Инструмент адаптации сотрудников – Microsoft

Назначение: решение для автоматизации процессов, связанных с персоналом, в частности адаптации новых сотрудников, проведения опросов и формирования разнообразной аналитической отчетности.

Интересный факт: до 10% HR-бюджета позволяет сэкономить решение Onboarding Bot за счет снижения оттока новых сотрудников (из тех, кто уволились в первые 6 месяцев после поступления на работу, 80% приняли это решение в первые 2 недели, то есть в период адаптации).

Сфера применения: кроме банковского сектора, решение актуально также для телеком-компаний, ритейла, разработки в сфере IT, а также для других отраслей с большой текучестью кадров.

Описание: система представляет собой единый интерфейс коммуникаций с сотрудниками и доступа к сервисам компании, работает на базе технологий Microsoft Azure, Power Platform, чат-ботов в Teams и Power BI, а также решает следующие задачи:

снижение затрат на поиск и качественное обучение новых сотрудников, вовлечение в корпоративную жизнь компании;
автоматизация типовых HR-процессов: заказ справки, оформление отпуска;
регулярный контакт с руководителем и предоставление обратной связи;
проведение опросов и отслеживание настроений в коллективе;
закрепление за каждым сотрудником персонального ассистента в виде чат-бота;
возможность наполнения базы часто задаваемых вопросов.

Принцип работы. Адаптация сотрудника с помощью программного решения включает в себя несколько этапов:

Подготовка к выходу сотрудника (примерно за 1-2 недели до выхода сотрудника на работу, HR создает заявку в Microsoft Teams, которая проходит согласование с ответственными лицами).
Правило первого дня (в день выхода сотрудника автоматически запускается процесс, который отправляет приветственное письмо: сообщение от чат-бота в Teams и письмо в Outlook, включающие основные регламенты, способы получения канцелярии, чек-лист от руководителя, видеоэкскурсию по компании и другие полезные ссылки).
Маршрут адаптации (чтобы прием на работу не закончился на начальной стадии, система отправляет обучающие материалы, организует чат для оперативного решения возникающих вопросов, регулярно собирает обратную связь об удовлетворенности сотрудника).
Удаленное решение типовых вопросов интегрировано с Базой знаний, которая постоянно пополняется ответственным сотрудником (отдельный веб-сайт, содержащий справочную информацию, корпоративные документы, страницы подразделений и другой контент в формате «вики»; подключается в Teams посредством добавления вкладки со ссылкой в канал Teams или диалог с чат-ботом).
Формирование заявок и уведомлений через чат-бота в Teams, который помогает удаленно инициировать заявки, а также умеет обрабатывать сценарии отправки уведомлений, отраженные в описании бизнес-процессов.

Также реализована функция опроса через Microsoft Forms (позволяют понять общее «самочувствие» коллектива, провести анкетирование сотрудников), а также формирование отчетов и аналитики (отчет по территории о явке, отчет-сравнение по оформлениям и явкам и не явкам на мероприятия, отчет об общем количестве новых сотрудников по территориям, результаты пульс-опросников).

Технологии. Использованы решения Microsoft и собственные разработки «Ай-Сис Лабс» (база знаний для ответов чат-бота qnamaker.ai, приложение Chatbot Appserver (WebAPI) в Azure, набор бизнес-процессов ZFlow, набор форм ZForms).

Примеры использования. Клиенту, входящему в тройку крупнейших российских компаний в области розничной торговли, потребовалось в разумные сроки перевести часть сотрудников на удаленный формат работы, а также создать условия для эффективной адаптации новых. Было предложено использовать экосистему Microsoft 365, после чего сотрудники получили единый интерфейс взаимодействия с внутренними сервисами компании, а для новых сотрудников и их руководителей еще и помощника по адаптации. Решение помогло выстроить эффективные коммуникации с сотрудниками и автоматизировать процессы в команде.