In der schnell drehenden und anspruchsvollen Geschäftswelt von heute spielen effiziente Prozesse und die optimale Nutzung neuer Technologien eine entscheidende Rolle für den Erfolg von Unternehmen. Eine wegweisende Methode, die Unternehmen dabei unterstützt, ist die Robotic Process Automation (RPA). Die Erfolgsgeschichte von Wien Energie, die frühzeitig RPA in ihre Arbeitsabläufe integriert hatte, verdeutlicht, wie Unternehmen damit ihre Effizienz steigern, Kosten senken und eine modernisierte IT-Organisation, die den aktuellen technologischen Anforderungen gerecht wird, aufbauen können. In der heutigen digitalen Welt sind Unternehmen gezwungen, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln und neue Technologien zu nutzen, um ihre Prozesse zu optimieren. Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen können Unternehmen so signifikante Einsparungen erzielen, ihre Produktivität steigern und somit ihren Mitarbeiter*innen die Konzentration auf Tätigkeiten ermöglichen, die einen höheren Mehrwert für das Unternehmen generieren. Eine Technologie, die hierbei besonders hervorsticht, ist Robotic Process Automation (RPA), die eine Art der Prozessautomatisierung darstellt, bei der (Software-)Roboter programmiert werden, um repetitive und manuelle Aufgaben von ganzen Geschäftsprozessen oder einzelnen Prozessschritten automatisiert durchzuführen. Hierbei interagiert der Roboter mit den am Prozess beteiligten Systemen und Applikationen wie etwa Dateneingabe, Datenaufbereitung und Berichterstellung, indem sie die Arbeit von Menschen imitiert. RPA in der Praxis: Erfolgreiche Implementierung bei Wien Energie Eines der innovativsten Unternehmen auf diesem Gebiet ist Wien Energie, ein führender österreichischer Energieversorger der als integraler Bestandteil des Infrastrukturdienstleisters Wiener Stadtwerke fungiert. Wien Energie hat bereits 2018 mit dem Einsatz von RPA begonnen, damals noch mit dem Tool „Process Robot“ der Firma Softomotive. Als Microsoft dieses Tool in ihre Power Platform integrierte, eröffnete sich für Wien Energie eine neue Perspektive. Nach einer gründlichen Evaluierung entschied sich das Unternehmen dafür, Power Automate als zukünftiges Automatisierungs-Tool auszuwählen, nicht nur für Wien Energie, sondern in weiterer Folge auch für die gesamten Wiener Stadtwerke.

„Power Automate konnte neben dem Vorteil eines Migrationstools vor allem durch die weitreichenden Möglichkeiten der Power Plattform als auch den Integrationsmöglichkeiten mit anderen Tools überzeugen“, so Paul Strunz, Leiter des Digital Competence Centers (DCC) bei Wien Energie.

Dank der Unterstützung des internen IT-Dienstleisters WienIT als auch eines externen Beraters war es dem Projektteam möglich, in kürzester Zeit mehr als 100 bestehende produktive Automatisierungslösungen in die neue Plattform zu migrieren, und das innerhalb weniger Monate. Dabei hat Wien Energie auch auf den Microsoft Unified for Enterprise Support zurückgegriffen und dadurch kompetente Unterstützung und Beratung von Microsoft Expert*innen erhalten. „Zum Zeitpunkt des Setups war Power Automate Desktop ein sehr neues Tool und es gab dementsprechend wenig Know-How in Bezug auf die Power Platform und weiteren Komponenten. Daher haben wir intern selbst einen Blueprint für einen Best-Practice Setup entwickelt. Einige Monate später veröffentlichte Microsoft ein Whitepaper, welches das gewählte Setup bekräftigte“, erzählt Markus Ivan, RPA CoE Lead bei Wien Energie und zuständiger Projektleiter für den Aufbau von Power Automate bei Wien Energie. Besonders hervorzuheben ist die gewählte Strategie von Wien Energie und den Wiener Stadtwerken, die sich ideal mit der Vision der Microsoft Power Plattform deckt. Paul Strunz ist überzeugt: „RPA ist eine Technologie, die für Personen in Fachbereichen konzipiert worden ist. Die Power Plattform erlaubt einerseits die rasche Befähigung von sog. Citizen Developer und bietet andererseits aber die Möglichkeit einer zentralen Verwaltung und Kontrolle bzw. ein umfangreiches Monitoring, um Mindeststandards und Richtlinien sicherstellen zu können. Dadurch unterstützt uns die Power Platform perfekt bei der Erreichung der Demokratisierung der IT-Technologien in einer modernen IT-Organisation.“ Konzernweites Competence Center auf der Power Platform Durch diese Vorgehensweise hat Wien Energie eine führende Rolle in der RPA-Community eingenommen und kann auch anderen Unternehmen bei der Implementierung von RPA in deren Arbeitsprozesse unterstützen. Inzwischen reichen die Anwendungsfälle weit über die eigenen Unternehmensgrenzen hinaus. Aus diesem Grund wurde im vergangenen Jahr ein konzernweites Competence Center für RPA innerhalb des DCC gegründet, welches gemeinsam mit WienIT die Synergien von RPA mit Hilfe der Power Platform in der gesamten Wiener Stadtwerke-Gruppe ausbauen soll.

„Mittels RPA bringen wir notwendige Automatisierungen rasch und mit geringerem Aufwand in die Realisierung, ohne die Professionalisierung qualitativ zu reduzieren. Sehr oft gelingt uns dies durch das wichtige Citizen Development, bei dem wir den Fachbereich mit Know-How und Befähigung unterstützen.“ Die Einfachheit der Tools auf der einen Seite, gepaart mit einer unglaublichen Breite der Möglichkeiten und Konnektoren auf der Power Platform erlauben Automatisierungsmöglichkeiten weit über RPA hinaus, so Fellner. „Ich verstehe RPA als eine Art Speerspitze, mit der wir in die Fachbereiche vordringen, um mehr und bessere Prozesseffizienz zu erreichen sowie der oft herausfordernden demographischen Entwicklung besser entgegenwirken zu können“, so Ingomar Fellner, Lead des RPA Competence Centers der Wiener Stadtwerke.

Die Erfolgsgeschichte von Wien Energie ist ein deutliches Beispiel davon, wie RPA Unternehmen dabei hilft, ihre Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und eine modernisierte IT-Organisation aufzubauen, die den aktuellen technologischen Anforderungen gerecht wird. Die Erfahrungen von Wien Energie mit RPA unterstreichen die transformative Kraft dieser Technologie und ermutigen Unternehmen dazu, die Vorteile von Robotic Process Automation zu nutzen, um ihre Wettbewerbsfähigkeit zu stärken, Innovationen voranzutreiben und ihre Geschäftsziele effektiv zu erreichen.

Foto Credit: Wien Energie

Wien Energie: Vorreiter im Bereich Robotic Process Automation mit Power Automate

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