Seit COVID-19 gehören virtuelle Events zu unserem Alltag dazu. In den vergangenen Monaten hat sicherlich jede*r von uns Erfahrungen sammeln und für sich beurteilen können, was gut oder vielleicht auch weniger gut funktioniert – aber für eine virtuelle Veranstaltung mit rund 2.000 Mitarbeiter*innen muss alles neu durchdacht und detailliert geplant werden.
Von der Ein-Weg-Kommunikation hin zur aktiven Einbindung von Mitarbeiter*innen
Bis vor ein paar Jahren hat die Kommunikation zur Strategie für das anstehende Geschäftsjahr auch bei Microsoft Deutschland als traditionelles Meeting vor Ort stattgefunden – zum Beispiel in einer großen Messehalle. Die Mitarbeiter*innen wurden mit Diskussionspanels und Vorträgen auf der Bühne über die Eckpfeiler der Jahres-Strategie informiert. Mit dem #Hackfest2018 und dem #Ideafest2019 haben wir die interne Kommunikation komplett auf den Kopf gestellt und zum ersten Mal eine rein interne Veranstaltung nach extern geöffnet. Dieses Jahr fordert uns COVID-19 heraus, die aktive Einbindung aller virtuell zu gestalten.
Bei einem virtuellen Jahresauftakt durften Gaming-Elemente nicht fehlen
Das #MicrosoftQuestival erstreckt sich über einen Tag und gliedert sich in zwei Abschnitte. Der Vormittag wird genutzt, um auf das vergangene Geschäftsjahr zurückzuschauen und die wichtigsten Inhalte für das anstehende Geschäftsjahr zu teilen. Interaktive Elemente wie Bewegtbild und kleine Gaming-Challenges zwischen dem Leadership-Team und den Nachwuchstalenten zwischendurch dürfen dabei nicht fehlen. Am Nachmittag geht es dann in kleinere Teams. Diese werden zufällig zusammengestellt, so dass sich abteilungsübergreifend Kolleg*innen kennenlernen können. Der zweite Teil des #MicrosoftQuestivals dient vor allem dazu, die am Vormittag übermittelten Inhalte zu verinnerlichen. In diesem Jahr anhand einer Gaming-Challenge. Dazu treffen sich Teams in virtuellen Welten – optisch angelehnt an unser Office in München – und erspielen je richtig gelöste Rätsel Punkte. Die erspielten Punkte werden anschließend für reale nachhaltige Projekte aufgewendet. Extra-Punkte gibt es für Teams, die starken Teamgeist beweisen und entlang der Gaming-Challenges zusammenbleiben.
Was bedeutet überhaupt Questival?
Das Wort setzt sich zusammen aus „Quest“ und „Festival“ – Quest bedeutet Suche/Auftrag und Festival soll aufzeigen, dass wir alle auf den unterschiedlichen virtuellen Bühnen gemeinsam das neue Fiskaljahr starten werden.
Mit Detailliebe und diversen Kommunikationsmaßnahmen Neugier wecken
Dass es klassische Formate wie eine Einladung mittels Kalenderblocker gibt, ist klar. Aber, um die Mitarbeiter*innen wirklich neugierig zu machen, braucht es mehr. Deswegen haben wir circa vier Wochen vor dem Event die von uns genannte Excitement-Kommunikation gestartet. Was diese beinhaltet? Wir spielen 2x pro Woche auf unserer Social Network Plattform Yammer ein Teaser-Video aus, das ein neues Geheimnis lüftet und mehr Hinweise auf das #MicrosoftQuestival gibt. Wie sowas aussieht, könnt ihr hier im Video sehen:
Unser virtuelles Geschäftsjahres-Auftaktevent mit allen @MicrosoftDE-Mitarbeiter*innen, findet diesen Donnerstag zum 1. Mal rein virtuell statt. 👩🏻👨🏼👨🏾🦳👨🏻
Mehr Infos dazu gibt’s im Blogpost & in den nächsten Tagen unter #MicrosoftQuestival.
▶️https://t.co/cgbFUqPR6T pic.twitter.com/SrFbnyL3VR— Bianca Bauer (@FrauBiBau) July 6, 2020
Ein weiteres Highlight der Excitement-Kommunikation ist definitiv die Questival-Box, die bei allen angemeldeten Mitarbeiter*innen ins Home Office oder an einen Ort ihrer Wahl gesendet wird. Ob der Hinweis auf der Box „erst am 9. Juli öffnen“ von wirklich allen beachtet wird, wissen wir nicht 😊 Was in der Box drinnen ist, verraten wir aber erst am Event-Tag.
Genaue Planung und technische Umsetzung sind Hauptfaktoren
Wir werden unseren Moderator sowie unsere Deutschland-Chefin auf der „Bühne“ in unserer Deutschland-Zentrale in München live für alle streamen. Technisch haben wir mit unserer Agentur planworx auf Basis von Azure Media Services ein Webportal erschaffen, in dem sich der Tag abspielt. Das Webportal ist natürlich im Look & Feel des Questivals, Mitarbeiter*innen können sich vorab ihren eigenen Avatar erstellen, es gibt ein Emoji-Barometer und vieles mehr. In diese Webplattform streamen wir einzelne Sessions, denn wenn zum Beispiel unsere Deutschland-Chefin auf der Bühne ist und alle anderen Mitglieder der Geschäftsleitung virtuell dabei sind, gibt es einen normalen Teams-Call zwischen ihnen und dieser Call wird in die Webplattform gestreamt. Yammer begleitet uns als Plattform für Fun-Content über den Tag, SharePoint stellt nützliche Ressourcen zur Verfügung und Microsoft Teams dient zur Collaboration für die kleinen Gaming-Teams.
Wenn ihr mehr wissen wollt, meldet euch gerne direkt bei mir und folgt auf jeden Fall dem Hashtag #MicrosoftQuestival auf Twitter, LinkedIn und Instagram. Einen Recap Blogpost wird es natürlich auch zum Thema geben.
Ein Beitrag von Bianca Bauer
Internal Communication Channels Lead
