Es vergeht kaum eine Woche, in der nicht neue Studien und Prognosen zum Digitalstandort Deutschland herausgegeben werden. Erst kürzlich attestierte das Bundeswirtschaftsministerium uns 65 von 100 möglichen Digital-Indexpunkten – damit befindet sich Deutschland im Zehn-Länder-Vergleich auf Platz fünf und überholt Japan. Möglich machen das die zahlreichen Unternehmen hierzulande, die ein starker Motor für die technologische und kulturelle Transformation weltweit sind. Doch aktuelle Untersuchungen wie die des Hidden Champion Instituts (HCI) zeigen auch: Nicht jedes Unternehmen macht in Sachen Digitalisierung die Fortschritte, die es gern möchte – und auch muss, um wettbewerbsfähig, innovativ und attraktiv zu bleiben. Dabei muss die digitale Transformation nicht immer ein kostenintensives Großprojekt sein – ich zeige euch fünf Lösungen in Office 365, die keine zusätzlichen Kosten verursachen, sofort einsatzbereit sind und vor allem den besonderen Ansprüchen von kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) entsprechen.
Die aktuelle Studie des HCI zeigt deutlich: KMU tun sich mit der Digitalisierung schwer – besonders im Vergleich zu Großkonzernen oder den sogenannten Hidden Champions, Unternehmen mit Marktführerschaft, die dennoch weitestgehend unbekannt sind und nicht mehr als fünf Milliarden Euro Umsatz pro Jahr generieren. Laut der Studie ist nur jedes zweite KMU mit dem Fortschritt seiner Digitalisierung zufrieden – bei Großunternehmen und Hidden Champions sind es immerhin schon 71 Prozent. Auch wenn es um die bereits geschafften Schritte in Richtung Digitalisierung geht, schätzen sich KMU deutlich schlechter ein als größere Unternehmen. Das fängt bereits bei den Grundlagen an: Nur 25,6 Prozent der KMU haben eine detaillierte Digitalisierungsstrategie, weitere 35,9 Prozent haben zumindest einen groben Fahrplan für die Digitalisierung.
Die Gründe dafür sind vielfältig: Zum einen zeigen die Untersuchungsergebnisse, dass KMU im Vergleich zu Hidden Champions und Konzernen weniger Auswirkungen der Digitalisierung auf ihr Geschäft erwarten. Andererseits erschweren begrenzte Ressourcen, eine fehlende IT-Abteilung sowie mangelnde Digitalexpertise die erfolgreiche Transformation von KMU. Dabei vergessen viele, dass auch vermeintlich kleine Schritte einen enormen Einfluss auf die Digitalisierung von Arbeitsprozessen haben und Zusammenarbeit wie Kommunikation vereinfachen können. Dies gelingt beispielsweise durch die Einführung von Office 365 Business Premium, das speziell auf die Bedürfnisse von kleineren und mittelständischen Unternehmen zugeschnitten ist und Anforderungen von Firmen dieser Unternehmensgröße begegnet.
Klassiker und Hidden Champions: Die Office-Lösungen für den Mittelstand
Office 365 ermöglicht nicht nur moderne Arbeitsformen wie mobiles Arbeiten oder die gleichzeitige Zusammenarbeit von überall aus und vereinfacht die Verwaltung der gesamten IT-Infrastruktur, sondern hält auch einige Hidden Champions bereit. Fünf dieser in Office 365 Business integrierten Business-Apps möchte ich euch besonders ans Herz legen:
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Customer Relationship Management direkt in Outlook
E-Mails, Besprechungen, ToDos, Geschäftsabschlüsse, Notizen und Lieferfristen – kurz: alle relevanten Kundendaten – bündelt der Outlook Customer Manager (OCM) direkt in Outlook. Damit werden nicht nur alle sonst so oft in verschiedenen Anwendungen und bei verschiedenen Mitarbeitern gelagerten Kundeninformationen für alle an einem zentralen Ort konsolidiert und verfügbar gemacht. Auch das Wechseln zwischen verschiedenen Anwendungen und die meist kosten- und zeitintensive Einrichtung eines mächtigen CRM-Tools werden obsolet. Der OCM ist in Microsoft 365 Business sowieden Office 365 Business Premium-Plänen bereits enthalten und kann jedem Office 365-Nutzer sofort helfen, Kundenbeziehungen leichter zu stärken.
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Einfache Schichtplanung mit StaffHub
Zeit- und Ressourcenplanung ist ziemlich aufwendig: Man denke an wuchtige Schichtpläne in großen Service- oder Produktionsbetrieben. In vielen Unternehmen hängt dieser Plan noch ausgedruckt am schwarzen Brett im Frühstücksraum und wird handschriftlich beim Tausch von Schichten ausgebessert. Mit StaffHub kann die Zeitplanung komplett digitalisiert ablaufen. So wird die Berücksichtigung von Urlauben oder Ausfällen bei Krankheit deutlich einfacher. Außerdem können Mitarbeiter online oder direkt über die StaffHub Smartphone-App die aktuelle Planung einsehen, miteinander kommunizieren und Schichten tauschen. Auch zentrale Dokumente und Informationen zur Einarbeitung können direkt in der Anwendung hinterlegt werden.
Übrigens: StaffHub ist jetzt auch in Microsoft Teams integriert.
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Mehrwert für Kunden: Terminvereinbarung mit Microsoft Bookings
Egal ob Friseursalon, Physiotherapie oder Werkstatt: Microsoft Bookings setzt lästigen Terminabstimmungen ein Ende und ermöglicht es Kunden, direkt online Termine für Dienstleistungen zu buchen, zu verlegen oder zu stornieren. Mitarbeiter in KMU können damit wertvolle Zeit sparen, die sonst für aufwendige Terminkoordination per Telefon benötigt wird. Gleichzeitig erhalten sowohl Mitarbeiter, als auch Kunden automatisch eine Erinnerung für die Termine, um die Anzahl der Ausfälle zu reduzieren. Die Onlinebuchung über Microsoft Bookings erfolgt über eine leicht anzupassende Webseite – im Fall eines Friseursalons kann das beispielsweise so aussehen.
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Der Microsoft Planner macht Aufgabenverwaltung einfach und übersichtlich
Bei der Arbeit im Team sind vor allem Kommunikation und klare Zuständigkeiten wichtig. Doch wenn jeder seine ToDos auf dem eigenen Notizzettel, aktuelle Projektstände im Kopf und Absprachen in den Mails lagert, kann eine gemeinsame Projektplanung sehr aufwendig sein. Mit Microsoft Planner können Teams Projektpläne erstellen, Aufgaben organisieren und gemeinsam an Dateien arbeiten, ohne die Anwendung verlassen zu müssen. So hat jeder immer den Überblick über das Projekt. Das schafft mehr Transparenz und fördert die Zusammenarbeit im Team.
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Alles an einem Ort: Microsoft Teams als zentraler Hub für Zusammenarbeit
Last but not least möchte ich allen KMU Microsoft Teams ans Herz legen. Die Lösung ist unser zentraler Ort für Teamarbeit in Office 365 – ein virtueller Schreibtisch, Meetingraum und Aktenordner sozusagen, auf dem Besprechungen, Dateien, Chat, Ablage und vieles mehr zusammenkommen. Teams können sich über Microsoft Teams in Gruppen oder einzeln abstimmen, Video-Calls und telefonische Besprechungen direkt aus der Anwendung heraus starten, Dateien gemeinsam bearbeiten und externe Tools integrieren – sowohl auf dem PC als auch per mobiler App auf allen Smartphones. Damit ist Microsoft Teams das mächtigste Tool für die Zusammenarbeit in Office 365, das alle relevanten Personen, Funktionen und Informationen bündelt und damit der perfekte Ort für nahtlose Teamarbeit ist.
Ihr seht: Die Digitalisierung beginnt im Kleinen – mit guten Tools, die zeitaufwändige Arbeiten erleichtern, Prozesse verschlanken und Kommunikation erleichtern. Office 365 beinhaltet viele dieser Tools und Funktionen in einer einzigen Lösung, mit denen ihr neue, digitale Prozesse und Arbeitsabläufe ganz unkompliziert testen und später im gesamten Unternehmen ausrollen könnt. Mein Appell: Habt keine Scheu und probiert es selbst mit eurem Team aus, auch wenn es noch so klein ist. Nur so findet ihr die richtigen Lösungen für euer Unternehmen, um den Anforderungen der neuen Arbeitswelt zu begegnen.
Ein Beitrag von Marina Krebs-Treude,
Strategy Lead Office 365 / Microsoft 365 for Small, Medium and Corporate Businesses
