Kriegswaisen ein Dach über dem Kopf geben – das war der Gründungsgedanke des SOS Kinderdorf e.V. im Jahr 1955. Seitdem ist das Angebot der NGO deutlich gewachsen. Die Arbeit des gemeinnützigen Vereins beginnt heute da, wo Zusammenhalt und Geborgenheit in der Familie fehlen.
Um den Kindern bestmöglich helfen zu können, ist eine kosteneffiziente Arbeitsweise der Vereinsverwaltung und im Marketing unerlässlich. Denn am Ende soll möglichst viel Spendengeld dort ankommen, wo es gebraucht wird. Mit den Jahren ist die IT zwar mit den Strukturen des Vereins gewachsen, kam aber den zunehmenden Anforderungen aus dem Marketing nicht mehr nach. Sie musste dringend ausgetauscht werden.
Eine neue IT-Lösung sollte für die Arbeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen effizienten Rahmen schaffen: Zusammenarbeit und produktives Arbeiten sollten mit Microsoft Teams weiter gefördert werden. Zusätzlich wird momentan geprüft, ob die Durchlaufzeiten von Marketing-Kampagnen durch den Einsatz von Dynamics 365 Marketing beschleunigt und effizienter gestaltet werden können. Über eine eigens entwickelte Spender-App wollte der SOS Kinderdorf e.V. nun jüngere Generationen als Spender gewinnen. Denn: Nur wenn es dem Verein auch langfristig gelingt, Spenden einzunehmen, können laufende und neue Projekte für die Kinder umgesetzt werden.
Mehrfachbearbeitungen vermeiden – Effizienz steigern
Langfristige Planung, gesetzliche Vorgaben zum Verwaltungsaufwand, Stiftungsbeiräte – all das sind Organisationsstrukturen, die längere Entscheidungswege mit sich bringen und dem SOS Kinderdorf e.V. nur sehr wenig Spielraum für Veränderungen geben. „Der technologische Fortschritt ist in der Regel schneller als die internen organisatorischen Strukturen“, weiß Thomas Jahnke, Referent für MarketingControlling und Analysen beim SOS Kinderdorf e.V.
Gleichzeitig spielt das Thema Kosten aber eine große Rolle. Insbesondere dann, wenn – wie innerhalb der Marketingabteilung – standortübergreifend und in einer dezentralen Organisation gearbeitet wird. Diese Arbeitsstruktur brachte im Laufe der Jahre zahlreiche Insellösungen hervor. Daten wurden in vielen verschiedenen Excel-Tabellen abgelegt und mussten oftmals wieder bearbeitet werden. Das war wenig effizient, nicht sonderlich transparent, sehr langsam und vor allem hochgradig fehleranfällig. „Ab einem gewissen Punkt war klar: Wir müssen etwas ändern. Unsere Speziallösungen waren nicht mehr praktikabel und für neue Mitarbeiter war es fast unmöglich, unsere Arbeitsschritte nachzuvollziehen“, sagt Anika Sontheimer, beim SOS Kinderdorf e.V. zuständig für das Datenbankmanagement.
Die hohen Durchlaufzeiten, die Marketing-Kampagnen wegen der alten Prozesse hatten, hinderten das Marketingressort um Thomas Jahnke daran, flexibel und zielgerichtet auf bestimmte Ereignisse zu reagieren. Auch erreichte der Verein über seine klassischen Kommunikationswege bislang hauptsächlich ältere Spender. Ziel war es allerdings, auch jüngere Zielgruppen anzusprechen und die Marketingmaßnahmen individueller auf die Spender zuschneiden zu können. Deshalb wurden zusätzliche Proofs of Concept mit Dynamics 365 Customer Insights in Verbindung mit Azure basiertem Machine Learning und Artificial Intelligence umgesetzt. Auch die Entwicklung einer eigenen Spender-App stieß das Team an.
Ein breites Team packt seit dem Ideafest 2019 von Microsoft mit an
Auf dem Microsoft #Ideafest2019 fiel der Startschuss für den weitreichenden Veränderungsprozess. Bei dieser Veranstaltung können Kunden, Partner und NGOs ihre aktuellen Herausforderungsthematiken im Voraus einreichen. Wer eingeladen wird, hat dann vor Ort die Chance, zusammen mit Microsoft Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern genau dafür Lösungen zu entwickeln. Kleine Projektteams nehmen sich der eingereichten Herausforderungen dann in sogenannten Digital Sprints an. Am Ende des Events können die Teilnehmerinnen und Teilnehmer für ihr Lieblingsprojekt stimmen. Es gilt also, kräftig die Werbetrommel für das eigenen Projekt zu rühren. Der SOS Kinderdorf e.V. gewann beim Ideafest nicht nur den dritten Platz: Zur erarbeiteten Lösung kam eine Partnerschaft mit Teilen der Microsoft Geschäftsleitung hinzu, die das Projekt im Folgejahr weiterbegleiteten. Mit dabei sein wollten auch Ralf Hertneck von der Cloud Value App GmbH und team neusta GmbH – das Projekt hatte es ihnen angetan. Aus diesem Grund kontaktierten sie Julia Wachendörfer, die während des Ideafestes am SOS Kinderdorf Case gearbeitet hatte und nun den Kontakt herstellte. Gemeinsam berieten sie über das weitere Vorgehen.
Schnell war dem Projektteam bestehend aus Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von Microsoft und dem SOS Kinderdorf sowie Ralf Hertneck, klar: Die Mehrfachbearbeitungen müssen minimiert und die Datengrundlage vereinheitlicht werden. Aus diesem Grund griffen sie auf Microsoft Teams als neuer Kollaborationsplattform zurück. Alle Daten sollten über ein einziges Tool bereitgestellt werden. Durch den Einsatz von Microsoft Planner und der „Open as App for Teams“-Lösung von Cloud Value gehören die zahlreichen Excel-Listen nun endlich der Vergangenheit an. Die Datentabellen sind dank Power Apps und Power Plattform in plattformunabhängige Apps transformiert – eingebettet in Microsoft Teams.
Effiziente und transparente Prozesse im Marketing und beim Spender-Management
Heute laufen die Arbeitsprozesse deutlich schneller, effizienter und transparenter. Im Handumdrehen können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des SOS Kinderdorf e.V. ihren Spendern nun Auskunft darüber geben, wofür genau ihre Spende eingesetzt wird. „Wenn die Verwaltung optimal läuft, dann profitiert davon der gesamte Verein. Denn wir können unseren Spendern nur helfen, den Kindern zu helfen, wenn die Kolleginnen und Kollegen auch gut arbeiten können“, sagt Jahnke.
Um erfolgreich darauf aufbauen zu können, arbeitet SOS-Kinderdorf seit Jahren mit Microsoft CRM Dynamics. Bisher verwaltete der SOS Kinderdorf e.V. über dieses Tool alle Daten von Geschäftspartnern sowie die Spenderinformationen von aktiven, ehemaligen und potenziellen Spendern. Somit existierte bereits eine gute Grundlage für die weitere Entwicklung. Die Erweiterung um Dynamics 365 Marketing könnte in Zukunft das bestehende Newsletter-Tool ablösen. Das erleichtert die Kampagnenplanung. Zusätzlich könnten über Dynamics 365 Customer Insights die bisherigen Daten zum Spendenverhalten ausgewertet werden. Daran würde ein Prognose-Modell auf Basis von Azure Machine Learning und Artificial Intelligence gekoppelt werden. Mit Profilvergleichen möchte das Marketing-Team so idealtypische Spendergruppen für ausgewählte Projekte identifizieren und gezielt über digitale Kanäle informieren. So lassen sich beispielsweise Informationen für eine SOS Patenschaft gezielt an Spender versenden, die mit Blick auf ihr bisheriges Engagement infrage kommen. Doch das geht nicht von heute auf morgen: Für eine komplette Migration sind zusätzliches Budget und zahlreiche Abstimmungen nötig. Ein solches Vorhaben muss naturgemäß in der langfristigen Planung der NGO berücksichtigt werden. Aus diesem Grund ist Microsoft nach erfolgreichem Abschluss des Proof of Concept im Juni 2020 auch hier in weiterführende Gespräche mit Kunde und Partner eingestiegen.
Auch bei der Entwicklung der Spender-App schreitet das Team um Hertneck voran. Die App soll dabei helfen, die digital affine Zielgruppe auf die Ideen und Projekte des SOS Kinderdorf e.V. aufmerksam zu machen und sie für diese zu begeistern. Mit der App können die Spender dann auch gezielt die Projekte auswählen, die sie unterstützen möchten. So ist der gemeinnützige Verein gewappnet für die Zukunft und kann auch weiterhin sein Bestes geben – zum Wohl der Kinder.
Ein Beitrag von Christina Sailer
Customer Success Stories Manager bei Microsoft Deutschland
Business Program Manager Public Sector
