiter der Porsche Holding einfach virtuell untereinander zusammenarbeiten, ohne sich dabei Gedanken über VPN-Lösungen oder eine ungewollte Offenlegung von Daten machen zu müssen. Dies ist die Antwort auf eine Herausforderung, wie Eder sie durch die zunehmende Digitalisierung in der gesamten Geschäftstätigkeit sieht: „Früher erfolgte unser Kontakt zum Kunden hauptsächlich über den Verkäufer im Showroom des Vertragshändlers“, sagt Eder. „Heute aber ändert sich das, da es über die Online-Kommunikation einen direkteren Kontakt mit Kunden gibt.“

Verbesserte Zusammenarbeit stärkt Beziehungen

Da die Sicherheitsfunktionen in der gesamten Umgebung von Microsoft 365 zur Verfügung stehen, bietet sich der Austausch von Geschäftsinformationen innerhalb eines Microsoft Teams-Arbeitsbereichs an. Immer mehr Mitarbeiter nutzen Teams, den zentralen Ort für Besprechungen, Chats und das Teilen von Inhalten, als Plattform, um engere Beziehungen mit Kunden und externen Partnern wie Marketing-Agenturen und anderen Entwicklern zu pflegen.

„Die Porsche Holding IT war früher ein relativ geschlossenes System. Das ändert sich im Zuge unserer digitalen Transformation jedoch beträchtlich“, sagt Friedwagner. „Dank Teams können wir einfach mit Partnern wie HP Enterprise in hochgradig abgesicherten digitalen Umgebungen zusammenarbeiten – ein echter Bonus für uns. Und es ist ebenfalls richtig, dass die Bereitstellung einer hochmodernen Arbeitsumgebung auch Innovationen von Entwicklern, die an unseren Systemen für Unternehmenssteuerung und Finanzmanagement arbeiten, intensiv fördert.

Mehr IT-Innovationen und Effizienz dank globaler Verbindungen

Microsoft Teams erleichtert außerdem den Austausch von Ideen innerhalb des Unternehmens. Das Team von DIM (Digital Innovation Management) bei Porsche Informatik umfasst Spezialisten aus den Bereichen Big Data, Virtual Reality sowie Projektleiter aus verschiedenen Ländern. Heute erfolgen ihre Verbindungen sofort und virtuell, wobei Teilnehmer die Chat-Übersetzungsfunktion in Teams verwenden, um in ihren jeweiligen Landessprachen zu kommunizieren. Lohninger berichtet: „Teams ist für diese Gruppe ein anwenderfreundliches Tool. Bei der Zusammenarbeit von Gruppenmitgliedern in einem Teams-Kanal gestaltet sich die Kommunikation mithilfe der Übersetzungsfunktion recht einfach. Heute gibt es bei der Porsche Holding hinsichtlich Zusammenarbeit und Innovation praktisch keine geographischen oder sprachlichen Barrieren mehr.“

Innerhalb des Konzerns ist die Porsche Bank bei der Nutzung von Teams in Verbindung mit den Office 365 ProPlus-Anwendungen Vorreiter, um das IT-Projektmanagement zu beschleunigen. Office 365 ProPlus bietet umfassende Optionen für eine virtuelle Teamarbeit in Word, Excel, PowerPoint und weiteren Office-Dokumenten. „Im Vergleich zu früheren Releases führt Office 365 ProPlus das Modell der kontinuierlichen Versionsaktualisierung für die Produktivitätsdienste in Unternehmen ein“, sagt Friedwagner. „Und mit Office 365 ProPlus gestaltet sich die Zusammenarbeit mit auf Interoperabilität ausgerichteten Cloud-Tools, wie Teams und OneDrive, einfacher. Anstelle der E-Mail-basierten Zusammenarbeit an Word-Dokumenten nutzt nun jeder [Microsoft] Teams als zentralen Speicherort für aktuelle Dateien.“

Über Teams, OneDrive und SharePoint erstellen Mitarbeiter Dokumente und definieren die Teilnehmer eines IT-Projekts, sodass alle gemeinsam daran arbeiten können. „Obwohl wir uns nicht immer am selben Ort befinden, sind wir doch per Chat miteinander in Verbindung, können Dokumente gemeinsam bearbeiten und uns gegenseitig mithilfe von @-Nennungen über Änderungen informieren”, sagt Eder. „Dadurch werden IT-Projekte beschleunigt und alle Beteiligten sparen Zeit. Dank den Produktivitäts-Tools von Microsoft 365 können wir die Time-to-Market für unsere Produkte verkürzen.“
Friedwagner bestätigt außerdem, dass Microsoft Teams zu einer effizienteren Softwareentwicklung beiträgt, was für die zentrale Gruppe von Porsche Informatik in Salzburg, die mehrere IT-Partner in aller Welt kontrolliert und koordiniert, nur von Vorteil ist. Dank der kundenspezifisch anpassbaren Konnektoren, die innerhalb von Teams zur Verfügung stehen, verbindet Porsche Informatik ihre Teams-Arbeitsbereiche mit Dynatrace, einem Application-Monitoring-System, sodass Entwickler die Monitoring-Benachrichtigungen an einem zentralen Ort empfangen.

„Teams wird zur Schaltzentrale für verschiedene Ereignisse aus der Infrastrukturumgebung, weil es für das Monitoring-System als Frontend fungiert“, sagt Friedwagner. „Das ist ein interessanter Use Case, der die Vielseitigkeit von Teams belegt. Unsere Mitarbeiter verwenden den beständigen Chat in Teams, um virtuell mit externen Entwicklern zusammenzuarbeiten, als wären diese alle im selben Raum. Dies sorgt im gesamten Lebenszyklus eines Softwareprojekts für schnellere Problembehebungen.“

Virtuelle Teamarbeit für besseres Qualitätsmanagement

Laut Stefan Mitterdorfer, Process and Quality Management bei der Porsche Holding, werden sowohl Teams als auch Microsoft Planner zur Effizienzsteigerung im Prozess- und Qualitätsmanagement des Logistikzentrums in Salzburg eingesetzt. Mindestens einmal pro Monat führt das QM-Team im Warenlager Qualitätsprüfungen durch, beispielsweise für Abläufe bei der Produktverpackung, die gemäß definierten Firmenstandards auszuführen sind.

„Jegliche Vorfälle mussten seinerzeit schriftlich festgehalten und in einer großen Tabelle eingetragen werden, und die Aufgabenverteilung wurde dann den Mitarbeitern per E-Mail zugestellt. Auch bei der Nachbearbeitung wurden viele E-Mails hin- und hergeschickt“, erläutert Mitterdorfer. „Heute verwende ich die Planner-App auf einem iPad, um schnell Fotos hochzuladen, Aufgaben zuzuweisen und Notizen zu machen – alles direkt vor Ort. Anschließend kann ich alle von mir zugeteilten Aufgaben auf dem Dashboard verfolgen. Das bedeutet eine erhebliche Steigerung meiner Produktivität und die Vereinfachung eines früher komplizierten Geschäftsablaufs.“

Hohe Kontinuität – hohe Produktivität

Auch die Produktivität der einzelnen Mitarbeiter steigt, da sie an jedem Standort und auf jedem Gerät die gleiche durchgängige Arbeitsumgebung vorfinden. „In einem Meeting kann ich Notizen auf dem Smartphone über Microsoft OneNote erfassen und diese dann später im Büro auf meinem Laptop öffnen“, sagt Mitterdorfer. „Und wenn ich im Büro an meinem Computer arbeite, aber in das Warenlager gehen muss, dann kann ich über mein Mobilgerät auf sämtliche Daten in Echtzeit zugreifen, weil meine Dateien auf OneDrive gespeichert sind. Alle meine Inhalte stehen auf allen meinen Geräten zur Verfügung – das ist für mich ein perfektes Szenario.“

Da die Porsche Holding zur Steigerung der Agilität innerhalb der gesamten Belegschaft – von der Geschäftsleitung bis hin zu den Lagermitarbeitern – Microsoft 365 verwendet, hat sie sich zu einer digital fokussierten Organisation entwickelt, die über neue Grenzen hinweg eng zusammenarbeitet, um Geschäftsabläufe zu beschleunigen. „Ein Mitglied unserer Geschäftsleitung sagte einmal, dass wir früher eine Mauer um unser Unternehmen herum gebaut haben, um dann unsere Geschäftsabläufe im Inneren zu optimieren“, bemerkt Friedwagner. „Aber heute müssen wir uns für neue Netzwerke, neue Arbeitsstile öffnen, um rasch innovative Geschäftsmodelle zu erschließen. Mit der zunehmenden Integration der Tools von Microsoft 365 in unsere Arbeitsweise bei der Porsche Holding nutzen wir diese nun, um das Geschäft voranzutreiben.“

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Die Porsche Holding IT war früher ein relativ geschlossenes System. Das ändert sich im Zuge unserer digitalen Transformation jedoch beträchtlich. Dank Teams können wir einfach mit Partnern wie HP Enterprise in hochgradig abgesicherten digitalen Umgebungen zusammenarbeiten – ein echter Bonus für uns. – Peter Friedwagner – Head of Infastructure and Common Platforms, Porsche Informatik