Vier KI-Hacks, die das Leben in und mit Office 365 leichter machen

Künstliche Intelligenz (KI) ist eines der wichtigsten Themen, die uns bei Microsoft in der Debatte um die Zukunft der Arbeit und unseren Gedanken zu #digitalfueralle beschäftigen. Die Weiterentwicklung dieser Technologie eröffnet bahnbrechende Veränderungen und Möglichkeiten für unseren Lebens- und Arbeitsalltag. Damit meine ich nicht nur die Automatisierung in Produktionsstätten, autonom-fahrende Autos oder intelligente Lösungen, die bisher tödliche Krankheiten heilbar machen können – ich spreche auch von moderner Wissensarbeit.

Was viele nicht wissen: Künstliche Intelligenz hat längst auch an unserem Arbeitsplatz, im sogenannten Modern Workplace, Einzug gehalten – zum Teil in Form von neuen Funktionen, aber auch als Features, die wir schon lange nutzen, die uns aber nicht als Einsatzgebiet von KI bewusst sind.

Von Autokorrektur bis Auto-Formatierung: Künstliche Intelligenz in Office

Vielleicht erinnern sich einige noch an die ersten Versionen von Microsoft Office, in denen es nicht einmal eine Rechtschreibprüfung gab. Heute ist diese Funktion aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken. Gleichzeitig markiert sie nur den Anfang der kleinen, intelligenten Helfer, die im Laufe der Jahre entwickelt wurden, um uns das Leben ein bisschen leichter zu machen.

Inzwischen unterstützen Word, Excel, PowerPoint und Co. uns nicht nur mit Verbesserungs­vorschlägen für Orthografie und Grammatik, sondern empfehlen auch Formulierungen, formatieren aufwendige PowerPoint-Präsentationen automatisch und sortieren E-Mails in Outlook nach Wichtigkeit und Nutzungsverhalten. All diese kleinen Funktionen basieren im Hintergrund auf KI, erleichtern schon heute in Kombination mit Machine Learning unsere Arbeit und helfen uns, produktiver zu sein.

Um einmal zu zeigen, wie genau das aussehen kann, stelle ich euch heute meine vier liebsten KI-Features vor. Eins davon ist erst ganz frisch dazugekommen!

1. Einfach schöne Slides mit dem PowerPoint Designer

Eine Folie, Grafik, Text und noch ein Foto. Doch wohin mit dem Bildmaterial? Wie ordne ich es an und was ist ein gutes Format? Diese Fragen stelle ich mir bei fast jeder PowerPoint-Folie, wenn ich eine Präsentation erstelle. Denn im besten Fall soll sie ja nicht nur informativ, sondern auch optisch ansprechend sein – für mich als Betriebswirt manchmal eine echte Herausforderung ????

Hier kommt der PowerPoint Designer ins Spiel, der Folien professionell layoutet. Dazu muss ich nur Fotos oder Grafiken in die Präsentation einfügen – das Tool schlägt mir automatisch Layoutideen vor und mit einem Klick ist mein Slide auch optisch ansprechend. PowerPoint Designer erkennt auch Zeitachsen oder Aufzählungen und macht Vorschläge für passende Grafiken. Für mich ist das Gold wert! Denn mit der Unterstützung des KI-basierten Tools wird wirklich jede gescribbelte Präsentation in Nullkommanichts schön.

2. Weltweit problemlos präsentieren mit dem PowerPoint Translator

Ich arbeite in einem international tätigen Unternehmen, zusammen mit Kollegen, Kunden und Partnern ganz unterschiedlicher Nationen, die an Standorten auf der ganzen Welt sitzen. Der PowerPoint Translator löst sprachliche Barrieren, indem er Präsentation live untertitelt.

Dieses Feature begeistert mich besonders, weil es uns dem Ziel der nahtlosen, einfachen Zusammenarbeit unabhängig von Ort und Sprache ein großes Stück näherbringt. Der Translator ermöglicht es mir, eine Präsentation einfach in der Sprache zu halten, in der ich mich am sichersten fühle, und meine internationalen Kollegen und Partner können sie trotzdem problemlos verfolgen – durch eine KI, die meine Worte erkennt und sie im Hintergrund live übersetzt. Auch die Folien selbst kann der Translator mit einem Klick in über 60 Sprachen übersetzen. So kann jeder die Präsentation in der Sprache seiner Wahl ansehen.

3. Im Bewerbungsprozess überzeugen mit dem Resume Assistant

Ein weiteres, spannendes KI-Feature in Office ist der Resume Assistant in Word. Durch die Vernetzung mit LinkedIn können Bewerber beispielsweise relevante Fähigkeiten für ihren Wunschjob identifizieren und ihren Lebenslauf so besser sichtbar für Recruiter machen. Das Feature hilft außerdem dabei, das richtige Wording zu verwenden und den Lebenslauf auf konkrete Stellenangebote anzupassen. So wird der Resume Assistant zu einem starken Helfer – und ist für mich ein sehr spannendes Beispiel für die Integration von künstlicher Intelligenz in Tools, mit denen wir täglich arbeiten.

4. Intelligenteres Tabellenmanagement in Excel

Excel ist bereits ein smartes Tool mit vielen intelligenten Features, die die Arbeit mit Daten aller Art erleichtern: KI-basierte Funktionen erkennen Muster in unseren Eingaben, vervollständigen automatisch neue Daten und führen komplexe Analysen aus. Und wir arbeiten kontinuierlich daran, Excel mit Hilfe von KI-Features noch smarter, umfangreicher und gehaltvoller zu machen. Erst diesen Monat sind mit dem Office 365-Update neue Funktionen hinzugekommen, mit denen nun cloud-basierte Datentypen jenseits von Zahlen und Texten erkannt werden. Im ersten Schritt sind das Aktien und Geografie. Trage ich beispielsweise „Frankreich“ in meine Tabelle ein, erkennt Excel, dass es sich um ein Land handelt und bietet mir automatisch zusätzliche Informationen wie Bevölkerung und Bruttoinlandsprodukt an, die ich mit in meine Tabelle aufnehmen kann.

Das sind nur vier Beispiele für die vielen kleinen und großen KI-Funktionen, die bereits heute in Office 365 integriert sind. Natürlich sind wir damit noch lange nicht an unserem Ziel angekommen, die persönliche Produktivität mit intelligenten Features zu steigern und Menschen mit smarten Technologien in ihrer Arbeit zu unterstützen – die Reise geht weiter und schon jetzt sind noch mehr neue, KI-basierte Features in Office 365 geplant.

Mit über 120 Millionen monatlich aktiven Nutzern ist die Produktivitätssuite eine ideale Möglichkeit, jeder Person innovative Technologien in ihrem Arbeits- und Lebensalltag nahezubringen. Damit integrieren wir beispielsweise KI ganz leicht in unseren Alltag und sehen jeden Tag, in jeder Zeile und auf jeder Folie, wie wir mit ihrer Hilfe besser, effizienter und kreativer sein können.


Ein Beitrag von Jörg Petter
Business-Lead Office 365 Enterprise, Skype for Business & Microsoft Teams

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