Mobiles Arbeiten ist derzeit so wichtig wie nie zuvor. Um jederzeit und von überall Zugriff auf eure Dokumente zu haben, bieten wir euch mit OneDrive einen Online-Speicherdienst. OneDrive ist aber mehr als nur ein Speicherdienst: Mit OneDrive könnt ihr Dateien beispielsweise smart und sicher mit anderen teilen und gemeinsam daran arbeiten. Wie ihr die Möglichkeiten in OneDrive nutzen könnt, um noch produktiver, flexibler und sicherer zu arbeiten, zeigen wir euch in diesem Beitrag.
Ein Ort für persönliche und teilenswerte Erinnerungen und Dokumente
Als Microsoft 365-Dienst ermöglicht es euch OneDrive von überall auf eure Dateien zuzugreifen – seien es Arbeitsdokumente, die Hausarbeit für die Uni oder Urlaubsfotos. Ihr könnt sie dank OneDrive auch gemeinsam nutzen, zeitgleich bearbeiten, Inhalte mit anderen teilen oder sie synchronisieren, damit sie auch offline verfügbar sind. Ganz gleich, ob es um Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien geht – OneDrive bietet einen flexiblen und intelligenten Weg für gemeinsames Arbeiten auch über die Grenzen von Organisationen und Unternehmen hinweg. Und dabei kann jede*r mitmachen, denn der Zugriff ist über jeden Browser sowohl über die Desktop-App als auch über die mobile OneDrive-App möglich. So könnt ihr auch unterwegs jederzeit Dateien erstellen, anzeigen und bearbeiten.
Viele von euch kennen und nutzen OneDrive bereits. Doch heute zeigen wir euch sieben Tipps und Tricks, wie ihr OneDrive noch produktiver und sicherer nutzen könnt:
1. Bist du es wirklich? Anmeldung in zwei Schritten
OneDrive ist ein sicherer Ort für eure Dateien. Um ihn noch besser vor den zunehmenden Attacken von Cyberkriminellen zu schützen, könnt ihr die Zwei-Faktor-Authentifizierung nutzen. Aktiviert ihr diesen zusätzlichen Schutz, fordert OneDrive euch beim Anmelden von einem unbekannten oder nicht vertrauenswürdigen Gerät auf, einen zusätzlichen Sicherheitscode einzugeben, der euch beispielsweise per SMS direkt auf euer Smartphone geschickt wird. Das erschwert die Machenschaften von Hacker*innen – selbst wenn es ihnen womöglich gelungen ist, euer Passwort zu knacken. Wie ihr ein starkes Passwort erstellt und wie die Zukunft des Passwort-Schutzes aussieht, erfahrt ihr hier.
2. Sicher verwahrt im persönlichen Tresor
Mit Personal Vault könnt ihr euren eigenen Daten-Tresor auf OneDrive einrichten. Dabei handelt es sich um einen besonders geschützten Bereich, der für eure wichtigsten und vertraulichsten Dateien bestimmt ist. Ihr könnt selbst festlegen, ob der Ordner per Fingerabdruck, das biometrische Erfassen eures Gesichts, eine PIN oder einen speziellen Code freigeschaltet werden soll, der zusätzlich zur Kennwort-Eingabe in OneDrive notwendig ist. Selbst wenn jemand Zugriff auf eure Geräte erhält und OneDrive auf einem von ihnen geöffnet ist, verhindert dies, dass Unbefugte an eure sensiblen Daten gelangen, denn der persönliche Tresor verriegelt sich nach einer Zeit der Inaktivität von selbst.
3. Alles hat ein Ende: Ablauf-Daten festsetzen
OneDrive ermöglicht uns nahtlose Zusammenarbeit mit anderen, doch Arbeits- und Teamkonstellationen verändern sich. Daher haben wir bei OneDrive die Möglichkeit geschaffen, ein Ablaufdatum für Freigabe-Links festzulegen. Teilt ihr beispielsweise eine Präsentation oder ein Dokument mit Arbeitskolleg*innen oder Freund*innen, so könnt ihr unter Linkeinstellungen ein Ablaufdatum einstellen, bis zu dem der Zugriff erlaubt sein soll. Ihr habt auch die Möglichkeit, ein Kennwort zu vergeben, um die Daten zusätzlich zu schützen.
4. Einscannen und hochladen
In Kombination mit der Kamera eures Smartphones ist OneDrive auch der perfekte Aufbewahrungsort für physische Dokumente, die sich dank der Scan-Funktion der App einfach erfassen lassen. So könnt ihr beispielsweise Quittungen, Visitenkarten oder andere Dokumente kurzerhand in OneDrive speichern. Tippt dazu auf das Scan-Symbol in der mobilen OneDrive-App, wählt euer Dokument aus und tippt auf das weiße Kreissymbol, um das Element zu scannen. Ihr habt sogar die Möglichkeit, mehrseitige Scans durchzuführen, wobei mehrere Scans in einer einzigen PDF-Datei gebündelt werden.
5. OneDrive-Dateien für jede*n sichtbar
Ein Vorteil von OneDrive: Ihr könnt immer auf eure Dateien zugreifen, egal, wo ihr seid und welches Gerät ihr verwendet. Doch wie wäre es, wenn ihr bestimmte Dateien auch mit anderen teilen möchtet, beispielsweise über eure Website oder euren Blog? Mit OneDrive ist das ganz einfach möglich: Um Dateien auf Websites einzubinden, wählt ihr bei einer Datei die Menüpunkte Einbetten und Generieren aus. Ihr erhaltet einen iFrame-Code, den ihr mühelos auf eurer Website einbinden könnt, ohne dass sich die Website-Besucher*innen bei OneDrive anmelden müssten.
6. Nur das Nötigste: So spart ihr Speicherplatz
OneDrive ist ein großartiger Ort, um alle eure Dateien aufzubewahren. OneDrive kann euch jedoch auch helfen, Speicherplatz zu sparen – mit der Funktion Files On-Demand. Anstatt die Dateien von eurem Gerät und in der Cloud zu synchronisieren, stellt euch OneDrive die Datei so nur online zur Verfügung – doch ihr könnt auf eurem PC genauso mit ihr arbeiten wie mit jeder Datei auf eurer Festplatte.
7. Die Festplatte von heute: OneDrive für Backups nutzen
Wie wir euch gezeigt haben, könnt ihr Dateien ganz gezielt in OneDrive speichern oder auch direkt darin erstellen. Ihr könnt OneDrive jedoch auch dafür nutzen, um regelmäßige Backups von wichtigen Ordnern eures PCs zu erstellen. Über die Einstellungen und den Menüpunkt Backup könnt ihr festlegen, welche Ordner eures PCs ihr sichern wollt. So gehen keine Informationen verloren.
OneDrive ermöglicht es euch mit diesen Funktionen, jederzeit mobil und dennoch produktiv zu bleiben. Mehr zum Arbeiten mit und den Möglichkeiten von OneDrive erfahrt ihr hier.
Ein Beitrag von Lisa Schell
Communications Manager Consumer Products & Services bei Microsoft Deutschland
